Software de gestión de proyectos para agencias

El software de gestión de proyectos para agencias está diseñado específicamente para que las agencias de marketing mantengan el control de sus proyectos, especialmente si hay varios ejecutándose simultáneamente. Idealmente, debería integrarse con tu software de marketing y análisis existente, y permitirte optimizar tus procesos de informes.

Sin embargo, puede ser complicado saber qué software es el más adecuado para tu empresa y cuál se adapta mejor a tus necesidades individuales.

Por lo tanto, en este artículo, vamos a discutir las 15 características principales que tu kit de herramientas elegido siempre debe contener.

Esto es lo que debes verificar:

1. Gestión de recursos

Planificar y asignar recursos es un elemento fundamental de la gestión de proyectos de agencia, ya que necesitas saber qué herramientas requerirá el proyecto y cuánto tiempo y dinero consumirán.

Semrush ciertamente puede ayudar con esto, con la nueva función de ‘Tareas’ en Client Manager haciendo el proceso más simple que nunca. No solo te permite crear tareas dentro del sistema de Semrush, sino que también te permite estimar el tiempo necesario para completar estas tareas y evaluar los costos subsiguientes.

Esto asegura que tengas una buena idea de lo que es viable en términos de tiempo, así como de dónde es probable que se concentre la mayor parte de tus costos.

2. Datos de clientes centralizados

Tener los datos y la información de cada cliente en un lugar centralizado puede ahorrarte muchos dolores de cabeza, tanto en términos de facilidad de acceso como de minimización de posibles errores de datos.

Con esto en mente, nuestra herramienta Client Manager ahora se ha integrado con nuestra herramienta Proyectos, para que puedas acceder a todo el conjunto de datos de cada cliente a través de la pestaña ‘Proyectos’. Esto no solo significa el fin de los idas y vueltas entre montones de datos de hojas de cálculo; ¡ni siquiera tienes que cambiar entre herramientas de Semrush! Todo está listo en un solo lugar, ahorrándote tiempo y esfuerzo.

3. Paneles de KPI

Cualquier software de gestión de proyectos de agencia de marketing que se precie debería permitirte monitorear y evaluar el progreso y el impacto del trabajo que estás realizando para el cliente. Esto es crucial no solo para tener una mejor comprensión de lo que está sucediendo, sino también para poder ilustrar tus éxitos y tus dificultades a tus clientes.

Semrush tiene varios paneles que pueden proporcionar una visión general de estos KPI, incluido un panel de resumen específico del proyecto. Dependiendo del enfoque central del trabajo que estés realizando, también hay numerosos otros paneles específicos de área para:

• SEO
• Publicidad
• Marketing de contenidos
• Redes sociales
• Investigación de la competencia

Esto hace que sea más fácil localizar y consultar los datos clave que buscas en cualquier momento.

4. Gestión de tareas

Una vez que hayas deducido las tareas que deben realizarse, ya sean recurrentes o tareas de proyecto únicas, necesitas una forma de asignarlas a los miembros relevantes de tu equipo.

Esto puede implicar muchas verificaciones cruzadas en hojas de cálculo, a menos que tengas un software de gestión de proyectos de agencia de publicidad que lo haga por ti.

5. Priorización de tareas

Además de la capacidad de crear y asignar tareas, es importante que tu software de gestión de proyectos de agencia creativa te permita priorizarlas también. Esto asegura que las cosas más urgentes se hagan primero, y permite que todos sepan qué es urgente y qué no.

Client Manager tiene esta capacidad, permitiéndote establecer uno de los tres ajustes de prioridad (alto, medio y bajo) para cada tarea que crees, así como una fecha límite.

6. Un calendario

Un calendario puede sonar como un requisito básico, pero es importante. Te permite planificar las etapas clave de un proyecto específico y señalar eventos importantes en tus relaciones con los clientes.

También te permite mantener todos estos planes y recordatorios en un solo lugar, para cada uno o todos tus clientes.

7. Colaboración y comunicación en equipo

La colaboración y la comunicación son las piedras angulares de una gestión de proyectos eficaz, ya que, sin ellas, los equipos no pueden operar en la misma página. Esto significa que ciertas tareas pueden pasarse por alto, o ciertos miembros del equipo pueden no estar seguros de qué es exactamente lo que deberían estar haciendo. De cualquier manera, tu producción sufrirá y es poco probable que tus clientes queden impresionados.

Semrush puede ayudar a asegurar que esto no suceda. Por ejemplo, digamos que necesitas producir una publicación de blog para un cliente sobre un tema en particular. Después de haber utilizado la herramienta Topic Research para encontrar un ángulo adecuado, puedes enviar esa tarjeta directamente al escritor en Trello.

Alternativamente, puedes dejar notas para tus colegas en ciertos gráficos dentro del kit de herramientas de Semrush, reduciendo los medios de colaboración que consumen más tiempo.

8. Compartir archivos

Siempre que realizas una tarea, actualizas un calendario o creas una plantilla, es importante que otros interesados, ya sean colegas o clientes, puedan acceder y revisar fácilmente lo que has hecho.

Semrush tiene varias capacidades para compartir archivos que te permiten hacer esto de manera rápida y eficiente.

Estas incluyen compartir tus plantillas de contenido SEO en SEO Writing Assistant y generar plantillas de informes en My Reports.

También puedes utilizar la función de ‘Colaboración’ en Auditoría de contenido para trabajar junto con los participantes invitados en un documento de Google.

9. Seguimiento del progreso

Como ya hemos mencionado, es crucial poder realizar un seguimiento de tu progreso y demostrar los resultados de tu trabajo a tus clientes. Sin embargo, compilar tus propios informes puede ser mucho trabajo adicional, lo que significa que la herramienta de gestión de proyectos que elijas debería ofrecerte idealmente la opción de personalizar y exportar tus informes de forma rápida y sencilla.

La herramienta My Reports de Semrush hace exactamente eso, permitiéndote exportar datos de cualquier herramienta analítica directamente a un informe personalizado. También puedes marcar estos informes y crear tus propios diseños personalizados, antes de compartirlos fácilmente con clientes (y/o colegas).

También puedes presentar los resultados de tu trabajo directamente a través de las herramientas mismas con la función Modo de presentación que oculta todos tus otros proyectos de clientes. Esto te permite hablar en tiempo real con tus clientes, ayudándote a construir relaciones más estrechas y añadiendo más peso a tus comunicaciones.

10. Automatización de informes

Como se mencionó en el punto anterior, compilar informes para tus clientes puede llevar mucho tiempo. Esto es particularmente cierto para los informes recurrentes, donde el objetivo es simplemente actualizar a un cliente en particular sobre el rendimiento de su proyecto de forma diaria, semanal o mensual.

My Reports te ahorra la molestia de actualizar y enviar estos informes al permitir la automatización. Todo lo que necesitas hacer es seleccionar la frecuencia del informe, y los datos dentro de él se actualizarán automáticamente (dependiendo de tus configuraciones originales).

Pronto también habrá una opción de Portal del Cliente como parte del Agency Growth Kitdonde tus clientes podrán acceder a todos sus informes y realizar un seguimiento del rendimiento de su sitio web en un solo lugar. ¡Así que mantente atento!

11. Escalabilidad

A medida que su agencia crece, debe asegurarse de que su herramienta de gestión de proyectos creativos tenga la capacidad de crecer con usted. No quiere tener que renovar su sistema para mantenerse al día con los cambios; quiere poder realizar una transición sin problemas a medida que aumenta el alcance de sus proyectos y el tamaño de su clientela.

Como sugiere su nombre, el  Agency Growth Kit  está diseñado pensando en la escalabilidad. Cuando se registra, obtiene acceso ilimitado al Client Manager, lo que le permite crear su lista de clientes sin restricciones. También existen oportunidades para actualizar su cuenta general de Semrush de acuerdo con su crecimiento, asegurando que esté equipado para satisfacer cualquier aumento en la demanda.

12. Funcionalidad en la nube

En el panorama empresarial moderno, las empresas se dan cuenta cada vez más de los beneficios de operar en la nube, y el software como servicio (SaaS) es una gran parte de ello. De hecho, los beneficios principales incluyen:

• soporte para fuerza laboral remota;
• sin instalaciones;
• menores costos de mantenimiento y licencias;
• la capacidad de escalar e integrarse fácilmente con otras soluciones; y
• sin instalaciones ni compras de actualizaciones.

Semrush es una solución SaaS totalmente basada en la nube que cumple con todos estos requisitos, lo que significa que su agencia puede ahorrar significativamente en tiempo, dinero y recursos de TI.

13. Seguridad de datos

La seguridad de los datos es otro problema crucial con el que las empresas modernas tienen que lidiar, y esto es especialmente cierto para las agencias. Sus clientes le confían sus datos confidenciales y necesitan saber que se almacenan y protegen en consecuencia.

Semrush no utiliza los datos de sus clientes para ningún propósito, y se  almacenan, gestionan y protegen  de conformidad con el RGPD y PDI CSS.

14. Integraciones

Cuando gestiona proyectos, puede resultar confuso y llevar mucho tiempo cambiar de un programa o herramienta a otro. El software integrado puede ayudar a resolver este problema y facilitar considerablemente tanto su carga de trabajo como su capacidad para proporcionar soluciones más rápidas, mejores y más intuitivas a sus clientes.

Semrush actualmente  tiene amplias integraciones  con Google Search Console y Google Analytics, así como con Google My Business y Google Disavow Tool. También hay:

• Otras integraciones de Google Suite, como Gmail, Google Docs y Google Tag Manager
• Integraciones de redes sociales a través del  Social Media Toolkit
• Integraciones independientes con software popular como WordPress, Trello, Majestic y Zapier

15. Atención al cliente

Si tiene problemas con su software de gestión de proyectos o no está seguro de cómo funciona algo, no es solo usted quien se ve afectado: ¡sus clientes también! Como resultado, es vital que su programa cuente con el respaldo de un departamento de servicio al cliente confiable que sea receptivo y accesible.

Semrush ofrece soporte dedicado 24/7, así como:

• un vasto  centro de ayuda  que consta de manuales, flujos de trabajo, tutoriales y guías;
• oportunidades de  demo
• ;
• cursos de incorporación; y una gran cantidad de materiales educativos, incluidos , videos, seminarios webartículos