Microsoft Copilot für ein kleines Unternehmen ist ein KI-Assistent, der in Microsoft 365-Apps wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams integriert ist. Er entwirft E-Mails, fasst Besprechungen zusammen, verwandelt Notizen in Dokumente und erklärt Tabellenkalkulationen. Der beste Einstieg ist eine repetitive Aufgabe, wie das Zusammenfassen langer E-Mail-Threads, unter Verwendung sauberer Dateien, die Copilot tatsächlich lesen kann.
Eine Bäckerei mit drei Standorten, eine Zahnklinik oder eine zehnköpfige Buchhaltungskanzlei haben dasselbe Problem wie ein großes Unternehmen: zu viel Lesen und Schreiben für zu wenige Leute. Copilot repariert nicht das Geschäftsmodell. Es kann Zeit zurückgeben, die für administrative Aufgaben aufgewendet wird, was für einen Inhaber oft die knappe Ressource ist.
Welche Version von Microsoft Copilot benötigt ein kleines Unternehmen?
Microsoft bietet mehrere Produkte unter dem Namen Copilot an, und die Namensgebung hat sich im Laufe der Zeit geändert. Im Großen und Ganzen gibt es ein kostenloses Copilot-Chat-Erlebnis im Web und in Windows sowie ein kostenpflichtiges Add-on für Microsoft 365-Business-Pläne, das innerhalb Ihrer eigenen E-Mails, Dateien und Besprechungen funktioniert. Überprüfen Sie die aktuellen Planseiten von Microsoft auf genaue Namen und Preise zum Zeitpunkt der Erstellung.
Der entscheidende Unterschied ist der Datenzugriff. Der kostenlose Chat beantwortet allgemeine Fragen und kann mit Dateien arbeiten, die Sie hochladen. Die kostenpflichtige Business-Version basiert auf den Daten Ihres Unternehmens über Microsoft Graph, sodass sie die Lieferanten-E-Mail vom letzten Monat finden oder ein Teams-Gespräch zusammenfassen kann, das Sie verpasst haben, während sie die Berechtigungen respektiert, die jeder Benutzer bereits hat.
- Kostenloser Chat: allgemeine Entwürfe, Recherchefragen, Umschreiben von Texten, die Sie einfügen
- Kostenpflichtiges Microsoft 365-Add-on: funktioniert in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams mit Ihren Dateien
- Copilot Studio: erstellt benutzerdefinierte Agenten, normalerweise ein späterer Schritt für die meisten kleinen Firmen
Was sind gute erste Aufgaben für ein lokales Unternehmen?
Wählen Sie Aufgaben, die Sie jede Woche erledigen und die eher Lesen oder Umschreiben als Urteilsvermögen erfordern. Beginnen Sie mit einer, nutzen Sie sie zwei Wochen lang und fügen Sie dann eine weitere hinzu.
- Outlook: fassen Sie einen langen Thread zusammen, bevor Sie antworten, oder entwerfen Sie eine höfliche Antwort an einen Lieferanten
- Teams: erhalten Sie eine Zusammenfassung und Aktionspunkte aus einer aufgezeichneten Besprechung
- Word: verwandeln Sie Stichpunktnotizen in einen ersten Entwurf eines Angebots, einer Richtlinie oder eines Newsletters
- Excel: fragen Sie, was eine Änderung der monatlichen Umsätze verursacht, oder erstellen Sie eine Formel, an die Sie sich nicht erinnern können
- PowerPoint: erstellen Sie ein erstes Deck aus einem Word-Dokument für eine lokale Veranstaltung oder einen Pitch
Ein Florist könnte zum Beispiel Copilot in Outlook bitten, jede Hochzeitsanfrage der letzten Woche in einer Tabelle mit Daten, Budgets und Anfragen zusammenzufassen. Der Inhaber antwortet immer noch persönlich auf jeden Kunden, aber der Überblick dauert Sekunden statt eines ganzen Abends.
Wie sollten Sie Ihre Dateien und Berechtigungen vorbereiten?
Copilot kann nur finden, was in Microsoft 365 gespeichert ist, hauptsächlich OneDrive, SharePoint, Outlook und Teams. Dateien auf einem USB-Stick oder einer persönlichen Dropbox sind für Copilot unsichtbar. Das Verschieben wichtiger Dokumente auf eine freigegebene SharePoint-Website mit klaren Ordnernamen macht die Antworten besser.
Berechtigungen sind wichtiger, als die Leute erwarten. Copilot zeigt einem Benutzer nur das, was dieser Benutzer bereits öffnen kann. Wenn ein alter Ordner mit Gehaltsdaten für alle freigegeben ist, kann Copilot ihn für alle sichtbar machen. Überprüfen Sie die Freigabeeinstellungen für sensible Ordner, bevor Sie Copilot für Mitarbeiter aktivieren.
Excel benötigt saubere Tabellen
Copilot in Excel funktioniert am besten, wenn Daten als Tabelle mit klaren Überschriften formatiert sind. Ein Blatt mit verbundenen Zellen, leeren Zeilen und Notizen, die an den Rändern verstreut sind, erzeugt vage Antworten. Zehn Minuten Aufräumen verbessern die Ergebnisse meist mehr als jeder clevere Prompt.
Was sind die Grenzen und Risiken?
Copilot kann sich irren. Es kann eine Zahl in einer Tabelle falsch lesen oder ein Zitat in einer Besprechungszusammenfassung der falschen Person zuordnen. Behandeln Sie die Ausgabe als Entwurf, den Sie überprüfen, insbesondere bei allem, was an Kunden, Steuerberater oder Regulierungsbehörden gesendet wird.
Es ersetzt auch nicht das Wissen über Ihren lokalen Markt. Es wird nicht wissen, dass die Hauptstraße Ihrer Stadt am Markttag gesperrt ist oder dass ein Stammkunde Telefonanrufe bevorzugt. Dieser Kontext kommt von Ihnen und sollte den Prompts hinzugefügt werden, wenn es darauf ankommt.
Wie messen Sie, ob es die Kosten wert ist?
Wählen Sie eine Aufgabe und stoppen Sie die Zeit für eine Woche ohne Copilot, dann für eine Woche mit Copilot. Notieren Sie die Minuten und ob die Ausgabe eine starke Überarbeitung erforderte. Wenn eine kostenpflichtige Lizenz einem Inhaber ein paar Stunden im Monat spart, ist die Rechnung im Vergleich zum Preis in Ihrer eigenen Währung leicht zu beurteilen.
Fragen Sie auch die Mitarbeiter. Ein Tool, das Zeit spart, aber die Leute frustriert, wird nicht verwendet. Eine kurze wöchentliche Frage, “wobei hat Copilot geholfen und wo stand es im Weg?”, gibt Ihnen dieses Signal.
Das Training sollte kurz und praktisch sein. Eine dreißigminütige Sitzung, die den Mitarbeitern drei gute Prompts, zwei schlechte und die Daten zeigt, die sie niemals einfügen dürfen, bewirkt meist mehr als ein langes Handbuch.
Setzen Sie auch Erwartungen bezüglich der Geschwindigkeit. Copilot kann sich bei großen Dateien oder an geschäftigen Tagen langsam anfühlen, und einige Funktionen werden für Business-Tenants in Phasen eingeführt, sodass eine Funktion, die in einem Microsoft-Video gezeigt wird, möglicherweise noch nicht in Ihrem Konto erscheint.
Entscheiden Sie schließlich, wer im Unternehmen die Lizenzen verwaltet. In einer kleinen Firma ist dies oft der Inhaber oder ein Büroleiter, der Benutzer über das Microsoft 365 Admin Center hinzufügt und entfernt, wenn Mitarbeiter kommen oder gehen.
Wie Alien Road Microsoft Copilot anwendet
Bei einem typischen Engagement für kleine Unternehmen beginnen wir mit einer kurzen Discovery-Sitzung, die aufzeigt, wo der Inhaber und die Mitarbeiter Zeit mit E-Mails, Dokumenten und Berichten verbringen. Wir wählen zwei oder drei Aufgaben mit klarer Wiederholung aus, wie wöchentliche Anfragezusammenfassungen oder monatliche Kampagnenrückblicke.
Die Einrichtung umfasst die Überprüfung des Microsoft 365-Plans, das Verschieben wichtiger Dateien nach SharePoint, die Überprüfung der Freigaben für sensible Ordner und das Schreiben einiger gespeicherter Prompts, die auf das Unternehmen zugeschnitten sind. Für Marketingarbeit verbinden wir die Copilot-Ausgabe oft mit Inhaltskalendern und Werbeberichten, sodass Entwürfe auf echten Kampagnendaten basieren.
Wir messen die Zeit, die vor und nach der Einführung für die ausgewählten Aufgaben aufgewendet wurde, und sammeln Feedback der Mitarbeiter für den ersten Monat. Der Bericht zeigt, welche Aufgaben beibehalten werden sollten, welche gestrichen werden sollten und ob die kostenpflichtige Lizenz für jeden Benutzer oder nur für einige gerechtfertigt ist.
Wo man diese Woche anfangen kann
Öffnen Sie den kostenlosen Copilot-Chat und fügen Sie einen langen E-Mail-Thread ein, den Sie beantworten müssen. Bitten Sie um eine Zusammenfassung und einen Entwurfsentwurf, dann bearbeiten Sie ihn selbst. Wenn Ihnen das Zeit spart, überprüfen Sie Ihren Microsoft 365-Plan und wählen Sie die Personen aus, deren Posteingänge am meisten von der kostenpflichtigen Version profitieren würden.
Weiterlesen: KI-Marketingagentur · KI-Marketing