Bir pazarlama ekibi için Microsoft Copilot’un ana riski, bazen yaptığı gibi bir şeyler uydurması değildir. Daha büyük risk, insanların zaten açabileceği ancak varlığından haberdar olmadığı dosyaları gün yüzüne çıkarmasıdır. Kullanıma almadan önce izin temizliği, gizlilik etiketleri, bir kullanım politikası ve şirketten çıkan her şey için bir inceleme kuralı belirleyin.
Microsoft, Copilot adını birkaç ürün için kullanmaktadır. Bu makale, Word, Excel, PowerPoint, Outlook ve Teams’e entegre edilmiş, Microsoft Graph aracılığıyla kuruluşunuzun verileri üzerinde çalışan ücretli asistan Microsoft 365 Copilot’a odaklanmaktadır. Ücretsiz tüketici Copilot uygulaması ve GitHub Copilot farklı kurallara tabidir ve burada kapsam dışıdır.
Microsoft 365 Copilot aslında ne yapar?
Copilot belgeler taslaklar, e-posta dizilerini ve toplantıları özetler, bir Word dosyasından slaytlar oluşturur ve SharePoint, OneDrive, Teams sohbetleri ve postadaki içerikleri kullanarak soruları yanıtlar. Her kullanıcının zaten sahip olduğu izinlere saygı duyar. Bir kişi bir dosyayı açabiliyorsa, Copilot onun adına dosyayı okuyabilir ve alıntı yapabilir.
Bu tasarım mantıklıdır ve aynı zamanda çoğu sorunun kaynağıdır. Birçok şirkette yıllardır süregelen aşırı paylaşım vardır: bir ekip sitesinde “herkes” için ayarlanmış bir fiyat listesi, bağlantı ile paylaşılan maaş verileri klasörü, şirketin yarısının bir kez katıldığı bir kanaldaki müşteri sözleşmeleri. Arama sistemi bunları hiçbir zaman görünür kılmamıştı. Doğal dil asistanı ise bunu yapar.
Pazarlama ekiplerinde hangi riskler ilk olarak ortaya çıkar?
Pazarlama ekipleri hem halka açık hem de hassas materyallerle çalışır. Kampanya planları, yayınlanmamış ürün detayları, ajans ücretleri, influencer sözleşmeleri ve müşteri listeleri genellikle yan yanadır. Aşağıdaki sorunlar, ekiplerin genellikle ilk haftalarda bildirdiği sorunlardır.
- Aşırı paylaşım: Copilot, kullanıcının erişmemesi gereken bir dosyadaki içerikle bir soruyu yanıtlar
- Kendinden emin hatalar: bir koşulu atlayan, iki toplantıyı birleştiren veya bir alıntıyı yanlış kişiye atfeden özetler
- Eski kaynaklar: geçen yılın taslak brifi sanki güncelmiş gibi alıntılanır
- Yönlendirme yoluyla sızıntı: Copilot tarafından yazılmış, dahili rakamları bir iş ortağına gönderilen mesaja yapıştıran bir e-posta
- Ton kayması: cilalı ancak genel duyulan, ayırt edici bir marka sesini zayıflatan metin
Herhangi bir söz vermeden önce bilinmesi gereken sınırlar
Copilot ilk taslaklar ve özetler konusunda iyidir. Taze pazar bilgisi, kesin rakamlar veya belirli bir marka stili gerektiren işlerde daha zayıftır. Sadece ulaşabildiği verileri kullanabilir, bu nedenle ince dahili belgelerden oluşturulan bir strateji sunumu da ince olacaktır.
Excel desteği, iyi yapılandırılmış tablolarda en iyi şekilde çalışır. Birleştirilmiş hücrelere ve serbest metin sütunlarına sahip düzensiz dışa aktarımlar, sallantılı analizler üretir. Toplantı özetleri transkripsiyona, transkripsiyon ise ses kalitesine ve insanların birbirinin sözünü kesip kesmediğine bağlıdır. Katılan biri okuyana kadar her özeti bir taslak olarak değerlendirin.
Hangi yönetişim kurallarını ilk olarak belirlemelisiniz?
Yönetişim ağır olmak zorunda değildir. Bir sayfaya yazılmış ve pazarlama, BT ve hukuk departmanları tarafından imzalanmış beş kural, risklerin çoğunu kapsar.
1. Lisanslardan önce izinleri temizleyin
SharePoint yöneticisinde bir paylaşım raporu çalıştırın ve herkesle veya anonim bağlantıyla paylaşılan siteleri ve dosyaları arayın. Microsoft bunun için SharePoint Advanced Management ve veri erişim yönetişim raporları gibi araçlar sağlar. Önce en kötü alanları düzeltin: finans, İK, hukuk ve müşteri sözleşmeleri.
2. Gizlilik etiketlerini uygulayın
Microsoft Purview gizlilik etiketleri, dosyaları Gizli veya Çok Gizli olarak işaretlemenize ve nasıl paylaşılabileceklerini kontrol etmenize olanak tanır. Copilot bu etiketlere saygı duyar ve etiketli bir dosyadan oluşturulan içerik etiketi devralabilir. Üç veya dört etiketle başlayın; kimsenin anlamadığı on etiket, hiç etiket olmamasından daha kötüdür.
3. Kısa bir kabul edilebilir kullanım politikası yazın
Nelerin sorulabileceğini, harici sistemlerden nelerin asla yapıştırılmaması gerektiğini ve Copilot yanlış bir şey döndürdüğünde kimi arayacağınızı belirtin. Bir sayfayı geçmesin.
4. Harici çıktı için insan incelemesi isteyin
Bir müşteriye, gazeteciye veya tüketiciye giden Copilot tarafından hazırlanmış herhangi bir metin, gerçekleri, rakamları ve isimleri kontrol eden bir kişi tarafından okunmalıdır. Bu tek kural, halka açık hataların çoğunu önler.
5. Komutların ve yanıtların nasıl saklanacağına karar verin
Copilot etkileşimleri, denetim ve eDiscovery için Purview aracılığıyla saklanabilir ve aranabilir. Hukuk departmanı ile ne kadar süre saklanacağına karar verin ve personele bu kayıtların var olduğunu bildirin.
Kullanıma alma nasıl sıralanmalıdır?
Aşamalı bir kullanıma alma, siz öğrenirken hasarı sınırlar. Yaygın bir model şu şekildedir.
- 1. ve 2. haftalar: izin temizliği ve etiket tasarımı, henüz lisans yok
- 3. ve 6. haftalar: içerik, analitik ve hesap yönetimi genelinde 10-20 kullanıcı ile pilot çalışma
- 7. hafta: olayları inceleyin, en iyi komutları toplayın, politikayı güncelleyin
- 8. hafta ve sonrası: ekip başına 30 dakikalık eğitim oturumu ile daha geniş kullanıma alma
Pilot çalışma sırasında, kullanıcılardan haftada bir faydalı sonuç ve bir kötü sonuç kaydetmelerini isteyin. Bu günlük, bir memnuniyet anketinden daha faydalıdır, çünkü aracın nerede yardımcı olduğunu ve nerede yanılttığını gösterir.
Alien Road, Microsoft Copilot’u müşteri çalışmalarında nasıl uygular
Tipik bir çalışmada, en çok saat tüketen pazarlama iş akışlarına odaklanan bir keşif oturumuyla başlarız: haftalık raporlar, kampanya brifleri, toplantı takipleri ve uzun biçimli içeriğin ilk taslakları. Bunlardan hangilerinin dahili dosyalara bağlı olduğunu ve hangilerinin Copilot’un sahip olmadığı harici verilere ihtiyaç duyduğunu haritalandırırız.
Kurulum, Teams içinde paylaşılan bir komut kütüphanesi, Copilot’un güvenilir bir şekilde doldurabileceği brifler için bir şablon ve her iş akışına yazılmış bir inceleme adımı anlamına gelir. Ardından, seçilen görevlere harcanan süreyi, satıcı iddiaları yerine ekibin kendi zaman çizelgeleri veya görev tahminlerini kullanarak ölçer ve olay günlüğü ile birlikte aylık olarak raporlarız. İzin ve etiket çalışması müşterinin BT ekibinde kalır; bulduklarımızı işaretleriz.
Bu hafta nereden başlamalı
BT’den en geniş paylaşıma sahip on SharePoint sitesinin bir listesini isteyin. Her birini pazarlamadan biriyle açın ve gerekirse dosya dosya neyin kısıtlanması gerektiğine karar verin.
Aynı zamanda, bir sayfalık politikayı taslak haline getirin ve pilot grubunuzu seçin. Çok yazan ve toplantılardan şikayet eden insanlar en iyi test edicilerdir, çünkü Copilot’u en çok kanıtlaması gereken görevlerde zorlayacaklardır.
Okumaya devam edin: AI Pazarlama Ajansı · AI Pazarlama