Küçük işletmeler için Microsoft Copilot, Outlook, Word, Excel, PowerPoint ve Teams gibi Microsoft 365 uygulamalarına yerleşik bir yapay zeka asistanıdır. E-postaları taslak haline getirir, toplantıları özetler, notları belgelere dönüştürür ve elektronik tabloları açıklar. Başlamak için en iyi yer, uzun e-posta dizilerini özetlemek gibi tekrarlayan bir görev ve Copilot’un gerçekten okuyabileceği temiz dosyalar kullanmaktır.
Üç şubesi olan bir fırın, bir diş kliniği veya on kişilik bir muhasebe firması, büyük bir şirketle aynı soruna sahiptir: çok az insan için çok fazla okuma ve yazma. Copilot iş modelini düzeltmez. İşletme sahibi için genellikle kıt bir kaynak olan idari işlere harcanan zamanı geri kazandırabilir.
Küçük bir işletmenin hangi Microsoft Copilot sürümüne ihtiyacı var?
Microsoft, Copilot adı altında birkaç ürün sunmaktadır ve isimlendirme zaman içinde değişmiştir. Genel olarak, web’de ve Windows’ta ücretsiz bir Copilot sohbet deneyimi ve kendi e-postalarınız, dosyalarınız ve toplantılarınız içinde çalışan Microsoft 365 iş planları için ücretli bir eklenti mevcuttur. Yazının yazıldığı tarihteki tam isimler ve fiyatlar için Microsoft’un güncel plan sayfalarını kontrol edin.
Önemli olan fark veri erişimidir. Ücretsiz sohbet genel soruları yanıtlar ve içine yüklediğiniz dosyalarla çalışabilir. Ücretli iş sürümü, Microsoft Graph aracılığıyla kuruluşunuzun verilerine dayanır, bu nedenle her kullanıcının zaten sahip olduğu izinlere saygı duyarak geçen ayın tedarikçi e-postasını bulabilir veya kaçırdığınız bir Teams aramasını özetleyebilir.
- Ücretsiz sohbet: genel taslak oluşturma, araştırma soruları, yapıştırdığınız metni yeniden yazma
- Ücretli Microsoft 365 eklentisi: Outlook, Word, Excel, PowerPoint ve Teams içinde dosyalarınızla çalışır
- Copilot Studio: özel aracılar oluşturur, genellikle çoğu küçük firma için daha sonraki bir adımdır
Yerel bir işletme için iyi ilk görevler nelerdir?
Her hafta yaptığınız, yargılamadan ziyade okumayı veya yeniden yazmayı içeren görevleri seçin. Bir tanesiyle başlayın, iki hafta kullanın, sonra bir başkasını ekleyin.
- Outlook: yanıtlamadan önce uzun bir diziyi özetleyin veya bir tedarikçiye nazik bir yanıt taslağı hazırlayın
- Teams: kaydedilmiş bir toplantıdan özet ve eylem öğeleri alın
- Word: madde işaretli notları bir teklifin, politikanın veya bültenin ilk taslağına dönüştürün
- Excel: aylık satışlardaki değişimin nedenini sorun veya hatırlayamadığınız bir formül oluşturun
- PowerPoint: yerel bir etkinlik veya sunum için bir Word belgesinden ilk slayt destesini oluşturun
Örneğin bir çiçekçi, Outlook’taki Copilot’tan geçen haftaki tüm düğün taleplerini tarihler, bütçeler ve isteklerden oluşan bir tabloda özetlemesini isteyebilir. İşletme sahibi her müşteriye hala şahsen yanıt verir, ancak genel bakış bir akşam değil, saniyeler sürer.
Dosyalarınızı ve izinlerinizi nasıl hazırlamalısınız?
Copilot yalnızca Microsoft 365’te, esas olarak OneDrive, SharePoint, Outlook ve Teams’de depolananları bulabilir. USB bellekteki veya kişisel Dropbox’taki dosyalar onun için görünmezdir. Önemli belgeleri net klasör adlarıyla paylaşılan bir SharePoint sitesine taşımak yanıtları daha iyi hale getirir.
İzinler insanların beklediğinden daha önemlidir. Copilot bir kullanıcıya yalnızca o kullanıcının zaten açabileceği şeyleri gösterir. Maaş verilerini içeren eski bir klasör herkesle paylaşılmışsa, Copilot bunu herkese gösterebilir. Personel için Copilot’u açmadan önce hassas klasörlerdeki paylaşım ayarlarını gözden geçirin.
Excel’in düzenli tablolara ihtiyacı vardır
Excel’deki Copilot, veriler net başlıklı bir tablo olarak biçimlendirildiğinde en iyi şekilde çalışır. Birleştirilmiş hücreleri, boş satırları ve kenarlara dağılmış notları olan bir sayfa belirsiz yanıtlar üretir. On dakikalık bir temizlik genellikle sonuçları herhangi bir akıllı komuttan daha fazla iyileştirir.
Sınırlamalar ve riskler nelerdir?
Copilot yanılabilir. Bir elektronik tablodaki bir sayıyı yanlış okuyabilir veya bir toplantı özetinde bir alıntıyı yanlış kişiye atfedebilir. Çıktısını, özellikle müşterilere, vergi danışmanlarına veya düzenleyicilere gönderilen her şeyi kontrol ettiğiniz bir taslak olarak değerlendirin.
Ayrıca yerel pazar bilginizin yerini almaz. Şehrinizin ana caddesinin pazar günü kapalı olduğunu veya düzenli bir müşterinizin telefon görüşmelerini tercih ettiğini bilmeyecektir. Bu bağlam sizden gelir ve önemli olduğunda komutlara eklenmelidir.
Maliyetine değip değmediğini nasıl ölçersiniz?
Bir görev seçin ve Copilot olmadan bir hafta, sonra onunla bir hafta süre tutun. Dakikaları ve çıktının ağır bir düzenlemeye ihtiyacı olup olmadığını not edin. Ücretli bir lisans işletme sahibine ayda birkaç saat kazandırıyorsa, matematiği kendi para biriminizdeki fiyatla karşılaştırmak kolaydır.
Personele de sorun. Zaman kazandıran ancak insanları hayal kırıklığına uğratan bir araç kullanılmayacaktır. Kısa haftalık bir soru, “Copilot neye yardımcı oldu ve nerede engel oldu?”, size bu sinyali verir.
Eğitim kısa ve pratik olmalıdır. Personele üç iyi komut, iki kötü komut ve asla yapıştırmamaları gereken verileri gösteren otuz dakikalık bir oturum genellikle uzun bir kılavuzdan daha fazlasını yapar.
Hız konusunda da beklentileri belirleyin. Copilot büyük dosyalarda veya yoğun günlerde yavaş hissedilebilir ve bazı özellikler iş kiracılarına aşamalı olarak sunulur, bu nedenle bir Microsoft videosunda gösterilen bir özellik henüz hesabınızda görünmeyebilir.
Son olarak, işletmede lisansları kimin yöneteceğine karar verin. Küçük bir firmada bu genellikle, personel katıldığında veya ayrıldığında Microsoft 365 yönetim merkezi aracılığıyla kullanıcıları ekleyen ve kaldıran işletme sahibi veya ofis yöneticisidir.
Alien Road Microsoft Copilot’u nasıl uyguluyor
Tipik bir küçük işletme etkileşiminde, işletme sahibinin ve personelin e-posta, belgeler ve raporlama üzerinde nerede zaman harcadığını haritalayan kısa bir keşif oturumuyla başlıyoruz. Haftalık talep özetleri veya aylık kampanya özetleri gibi net tekrarlara sahip iki veya üç görev seçiyoruz.
Kurulum, Microsoft 365 planını kontrol etmeyi, önemli dosyaları SharePoint’e taşımayı, hassas klasörlerdeki paylaşımı gözden geçirmeyi ve işletmeye özel birkaç kaydedilmiş komut yazmayı içerir. Pazarlama çalışmaları için genellikle Copilot çıktısını içerik takvimlerine ve reklam raporlarına bağlıyoruz, böylece taslaklar gerçek kampanya verilerinden başlar.
Seçilen görevlerde öncesinde ve sonrasında harcanan zamanı ölçüyor ve ilk ay için personel geri bildirimi topluyoruz. Rapor, hangi görevlerin tutulacağını, hangilerinin bırakılacağını ve ücretli lisansın her kullanıcı için mi yoksa sadece birkaçı için mi haklı olduğunu gösteriyor.
Bu hafta nereden başlamalı
Ücretsiz Copilot sohbetini açın ve yanıtlamanız gereken uzun bir e-posta dizisini yapıştırın. Bir özet ve taslak yanıt isteyin, ardından kendiniz düzenleyin. Bu size zaman kazandırıyorsa, Microsoft 365 planınızı gözden geçirin ve gelen kutuları ücretli sürümden en çok yararlanacak kişileri seçin.
Okumaya devam edin: Yapay Zeka Pazarlama Ajansı · Yapay Zeka Pazarlaması