Microsoft Copilot, Microsoft 365’te halihazırda var olan tekrarlayan iş akışlarında kullanıldığında en çok zamanı kazandırır: Teams’de toplantı özetleri, Word’de ilk taslaklar, Excel’de veri özetleri, Outlook’ta gelen kutusu triyajı ve PowerPoint’te slayt taslakları. İşin sırrı, her iş akışını sabit bir komutla kısa bir adım dizisi olarak tanımlamaktır, böylece sonuçlar tutarlı ve kontrol edilmesi kolay olur.
Hangi Copilot’tan bahsediyoruz?
Microsoft, Copilot adını birkaç ürün için kullanır. Microsoft 365 Copilot, Word, Excel, PowerPoint, Outlook ve Teams içinde çalışan ve Microsoft Graph aracılığıyla iş dosyalarınızı, postalarınızı ve sohbetlerinizi okuyabilen ücretli eklentidir. Copilot Chat, birçok Microsoft 365 kullanıcısı için erişilebilir olan web tabanlı asistandır. Copilot Studio, özel ajanlar oluşturmak için kullanılan araçtır.
Bu makale Microsoft 365 Copilot’a odaklanmaktadır, çünkü günlük pazarlama iş akışları burada yer alır. Özellik adları ve menüler sık sık değişir, bu nedenle bir düğmenin yeri değiştiyse Microsoft’un güncel belgelerini kontrol edin.
İş Akışı 1: Toplantıları nasıl aksiyon listelerine dönüştürürsünüz?
Müşteri görüşmeleri ve şirket içi toplantılar, kaybolan kararlar üretir. Teams’deki Copilot, kaydedilmiş veya transkripti alınmış toplantıları özetleyebilir.
- Toplantı başladığında transkripsiyonu açın ve katılımcıları bilgilendirin
- Görüşmeden sonra toplantı özetini açın ve Copilot’tan kararları, sorumluları ve son tarihleri isteyin
- Sabit bir komut kullanın: “Kararları, sorumlu ve son teslim tarihi ile birlikte aksiyon maddelerini ve açık soruları listeleyin. Tablo kullanın.”
- Tabloyu Planner’a veya proje aracınıza yapıştırın
- Özeti katılımcılara gönderin ve bir gün içinde düzeltmeler isteyin
Düzeltme adımı önemlidir. Transkriptler, özellikle karışık Türkçe ve İngilizce görüşmelerde isimleri ve sayıları yanlış duyabilir.
İş Akışı 2: Kampanya brief’ini nasıl daha hızlı hazırlarsınız?
Brief’ler her seferinde aynı yapıyı tekrarlar. Word’deki Copilot, mevcut dosyalardan bir tane taslak oluşturabilir.
- Boş bir belge açın ve Copilot komut kutusunu kullanın
- Eğik çizgi veya dosya seçici ile kaynak dosyalara referans verin: müşterinin son raporu, görüşme özeti ve ürün sayfası
- Amaç, hedef kitle, mesaj, kanallar, bütçe ve zaman çizelgesi bölümleri olan bir brief isteyin
- Taslağı düzenleyin, dosyaların sağlayamayacağı muhakemeyi ekleyin
- Komutu paylaşılan bir notta kaydedin, böylece her hesap yöneticisi aynı olanı kullanır
Copilot sadece açma izniniz olan dosyaları görür. Ürün sayfası başkasının özel klasöründeyse, taslak onu kaçıracaktır.
İş Akışı 3: Excel’de kampanya verilerini nasıl özetlersiniz?
Excel’deki Copilot, en iyi şekilde net sütun başlıklarına sahip tablo olarak biçimlendirilmiş verilerle çalışır. Dağınık dışa aktarımlar zayıf cevaplar üretir.
Adımlar
- Kampanya verilerini Google Ads, Meta veya analiz aracınızdan CSV olarak dışa aktarın
- Excel’de açın, aralığı Ctrl+T ile tabloya dönüştürün ve sütunlara basit isimler verin
- Copilot’a sorun: “Geçen ay dönüşüm başına en yüksek maliyete sahip kampanyalar hangileriydi ve bir önceki aya göre nasıl değişim gösterdiler?”
- İhtiyacınız olan metrik için bir grafik veya formül sütunu eklemesini isteyin
- Paylaşmadan önce iki veya üç sayıyı elle kontrol edin
Copilot formüller önerebilir ve kalıpları vurgulayabilir, ancak bir sütunu yanlış okuyabilir veya filtrelenmiş satırları atlayabilir. Bir örneklemi doğrulamak, müşteri raporlarındaki hataları önler.
İş Akışı 4: Kalabalık bir gelen kutusunu nasıl temizlersiniz?
Hesap yöneticileri uzun yazışmalarda saatler kaybeder. Outlook’taki Copilot bir yazışmayı özetleyebilir ve yanıt taslakları oluşturabilir.
- Uzun bir yazışmayı açın ve ana noktaları almak için “Özetle”yi seçin
- “Copilot ile taslak oluştur”u kullanarak “yeni son tarihi onaylayan ve nihai logo dosyalarını isteyen bir yanıt yaz” gibi kısa bir talimat verin
- Tonu ayarlayın: Microsoft, doğrudan veya resmi gibi seçenekler sunar
- Göndermeden önce okuyun ve düzenleyin; bir taslağın asla okunmadan çıkmasına izin vermeyin
İş Akışı 5: İlk sunumu nasıl oluşturursunuz?
PowerPoint Copilot, bir Word belgesinden veya komuttan sunum oluşturabilir. Yapı için iyi çalışır, nihai tasarım için zayıftır.
- İçeriği önce Word’de yazın veya oluşturun
- PowerPoint’te Copilot’tan o dosyadan bir sunum oluşturmasını isteyin
- Şirket şablonunuzu veya tasarımcı temanızı uygulayın
- Genel görselleri gerçek kampanya görselleriyle değiştirin
- Slayt başlıklarını, her biri bir konuyu değil, bir bulguyu belirtecek şekilde yeniden yazın
Hangi sınırlamalar ve riskler için kurallar koymalısınız?
Copilot mevcut izinlere saygı duyar, bu da SharePoint’teki aşırı paylaşımın hızla görünür hale gelmesi anlamına gelir. Maaş verileri içeren bir klasör herkese açıksa, Copilot onu ortaya çıkarabilir. Yayına almadan önce izinleri temizleyin.
- SharePoint ve OneDrive paylaşım ayarlarını gözden geçirin
- Gizli müşteri dosyaları için duyarlılık etiketleri kullanın
- Toplantıları kimin kaydedip transkriptini alabileceği konusunda anlaşın
- Şirketten çıkan her sayı ve iddia için insanları sorumlu tutun
Alien Road, Microsoft Copilot’u nasıl uyguluyor?
Tipik bir çalışmada, müşterinin pazarlama ekibini birkaç gün boyunca izleyerek ve haftalık tekrarlanan görevleri listeleyerek başlıyoruz. Toplantı takipleri, raporlama ve brief’ler neredeyse her zaman listenin başında yer alır.
Ardından her iş akışı için bir komut yazıyoruz, gerçek geçmiş materyaller üzerinde test ediyoruz ve çıktılar yalnızca hafif düzenlemeler gerektirene kadar ayarlıyoruz. Eğitim kısa ve uygulamalıdır: her kişi oturum sırasında kendi dosyalarıyla iş akışını çalıştırır.
Ölçüm, bu görevlere harcanan zamanı öncesi ve sonrası ile karşılaştırır, artı çıktıların bir örneklemi üzerinde kalite kontrolü yapar. Aylık rapor, iş akışı başına tasarruf edilen saatleri ve bulunan hataları gösterir, böylece ekip Copilot’un nerede yardımcı olduğunu ve nerede hala denetime ihtiyaç duyduğunu görebilir.
Copilot’u tüm ekibe nasıl yayarsınız?
Aynı görevleri tekrarlayan üç ila beş kişilik küçük bir grupla başlayın. Onlara sabit iş akışlarıyla iki hafta verin, komutlarını ve notlarını toplayın, ardından kısa bir iç rehber oluşturun. İş arkadaşları tarafından yazılan bir rehber okunur; bir satıcı slayt destesi genellikle okunmaz.
Lisanslar kullanıcı başına atanır, bu nedenle kademeli bir yayılım maliyeti de kontrol eder. Yalnızca iş akışlarını haftalık kullanan kişiler için koltuk ekleyin. Microsoft 365 yönetim merkezi, kullanılmayan koltukları tespit etmeye yardımcı olan Copilot kullanım raporlarını gösterir.
Bu hafta nereden başlamalı?
Bu listeden bir iş akışı seçin, ideal olarak toplantı özetleri. Sabit komutu yazın, bu hafta her şirket içi toplantı için kullanın ve takibin geçen haftaya göre ne kadar sürdüğünü ölçün. Zaman kazandırıyorsa ve özetler hafif düzenlemelerden sonra doğruysa, gelecek hafta brief iş akışını ekleyin.
Okumaya devam edin: AI Pazarlama Ajansı · AI Pazarlaması