Управление ИИ для маркетинговых команд может осуществляться с помощью традиционных средств контроля, таких как рекомендации по бренду, юридическое одобрение, правила доступа ИТ и инструмент управления проектами, или с помощью специализированного программного обеспечения для управления ИИ, которое регистрирует запросы, обеспечивает соблюдение политик и отслеживает использование моделей. Большинству малых и средних команд следует начать с расширения того, что у них уже есть. Специализированные платформы имеют смысл, когда использование ИИ широко распространено, регулируется или трудно поддается контролю.
Что уже охватывают традиционные средства контроля?
У маркетинговых команд всегда было управление, даже если они никогда его так не называли. Рекомендации по бренду устанавливают тон и визуальные правила. Юридическая проверка одобряет утверждения и сравнения. ИТ решает, какое программное обеспечение сотрудники могут устанавливать и к каким учетным записям они могут получить доступ. Этапы утверждения в таких инструментах, как Asana, Monday или Jira, фиксируют, кто что одобрил.
Эти средства контроля справляются со многими рисками ИИ, если их адаптировать. В рекомендации по бренду можно добавить раздел об изображениях, созданных ИИ. В юридическую проверку можно добавить проверку на наличие неподтвержденной статистики. ИТ может одобрять конкретные инструменты ИИ и блокировать другие. В рабочий процесс утверждения можно добавить поле с вопросом, использовался ли ИИ и как.
Что добавляют специализированные инструменты управления ИИ?
Специализированные инструменты направлены на обеспечение видимости и принудительное исполнение. Некоторые из них находятся между пользователями и моделями ИИ, регистрируя запросы, редактируя личные данные и блокируя определенные запросы. Другие проводят инвентаризацию систем ИИ по всей компании и сопоставляют их с такими нормативными актами, как Закон ЕС об ИИ. Корпоративные помощники ИИ также включают консоли администратора с аналитикой использования, настройками хранения данных и средствами контроля доступа.
- Регистрация запросов и журналы аудита пользователей
- Автоматическое редактирование личных или конфиденциальных данных до того, как они попадут в модель
- Принудительное соблюдение политик, например, блокировка загрузки определенных типов файлов
- Инвентаризация систем ИИ с классификацией рисков
- Панели мониторинга использования по командам, инструментам и вариантам использования
- Интеграция с инструментами безопасности, такими как системы предотвращения потери данных
Когда маркетинговой команде следует переходить на специализированные инструменты?
Переходите, когда вы не можете ответить на основные вопросы с помощью текущих средств контроля. Если никто не знает, какие инструменты ИИ используют сотрудники, какие данные в них попадают или как часто, политика в виде таблицы не работает. То же самое относится к случаям, когда регулирование или контракты с клиентами требуют доказательств, а не просто письменной политики.
- Более нескольких десятков человек, ежедневно использующих инструменты ИИ в нескольких командах
- Личные данные клиентов, данные о здоровье или финансовые данные, участвующие в маркетинговых рабочих процессах
- Контракты с клиентами или регулирующие органы, запрашивающие журналы аудита
- Повторяющиеся инциденты: конфиденциальные данные, вставленные в общедоступные инструменты, опубликованные ложные утверждения
- Несколько инструментов ИИ без централизованного представления об использовании или стоимости
Когда не следует переходить?
Команде из десяти человек, использующей два одобренных помощника ИИ для черновиков и исследований, редко нужна платформа управления. Стоимость, настройка и трения могут перевесить выгоду, и люди могут обходить средства контроля, которые их замедляют. Четкая политика, одобренные бизнес-аккаунты с возможностью отказа от обучения и этап проверки обычно покрывают реальные риски.
Специализированные инструменты также не исправляют культуру. Если рецензенты пропускают проверку фактов под давлением сроков, регистрация каждого запроса не решит проблему. Самый важный контроль в маркетинге — это по-прежнему человек, проверяющий то, что выходит в публичный доступ.
Как сравнить эти два подхода?
Традиционные средства контроля
- Стоимость: низкая, в основном время
- Настройка: от дней до недель
- Сила: соответствует существующим рабочим процессам, легко понять
- Слабость: зависит от соблюдения правил людьми, мало видимости фактического использования
- Лучше всего для: малых и средних команд с несколькими одобренными инструментами
Специализированные инструменты управления ИИ
- Стоимость: лицензионные сборы плюс время администратора
- Настройка: от недель до месяцев, с участием ИТ и безопасности
- Сила: видимость, принудительное исполнение и доказательства аудита
- Слабость: трения, ложные срабатывания, еще одна система для обслуживания
- Лучше всего для: крупных команд, регулируемых секторов, агентств, работающих с конфиденциальными данными клиентов
Есть ли средний путь?
Да, и большинство команд приходят к нему. Используйте функции администрирования, уже включенные в бизнес-планы инструментов, за которые вы платите. ChatGPT Enterprise и Team, Microsoft 365 Copilot, Google Workspace с Gemini и Claude for business — все они предоставляют средства контроля администратора, обязательства по обработке данных и некоторые отчеты об использовании. Сочетайте их с письменной политикой и существующими этапами проверки.
Этот гибрид покрывает самый большой риск — использование сотрудниками личных бесплатных аккаунтов с данными компании — при небольших дополнительных затратах. Он также дает вам реальные данные об использовании, чтобы позже решить, стоит ли использовать специализированную платформу.
- Предоставьте одобренные бизнес-аккаунты, чтобы сотрудники не использовали личные
- Включите доступные средства контроля администратора: хранение данных, ограничения на обмен, коннекторы
- Добавьте поле ИИ в существующие рабочие процессы утверждения
- Ежеквартально просматривайте отчеты об использовании
- Переоценивайте потребность в специализированных инструментах раз в год
Как Alien Road применяет управление ИИ для маркетинговых команд
В рамках типичного взаимодействия наша команда по стратегии начинает с картирования текущих средств контроля: рекомендации по бренду, этапы утверждения, юридическая проверка и ИТ-правила. Затем мы опрашиваем сотрудников о фактическом использовании ИИ и сравниваем результаты. Анализ пробелов показывает, где существующие средства контроля могут быть расширены, а где нет.
Рекомендации следуют в таком порядке. Во-первых, адаптируйте то, что существует: дополнения к политике, поля утверждения, одобренные аккаунты с настройками администратора. Во-вторых, если пробелы связаны с конфиденциальными данными или требованиями аудита, мы описываем варианты специализированных инструментов вместе с ИТ-командой клиента, которая делает окончательный выбор. Отчетность через три месяца рассматривает инциденты, использование и то, насколько хорошо соблюдаются средства контроля.
Какие вопросы следует задать поставщику услуг по управлению?
Если вы оцениваете специализированные инструменты, ведите разговор практически. Спросите, как инструмент работает с помощниками ИИ, которые ваша команда уже использует, замедляет ли он ответы и что происходит с зарегистрированными запросами. Инструмент управления, который хранит каждый запрос, создает новое хранилище конфиденциальных данных, которое также нуждается в защите.
- Какие инструменты ИИ и браузеры он охватывает, а какие пропускает?
- Где хранятся журналы, как долго и кто может их читать?
- Как обрабатываются ложные срабатывания, когда законный запрос блокируется?
- Какие отчеты могут видеть руководители маркетинга без помощи ИТ?
- Как он соотносится с требованиями Закона ЕС об ИИ, GDPR и KVKK?
Попросите провести пробную версию с реальными маркетинговыми рабочими процессами, а не демо. Десять человек, использующих его в течение двух недель, покажут, подходит ли он или его обходят.
С чего начать на этой неделе
Перечислите средства контроля, которые у вас уже есть: руководство по бренду, юридическая проверка, ИТ-одобрение, рабочий процесс проекта. Рядом с каждым напишите одну строку о том, как это может покрыть использование ИИ. Затем проверьте, использует ли ваша команда личные аккаунты ИИ для работы. Если да, то предоставление одобренных бизнес-аккаунтов — это первое исправление, еще до любого нового программного обеспечения.
Продолжайте читать: Стратегическое планирование · Стратегическое планирование