Ein CRM-System für kleine Unternehmen sollte drei Dinge gut beherrschen: jeden Kontakt und jedes Gespräch an einem Ort bündeln, den Status jedes Deals aufzeigen und daran erinnern, was als Nächstes zu tun ist. Starten Sie bei kleinem Budget mit einem kostenlosen oder günstigen Tarif von Tools wie HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM oder Freshsales, richten Sie eine einfache Pipeline ein und fügen Sie Automatisierung erst hinzu, wenn das Team das Tool täglich nutzt.
Kleine Unternehmen scheitern mit einem CRM selten an einer schwachen Software. Sie scheitern daran, dass niemand Daten eingibt, die Pipeline nicht zu ihrem Verkaufsprozess passt oder das Setup versucht, das System eines großen Vertriebsteams zu kopieren. Halten Sie es einfach und sorgen Sie dafür, dass es ab der ersten Woche nützlich ist.
Braucht ein kleines Unternehmen wirklich ein CRM?
Wenn Leads über mehr als einen Kanal eingehen, mehrere Personen mit Kunden sprechen oder Deals mehr als ein Gespräch zum Abschluss benötigen, zahlt sich ein CRM meist durch Follow-ups aus, die nicht mehr untergehen. Tabellen und Posteingänge funktionieren am Anfang, versagen aber, wenn jemand im Urlaub ist und niemand weiß, was wem versprochen wurde.
Anzeichen dafür, dass es Zeit für den Wechsel ist:
- Leads bleiben unbeantwortet, weil niemand wusste, dass sie eingegangen sind.
- Follow-ups hängen vom Gedächtnis einzelner Personen oder Haftnotizen ab.
- Sie können nicht beantworten, wie viele offene Deals Sie haben und welchen Wert diese besitzen.
- Die Kundenhistorie befindet sich im Posteingang einer einzigen Person.
- Das Marketing kann nicht sagen, welche Kampagnen zahlende Kunden gebracht haben.
Wie wählt man ein CRM mit kleinem Budget aus?
Vergleichen Sie Tools danach, wie gut sie zu Ihrem Verkaufsprozess passen und wie intuitiv Ihr Team sie nutzen wird, nicht anhand von Funktionslisten. Die meisten kleinen Unternehmen nutzen nur einen Bruchteil dessen, was ein CRM bietet.
- HubSpot CRM: eine kostenlose Stufe mit Kontakten, Deals, E-Mail-Tracking und Formularen; kostenpflichtige Hubs ergänzen Automatisierung und Berichte.
- Pipedrive: aufgebaut um eine visuelle Pipeline; übersichtlich für Teams, die über Phasen und Anrufe verkaufen.
- Zoho CRM: umfangreicher Funktionsumfang zu niedrigen Preisen pro Nutzer; geeignet für Unternehmen, die bereits Zoho-Apps verwenden.
- Freshsales: Kontaktmanagement mit integriertem Telefon und E-Mail; vernünftige Einstiegspreise.
- Branchenspezifische Tools: Einige Branchen wie Immobilienmakler oder Arztpraxen verfügen über CRMs, die genau auf ihre Arbeitsabläufe zugeschnitten sind.
Prüfen Sie Preisseiten auf Kosten pro Nutzer, Kontaktlimits und welche Funktionen erst in höheren Tarifen verfügbar sind. Automatisierung und benutzerdefinierte Berichte sind die üblichen Auslöser für ein Upgrade. Testen Sie das Tool kostenlos mit echten Daten aus dem letzten Monat statt mit Beispieldaten.
Fragen, die während einer Testphase beantwortet werden sollten
- Kann das Team einen Anruf oder eine E-Mail in unter einer Minute protokollieren, auch mobil auf dem Smartphone?
- Lässt sich das System mit Ihrer bereits genutzten E-Mail wie Gmail oder Outlook verbinden?
- Können Website-Formulare automatisch Kontakte erstellen?
- Sehen Sie die gesamte Pipeline auf einen Blick auf einem Bildschirm?
- Können Sie alle Daten exportieren, falls Sie das Tool wechseln möchten?
Wie sollte die Pipeline aufgebaut sein?
Ordnen Sie die Phasen dem tatsächlichen Ablauf zwischen Erstkontakt und Bezahlung zu. Fünf bis sieben Phasen reichen für die meisten kleinen Unternehmen völlig aus. Jede Phase sollte einen erreichten Zustand beschreiben, keine bloße Hoffnung.
Beispielsweise könnte ein kleines Webdesign-Studio Folgendes nutzen: Neue Anfrage, Erstgespräch gebucht, Angebot gesendet, Verhandlung, Gewonnen, Verloren. Ein Handwerks- oder Dienstleistungsunternehmen nutzt vielleicht: Lead, Vor-Ort-Termin gebucht, Kostenvoranschlag gesendet, Gebucht, Abgeschlossen, Verloren. Das sind nur Beispiele; verwenden Sie Ihre eigenen Begriffe und definieren Sie, was genau gegeben sein muss, damit ein Deal in die nächste Phase wandert.
Verlangen Sie einen Grund, wenn ein Deal als verloren markiert wird. Nach einigen Monaten ist die Liste der Verlustgründe – wie Preis, Timing oder Wahl der Konkurrenz – einer der wertvollsten Berichte, die ein kleines Unternehmen haben kann.
Welche Felder und Daten sollten erfasst werden?
Halten Sie Pflichtfelder auf ein Minimum beschränkt. Jedes zusätzliche Feld verringert die Wahrscheinlichkeit, dass der Datensatz ausgefüllt wird. Beginnen Sie mit Name, Unternehmen, E-Mail, Telefon, Lead-Quelle, Deal-Wert und erwartetem Abschlussdatum.
Die Lead-Quelle ist für das Marketing von größter Bedeutung. Nutzen Sie versteckte Felder in Website-Formularen, um UTM-Parameter zu erfassen, damit bei jedem Kontakt ersichtlich ist, ob er über Google Ads, organische Suche, Instagram oder eine Empfehlung kam. HubSpot und die meisten CRMs erfassen die Originalquelle automatisch, sobald ihr Tracking-Code auf der Website eingebunden ist.
Was sollten Sie zuerst automatisieren und was kann warten?
Automatisieren Sie Aufgaben, die Menschen vergessen, nicht solche, die Urteilsvermögen erfordern. Ein paar kleine Automatisierungen sparen jede Woche Stunden ein.
- Erstellen Sie automatisch einen Kontakt und einen Deal, sobald ein Website-Formular abgeschickt wird.
- Weisen Sie neue Leads einem zuständigen Mitarbeiter zu und senden Sie ihm eine Benachrichtigung.
- Erstellen Sie eine Follow-up-Aufgabe, wenn ein Angebot versendet wurde, fällig ein paar Tage später.
- Senden Sie eine kurze Bestätigungs-E-Mail, wenn jemand einen Termin bucht.
- Verschieben Sie einen Deal auf „Gewonnen“, sobald eine Rechnung als bezahlt markiert wird, sofern das CRM mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbunden ist.
Warten Sie mit langen E-Mail-Sequenzen und Lead-Scoring, bis Sie über Daten aus mehreren Monaten verfügen. Ohne diese raten Sie nur, welche Verhaltensweisen auf einen guten Lead hindeuten.
Wie bringen Sie Ihr Team dazu, das System auch wirklich zu nutzen?
Die Akzeptanz ist der Punkt, an dem die meisten CRM-Projekte in kleinen Unternehmen scheitern. Machen Sie das CRM zum einzigen Ort, an dem bestimmte Dinge passieren. Wenn das wöchentliche Vertriebsmeeting anhand der Pipeline-Ansicht stattfindet, pflegen die Mitarbeiter das System. Läuft es stattdessen über eine Tabellenkalkulation, veraltet das CRM.
Installieren Sie die mobile App für alle, die unterwegs oder außerhalb des Büros verkaufen. Verknüpfen Sie E-Mails, damit Gespräche automatisch protokolliert werden. Zeigen Sie jedem Einzelnen, welchen Nutzen er davon hat: weniger vergessene Follow-ups und eine klare Aufgabenliste für jeden Morgen.
Ein 30-Tage-Einführungsplan
- Woche 1: Wählen Sie das Tool aus, importieren Sie die Kontakte des letzten Jahres und richten Sie die Pipeline ein.
- Woche 2: Verbinden Sie E-Mail und Website-Formulare; schulen Sie das Team in einer einstündigen Sitzung.
- Woche 3: Halten Sie das wöchentliche Vertriebsmeeting direkt im CRM ab; korrigieren Sie Felder, die niemand nutzt.
- Woche 4: Fügen Sie zwei oder drei Automatisierungen hinzu; erstellen Sie einen einfachen Bericht über Deals nach Phase und Quelle.
Wororan messen Sie, ob das CRM erfolgreich ist?
Betrachten Sie jeden Monat einige Kennzahlen: Reaktionszeit auf neue Leads, Anzahl offener Deals ohne nächste Aufgabe, Konversionsrate von der Anfrage zum gewonnenen Deal sowie den gewonnenen Umsatz nach Lead-Quellen. Wenn die Reaktionszeiten sinken und weniger Deals ohne nächsten Schritt liegen bleiben, erfüllt das System seinen Zweck.
Verbinden Sie das CRM über Offline-Conversion-Importe mit Google Ads und Meta, sobald Sie bereit sind. So lernen die Werbeplattformen, welche Leads tatsächlich zu Kunden wurden, was oft die Effizienz der Kampagnen steigert.
Wo Sie diese Woche anfangen sollten
Schreiben Sie Ihre aktuellen Verkaufsphasen vom Erstkontakt bis zur Bezahlung auf Papier auf und listen Sie auf, woher Ihre Leads kommen. Melden Sie sich für kostenlose Testversionen von zwei CRMs an, die zu diesem Prozess passen, und importieren Sie die Leads des letzten Monats in beide Systeme.
Nutzen Sie beide Tools eine Woche lang mit echten Gesprächen und wählen Sie dann dasjenige aus, das dem Team leichter fiel. Ein einfacheres Tool, das tatsächlich genutzt wird, schlägt ein mächtiges Tool, das leer bleibt.
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