Microsoft Copilot para profesionales del marketing

El nombre abarca varios productos, lo que causa confusión. La aplicación gratuita Copilot y la barra lateral de Edge funcionan como un asistente de chat general con acceso a la web. Microsoft 365 Copilot es un complemento de pago para cuentas empresariales que puede leer el contenido de su trabajo, como archivos en OneDrive y SharePoint, correos electrónicos y chats, y actuar dentro de las aplicaciones de Office.

También existe Copilot Studio, una herramienta para crear agentes personalizados, y funciones de Copilot dentro de Dynamics 365 Customer Insights para la automatización del marketing. La mayoría de los equipos comienzan con Microsoft 365 Copilot, porque ahí es donde ocurre la redacción y el análisis diario. La licencia y los precios cambian a menudo, así que consulte la página actual del plan de Microsoft 365 antes de presupuestar.

Su característica más fuerte es la base en su propio contenido. Pídale a Copilot en Word que redacte un resumen de campaña basado en el informe del último trimestre y las directrices de marca del cliente, y puede hacer referencia a esos archivos directamente. Eso ahorra el paso de copiar y pegar que necesitan los chatbots generales.

• Word: borradores iniciales de resúmenes, comunicados de prensa y propuestas a partir de archivos referenciados
• Excel: fórmulas, sugerencias de tablas dinámicas y preguntas en lenguaje sencillo sobre una exportación de campaña
• Outlook: resúmenes de hilos largos de clientes y borradores de respuestas en su tono
• Teams: resúmenes de reuniones, elementos de acción y respuestas a ‘qué decidimos sobre el presupuesto’
• PowerPoint: una presentación inicial a partir de un documento de Word, que luego necesita el toque de un diseñador

Los resúmenes de reuniones suelen ser la primera función que la gente sigue usando. Una llamada de estado semanal con un cliente produce un resumen, una lista de tareas y las preguntas abiertas, todo lo cual se puede buscar más tarde. La transcripción debe estar activada y los participantes deben saber que se está ejecutando.

Copilot no es una herramienta de marketing especializada. No conoce sus volúmenes de palabras clave, el rendimiento de su cuenta publicitaria o su embudo de CRM a menos que esos datos residan en archivos o sistemas conectados a los que pueda acceder. Para una investigación profunda de SEO u optimización de anuncios, las plataformas dedicadas siguen haciendo el trabajo pesado.

La calidad creativa también necesita un editor humano. Los borradores tienden a ser genéricos hasta que usted da instrucciones precisas y ejemplos. La generación de imágenes a través de Designer es útil para maquetas, pero los visuales listos para la marca generalmente requieren una herramienta de diseño y un diseñador. El análisis de Excel funciona mejor en tablas limpias con encabezados claros; las exportaciones desordenadas producen respuestas desordenadas.

• Sin acceso nativo a datos de Google Ads, Meta Ads o GA4 sin exportaciones o conectores
• La calidad de la salida depende en gran medida del detalle del prompt y de los archivos de origen
• Problemas de permisos: Copilot puede mostrar cualquier archivo que un usuario pueda abrir, incluidos los antiguos que nadie recordaba haber compartido
• El soporte de idiomas es amplio, pero el tono en turco y otros idiomas que no son inglés necesita una revisión adicional

La mayor tarea de preparación no es el prompting. Es la higiene de archivos. Debido a que Copilot respeta los permisos existentes, una carpeta compartida con ‘todos’ hace tres años se vuelve buscable por un asistente que responde preguntas en segundos. Revise la configuración de uso compartido de SharePoint antes de activarlo.

• Audite el uso compartido de SharePoint y OneDrive, especialmente los enlaces configurados para cualquier persona de la organización
• Cree una carpeta limpia de directrices de marca actuales, tono de voz y afirmaciones aprobadas
• Acuerde qué no puede incluirse en los prompts, como datos financieros no publicados
• Elija tres tareas repetibles para un grupo piloto de cinco a diez personas
• Mida el tiempo ahorrado con un registro simple de antes y después durante cuatro semanas

Los buenos prompts de Copilot nombran el objetivo, la fuente y el formato. ‘Resume esto’ es débil. ‘Usando el informe del Q3 adjunto y la guía de marca en la carpeta de Marketing, escriba un resumen de una página para la campaña de invierno con objetivo, audiencia, tres mensajes clave y rango de presupuesto’ le da a Copilot un trabajo claro y le dice qué archivos leer.

Use la opción de barra diagonal o referencia de archivo para señalar documentos específicos, en lugar de esperar que Copilot encuentre la versión correcta. Los borradores antiguos con nombres similares son una fuente común de respuestas incorrectas. Guardar los prompts en un documento compartido también mantiene la calidad constante cuando se unen nuevos miembros al equipo.

• Establezca el rol: ‘actúe como el líder de cuenta preparándose para una llamada con el cliente’
• Nombre los archivos a usar y los archivos a ignorar
• Establezca longitud y estructura: lista de viñetas, tabla, una página
• Dé un ejemplo del tono que desea
• Pida preguntas abiertas al final, para que las brechas sean visibles

Copilot no aprende su voz por sí solo. El enfoque confiable es un documento corto de tono de voz con ejemplos reales de copias aprobadas, almacenado en una ubicación a la que todos puedan hacer referencia. Cada prompt de escritura apunta a él. Con el tiempo, el equipo agrega ejemplos de antes y después donde un editor corrigió un borrador, lo que hace que la guía sea más nítida.

Una edición humana final permanece en el proceso. Copilot puede producir un primer borrador limpio en minutos, pero las afirmaciones, los precios y la redacción legal necesitan a alguien responsable para verificarlos. El tiempo ahorrado está en la página en blanco, no en la aprobación.