Microsoft Copilot spart am meisten Zeit, wenn es in wiederkehrenden Workflows eingesetzt wird, die bereits in Microsoft 365 existieren: Meeting-Zusammenfassungen in Teams, erste Entwürfe in Word, Datenzusammenfassungen in Excel, Posteingangstriage in Outlook und Folienentwürfe in PowerPoint. Der Trick besteht darin, jeden Workflow als kurze Abfolge von Schritten mit einem festen Prompt zu definieren, damit die Ergebnisse konsistent und leicht zu überprüfen sind.
Von welchem Copilot sprechen wir?
Microsoft verwendet den Namen Copilot für mehrere Produkte. Microsoft 365 Copilot ist das kostenpflichtige Add-on, das in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams funktioniert und Ihre Arbeitsdateien, E-Mails und Chats über Microsoft Graph lesen kann. Copilot Chat ist der webbasierte Assistent, der vielen Microsoft 365-Benutzern zur Verfügung steht. Copilot Studio ist das Tool zum Erstellen benutzerdefinierter Agenten.
Dieser Artikel konzentriert sich auf Microsoft 365 Copilot, da hier die täglichen Marketing-Workflows angesiedelt sind. Funktionsnamen und Menüs ändern sich häufig. Prüfen Sie daher die aktuelle Dokumentation von Microsoft, falls sich eine Schaltfläche verschoben hat.
Workflow 1: Wie verwandeln Sie Meetings in Aufgabenlisten?
Kundengespräche und interne Stand-ups führen zu Entscheidungen, die oft verloren gehen. Copilot in Teams kann Meetings zusammenfassen, die aufgezeichnet oder transkribiert wurden.
- Schalten Sie die Transkription zu Beginn des Meetings ein und informieren Sie die Teilnehmer
- Öffnen Sie nach dem Anruf die Meeting-Zusammenfassung und fragen Sie Copilot nach Entscheidungen, Verantwortlichen und Fristen
- Verwenden Sie einen festen Prompt: “Listen Sie Entscheidungen, Aufgaben mit Verantwortlichem und Fälligkeitsdatum sowie offene Fragen auf. Verwenden Sie eine Tabelle.”
- Fügen Sie die Tabelle in Planner oder Ihr Projektmanagement-Tool ein
- Senden Sie die Zusammenfassung an die Teilnehmer und bitten Sie innerhalb eines Tages um Korrekturen
Der Korrekturschritt ist wichtig. Transkripte können Namen und Zahlen falsch verstehen, insbesondere bei gemischten türkisch- und englischsprachigen Anrufen.
Workflow 2: Wie entwerfen Sie schneller ein Kampagnenbriefing?
Briefings haben jedes Mal die gleiche Struktur. Copilot in Word kann eines aus bestehenden Dateien entwerfen.
- Öffnen Sie ein leeres Dokument und verwenden Sie das Copilot-Prompt-Feld
- Referenzieren Sie Quelldateien mit dem Schrägstrich oder der Dateiauswahl: den letzten Bericht des Kunden, die Gesprächszusammenfassung und das Produktblatt
- Fragen Sie nach einem Briefing mit Abschnitten für Ziel, Zielgruppe, Botschaft, Kanäle, Budget und Zeitplan
- Bearbeiten Sie den Entwurf und fügen Sie Urteilsvermögen hinzu, das die Dateien nicht liefern können
- Speichern Sie den Prompt in einer geteilten Notiz, damit jeder Account Manager denselben verwendet
Copilot sieht nur Dateien, für die Sie eine Öffnungsberechtigung haben. Wenn das Produktblatt in einem privaten Ordner eines anderen liegt, wird es im Entwurf fehlen.
Workflow 3: Wie fassen Sie Kampagnendaten in Excel zusammen?
Copilot in Excel funktioniert am besten mit Daten, die als Tabelle mit klaren Spaltenüberschriften formatiert sind. Unordentliche Exporte führen zu schwachen Antworten.
Schritte
- Exportieren Sie Kampagnendaten aus Google Ads, Meta oder Ihrem Analysetool als CSV
- Öffnen Sie sie in Excel, konvertieren Sie den Bereich mit Strg+T in eine Tabelle und geben Sie den Spalten einfache Namen
- Fragen Sie Copilot: “Welche Kampagnen hatten letzten Monat die höchsten Kosten pro Conversion und wie haben sie sich im Vergleich zum Vormonat verändert?”
- Bitten Sie es, ein Diagramm oder eine Formelspalte für die benötigte Metrik hinzuzufügen
- Überprüfen Sie zwei oder drei Zahlen manuell, bevor Sie sie teilen
Copilot kann Formeln vorschlagen und Muster hervorheben, aber es kann eine Spalte falsch lesen oder gefilterte Zeilen überspringen. Das Überprüfen einer Stichprobe verhindert Fehler in Kundenberichten.
Workflow 4: Wie leeren Sie einen überfüllten Posteingang?
Account Manager verlieren Stunden mit langen E-Mail-Threads. Copilot in Outlook kann einen Thread zusammenfassen und Antworten entwerfen.
- Öffnen Sie einen langen Thread und wählen Sie “Zusammenfassen”, um die wichtigsten Punkte zu erhalten
- Verwenden Sie “Mit Copilot entwerfen” mit einer kurzen Anweisung wie “Antworten Sie, bestätigen Sie die neue Frist und fragen Sie nach den finalen Logodateien”
- Passen Sie den Ton an: Microsoft bietet Optionen wie direkt oder formell
- Lesen und bearbeiten Sie den Text vor dem Senden; lassen Sie niemals einen Entwurf ungelesen rausgehen
Workflow 5: Wie erstellen Sie ein erstes Deck?
PowerPoint Copilot kann eine Präsentation aus einem Word-Dokument oder einem Prompt erstellen. Es funktioniert gut für die Struktur und weniger gut für das finale Design.
- Schreiben oder generieren Sie den Inhalt zuerst in Word
- Bitten Sie Copilot in PowerPoint, eine Präsentation aus dieser Datei zu erstellen
- Wenden Sie Ihre Unternehmensvorlage oder Ihr Designer-Design an
- Ersetzen Sie generische Bilder durch echte Kampagnen-Visuals
- Schreiben Sie Folientitel um, sodass jeder eine Erkenntnis und kein Thema angibt
Für welche Limits und Risiken sollten Sie Regeln festlegen?
Copilot respektiert bestehende Berechtigungen, was bedeutet, dass Over-Sharing in SharePoint schnell sichtbar wird. Wenn ein Ordner mit Gehaltsdaten für jeden offen ist, könnte Copilot ihn anzeigen. Bereinigen Sie Berechtigungen vor dem Rollout.
- Überprüfen Sie die Freigabeeinstellungen von SharePoint und OneDrive
- Verwenden Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen für vertrauliche Kundendateien
- Vereinbaren Sie, wer Meetings aufzeichnen und transkribieren darf
- Halten Sie Menschen für jede Zahl und Behauptung verantwortlich, die das Unternehmen verlässt
Wie Alien Road Microsoft Copilot anwendet
In einem typischen Engagement beginnen wir damit, das Marketingteam des Kunden einige Tage lang zu begleiten und Aufgaben aufzulisten, die wöchentlich wiederkehren. Meeting-Follow-ups, Berichterstattung und Briefings stehen fast immer ganz oben auf der Liste.
Wir schreiben dann einen Prompt für jeden Workflow, testen ihn an echtem Material aus der Vergangenheit und passen ihn an, bis die Ausgaben nur noch leichte Bearbeitungen erfordern. Das Training ist kurz und praxisnah: Jede Person führt den Workflow während der Sitzung mit ihren eigenen Dateien aus.
Die Messung vergleicht die für diese Aufgaben aufgewendete Zeit vor und nachher, plus eine Qualitätsprüfung einer Stichprobe der Ausgaben. Der monatliche Bericht zeigt die pro Workflow eingesparten Stunden und alle gefundenen Fehler, sodass das Team sehen kann, wo Copilot hilft und wo es noch Aufsicht benötigt.
Wie führen Sie Copilot für ein ganzes Team ein?
Beginnen Sie mit einer kleinen Gruppe von drei bis fünf Personen, die dieselben Aufgaben wiederholen. Geben Sie ihnen zwei Wochen Zeit mit festen Workflows, sammeln Sie ihre Prompts und Notizen und erstellen Sie dann einen kurzen internen Leitfaden. Ein von Kollegen geschriebener Leitfaden wird gelesen; eine Anbieter-Folienpräsentation meist nicht.
Lizenzen werden pro Benutzer zugewiesen, daher steuert ein schrittweiser Rollout auch die Kosten. Fügen Sie nur Plätze für Personen hinzu, die die Workflows wöchentlich nutzen. Das Microsoft 365 Admin Center zeigt Copilot-Nutzungsberichte, die helfen, ungenutzte Plätze zu erkennen.
Wo man diese Woche anfangen sollte
Wählen Sie einen Workflow aus dieser Liste, idealerweise Meeting-Zusammenfassungen. Schreiben Sie den festen Prompt, verwenden Sie ihn für jedes interne Meeting diese Woche und stoppen Sie, wie lange das Follow-up im Vergleich zur letzten Woche dauert. Wenn es Zeit spart und die Zusammenfassungen nach leichten Bearbeitungen korrekt sind, fügen Sie nächste Woche den Briefing-Workflow hinzu.
Weiterlesen: AI Marketing Agentur · AI Marketing