Das Hauptrisiko von Microsoft Copilot für ein Marketingteam besteht nicht darin, dass es Dinge erfindet, obwohl es das manchmal tut. Das größere Risiko ist, dass es Dateien an die Oberfläche bringt, die Mitarbeiter zwar öffnen konnten, von deren Existenz sie aber nichts wussten. Legen Sie vor einer Einführung eine Bereinigungsstrategie für Berechtigungen, Vertraulichkeits-Labels, eine Nutzungsrichtlinie und eine Überprüfungsregel für alles fest, was das Unternehmen verlässt.
Microsoft verwendet den Namen Copilot für mehrere Produkte. Dieser Artikel konzentriert sich auf Microsoft 365 Copilot, den kostenpflichtigen Assistenten, der in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams integriert ist und über Microsoft Graph auf die Daten Ihres Unternehmens zugreift. Die kostenlose Consumer-Copilot-App und GitHub Copilot folgen anderen Regeln und sind hier nicht Gegenstand.
Was macht Microsoft 365 Copilot eigentlich?
Copilot entwirft Dokumente, fasst E-Mail-Threads und Besprechungen zusammen, erstellt Folien aus einer Word-Datei und beantwortet Fragen mithilfe von Inhalten aus SharePoint, OneDrive, Teams-Chats und E-Mails. Es respektiert die Berechtigungen, die jeder Benutzer bereits hat. Wenn eine Person eine Datei öffnen kann, kann Copilot sie in ihrem Namen lesen und daraus zitieren.
Dieses Design ist sinnvoll und gleichzeitig die Quelle der meisten Probleme. Viele Unternehmen haben jahrelange Überfreigaben: ein Preisblatt auf einer Team-Site, das auf “jeder” eingestellt ist, ein Ordner mit Gehaltsdaten, der per Link geteilt wurde, Kundenverträge in einem Kanal, dem das halbe Unternehmen einmal beigetreten ist. Die Suche hat diese nie sichtbar gemacht. Ein Assistent für natürliche Sprache tut dies.
Welche Risiken treten in Marketingteams zuerst auf?
Marketingteams verarbeiten eine Mischung aus öffentlichen und sensiblen Materialien. Kampagnenpläne, unveröffentlichte Produktdetails, Agenturhonorare, Influencer-Verträge und Kundenlisten liegen oft nebeneinander. Die folgenden Probleme sind diejenigen, die Teams in den ersten Wochen normalerweise melden.
- Überfreigabe: Copilot beantwortet eine Frage mit Inhalten aus einer Datei, auf die der Benutzer keinen Zugriff hätte haben dürfen
- Selbstbewusste Fehler: Zusammenfassungen, die eine Bedingung weglassen, zwei Besprechungen zusammenführen oder ein Zitat der falschen Person zuordnen
- Veraltete Quellen: ein Entwurf eines Briefings aus dem letzten Jahr, der zitiert wird, als wäre er aktuell
- Leck durch Weiterleitung: eine von Copilot geschriebene E-Mail, die interne Zahlen in eine Nachricht an einen Partner einfügt
- Tonalitätsdrift: Texte, die zwar poliert, aber generisch klingen, was eine unverwechselbare Markenstimme schwächt
Grenzen, die man kennen sollte, bevor man etwas verspricht
Copilot ist gut bei ersten Entwürfen und Zusammenfassungen. Es ist schwächer bei Arbeiten, die frisches Marktwissen, exakte Zahlen oder einen spezifischen Markenstil erfordern. Es kann nur verwenden, was es erreichen kann, daher wird ein Strategie-Deck, das aus dünnen internen Dokumenten erstellt wurde, dünn sein.
Die Excel-Unterstützung funktioniert am besten bei gut strukturierten Tabellen. Unordentliche Exporte mit verbundenen Zellen und Freitextspalten führen zu wackeligen Analysen. Besprechungszusammenfassungen hängen von der Transkription ab, und die Transkription hängt von der Audioqualität und davon ab, ob Leute durcheinander sprechen. Behandeln Sie jede Zusammenfassung als Entwurf, bis jemand, der teilgenommen hat, sie gelesen hat.
Welche Governance-Regeln sollten Sie zuerst festlegen?
Governance muss nicht schwerfällig sein. Fünf Regeln, auf einer Seite geschrieben und von Marketing, IT und Rechtsabteilung unterzeichnet, decken den Großteil des Risikos ab.
1. Berechtigungen vor Lizenzen bereinigen
Führen Sie einen Freigabebericht im SharePoint Admin Center aus und suchen Sie nach Websites und Dateien, die für jeden oder per anonymem Link freigegeben sind. Microsoft bietet hierfür Tools wie SharePoint Advanced Management und Datenzugriffs-Governance-Berichte an. Beheben Sie zuerst die schlimmsten Bereiche: Finanzen, Personal, Recht und Kundenverträge.
2. Vertraulichkeits-Labels anwenden
Mit Microsoft Purview Vertraulichkeits-Labels können Sie Dateien als Vertraulich oder Hochvertraulich markieren und steuern, wie sie geteilt werden können. Copilot respektiert diese Labels, und Inhalte, die aus einer markierten Datei erstellt wurden, können das Label erben. Beginnen Sie mit drei oder vier Labels; zehn Labels, die niemand versteht, sind schlimmer als gar keine.
3. Schreiben Sie eine kurze Richtlinie zur akzeptablen Nutzung
Legen Sie fest, was gefragt werden darf, was niemals aus externen Systemen eingefügt werden darf und wen man anrufen soll, wenn Copilot etwas zurückgibt, das es nicht sollte. Halten Sie es unter einer Seite.
4. Erfordern Sie eine menschliche Überprüfung für externe Ausgaben
Jeder von Copilot entworfene Text, der an einen Kunden, Journalisten oder Verbraucher geht, wird von einer Person gelesen, die Fakten, Zahlen und Namen überprüft. Diese eine Regel verhindert die meisten öffentlichen Fehler.
5. Entscheiden Sie, wie Prompts und Antworten gespeichert werden
Copilot-Interaktionen können für Audit und eDiscovery über Purview gespeichert und durchsucht werden. Entscheiden Sie mit der Rechtsabteilung, wie lange, und teilen Sie den Mitarbeitern mit, dass diese Protokolle existieren.
Wie sollte eine Einführung sequenziert werden?
Eine phasenweise Einführung begrenzt den Schaden, während Sie lernen. Ein häufiges Muster sieht wie folgt aus.
- Woche 1 bis 2: Bereinigung der Berechtigungen und Design der Labels, noch keine Lizenzen
- Woche 3 bis 6: Pilot mit 10 bis 20 Benutzern aus den Bereichen Content, Analytics und Account Management
- Woche 7: Vorfälle überprüfen, die besten Prompts sammeln, Richtlinie aktualisieren
- Woche 8 und danach: breitere Einführung mit einer 30-minütigen Schulung pro Team
Bitten Sie die Benutzer während des Piloten, pro Woche ein nützliches Ergebnis und ein schlechtes Ergebnis zu protokollieren. Dieses Protokoll ist nützlicher als eine Zufriedenheitsumfrage, da es zeigt, wo das Tool hilft und wo es in die Irre führt.
Wie Alien Road Microsoft Copilot in der Kundenarbeit einsetzt
In einem typischen Engagement beginnen wir mit einer Discovery-Sitzung, die sich auf die Marketing-Workflows konzentriert, die die meisten Stunden verschlingen: wöchentliche Berichte, Kampagnenbriefings, Besprechungsnachbereitungen und erste Entwürfe von Langform-Inhalten. Wir bilden ab, welche davon von internen Dateien abhängen und welche externe Daten benötigen, die Copilot nicht hat.
Die Einrichtung bedeutet eine geteilte Prompt-Bibliothek in Teams, eine Vorlage für Briefings, die Copilot zuverlässig ausfüllen kann, und einen Überprüfungsschritt, der in jeden Workflow geschrieben ist. Wir messen dann die Zeit, die für die ausgewählten Aufgaben vor und nachher aufgewendet wurde, unter Verwendung der eigenen Zeiterfassungen oder Aufgabenschätzungen des Teams anstelle von Herstellerangaben, und berichten dies monatlich zusammen mit dem Vorfallprotokoll. Die Arbeit an Berechtigungen und Labels bleibt beim IT-Team des Kunden; wir markieren, was wir finden.
Wo man diese Woche anfangen sollte
Fragen Sie die IT nach einer Liste der zehn SharePoint-Sites mit der breitesten Freigabe. Öffnen Sie jede einzelne mit jemandem aus dem Marketing und entscheiden Sie, notfalls Datei für Datei, was eingeschränkt werden sollte.
Entwerfen Sie gleichzeitig die einseitige Richtlinie und wählen Sie Ihre Pilotgruppe aus. Leute, die viel schreiben und sich über Besprechungen beschweren, sind die besten Tester, weil sie Copilot bei den Aufgaben, bei denen es sich am meisten beweisen muss, stark fordern werden.
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