Software de gestión de proyectos para agencias

Software de gestión de proyectos para agencias
Como agencia de marketing con múltiples clientes, es fundamental estar organizado.
Cuando ejecutas varios proyectos (con numerosas partes interesadas involucradas), necesitas contar con un sistema que no solo te mantenga a ti y a tu equipo encaminados, sino que también garantice que tus clientes también estén informados.
Esto significa trabajar dentro de una estructura donde:
su equipo cumple con los cronogramas designados para el proyecto y se mantiene dentro de los presupuestos establecidos;
donde puede realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento, como el ROI del proyecto; y
donde puede aclarar fácilmente el alcance del trabajo con los clientes e informar su progreso.
Por supuesto, dependiendo de con cuántos clientes esté trabajando, la gestión de estas tareas puede volverse complicada rápidamente.
Por eso es una buena idea utilizar un software de gestión de proyectos para agencias.
¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos de agencia?
El software de gestión de proyectos para agencias está diseñado específicamente para que las agencias de marketing estén al tanto de sus proyectos, especialmente si hay varios ejecutándose simultáneamente. Idealmente, debería integrarse con su software de análisis y marketing existente y permitirle optimizar sus procesos de generación de informes.
Sin embargo, puede resultar complicado saber qué software es el mejor para su empresa y cuál se adapta mejor a sus necesidades individuales.
Por lo tanto, en este artículo, analizaremos las 15 funciones principales que siempre debe contener el kit de herramientas que elija.
Esto es lo que debe verificar:
1. Gestión de recursos
La planificación y asignación de recursos es un elemento fundamental de la gestión de proyectos de una agencia, ya que es necesario saber qué herramientas va a requerir el proyecto y cuánto tiempo (y dinero) van a consumir.
Semrush ciertamente puede ayudar con esto, con la nueva función «Tareas» en Client Manager que hace que el proceso sea más simple que nunca. No solo te permite crear tareas dentro del sistema Semrush, sino que también te permite estimar el tiempo necesario para completar estas tareas y evaluar los costos posteriores.
Esto garantiza que tenga una buena idea de lo que es viable en el tiempo, así como de dónde es probable que se destine la mayor parte de sus costos.
2. Datos del cliente centralizados
Tener los datos y la información de cada cliente en un lugar centralizado puede ahorrarle muchos dolores de cabeza, tanto en términos de facilidad de acceso como de minimización de posibles errores de datos.
Con esto en mente, nuestra herramienta Client Manager ahora se ha integrado con nuestra herramienta Proyectos, para que pueda acceder al conjunto de datos completo de cada cliente a través de la pestaña «Proyectos». Esto no sólo significa el fin de los intercambios entre montones de datos de hojas de cálculo; ¡Ni siquiera tienes que alternar entre las herramientas de Semrush! Todo está listo para funcionar en un solo lugar, ahorrándole tiempo y esfuerzo.
3. Paneles de KPI
Cualquier software de gestión de proyectos de agencia de marketing que se precie debería permitirle monitorear y evaluar el progreso y el impacto del trabajo que está realizando para el cliente. Esto es crucial no sólo para comprender mejor lo que está sucediendo sino también para poder ilustrar sus éxitos y sus dificultades a sus clientes.
Semrush tiene varios paneles que pueden proporcionar una descripción general de estos KPI, incluido un panel de descripción general específico del proyecto. Dependiendo del enfoque principal del trabajo que esté realizando, también existen muchos otros paneles de control específicos de áreas para:
SEO
Publicidad
Marketing de contenidos
Medios de comunicación social
Investigación de la competencia
Esto facilita la localización y consulta de los datos clave que estás buscando en cada momento.
4. Gestión de tareas
Una vez que hayas deducido las tareas que debes realizar (ya sean recurrentes o simplemente tareas puntuales del proyecto), necesitarás una forma de asignarlas a los miembros relevantes de tu equipo.
Esto puede implicar muchas verificaciones cruzadas en hojas de cálculo, a menos que tengas un software de gestión de proyectos de agencia de publicidad que lo haga por ti.
5. Priorización de tareas
Además de la capacidad de crear y asignar tareas, es importante que el software de gestión de proyectos de tu agencia creativa también te permita priorizarlas. Esto garantiza que las cosas más urgentes se hagan primero y permite que todos sepan qué es urgente y qué no.
Client Manager tiene esta capacidad, lo que le permite establecer una de tres configuraciones de prioridad (alta, media y baja) para cada tarea que cree, así como una fecha límite.
6. Un calendario
Un calendario puede parecer un requisito básico, pero es importante. Le permite planificar etapas clave de un proyecto específico y señalar eventos importantes en las relaciones con sus clientes.
También te permite mantener todos estos planes y recordatorios en un solo lugar, para cada o todos tus clientes.
7. Colaboración y comunicación en equipo
La colaboración y la comunicación son las piedras angulares de una gestión de proyectos eficaz ya que, sin ellas, los equipos no pueden funcionar en la misma página. Esto significa que es posible que se pasen por alto ciertas tareas o que ciertos miembros del equipo no estén seguros de qué deberían hacer exactamente. De cualquier manera, su producción se verá afectada y es poco probable que sus clientes queden impresionados.
Semrush puede ayudar a garantizar

esto no sucede. Por ejemplo, digamos que necesita producir una publicación de blog para un cliente sobre un tema en particular. Después de haber utilizado la herramienta Investigación de temas para encontrar un ángulo adecuado, puedes enviar esa tarjeta directamente al escritor en Trello.
Alternativamente, puede dejar notas para sus colegas en ciertos gráficos dentro del kit de herramientas de Semrush, lo que reduce los medios de colaboración que consumen más tiempo.
8. Compartir archivos
Siempre que realizas una tarea, actualizas un calendario o creas una plantilla, es importante que otras partes interesadas (ya sean colegas o clientes) puedan acceder y revisar fácilmente lo que has hecho.
Semrush tiene varias capacidades para compartir archivos que le permiten hacerlo de forma rápida y eficiente.
Estas incluyen compartir sus plantillas de contenido SEO en SEO Writing Assistant y generar plantillas de informes en Mis informes.
También puede utilizar la función «Colaboración» en Auditoría de contenido para trabajar junto con los participantes invitados en un documento de Google.
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9. Seguimiento del progreso
Como ya hemos mencionado, es fundamental poder realizar un seguimiento de su progreso y demostrar los resultados de su trabajo a sus clientes. Sin embargo, compilar sus propios informes puede suponer mucho trabajo adicional, lo que significa que lo ideal es que la herramienta de gestión de proyectos que elija le ofrezca la opción de personalizar y exportar sus informes de forma rápida y sencilla.
La herramienta Mis informes de Semrush hace exactamente eso: le permite exportar datos desde cualquier herramienta analítica directamente a un informe personalizado. También puede personalizar estos informes y crear sus propios diseños personalizados antes de compartirlos fácilmente con clientes (y/o colegas).
También puedes presentar los resultados de tu trabajo directamente a través de las propias herramientas con la función Modo Presente, que oculta todos los demás proyectos de tus clientes. Esto le permite hablar en tiempo real con sus clientes, lo que le ayuda a construir relaciones más estrechas y agregar más peso a sus comunicaciones.
10. Automatización de informes
Como se mencionó en el punto anterior, compilar informes para sus clientes puede llevar mucho tiempo. Esto es particularmente cierto para los informes recurrentes, cuyo objetivo es simplemente actualizar a un cliente en particular sobre el desempeño de su proyecto de forma diaria, semanal o mensual.
Mis informes le ahorra la molestia de actualizar y enviar estos informes al habilitar la automatización. Todo lo que necesita hacer es seleccionar la frecuencia del informe y los datos que contiene se actualizarán automáticamente (dependiendo de sus configuraciones originales).
Pronto también habrá una opción de Portal del Cliente como parte del Kit de Crecimiento de la Agencia, donde sus clientes podrán acceder a todos sus informes y realizar un seguimiento del rendimiento de su sitio web en un solo lugar. Entonces, ¡mira este espacio!
11. Escalabilidad
A medida que su agencia crece, debe asegurarse de que su herramienta de gestión de proyectos creativos tenga la capacidad de crecer con usted. No querrás revisar tu sistema para mantenerte al día con los cambios; desea poder realizar la transición sin problemas, a medida que aumenta el alcance de sus proyectos y el tamaño de su clientela.
Como sugiere su nombre, el kit de crecimiento para agencias está diseñado teniendo en cuenta la escalabilidad. Cuando te registras, obtienes acceso ilimitado a Client Manager, lo que te permite crear tu lista de clientes sin restricciones. También existen oportunidades para actualizar su cuenta Semrush más amplia de acuerdo con su crecimiento, asegurando que esté equipado para satisfacer cualquier aumento en la demanda.
12. Funcionalidad de la nube
En el panorama empresarial moderno, las empresas se están dando cuenta cada vez más de los beneficios de operar en la nube, y el software como servicio (SaaS) es una gran parte de ello. De hecho, los beneficios principales incluyen:
apoyo a la fuerza laboral remota;
sin instalaciones;
menores costos de mantenimiento y licencias;
la capacidad de escalar e integrarse fácilmente con otras soluciones; y
sin instalaciones de actualización ni compras.
Semrush es una solución SaaS completamente basada en la nube que cumple todos estos requisitos, lo que significa que su agencia puede ahorrar significativamente tiempo, dinero y recursos de TI.
13. Seguridad de los datos
La seguridad de los datos es otra cuestión crucial con la que tienen que lidiar las empresas modernas, y esto es especialmente cierto para las agencias. Sus clientes le confían sus datos confidenciales y necesitan saber que se almacenan y protegen en consecuencia.
Semrush no utiliza los datos de sus clientes para ningún propósito y se almacena, administra y protege de conformidad con GDPR y PDI CSS.
14. Integraciones
Cuando gestionas proyectos, puede resultar confuso y llevar mucho tiempo alternar entre diferentes programas o herramientas. El software integrado puede ayudar a resolver este problema y aliviar considerablemente tanto su carga de trabajo como su capacidad para brindar soluciones más rápidas, mejores e intuitivas a sus clientes.
Actualmente, Semrush tiene amplias integraciones con Google Search Console y Google Analytics, así como con Google My Business y Google Disavow Tool. También hay:
Otras integraciones de Google Suite, como Gm

todo, Google Docs y Google Tag Manager
Integraciones de redes sociales a través del Social Media Toolkit
Integraciones independientes con software popular como WordPress, Trello, Majestic y Zapier
15. Atención al cliente
Si tiene problemas con su software de gestión de proyectos, o no está seguro de cómo funciona algo, entonces no es sólo usted el que se ve afectado: ¡sus clientes también! Como resultado, es vital que su programa cuente con el respaldo de un departamento de servicio al cliente confiable, receptivo y accesible.
Semrush proporciona soporte dedicado 24 horas al día, 7 días a la semana, además de:
un amplio centro de ayuda que consta de manuales, flujos de trabajo, procedimientos y guías;
oportunidades de demostración;
cursos de incorporación; y
una gran cantidad de materiales educativos, incluidos vídeos, seminarios web, artículos y más.
Aprovechando Semrush como herramienta de gestión de proyectos de agencia
Encontrar un paquete de software que pueda ofrecer todas estas funciones es un desafío, pero, como puede ver, Semrush hace precisamente eso. Es una única plataforma que le permite:
planificar proyectos de forma eficaz mediante estimaciones de tiempo y recursos, así como integraciones de creación y asignación de tareas;
realice proyectos permitiendo una colaboración más estrecha dentro de su equipo, así como información detallada y análisis de proyectos; y
Informe sobre proyectos con seguimiento automático y herramientas automatizadas especializadas.
Todo esto significa que usted:
Ahorra dinero y recursos
Ahorre tiempo cambiando entre programas (reduciendo la posibilidad de errores o problemas de seguridad de los datos)
Puede crear un marco funcional que se puede utilizar para optimizar sus procesos de trabajo para diferentes clientes.
Nada mal para ser simplemente una herramienta de marketing digital, ¿verdad?
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