Alien Road Company

Neden RFP Kullanmalısınız?

Neden RFP Kullanmalısınız?

Teklif talebi (RFP), herhangi bir işletmenin taktik kitabında başvurulacak belge olmalıdır. RFP’ler, yüklenicileri bulma ve seçme sürecini en başından itibaren daha net ve kolay hale getirir.

Meşgul işletme sahipleri, pazarlama yöneticileri ve markaları için dış kaynak kullanımıyla görevlendirilmiş diğer profesyoneller için, bir RFP’nin nasıl yazılacağını bilmek, uzun vadede zamandan, paradan ve kaynaklardan tasarruf etmeniz açısından çok önemlidir.

Bu kılavuzda, başlamanıza yardımcı olacak bir RFP’ye nelerin dahil edilmesi gerektiğini ve kendi RFP örneklerinizi ve bir RPF şablonunu nasıl oluşturacağınızı ele alacağız. Daha fazla uzatmadan başlayalım.

Teklif talebi, bir işletmenin bir (veya daha fazla) dış kaynaklı proje için birden fazla teklif aradığında işletmenin hazırladığı bir belgedir.

Örneğin, yeni bir kaporta dükkanının açılışını tanıtan yeni bir reklam kampanyası için birkaç teklif almak isteyen bir araba parçaları işletmesi olduğunuzu varsayalım. Bu işi almak için teklif veren yüklenicilerin veya dijital pazarlama ajanslarının şunları bildiğinden emin olmak isteyeceksiniz:

Projenin kapsamı nedir
Proje için bütçeniz ne kadar
Son teslim tarihiniz nedir
İşi daha zor veya emek yoğun hale getirecek olası engeller

Teorik olarak bir dizi soru soracağınız ve potansiyel ajans ortakları olacağınız için, projenin temel unsurlarını takip eden bir belgeye sahip olmak, sonuçta zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlar.

RFP, teklif verme sürecini kolaylaştırır ve otomatikleştirir, böylece enerjinizi kampanyalarınızın diğer yönlerine odaklayabilirsiniz.

RFP Taslağı + Örnekler

Teklif talebinize hangi unsurların dahil edilmesinin önemli olduğuna karar verme sürecine başlamadan önce, biraz araştırma yapmayı ve bir RFP taslağını veya kaba taslağını tamamlamayı düşünün.

Web’deki bazı RPF örneklerine, özellikle de kendi sektörünüzdeki işletmelerden oluşturulanlara göz atın.

Çevre Koruma Ajansı’nda (EPA), özellikle daha önce hiç görmediyseniz bir RFP’nin neye benzediğine dair genel bir fikir edinmek için kullanabileceğiniz birkaç RFP örneği bulunmaktadır.

Bununla birlikte, RFP örnekleri veya daha pazara özgü ve bir ürün veya hizmet satan işletmelere yönelik bir şablon arıyorsanız, Şablon Laboratuvarı, sektörünüze bağlı olarak aralarından seçim yapabileceğiniz tonlarca örnek RFP şablonu sunar. .

Araştırmanız, kendi özelleştirilmiş şablonunuzu oluşturmak için kullanmak istediğiniz bir RFP örneği veya şablonunu ortaya çıkardığında, RFP’nizin taslağını veya kaba taslağını oluşturmaya başlayın.

Bunu yapmanın en iyi yolu, kalemi kağıda koymak ve işiniz, projeniz ve olası bir yüklenici ile çalışma ilişkisi sırasında ortaya çıkabilecek olası tuzaklar hakkında bildiğiniz önemli noktaları not almaktır.

Bu ayrıntıları temizledikten sonra, RFP’nizin tamamını oluşturmaya başlayın.

Bir RFP’nin En Önemli 7 Unsuru

Her proje ve iş benzersiz olduğundan her teklif talebinin bir sonrakinden biraz farklı olacağı doğru olsa da, sözleşme sözleşmesinin her iki tarafında da hayatı kolaylaştırmak için neredeyse her zaman bir RFP’ye çeşitli unsurlar dahil edilir.

Kendi RFP’nize eklemeyi kesinlikle düşünmeniz gereken birkaç şey:

1. Giriş

Giriş, potansiyel bir yüklenicinin veya ajansın teklif talebinde işletmeniz hakkında göreceği ilk şeydir. İlk sayfada önde ve ortada olmalıdır.

Burası kurucularınız, yönetim kurulunuz, yöneticileriniz, misyon beyanınız, işletmenizin ne yaptığı, ne kadar süredir faaliyette olduğunuz ve markanız veya ürününüz hakkında önceden bilinmesi gereken diğer her şey hakkında konuşabileceğiniz alandır. Burası projenin daha ince detaylarına girmenin yeri değil, bu birazdan gelecek.

2. Proje Çalışmasının Kapsamı

Burası proje hakkında olabildiğince detaylı konuşacağınız alandır. Proje için tüm mikro ve makro hedeflerinizi madde işareti halinde listeleyin. Kazanan firmadan beklentilerinizi detaylı olarak konuşun.

Otomobil yedek parça mağazasını tekrar örnek olarak kullanarak şöyle bir şey yazabilirsiniz: “Kazanan firma, orta ölçekli otomobil işletmeleri için dijital reklam kampanyaları hazırlama konusunda 10 yıllık deneyime sahip olacak.”

Teklif talebinin bu bölümünde mümkün olduğu kadar ayrıntılı olmanız, proje için bazı temel nitelikleri karşılamayan yüklenicileri ayıklayacaktır. Ayrıca nitelikli yüklenicilerin ihtiyaçlarınızı karşılayan bir teklif hazırlamasına da yardımcı olacaktır.

Bu RFP örneği, yeni bir web sitesi kurmak isteyen bir işletmeye aittir. Projenin her adımının nasıl dikkatlice özetlendiğine dikkat edin.
3. Son Teslim Tarihi ve Önemli Başvuru Tarihleri

Herhangi bir sözleşmedeki en önemli faktörlerden biri son tarihtir. Kesin bir son teslim tarihiniz varsa, teklif talebinizde bunu vurguladığınızdan emin olun. Teklif veren yüklenicilerin bilmesi gereken ek teslim tarihleriniz varsa bunu belirtmenin yeri burasıdır.

Bu, zaman çizelgeniz sırasında başka büyük, çelişkili projeleri olan yüklenicileri ayıklayacaktır (ihtiyaçlarınızı karşılamayı imkansız hale getirecektir).

4. Teklif Seçimi Zaman Çizelgesi

Bu bölümü düşünün

teklif verenlerinize nezaket olarak. Yükleniciler genellikle tekliflerine çok fazla önem verirler. Seçiminizi ne zaman yapmayı planladığınızı ve kendileriyle nasıl iletişime geçileceğini onlara bildirin.

Bu aynı zamanda hem işletmenizin hem de yüklenicilerinizin birden fazla proje için birden fazla teklif arasında denge kurmasına yardımcı olur. Sizin tarafınızdaki tüm paydaşların, yanlışlıkla gözden kaçırmamaları için teklif talebinizde yer alan seçim tarihinden de haberdar olduğundan emin olun.

5. Seçim Kriterleri

Teklif talebinin bu kısmı iki şeyin başarılmasına yardımcı olabilir:

Teklif sahiplerini tüm yazılı teklif gereksinimleriniz hakkında bilgilendirin; bunlar, ciddi olarak değerlendirilmek için yazılı tekliflerine dahil etmeleri gereken unsurlardır.
Yüklenicilerin seçim sürecinizde incelediğiniz işle ilgili tüm kriterlerden haberdar olmasını sağlayın

Bu iki tür kriteri birleştirmeyi planlıyorsanız, bunu RFP’nizde açıkça tanımladığınızdan emin olun. Teklif kriterleri ve iş seçimi kriterlerinin her birine ayrılmış alt bölümler oluşturarak teklif sahiplerine bilgi verin.

6. Bütçe

Yüklenicilerin, ihtiyaç duydukları mali desteğe sahip olmayan bir sözleşme teklifi sunarak zamanlarını boşa harcayıp harcamadıklarını belirlemek için hangi bütçeyle çalıştığınızı bilmeleri gerekir.

Belirlenen bütçenizin dökümünü alarak bu bölümde ayrıntılı bilgi vermek istiyorsanız sorun değil. Aksi takdirde, yüklenicilere neye gücünüz yettiğine dair genel bir fikir vermek genellikle doğru teklifleri almak için yeterlidir.

7. Endişeler ve Olası Engeller

Her proje zorluklarla birlikte gelir. Potansiyel yüklenicilerinizin en başından itibaren bunların farkında olabilmesi için tüm potansiyel engellerin ana hatlarıyla çizileceği yer burasıdır.

Örneğin, şöyle bir şey eklemek isteyebilirsiniz: “Kazanan yüklenici, bu projenin büyük bir paydaşının X aydan X aya kadar izinli olacağının farkında olacak. Kazanan yüklenici, projenin ortasında yeni bir iletişim noktası kurmaya istekli olacaktır.”

Bazı yüklenicilerin, belirli engeller durumunda sizinle çalışmalarını engelleyebilecek kendi dahili çalışma prosedürleri vardır. Bu yüklenicileri seçim sürecinden çıkarmak hem sizin hem de onların hayatını kolaylaştıracaktır.

RFP Kontrol Listesi

Teklif talebi şablonunuzu yazdıktan sonra, yüklenicilere göndermeye başlamadan önce tüm önemli parçaların dahil edildiğinden emin olmak isteyeceksiniz.

Olası tüm sektörler için tüm olası RFP unsurlarını kapsayan standart bir kontrol listesi oluşturmak imkansız olsa da, aşağıda en yaygın olanlardan bazıları için bir kontrol listesi bulacaksınız.

✅ İş iletişim bilgileri (yüklenicilerin sizinle nasıl iletişime geçebileceği)

✅ İrtibat noktaları (sözleşmenin sizin tarafınızda projeyi özellikle yürüten kişi)

✅ Giriş

✅ Proje kapsamı (tüm küçük görevler dahil)

✅ Proje son tarihi

✅ Teklif teslim tarihleri

✅ Seçim kriterleri

✅ Bütçe

✅ Endişeler ve engeller

✅ Yüklenicilere zaman ayırdıkları için teşekkür eden küçük bir bölüm (gerekli değil ama hoş bir dokunuş)

RFP Şablonu

Burada, gelecekteki yüklenicilere yönelik projenizin ana hatlarını çizmeye başlamak için kullanabileceğiniz bir RFP şablonunu bir araya getirdik. Şablonu kullanmak için metni kopyalayıp projeniz hakkında gerekli tüm bilgileri eklemeniz yeterlidir.

İletişim bilgileri

İşletme adınızı, posta adresinizi, telefon numaranızı ve e-posta adresinizi belgenin sol üst köşesine yazın.

giriiş

İş geçmişiniz, kurucularınız ve şirket olarak tam olarak ne yaptığınız hakkında ilgili bilgileri ekleyin.

İşin kapsamı

Mümkün olduğu kadar çok ayrıntı eklediğinizden emin olun. Her şeyi net tutmak için bu bölümü madde işaretleri veya sayılarla düzenleyin.

Proje Teslim Tarihleri

Bu bölümde olabildiğince açık ve net olun. Projenizin birden fazla teslim tarihi varsa bunları sırayla listeleyin ve o tarihte nelerin teslim edilmesi gerektiği konusunda net talimatlar verin.

Teklif Seçimi Zaman Çizelgesi

Bu bölüm çok kısa ve net olmalıdır. Kazanan teklifin seçim tarihini ve iletişim şeklini listeleyin.

Seçim kriterleri

Buraya iki alt bölüm eklemek isteyebilirsiniz: yazılı teklif kriterleri ve teklif sahibinin deneyim ve iş kriterleri.

Bütçe

Bu bölümde ayrıntılı bilgi verebilir veya bu proje için bütçenizin açık ve kısa bir tanımını sağlayabilirsiniz.

Endişeler, Sorular ve Engeller

Bir yüklenicinin karşılaşabileceği olası engeller hakkında ayrıntılı bir açıklama yapın ve teklif verenleriniz için aklınızda kalan soruları veya olabilecek endişelerinizi listeleyin. Ayrıca işletmenizle ilgili yukarıda listelenen diğer bölümlerde yer almayan ancak yüklenicilerin bilmesi gereken diğer bilgileri de sağlayın.

Son düşünceler

İşletmenizin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olacak iyi yüklenicilerin seçilmesi, başarılı bir markayı yönetmenin çok önemli bir parçasıdır. Bir teklif talebinin yardımı olmadan, bir iş çeyreği boyunca birden fazla teklifi dengelemeye çalışmak hem sinir bozucu hem de zaman alıcı olabilir.

RFP’ler, bunları üretecek zamana ve kaynaklara sahip olan ve bu tekliflerin dağıtımını ve sonuçlarını yönetebilen işletmeler için harikadır. İyi haber şu ki

Birçok işletme profesyonel RFP belgelerini çevrimiçi ve şirket içinde başarılı bir şekilde oluşturabilmektedir.

Nitelikli yüklenicilerle çalıştığınızdan emin olmanın bir başka yolu da ajans ortakları platformundan geçmektir. Ajans İş Ortağı Platformumuz, bir markanın sahip olabileceği hemen hemen her türlü pazarlama ihtiyacını karşılamak için işletmeleri yüksek nitelikli ve deneyimli ajanslarla eşleştirir. Bu, şirket içinde ölçeklendirme yapmanıza veya birden fazla sözleşme için birden fazla teklifi kovalamanıza gerek kalmadan dijital pazarlama hedeflerinize ulaşmanın harika bir yoludur.

Hangi rotayı seçerseniz seçin, bir sonraki projeniz için ayrıntılı bir RFP şablonunun hazır olması, stresin çoğunu ortadan kaldırabilir ve işletmenizin diğer önemli bölümleri üzerinde çalışmaya geri dönmenize olanak tanıyabilir.

Tags:

Leave A Comment