La agencia digital puede ahorrar dinero en 2024

La agencia digital puede ahorrar dinero en 2024
Es fácil para su departamento de marketing acumular costos rápidamente. Varias herramientas y servicios que usted cree que son necesarios para el funcionamiento general pueden acumularse rápidamente. ¿Alguna vez olvidaste en qué te registraste en primer lugar? ¡Conocemos el sentimiento!
A medida que adquiere esta herramienta y ese servicio, puede notar que su presupuesto comienza a reducirse. Ahora los fondos aparentemente ilimitados que alguna vez tuvo lo están obligando a reducir costos. Pero ahora que todas las herramientas y servicios son esenciales para su agencia, ¿por dónde empezar?
Dependiendo de cómo se mire, reducir costos en su agencia digital puede ser un proceso agradable o no. Puede resultar fácil eliminar algunos servicios, pero no tanto eliminar otros.
Sin embargo, saber dónde ahorrar dinero para su agencia le será de utilidad si lo hace correctamente. Veamos algunas de las formas en que puede empezar a reducir costos y ahorrar más en 2022.
1. Realizar una auditoría de gastos de toda la empresa
Al principio, esto parecerá un trabajo muy pesado, pero una auditoría profunda de la empresa podría resultarle útil a su agencia si significa reducir costos innecesarios.
Casi siempre se puede encontrar entre el 15% y el 20% del gasto que no se ha gestionado de cerca.
Revisión de negocios de Harvard
Para empezar, dedique una o varias semanas a examinar los gastos de su agencia de los últimos tres años para evaluar cuánto está gastando. Invierta tiempo real para realizar una evaluación adecuada y luego responda estas tres preguntas:
¿Qué has notado?
¿Cuántos servicios, herramientas, suministros o programas compró pero no utilizó por completo?
¿Hay alguno que puedas dejar de usar mañana?
Esta sencilla auditoría ayuda a su agencia a deshacerse de los servicios mensuales innecesarios que ha acumulado de forma reactiva.
Consejo profesional: al realizar la auditoría, observe únicamente el costo de los servicios y herramientas que utiliza su empresa antes de analizar los costos de las inclusiones «divertidas» en toda la empresa (por ejemplo, beneficios, fiestas navideñas, eventos de la empresa, beneficios para los empleados y incentivos). Considere mantener estos gastos de agencia que mejoran el bienestar y el compromiso de los empleados para demostrar que valora a sus empleados y su arduo trabajo.
2. Encuesta a tus empleados
Pregunte a sus empleados qué herramientas o servicios les resultan más beneficiosos actualmente.
Vea si han descubierto una alternativa que sea menos costosa, que induzca más la productividad o que sea prometedora a la hora de consolidar varias herramientas en una sola.
Encuesta a sus empleados sobre el uso actual de sus productos puede tener dos propósitos: se sienten escuchados y valorados por sus opiniones, y usted descubre qué herramientas impactan positiva o negativamente su productividad.
A través de esta encuesta, es posible que descubra que algunos de los productos que creía que funcionaban bien para sus empleados no estaban funcionando bien en absoluto.
3. Revisar consideraciones pasadas para realizar mejoras
En el pasado, es posible que su equipo de marketing haya ideado soluciones para las tensiones del departamento que no eran factibles en ese momento. Probablemente eran demasiado costosas o habrían llevado demasiado tiempo implementarlas. Considere implementar estas sugerencias ahora si actualmente tiene el tiempo, los fondos y la capacidad para hacerlo.
Algunas de estas ideas podrían incluir:
Agilizar el proceso de creación de campañas dándole a su equipo más tiempo para trabajar en proyectos
Crear nuevos límites con clientes u otros departamentos que hagan que su equipo se sienta apresurado o abrumado
Vea si puede revisar estas ideas y hacerlas funcionar si ahora es el momento adecuado.
4. Audite la productividad de su equipo
Los empleados que están demasiado dispersos no producirán un trabajo de calidad ni tendrán una sólida ética de trabajo. Y si busca reducir costos, probablemente pueda hacerlo simplemente cambiando la forma en que trabaja su equipo cada día.
Aquí hay algunas sugerencias para realizar estos cambios:
Cambiar la forma de informar
Reduzca el tiempo de su reunión
Investigar cómo se gestionan los proyectos (es decir, proyectos candentes que dejan otros elementos en un segundo plano debido a una mala planificación)
Inculcar herramientas y procesos para gestionar mejor el tiempo.
Centrarse más en la calidad que en la cantidad
Haga que los empleados realicen un seguimiento del tiempo para saber en qué se centran más
Auditar la productividad de sus empleados puede causarles estrés, pero también puede ayudarlos a encontrar mejores formas de administrar su tiempo. También puede ayudar a establecer una buena relación y ayudar a comprender las fortalezas y debilidades del equipo. Y en el peor de los casos, es posible que descubra que sus empleados no son tan productivos como esperaba.
5. Resolución proactiva de problemas
Es posible que la adquisición de servicios y herramientas para ayudar a su agencia a trabajar de manera más eficiente no siempre sea proactiva. En muchos casos, esta acción puede verse como reactiva 𑁋, generalmente en un intento de resolver rápidamente un problema temporal o urgente.
Es fácil entrar en pánico cuando surge algo urgente y no se cuenta con una solución. Una agencia tiene muchas partes que funcionan, por lo que es fácil olvidar la tirita que le puso a esa herida. No pasa mucho tiempo antes de que hayas pagado cientos o miles por un servicio que ya no necesitas sin darte cuenta.
¿Cuál es el remedio para evitar la toma de decisiones reactiva? Sea más proactivo en la forma de resolver su problema.

Los problemas de productividad de la agencia.
¿Cómo haces esto?
Primero, pregúntese: ¿Hay algo que actualmente está posponiendo porque es costoso (aunque es necesario) o resolverá problemas importantes dentro de su agencia pero lleva tiempo incorporarlo a su rutina?
Si respondió que sí, trabaje para realizar los cambios necesarios sabiendo que el costo puede ser elevado desde el principio, pero que generará beneficios positivos en el futuro.
6. Cancele o venda todo lo que no esté usando actualmente
Esto no sólo le ayudará a aprovechar al máximo su espacio, sino que vender cualquier cosa que no esté utilizando actualmente puede agregar algunos fondos adicionales a su presupuesto. Puede hacer uso de esos fondos en otros rincones de sus departamentos.
Algunos artículos que puedes cancelar o vender incluyen:
Muebles viejos o infrautilizados
Equipos informáticos obsoletos o rotos
Vehículos de empresa
Suscripciones mensuales a herramientas o servicios que no estás utilizando
Formas en las que podrías utilizar los fondos adicionales:
Comprar equipo nuevo o actualizado para su equipo
Agregar algo divertido a su departamento que pueda elevar la moral (por ejemplo, una mesa de pingpong, un sillón de masaje o enviar una tarjeta de regalo navideña)
Invertir en formación de empleados para mejorar sus habilidades
Eliminar artículos y servicios que no necesita puede brindarle un nuevo comienzo tanto en su espacio de trabajo físico como financieramente.
7. Cobrar cuentas por cobrar
Normalmente, cuando trabaja con clientes, tiene un sistema de honores que no les exige pagar por sus productos o servicios de inmediato. Trate de no retrasar demasiado este proceso.
Si tiene pagos pendientes que sus clientes u otros departamentos le deben por el valioso trabajo que ha realizado, ahora sería el mejor momento para cobrarlos. Asegúrese de cobrar lo que deben lo antes posible.
Francamente, sabemos que pedir a los clientes que paguen sus cuotas no es la tarea favorita de todos. Sin embargo, cobrar las cuentas por cobrar puede ayudarle a recuperar o mantener un presupuesto saludable.
Algunos clientes también pueden incumplir sus pagos. Si no ha recibido pago durante períodos prolongados, sepa cuándo dejar de trabajar con ellos. Esto también le permitirá a usted y a su equipo centrar su tiempo y esfuerzos en otros clientes leales y que pagan.
Si cobrar los pagos de los clientes es una tarea difícil, considere el factoraje de facturas, que le permite vender sus facturas con descuento a un tercero. A través de este proceso, la empresa de factoring le paga el monto facturado adeudado por el cliente y procede a cobrar el pago al cliente para que usted no tenga que hacerlo.
8. Considere el trabajo remoto
Trasladar su departamento de la oficina al trabajo remoto es un cambio enorme que puede parecer intimidante para las empresas. Aunque los costos de la tecnología virtual aumentarán, la cantidad ahorrada al cambiar al trabajo remoto aumenta significativamente.
Según Forbes, “Sí, es posible que gastes más en la nube, pero estás ahorrando dinero en otros lugares. Antes de la pandemia, los empleadores ahorraban una media de 11.000 dólares por cada empleado remoto a tiempo parcial. Si extrapolamos eso a un año completo, cada trabajador remoto está reduciendo los costos de la empresa en $22 000”.
No sólo las empresas ahorrarán dinero, sino que también los empleados ahorrarán. En este mismo artículo, Forbes dice que los empleados pueden ahorrar aproximadamente $4,000 al año trabajando desde casa. Hacerlo significa gastar menos en gasolina, café, almuerzos y vestimenta apropiada para el trabajo.
No todo el mundo disfrutará trabajando de forma remota. Si ese es el caso, considere un modelo híbrido en el que los empleados que necesitan un espacio de trabajo físico para sentirse productivos puedan trabajar parcialmente de forma remota. Las empresas que adopten este modelo aún pueden ahorrar dinero.
Trabajar de forma remota también beneficia a las empresas de otras formas que quizás no considerarían, entre ellas:
Acceso a una mayor reserva de talento
La retención de empleados
Más autonomía para los empleados
Ambientes de trabajo más cómodos y productivos
Mejor equilibrio entre la vida personal y laboral
Antes de arriesgarse a trabajar de forma remota, realice una encuesta a los empleados para ver a quién le gusta la idea y a quién no. A partir de ahí, podrás calcular mejor lo que tienes que ganar en el proceso.
9. Las mejores herramientas para la productividad
Si está buscando mejorar la forma en que trabaja su equipo, aquí tiene algunas herramientas valiosas para aumentar la productividad y mejorar la gestión general del proyecto.
Gestión de proyectos
Todos sabemos que la gestión de proyectos puede ser uno de los aspectos que más tiempo consume para cualquier agencia. Si sus proyectos parecen estar por todos lados, es probable que esté perdiendo un tiempo precioso tratando de rastrearlos o evaluar su progreso actual.
Es por eso que el software de gestión de proyectos como Monday, Asana o ClickUp puede mejorar la productividad de su equipo. El software de gestión de proyectos también ofrece una visión general de quién está trabajando en qué, cuánto tiempo lleva completar los proyectos y el estado del proyecto.
Comunicaciones
¿Siente que pasa demasiado tiempo en reuniones o perdiendo el tiempo en visitas improvisadas a los escritorios de sus colegas para hacer una pregunta sencilla?
Ya sea que esté en una oficina o trabajando de forma remota, tener un software de comunicación por chat como Slack o Discord puede ahorrar tiempo a todo el equipo. También organizan conv.

ersaciones de manera más efectiva, permitiéndole consultar información discutida en el pasado y administrar tareas y solicitudes de sus compañeros de trabajo.
Gestión de activos
El software de gestión de activos como Google Drive o Basecamp puede ayudar a mantener todos los proyectos, diseños y otros activos digitales más organizados. Tener este software puede reducir el tiempo que lleva localizar los activos para reutilizarlos y ayudar a organizar todos los archivos utilizados para las campañas de marketing.
Marketing y gestión de datos
Un software de gestión de datos y marketing todo en uno como Semrush es un potente conjunto de herramientas basado en web con docenas de herramientas de gestión de agencias y marketing que garantizan el éxito del cliente. Algunas de las herramientas que utilizará con más frecuencia incluyen CRM, portal de clientes, informes de agencias, investigación de palabras clave, recopilación de datos y análisis.
Utilizar solo uno o algunos de estos juntos tiene el potencial de capacitar a su equipo para trabajar mejor, ahorrándole así tiempo y costos al final.
Conclusión: el valor debe exceder el costo
Como último consejo para las agencias que buscan reducir costos en 2022, el Harvard Business Review lo dice mejor:
Debes esforzarte en eliminar cualquier trabajo cuyo coste supere el valor (teniendo en cuenta que seguramente tiene algún valor y que recortarlo provocará cierta incomodidad).
Revisión de negocios de Harvard
Ya sea vendiendo muebles viejos, rastreando clientes que no han pagado sus cuotas, realizando una simple auditoría o encontrando una nueva herramienta que mejore el funcionamiento del equipo, estos métodos para ahorrar dinero seguramente lo ayudarán en 2022.
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