Microsoft Copilot экономит больше всего времени, когда используется в повторяющихся рабочих процессах, которые уже существуют в Microsoft 365: резюме встреч в Teams, первые черновики в Word, сводки данных в Excel, сортировка входящих сообщений в Outlook и планы презентаций в PowerPoint. Секрет в том, чтобы определить каждый рабочий процесс как короткую последовательность шагов с фиксированным промптом, чтобы результаты были последовательными и их было легко проверить.
О каком Copilot мы говорим?
Microsoft использует название Copilot для нескольких продуктов. Microsoft 365 Copilot — это платное дополнение, которое работает в Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Teams и может читать ваши рабочие файлы, почту и чаты через Microsoft Graph. Copilot Chat — это веб-помощник, доступный многим пользователям Microsoft 365. Copilot Studio — это инструмент для создания пользовательских агентов.
Эта статья посвящена Microsoft 365 Copilot, потому что именно здесь находятся ежедневные маркетинговые рабочие процессы. Названия функций и меню часто меняются, поэтому проверяйте текущую документацию Microsoft, если кнопка переместилась.
Рабочий процесс 1: Как превратить встречи в списки действий?
Клиентские звонки и внутренние летучки приводят к принятию решений, которые теряются. Copilot в Teams может резюмировать встречи, которые были записаны или транскрибированы.
- Включите транскрипцию при начале встречи, проинформировав участников
- После звонка откройте резюме встречи и попросите Copilot предоставить решения, ответственных лиц и сроки
- Используйте фиксированный промпт: “Перечислите решения, пункты действий с ответственным лицом и датой выполнения, а также открытые вопросы. Используйте таблицу.”
- Вставьте таблицу в Planner или ваш инструмент управления проектами
- Отправьте резюме участникам и попросите внести исправления в течение дня
Этап исправления важен. Транскрипты могут неправильно расслышать имена и цифры, особенно во время смешанных звонков на турецком и английском языках.
Рабочий процесс 2: Как быстрее составить бриф кампании?
Брифы каждый раз повторяют одну и ту же структуру. Copilot в Word может составить его на основе существующих файлов.
- Откройте пустой документ и используйте поле промпта Copilot
- Ссылайтесь на исходные файлы с помощью косой черты или выбора файла: последний отчет клиента, резюме звонка и лист продукта
- Попросите составить бриф с разделами для цели, аудитории, сообщения, каналов, бюджета и графика
- Отредактируйте черновик, добавив суждение, которое файлы не могут предоставить
- Сохраните промпт в общей заметке, чтобы каждый менеджер аккаунта использовал один и тот же
Copilot видит только те файлы, которые у вас есть разрешение открывать. Если лист продукта находится в личной папке кого-то другого, черновик его пропустит.
Рабочий процесс 3: Как резюмировать данные кампании в Excel?
Copilot в Excel лучше всего работает с данными, отформатированными как таблица с четкими заголовками столбцов. Неаккуратный экспорт дает слабые ответы.
Шаги
- Экспортируйте данные кампании из Google Ads, Meta или вашего инструмента аналитики в формате CSV
- Откройте в Excel, преобразуйте диапазон в таблицу с помощью Ctrl+T и дайте столбцам простые названия
- Спросите Copilot: “Какие кампании имели самую высокую стоимость за конверсию в прошлом месяце и как они изменились по сравнению с предыдущим месяцем?”
- Попросите его добавить диаграмму или столбец формул для нужной вам метрики
- Проверьте две или три цифры вручную перед публикацией
Copilot может предлагать формулы и выделять закономерности, но он может неправильно прочитать столбец или пропустить отфильтрованные строки. Проверка выборки предотвращает ошибки в отчетах для клиентов.
Рабочий процесс 4: Как очистить переполненный почтовый ящик?
Менеджеры аккаунтов тратят часы на длинные цепочки писем. Copilot в Outlook может резюмировать цепочку и составить ответы.
- Откройте длинную цепочку и выберите “Резюмировать”, чтобы получить ключевые моменты
- Используйте “Составить черновик с Copilot” с короткой инструкцией, например, “ответьте, подтверждая новый срок и запрашивая финальные файлы логотипа”
- Настройте тон: Microsoft предлагает варианты, такие как прямой или формальный
- Прочитайте и отредактируйте перед отправкой; никогда не позволяйте черновику уйти непрочитанным
Рабочий процесс 5: Как создать первую презентацию?
PowerPoint Copilot может создать презентацию из документа Word или промпта. Он хорошо работает со структурой и слабо — с финальным дизайном.
- Сначала напишите или создайте контент в Word
- В PowerPoint попросите Copilot создать презентацию из этого файла
- Примените шаблон вашей компании или тему дизайнера
- Замените общие изображения реальными визуальными элементами кампании
- Перепишите заголовки слайдов так, чтобы каждый из них указывал на вывод, а не на тему
Для каких ограничений и рисков следует установить правила?
Copilot уважает существующие разрешения, что означает, что чрезмерный обмен данными в SharePoint быстро становится видимым. Если папка с данными о зарплате открыта для всех, Copilot может ее показать. Очистите разрешения перед развертыванием.
- Проверьте настройки общего доступа SharePoint и OneDrive
- Используйте метки конфиденциальности для конфиденциальных файлов клиентов
- Договоритесь, кто может записывать и транскрибировать встречи
- Держите людей ответственными за каждую цифру и утверждение, которые покидают компанию
Как Alien Road применяет Microsoft Copilot
В типичном проекте мы начинаем с того, что несколько дней сопровождаем маркетинговую команду клиента и составляем список задач, которые повторяются еженедельно. Сопровождение встреч, отчетность и брифы почти всегда возглавляют список.
Затем мы пишем промпт для каждого рабочего процесса, тестируем его на реальных материалах из прошлого и корректируем до тех пор, пока результаты не потребуют лишь легкой правки. Обучение короткое и практическое: каждый человек выполняет рабочий процесс со своими собственными файлами во время сессии.
Измерение сравнивает время, затраченное на эти задачи до и после, плюс проверка качества на выборке результатов. Ежемесячный отчет показывает часы, сэкономленные на каждом рабочем процессе, и любые найденные ошибки, чтобы команда могла видеть, где Copilot помогает, а где все еще нуждается в контроле.
Как внедрить Copilot во всю команду?
Начните с небольшой группы из трех-пяти человек, которые повторяют одни и те же задачи. Дайте им две недели с фиксированными рабочими процессами, соберите их промпты и заметки, а затем создайте краткое внутреннее руководство. Руководство, написанное коллегами, читают; слайды поставщика обычно нет.
Лицензии назначаются на пользователя, поэтому постепенное развертывание также контролирует расходы. Добавляйте места только для людей, которые используют рабочие процессы еженедельно. Центр администрирования Microsoft 365 показывает отчеты об использовании Copilot, которые помогают выявить неиспользуемые места.
С чего начать на этой неделе
Выберите один рабочий процесс из этого списка, идеально — резюме встреч. Напишите фиксированный промпт, используйте его для каждой внутренней встречи на этой неделе и засеките, сколько времени занимает сопровождение по сравнению с прошлой неделей. Если это экономит время и резюме точны после легкой правки, добавьте рабочий процесс брифинга на следующей неделе.
Продолжайте читать: Агентство AI-маркетинга · AI-маркетинг