Самые распространенные ошибки Microsoft Copilot — это включение его до очистки прав доступа к файлам, доверие сводкам и цифрам без их проверки, ожидание результатов без обучения и измерение успеха количеством лицензий, а не сэкономленным временем. Агентства избегают их, сначала проводя аудит доступа к SharePoint и Teams, составляя руководства по промптам для реальных задач, сохраняя человеческий контроль над всем, что отправляется клиентам, и отслеживая несколько конкретных примеров использования.
Microsoft Copilot — это семейство AI-помощников. Microsoft 365 Copilot работает внутри Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Teams и может использовать электронные письма, файлы и встречи компании через Microsoft Graph. Также существуют бесплатное приложение и веб-сайт Copilot, Copilot в Edge и Windows, а также Copilot Studio для создания пользовательских агентов. Ошибки ниже в основном касаются бизнес-версии Microsoft 365, где задействованы данные компании.
Ошибка 1: Включение до исправления прав доступа
Microsoft 365 Copilot уважает существующие права доступа: он показывает пользователю только то, к чему этот пользователь уже имеет доступ. Проблема в том, что во многих организациях люди могут получить доступ к гораздо большему, чем они осознают. Файлы, которыми поделились с «всеми в организации», старые сайты Teams с открытым членством и широкие ссылки SharePoint легко обнаруживаются с помощью простого вопроса.
До Copilot сотруднику нужно было знать о существовании файла с зарплатами, чтобы найти его. С Copilot вопрос «каковы диапазоны зарплат для маркетинговой команды?» может его выявить.
Как этого избежать
- Запустите отчет о совместном доступе SharePoint и OneDrive и закройте широкие ссылки на конфиденциальные папки.
- Примените метки конфиденциальности через Microsoft Purview к конфиденциальным документам.
- Просмотрите сайты Teams с членством для всей организации.
- Начните с пилотной группы и наблюдайте, что они могут обнаружить.
Ошибка 2: Отношение к сводкам как к фактам
Сводки встреч Copilot в Teams, сводки электронной почты в Outlook и сводки документов в Word обычно полезны, но они могут упустить нюансы, приписать утверждение не тому человеку или опустить условие, которое изменило смысл. В Excel Copilot может предлагать формулы и анализ, но неправильно прочитанный столбец или неверное предположение создают уверенно неверную цифру.
Для агентства риск заключается в том, что клиент получит сводку, в которой говорится то, с чем никто не соглашался.
Как этого избежать
Относитесь к каждой сводке как к черновику. Любой, кто отправляет сводку или цифру клиенту, сначала сверяет ее с транскриптом или исходным листом. Для анализа Excel попросите Copilot показать формулу или шаги и проверьте их.
Ошибка 3: Внедрение без обучения
Многие внедрения назначают лицензии и отправляют одно объявление по электронной почте. Использование возрастает в первую неделю, а затем падает, потому что люди пробуют расплывчатый промпт, получают расплывчатый ответ и останавливаются. Copilot работает намного лучше с конкретными запросами, в которых указаны файлы, люди, даты и ожидаемый формат.
Как этого избежать
Напишите краткое руководство по промптам, основанное на реальных задачах команды. Примеры для маркетинговой команды могут включать следующее.
- «Обобщите последние три письма от [клиента] о весенней кампании и перечислите открытые вопросы».
- «Составьте одностраничное обновление статуса из файла [трекер кампании] на эту неделю в виде маркированного списка».
- «Создайте презентацию из десяти слайдов на основе [документа стратегии], по одному слайду на раздел, с заметками докладчика».
- «На этом листе покажите еженедельные расходы по каналам и выделите недели, превышающие бюджет».
Проведите часовую сессию, где люди принесут реальную задачу и попробуют ее вживую. Проведите последующую проверку через две недели.
Ошибка 4: Использование там, где другой инструмент лучше
Copilot силен внутри документов и коммуникаций Microsoft 365. Это не замена специализированной аналитической платформе, SEO-инструменту или интерфейсу управления рекламой. Просьба проанализировать данные кампании, которые находятся в Google Ads, без предварительного экспорта данных не будет работать хорошо.
Как этого избежать
Сопоставляйте задачи с инструментами. Используйте Copilot для черновиков, сводок и работы с документами и данными внутри Microsoft 365. Используйте нативные инструменты платформы и специализированные функции AI в других местах.
Ошибка 5: Измерение лицензий, а не результатов
«Мы внедрили триста лицензий» — это не результат. Microsoft предоставляет отчеты об использовании в центре администрирования и через Viva Insights, показывая активных пользователей и использование функций. Это говорит вам об охвате, а не о ценности.
Как этого избежать
Выберите от трех до пяти конкретных задач, измерьте, сколько времени они занимают до внедрения, и измерьте снова через месяц. Объедините это с коротким опросом о качестве. Если команда не использует Copilot после обучения, переназначьте лицензии, вместо того чтобы продлевать их по умолчанию.
Ошибка 6: Игнорирование конфиденциальности клиента
Агентства хранят данные многих клиентов. Если папки клиентов не разделены правами доступа, Copilot может использовать информацию одного клиента при подготовке чего-либо для другого. Это нарушение конфиденциальности, даже если никто этого не заметит.
Как этого избежать
Держите каждого клиента на его собственном сайте Teams или сайте SharePoint с ограниченным членством. Маркируйте конфиденциальные материалы клиентов. Проверяйте контракты на наличие положений об обработке данных клиентов с помощью AI и при необходимости согласовывайте подход с клиентами.
Как Alien Road применяет Microsoft Copilot
В типичном взаимодействии с клиентом, использующим Microsoft 365, наша работа фокусируется на маркетинговых и контентных сценариях использования, а не на ИТ-развертывании. На этапе обнаружения составляется список повторяющихся задач команды, таких как брифы кампаний, отчеты о статусе, последующие действия после встреч и черновики контента, а также время, которое каждая из них занимает сегодня.
Затем мы пишем руководства по промптам для этих задач и проводим рабочие сессии с маркетинговой командой. Там, где ИТ-команда клиента все еще проверяет права доступа, мы ограничиваем пилот небольшой группой и конкретными папками. Для контента черновики Copilot проверяются на соответствие рекомендациям бренда и фактам перед использованием.
Измерение сравнивает время выполнения задач до и после и фиксирует, сколько черновиков Copilot было использовано с незначительными правками. Отчеты для клиента подчеркивают, какие задачи выиграли, а какие нет, поэтому решения о лицензиях основываются на доказательствах.
С чего начать на этой неделе
Запустите отчет о совместном доступе для ваших самых конфиденциальных библиотек SharePoint и закройте все ссылки для всей организации. Затем выберите три повторяющиеся задачи и напишите один конкретный промпт для каждой, указав файлы и формат.
Попробуйте их с двумя или тремя коллегами и засеките время работы. Этот короткий пилот покажет вам, стоит ли расширяться, чему нужно обучать и какие права доступа все еще требуют внимания.
Продолжайте читать: Агентство AI-маркетинга · AI-маркетинг