Le principal risque de Microsoft Copilot pour une équipe marketing n’est pas qu’il invente des choses, bien qu’il le fasse parfois. Le risque majeur est qu’il fasse remonter des fichiers que les gens pouvaient déjà ouvrir mais dont ils ignoraient l’existence. Avant un déploiement, mettez en place un nettoyage des autorisations, des étiquettes de sensibilité, une politique d’utilisation et une règle de révision pour tout ce qui sort de l’entreprise.
Microsoft utilise le nom Copilot pour plusieurs produits. Cet article se concentre sur Microsoft 365 Copilot, l’assistant payant intégré à Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams, qui fonctionne sur les données de votre organisation via Microsoft Graph. L’application grand public gratuite Copilot et GitHub Copilot suivent des règles différentes et ne sont pas abordées ici.
Que fait réellement Microsoft 365 Copilot ?
Copilot rédige des documents, résume des fils de discussion par e-mail et des réunions, crée des diapositives à partir d’un fichier Word et répond aux questions en utilisant le contenu de SharePoint, OneDrive, des chats Teams et des e-mails. Il respecte les autorisations que chaque utilisateur possède déjà. Si une personne peut ouvrir un fichier, Copilot peut le lire en son nom et le citer.
Cette conception est raisonnable, et c’est aussi la source de la plupart des problèmes. De nombreuses entreprises ont des années de partage excessif : une feuille de prix sur un site d’équipe configurée pour “tout le monde”, un dossier de données salariales partagé par lien, des contrats clients dans un canal que la moitié de l’entreprise a rejoint une fois. La recherche ne les a jamais rendus visibles. Un assistant en langage naturel le fait.
Quels risques apparaissent en premier dans les équipes marketing ?
Les équipes marketing traitent un mélange de matériel public et sensible. Les plans de campagne, les détails de produits non encore lancés, les tarifs des agences, les contrats d’influenceurs et les listes de clients cohabitent souvent. Les problèmes suivants sont ceux que les équipes signalent généralement au cours des premières semaines.
- Partage excessif : Copilot répond à une question avec le contenu d’un fichier auquel l’utilisateur n’aurait pas dû avoir accès
- Erreurs confiantes : résumés qui omettent une condition, fusionnent deux réunions ou attribuent une citation à la mauvaise personne
- Sources obsolètes : un brouillon de brief de l’année dernière cité comme s’il était actuel
- Fuite par transfert : un e-mail rédigé par Copilot qui colle des chiffres internes dans un message à un partenaire
- Dérive du ton : des textes qui semblent polis mais génériques, ce qui affaiblit une voix de marque distinctive
Limites à connaître avant de promettre quoi que ce soit
Copilot est bon pour les premiers brouillons et les résumés. Il est plus faible pour le travail nécessitant des connaissances fraîches du marché, des chiffres exacts ou un style de marque spécifique. Il ne peut utiliser que ce qu’il peut atteindre, donc une présentation stratégique construite à partir de documents internes maigres sera maigre.
Le support Excel fonctionne mieux sur des tableaux bien structurés. Les exportations désordonnées avec des cellules fusionnées et des colonnes de texte libre produisent des analyses instables. Les résumés de réunions dépendent de la transcription, et la transcription dépend de la qualité audio et du fait que les gens parlent les uns sur les autres. Traitez chaque résumé comme un brouillon jusqu’à ce que quelqu’un qui y a assisté l’ait lu.
Quelles règles de gouvernance devez-vous définir en priorité ?
La gouvernance n’a pas besoin d’être lourde. Cinq règles, écrites sur une page et signées par le marketing, l’informatique et le service juridique, couvrent la majeure partie de l’exposition.
1. Nettoyez les autorisations avant les licences
Exécutez un rapport de partage dans l’administration SharePoint et recherchez les sites et fichiers partagés avec tout le monde ou par lien anonyme. Microsoft fournit des outils tels que SharePoint Advanced Management et des rapports de gouvernance d’accès aux données pour cela. Corrigez d’abord les zones les plus critiques : finance, RH, juridique et contrats clients.
2. Appliquez des étiquettes de sensibilité
Les étiquettes de sensibilité Microsoft Purview vous permettent de marquer les fichiers comme Confidentiel ou Hautement confidentiel et de contrôler la manière dont ils peuvent être partagés. Copilot respecte ces étiquettes, et le contenu créé à partir d’un fichier étiqueté peut hériter de l’étiquette. Commencez avec trois ou quatre étiquettes ; dix étiquettes que personne ne comprend sont pires que rien du tout.
3. Rédigez une courte politique d’utilisation acceptable
Indiquez ce qui peut être demandé, ce qui ne doit jamais être collé depuis des systèmes externes et qui appeler lorsque Copilot renvoie quelque chose qu’il ne devrait pas. Gardez cela sur moins d’une page.
4. Exigez une révision humaine pour la sortie externe
Tout texte rédigé par Copilot destiné à un client, un journaliste ou un consommateur doit être lu par une personne qui vérifie les faits, les chiffres et les noms. Cette règle unique évite la plupart des erreurs publiques.
5. Décidez comment les prompts et les réponses sont conservés
Les interactions Copilot peuvent être conservées et recherchées via Purview pour l’audit et l’eDiscovery. Décidez avec le service juridique de la durée de conservation et informez le personnel de l’existence de ces journaux.
Comment un déploiement doit-il être séquencé ?
Un déploiement par phases limite les dégâts pendant que vous apprenez. Un modèle courant est le suivant.
- Semaines 1 à 2 : nettoyage des autorisations et conception des étiquettes, pas encore de licences
- Semaines 3 à 6 : pilote avec 10 à 20 utilisateurs sur le contenu, l’analyse et la gestion de compte
- Semaine 7 : examiner les incidents, collecter les meilleurs prompts, mettre à jour la politique
- Semaine 8 et au-delà : déploiement plus large avec une session de formation de 30 minutes par équipe
Pendant le pilote, demandez aux utilisateurs d’enregistrer un résultat utile et un mauvais résultat par semaine. Ce journal est plus utile qu’une enquête de satisfaction, car il montre où l’outil aide et où il induit en erreur.
Comment Alien Road applique Microsoft Copilot dans le travail client
Dans une mission typique, nous commençons par une session de découverte axée sur les flux de travail marketing qui consomment le plus d’heures : rapports hebdomadaires, briefs de campagne, suivi de réunions et premiers brouillons de contenu long. Nous cartographions ceux qui dépendent de fichiers internes et ceux qui ont besoin de données externes que Copilot n’a pas.
La configuration signifie une bibliothèque de prompts partagée dans Teams, un modèle pour les briefs que Copilot peut remplir de manière fiable et une étape de révision écrite dans chaque flux de travail. Nous mesurons ensuite le temps passé sur les tâches sélectionnées avant et après, en utilisant les propres feuilles de temps ou estimations de tâches de l’équipe plutôt que les affirmations du fournisseur, et nous le rapportons mensuellement avec le journal des incidents. Le travail sur les autorisations et les étiquettes reste avec l’équipe informatique du client ; nous signalons ce que nous trouvons.
Par où commencer cette semaine
Demandez à l’informatique une liste des dix sites SharePoint avec le partage le plus large. Ouvrez chacun d’eux avec quelqu’un du marketing et décidez, fichier par fichier si nécessaire, ce qui doit être restreint.
En même temps, rédigez la politique d’une page et choisissez votre groupe pilote. Les personnes qui écrivent beaucoup et se plaignent des réunions sont les meilleurs testeurs, car elles pousseront Copilot dans ses retranchements sur les tâches où il a le plus à prouver.
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