Desafíos y soluciones comunes de las agencias

Desafíos y soluciones comunes de las agencias
Las luchas de agencia son reales; escuchamos sobre ellos todo el tiempo en Semrush. Uno de nuestros objetivos es brindarle tantas soluciones como podamos.  Entonces le preguntamos a nuestra comunidad cuál de las siguientes es su mayor lucha con la agencia: administración, administración de clientes, capacitación o eficiencia en el trabajo.
Como puede ver, la eficiencia en el trabajo fue la ganadora, pero todos los problemas parecen ser un desafío según los comentarios que recibimos. Para obtener algunas ideas y soluciones, nos comunicamos con los propietarios y gerentes de agencias para preguntarles sobre sus mayores desafíos y cómo los enfrentan.  A continuación encontrará una solución para cada uno; Hay mucho que aprender, así que sigue leyendo y comparte tus pensamientos en los comentarios.
Marty Weintraub, Aimclear
Todos los anteriores son desafíos, siendo el mayor el de gestión de clientes. Como cualquier industria de servicios o consultoría de vanguardia, los clientes llegan a nuestra relación con expectativas establecidas, generalmente basadas en el resultado que requiere su modelo, no las realidades de un entorno de marketing competitivo e integrado que requiere pruebas y experimentación para resolverlas.
Hemos aprendido cómo se pueden evitar muchas fricciones estableciendo expectativas de manera saludablemente asertiva, en cuanto a una variedad de resultados posibles para cada táctica y cuáles podrían ser los próximos pasos para cada escenario hacia el objetivo final.
No tenemos miedo de discutir y obtener aceptación anticipada sobre cómo las iteraciones de prueba pueden tener éxito y las razones comunes del fracaso; esto anima a nuestros clientes a observar con una perspectiva más realista.
Las victorias son más dulces porque nuestro cliente sabía que a veces las marcas fallan en esta táctica y ganaron. Dado que normalmente tenemos éxito, lograr la aceptación de la realidad es un feliz generador de confianza. También es más fácil tener una conversación difícil después de contratiempos raros pero inevitables en el marco de pruebas, porque todos entendieron las posibilidades de antemano, lo que también genera confianza.
Jake Bohall, Hive Digital
Estoy de acuerdo en que todos estos elementos han sido un desafío para nuestra agencia durante nuestros más de 17 años, y algunos han sido más destacados que otros de vez en cuando.  Como agencia pequeña, tendemos a poder experimentar y probar nuevos métodos, y lo hemos descubierto dependiendo del personal, los clientes, etc. — cualquier técnica está sujeta a volverse repentinamente ineficaz.
Mejorando los procesos de gestión
Nuestra agencia dedicó varios años a abordar los estilos de gestión y la eficiencia laboral empleando los principios del libro «Scaling Up».  Si bien puede parecer un poco cursi, este libro realmente mejoró nuestros procesos de gestión y ha ayudado a nuestro equipo a ser mucho más eficiente, lo que genera más éxito para nuestros clientes, empodera a nuestros equipos y deja espacio para hacer crecer el negocio. El libro le ayuda a desarrollarse cumpla con los ciclos y estructure su negocio en torno a sistemas escalables para ser una organización más eficiente, fluida y basada en procesos.
Trabaja eficientemente
Otro enfoque clave que hemos adoptado para lograr la eficiencia en el trabajo es garantizar que hemos establecido un «tiempo de trabajo» en nuestros calendarios (bloqueando otras llamadas, etc.) y que damos a nuestros empleados tiempo para aprender.  Tenemos la expectativa de que cada persona invierta entre 80 y 100 horas cada mes en trabajo específico relacionado con el cliente, lo que deja bastante tiempo para organizarse, mantenerse actualizado sobre tendencias/cambios y abrir debates dentro de los equipos sobre las mejores prácticas. .
Sin esta reserva de «tiempo para mí», nuestro equipo estaría sobrecargado de tareas y no podría seguir el ritmo de la industria ni desarrollar nuevas ideas. También hemos experimentado con clientes rotativos internamente (no el líder, solo la mayor parte del trabajo), ya que cada iteración genera mejoras.  Cuando te «pones al día» con lo que otra persona ha estado haciendo, es probable que te preguntes por qué lo hizo de esta manera; podrían haber hecho x, y casi cada vez que eso sucede, todo el equipo aprende algo y se vuelve más eficiente.
Kelsey Libert, Fractl
En siete años, Fractl pasó de ser una pequeña empresa familiar a una agencia de más de 100 personas con oficinas en Florida, California y el Reino Unido. Enfrentamos desafíos en los cuatro puntos que usted describió en diferentes fases de nuestro crecimiento.
Eficiencia laboral/formación
Cuando fundamos Fractl por primera vez en 2012, Kristin estaba creando proyectos y yo lanzando: éramos el equipo All-Star que conseguía cobertura de clientes en TIME, TechCrunch, CNN y los sitios más esquivos de la web. A medida que nuestro flujo de clientes potenciales y nuestra empresa crecían, necesitábamos convertirnos en mejores educadores y delegadores para poder gestionar la siguiente fase de nuestro negocio: escala y eficiencia.
Para nuestro equipo de Relaciones con los Medios, preparé una guía de capacitación de 25 páginas con secciones granulares sobre las partes más importantes de la presentación: personalización, líneas de asunto y encuadre de conclusiones prácticas basadas en historias. Mi activo favorito era un documento de “lanzamientos ganadores” que destacaba los lanzamientos únicos que escribí y que consiguieron prensa de primer nivel, algo que los miembros junior del equipo podrían emular.
A lo largo de los años, agregamos «plantillas de estrategia previa al lanzamiento» y «collas promocionales».

reuniones de preparación” como una forma para que nuestros mejores empleados ayuden a dar retroalimentación y capacitar a los miembros junior del equipo. Más recientemente, comenzamos a incentivar las ubicaciones con nuevos editores y escritores, para que nuestro equipo no recurra a relaciones establecidas que provoquen el agotamiento de los escritores.
Además, para combatir el agotamiento, creamos envíos masivos de correos electrónicos semanales para nuestras relaciones con los escritores más preciados, permitiéndoles a estos escritores elegir sus campañas favoritas de un correo electrónico semanal de contenido nuevo (frente a 10 presentaciones diferentes de Fractl por semana).
En estrategia creativa, Kristin implementó la «Revisión por pares», que creó una plataforma para recibir comentarios de la campaña durante dos puntos críticos de la producción, y reunió a Kristin y a otros miembros senior del equipo para recibir comentarios y garantizar que estuviéramos haciendo nuestro mejor trabajo con una gran cantidad de clientes. A medida que los editores se volvieron más estrictos con los tipos de contenido que aceptarían, agregamos pruebas SPS, revisiones de métodos más rigurosas y nuevas metodologías para ayudar a aumentar la autoridad de nuestro contenido.
Por último, hemos estado utilizando Klipfolio para crear análisis de agencia sólidos en cada uno de nuestros departamentos principales: estrategia creativa, relaciones con los medios, editorial, diseño y gestión de cuentas. Estos análisis nos ayudaron a identificar la capacidad de la agencia, los puntos de referencia de desempeño y los clientes desafiantes, entre una docena de otras métricas que plantean problemas y oportunidades importantes que nuestro equipo ejecutivo debe abordar.
Gestión
La gestión de empleados es una de las partes más difíciles y gratificantes de la propiedad empresarial. Cuando Fractl era pequeño, el equipo se sentía como una familia: mis cofundadores, Nick y Dan, invitaban a varios empleados a la cena de Acción de Gracias cada año, y Kristin y yo solíamos organizar fiestas en casa durante todo el año. Nuestro pequeño tamaño fomentó una comunicación y colaboración más frecuentes entre socios y empleados, lo que generó una mayor confianza, transparencia y respeto en toda la agencia.
A medida que crecimos, los socios tuvieron que alejarse de la gestión diaria de los empleados 1:1 y centrarse en optimizar el negocio para escalarlo. Nos equivocamos varias veces al nombrar a personas que eran excelentes ejecutores, pero gerentes deficientes, y rápidamente aprendimos que alejarse demasiado de las operaciones no era bueno para el negocio y su necesidad de refinamiento e innovación constantes. Retrocedimos para aplanar la organización y probar nuevos modelos de gestión, y finalmente llegamos al modelo de Equipo de Cuentas, que creó «mini Fractl’s» dentro de la agencia, con gerentes de cuentas, diseñadores, escritores, estrategas creativos y cohortes de relaciones con los medios especializados en temas específicos. verticales de clientes.
Gestión de clientes
En los primeros años de Fractl, aprendimos rápidamente que la diversificación de clientes era clave para nuestra longevidad, cuando un cliente de millones de dólares representaba el 50% de nuestros ingresos, lo cual era un riesgo enorme. Trabajamos agresivamente durante el siguiente año para aumentar el conocimiento y la autoridad de nuestra marca y, al mismo tiempo, aumentamos nuestros contratos mínimos a 6 a 12 meses, lo que nos permitió tener un mayor impacto en nuestros clientes y demostrar un mayor retorno de la inversión, lo que a su vez proporcionó una mayor estabilidad en nuestra lista de clientes.
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Motoko Hunt, AJPR
La «gestión de clientes» puede ser un gran desafío ya que cada cliente tiene diferentes estructuras, conocimientos de SEM/SEO y diferentes objetivos. Se necesita tiempo para que un cliente y una agencia comprendan el proceso de cada uno. Me di cuenta de que primero necesitaba comprender a los clientes antes de comenzar a trabajar, o nada cambiará en las campañas o sitios web del cliente.
Desde entonces, he estado aprovechando las primeras reuniones para comprenderlos. Las preguntas que normalmente les hago son sobre:
Estructura organizativa, con detalles de quién gestiona o maneja qué.
Flujo de trabajo típico y proceso de marketing y creación de contenido.
Sitios web globales y proceso de gestión.
Sus objetivos comerciales para el año en curso.
Puntos débiles y desafíos actuales.
Las respuestas y aportes de un cliente me ayudan a brindarle proyectos y recomendaciones que funcionen para él.
También brindo capacitación en SEM/SEO a los clientes, no solo a los equipos de SEM/SEO, sino también a los departamentos que tendrán un gran impacto en el rendimiento de las búsquedas, como TI, Web, editores de contenido y marketing. Cuando comprenden cómo su trabajo afecta los sitios web y el desempeño de las campañas, son mucho más cooperativos.
Lily Ray, Path Interactive
Para los profesionales de SEO, realizar las tareas diarias con eficiencia puede ser un desafío dada la cantidad de estrategias de marketing diferentes en las que debemos centrarnos al mismo tiempo. La vida de la agencia, en particular, requiere equilibrar todas esas iniciativas de marketing para varios clientes a la vez. Tener varios clientes también significa que los horarios del día a día también pueden ser impredecibles; Si un cliente se enfrenta a una emergencia en el sitio web que tiene lugar durante una reunión importante programada con otro cliente, los empleados de la agencia deben encontrar formas creativas de estar en todas partes a la vez.
En Path Interactive, hemos

Hemos desarrollado numerosas técnicas y procesos para aumentar nuestra eficiencia y poder entregar un trabajo de alta calidad a todos nuestros clientes al mismo tiempo. Se reducen a tres componentes: el modelo de dotación de personal adecuado, la tecnología adecuada y una comunicación abierta y coherente.
Dotación de personal
Nos tomamos en serio la contratación y llevamos a cabo procesos de entrevistas rigurosos que garantizan que los empleados tengan una sólida ética de trabajo, pasión por el marketing digital, sólidas habilidades de comunicación y curiosidad por probar cosas nuevas y aportar nuevas ideas.
Generalmente pedimos a los candidatos potenciales que completen un ejercicio de SEO que nos ayuda a comprender mejor su enfoque para resolver problemas. También mantenemos un sólido programa de pasantes que nos brinda la capacidad de capacitar a posibles empleados en el transcurso de varios meses, brindándoles una experiencia práctica y profunda en SEO y creando un gran grupo de empleados potenciales del que aprovechar en el futuro.
Al contratar a las personas adecuadas y capacitarlas adecuadamente, garantizamos que nuestro equipo esté equipado para manejar el trabajo rápido, dinámico y desafiante en el que se sumergirán como parte de nuestro equipo. También ayuda a consolidar que los equipos pueden realizar múltiples tareas, cambiar de marcha y moverse rápidamente, lo cual es necesario para el éxito en una agencia. En algunos casos, también identificamos oportunidades de funciones dedicadas para resolver ciertos flujos de trabajo que requieren mucho tiempo, como la configuración de análisis o el soporte editorial. Formar un personal con experiencia tanto generalizada como especializada también puede ayudar a mejorar la eficiencia en gran medida.
Tecnología
Invertir en la tecnología adecuada nos hace más inteligentes y nos ayuda a hacer nuestro trabajo de forma más eficaz. Nuestro equipo invierte en más de 30 piezas de software de SEO, desde rastreo empresarial hasta seguimiento de clasificación, auditoría de enlaces, visualización de la arquitectura del sitio, wireframing y más.
Con una variedad de herramientas, podemos crear eficiencias en nuestros flujos de trabajo al saber qué herramienta usar para cada proceso y ahorrar tiempo que se habría dedicado a realizar análisis manuales. Por ejemplo, al crear paneles automatizados y extraer datos de una variedad de nuestras herramientas, eliminamos la necesidad de crear informes manualmente semanal o mensualmente.
También utilizamos software de gestión de tareas y realizamos un seguimiento diligente de nuestro tiempo en comparación con estas tareas para analizar dónde y cómo se emplea nuestro tiempo en toda la agencia. Esta información permite a nuestro equipo de liderazgo no solo comprender la rentabilidad entre equipos y clientes, sino también identificar áreas en las que los empleados pueden estar «atascados» al dedicar demasiado tiempo a determinadas tareas. Discutimos y vemos esto como oportunidades para aumentar nuestra eficiencia general.
Comunicación
Una comunicación interna sólida es clave para mejorar la eficiencia. Nuestro equipo de SEO mantiene reuniones semanales constantes en las que compartimos nuestros enfoques para resolver problemas complejos para nuestros clientes. Estas sesiones de “mostrar y contar” nos ayudan a todos a ahorrar tiempo al crear rápidamente sabiduría colectiva, garantizando así que nadie pierda el tiempo “reinventando la rueda”, especialmente porque nuestra tecnología SEO ofrece cada vez más funciones nuevas con el tiempo.
Nuestros gerentes también son contactados regularmente para contribuir con ideas para mejorar los procesos de la agencia o nuevas tecnologías que puedan hacer que el trabajo de nuestros equipos sea más fácil, más eficiente y más efectivo. Los gerentes actúan regularmente como defensores de otros empleados para identificar oportunidades para aumentar la eficiencia o hacer de la agencia un mejor lugar para trabajar en general.
Adam Proehl, NordicClick
Como la mayoría de las agencias, hemos luchado con todas las cosas mencionadas. La mayor constante probablemente haya sido el entrenamiento, que en última instancia afecta a los otros tres. Siempre es un problema que nunca desaparecerá, pero nos hemos vuelto más inteligentes al respecto y hemos tenido cierto éxito en mitigar los desafíos que conlleva. Las cosas más importantes que hemos hecho incluyen:
Encargar a nuestros expertos internos en la materia que mantengan listas de verificación actualizadas de las habilidades que los nuevos miembros del equipo deberían tener.
Hacer que los nuevos miembros del equipo sigan a los actuales y asuman la mayor cantidad de trabajo posible bajo supervisión y revisión, y es una inversión que hacemos (en otras palabras, no creemos que sea correcto cobrar a los clientes por capacitar a nuestro propio personal).
Ser mucho más inteligente a la hora de verificar que los candidatos a un puesto de trabajo realmente tengan las habilidades que afirman tener.
Y tenemos un presupuesto para enviar miembros del equipo a eventos y conferencias externos para aprender. Para los nuevos miembros del equipo que han estado aquí menos de un año, los enviamos a eventos locales (y hay muchos disponibles). Para el personal que tiene algún puesto, no dudamos en enviarlos a espectáculos nacionales que tengan sentido para ellos.
Ross Hudgens, Siege Media
Inicialmente, la capacitación fue un desafío para nuestra agencia. Una cosa que hicimos para superarlo fue nombrar específicamente a un jefe de capacitación (y contratación). Ella era responsable de aprobar las contrataciones y, a su vez, de capacitarlas, lo que significa que la etapa inicial creó responsabilidad/más estructura para el proceso y también lecciones de los aprendizajes repetidos con las nuevas contrataciones.
También trabajó en una formación interna.

curso con vídeo, rich media, etc. para acelerar el proceso de formación de nuestros nuevos empleados. Al asignar a alguien específicamente para el puesto, pudo sobresalir en él y también acelerar el proceso para otras personas nuevas.
Muchas gracias a todos los que contribuyeron
Dirigir una agencia no es fácil. Hay tantas cosas diferentes que gestionar al incorporar clientes, mantenerse al día con los cambios de la industria y tratar de completar cada tarea del día. Nos encantaría saber cuáles son sus grandes desafíos para poder ayudarlo a encontrar soluciones.
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