En yaygın Microsoft Copilot hataları, dosya izinlerini temizlemeden onu açmak, özetlere ve rakamlara kontrol etmeden güvenmek, eğitim olmadan sonuç beklemek ve başarıyı tasarruf edilen zaman yerine lisans sayısıyla ölçmektir. Ajanslar bunlardan kaçınmak için önce SharePoint ve Teams erişimini denetler, gerçek görevler için istem kılavuzları yazar, müşterilere gönderilen her şeyde insan kontrolünü korur ve birkaç somut kullanım örneğini takip eder.
Microsoft Copilot bir AI asistanları ailesidir. Microsoft 365 Copilot; Word, Excel, PowerPoint, Outlook ve Teams içinde çalışır ve Microsoft Graph aracılığıyla bir şirketin e-postalarından, dosyalarından ve toplantılarından yararlanabilir. Ayrıca ücretsiz Copilot uygulaması ve web sitesi, Edge ve Windows’ta Copilot ve özel ajanlar oluşturmak için Copilot Studio mevcuttur. Aşağıdaki hatalar çoğunlukla şirket verilerinin dahil olduğu Microsoft 365 iş sürümüyle ilgilidir.
Hata 1: İzinleri düzeltmeden önce açmak
Microsoft 365 Copilot mevcut izinlere saygı duyar: kullanıcıya yalnızca zaten erişebildiği şeyleri gösterir. Sorun şu ki, birçok organizasyonda insanlar fark ettiklerinden çok daha fazlasına erişebilirler. “Organizasyondaki herkes” ile paylaşılan dosyalar, açık üyelikli eski Teams siteleri ve geniş SharePoint bağlantıları basit bir soruyla kolayca ortaya çıkarılabilir.
Copilot’tan önce, bir çalışanın bir maaş dosyasının var olduğunu bilmesi gerekirdi. Copilot ile “pazarlama ekibi için maaş bantları nelerdir?” diye sormak onu ortaya çıkarabilir.
Bundan nasıl kaçınılır
- Bir SharePoint ve OneDrive paylaşım raporu çalıştırın ve hassas klasörlerdeki geniş bağlantıları kapatın.
- Microsoft Purview aracılığıyla gizli belgelere duyarlılık etiketleri uygulayın.
- Organizasyon genelinde üyeliği olan Teams sitelerini gözden geçirin.
- Bir pilot grupla başlayın ve neyi ortaya çıkarabildiklerini izleyin.
Hata 2: Özetleri gerçek olarak kabul etmek
Copilot’un Teams’deki toplantı özetleri, Outlook’taki e-posta özetleri ve Word’deki belge özetleri genellikle yararlıdır, ancak nüansları kaçırabilir, bir ifadeyi yanlış kişiye atfedebilir veya anlamı değiştiren bir koşulu atlayabilir. Excel’de Copilot formüller ve analizler önerebilir, ancak yanlış okunan bir sütun veya yanlış bir varsayım, kendinden emin bir şekilde yanlış bir sayı üretir.
Bir ajans için risk, müşterinin kimsenin kabul etmediği bir özet almasıdır.
Bundan nasıl kaçınılır
Her özeti bir taslak olarak kabul edin. Müşteriye bir özet veya rakam gönderen herkes, bunu önce transkript veya kaynak sayfayla karşılaştırarak kontrol eder. Excel analizi için Copilot’tan formülü veya adımları göstermesini isteyin ve bunları kontrol edin.
Hata 3: Eğitim olmadan kullanıma sunmak
Birçok dağıtım lisans atar ve bir duyuru e-postası gönderir. Kullanım ilk hafta artar ve sonra düşer, çünkü insanlar belirsiz bir istem dener, belirsiz bir cevap alır ve dururlar. Copilot; dosyaları, kişileri, tarihleri ve beklenen formatı adlandıran belirli isteklerle çok daha iyi çalışır.
Bundan nasıl kaçınılır
Ekibin gerçek görevlerine dayalı kısa bir istem kılavuzu yazın. Bir pazarlama ekibi için örnekler şunları içerebilir.
- “[müşteri] firmasından gelen bahar kampanyasıyla ilgili son üç e-postayı özetleyin ve açık soruları listeleyin.”
- “[kampanya takipçisi] dosyasından bu hafta için bir sayfalık durum güncellemesini madde işaretleri halinde hazırlayın.”
- “[strateji belgesi] dosyasından, bölüm başına bir slayt olacak şekilde, konuşmacı notlarıyla on slaytlık bir sunum oluşturun.”
- “Bu sayfada, kanallara göre haftalık harcamaları gösterin ve bütçeyi aşan haftaları vurgulayın.”
İnsanların gerçek bir görev getirdiği ve canlı olarak denediği bir saatlik bir oturum düzenleyin. İki hafta sonra takip edin.
Hata 4: Başka bir aracın daha iyi olduğu yerde kullanmak
Copilot, Microsoft 365 belgeleri ve iletişimleri içinde güçlüdür. Özel bir analiz platformunun, SEO aracının veya reklam yönetimi arayüzünün yerini tutmaz. Verileri önce dışa aktarmadan Google Ads’de bulunan kampanya verilerini analiz etmesini istemek iyi çalışmayacaktır.
Bundan nasıl kaçınılır
Görevleri araçlarla eşleştirin. Microsoft 365 içindeki belgeler ve verilerle çalışmak, özetlemek ve taslak hazırlamak için Copilot’u kullanın. Başka yerlerde platforma özgü araçları ve özel AI özelliklerini kullanın.
Hata 5: Sonuçları değil, lisansları ölçmek
“Üç yüz lisans dağıttık” bir sonuç değildir. Microsoft, yönetim merkezinde ve Viva Insights aracılığıyla aktif kullanıcıları ve özellik kullanımını gösteren kullanım raporları sağlar. Bu size değeri değil, benimsemeyi söyler.
Bundan nasıl kaçınılır
Üç ila beş belirli görev seçin, dağıtımdan önce ne kadar sürdüklerini ölçün ve bir ay sonra tekrar ölçün. Bunu kalite üzerine kısa bir anketle birleştirin. Bir ekip eğitimden sonra Copilot’u kullanmıyorsa, lisansları varsayılan olarak yenilemek yerine yeniden atayın.
Hata 6: Müşteri gizliliğini görmezden gelmek
Ajanslar birçok müşteriden veri tutar. Müşteri klasörleri izinlerle ayrılmamışsa, Copilot başka biri için bir şey hazırlarken bir müşterinin bilgilerinden yararlanabilir. Kimse fark etmese bile bu bir gizlilik başarısızlığıdır.
Bundan nasıl kaçınılır
Her müşteriyi kısıtlı üyeliğe sahip kendi Teams sitesinde veya SharePoint sitesinde tutun. Gizli müşteri materyallerini etiketleyin. Sözleşmeleri, müşteri verilerinin AI tarafından işlenmesiyle ilgili maddeler açısından kontrol edin ve gerektiğinde müşterilerle bir yaklaşım üzerinde anlaşın.
Alien Road, Microsoft Copilot’u nasıl uyguluyor
Microsoft 365 kullanan bir müşteriyle yapılan tipik bir çalışmada, işimiz BT dağıtımından ziyade pazarlama ve içerik kullanım durumlarına odaklanır. Keşif aşaması; kampanya özetleri, durum raporları, toplantı takipleri ve içerik taslakları gibi ekibin tekrarlayan görevlerini ve her birinin bugün ne kadar sürdüğünü listeler.
Daha sonra bu görevler için istem kılavuzları yazarız ve pazarlama ekibiyle çalışma oturumları düzenleriz. Müşterinin BT ekibinin izinleri hala gözden geçirdiği durumlarda, pilot uygulamayı küçük bir grupla ve belirli klasörlerle sınırlarız. İçerik için, Copilot taslakları kullanımdan önce marka kurallarına ve gerçeklere göre kontrol edilir.
Ölçüm, görev sürelerini öncesi ve sonrası olarak karşılaştırır ve kaç Copilot taslağının küçük düzenlemelerle kullanıldığını kaydeder. Müşteriye sunulan raporlar hangi görevlerin fayda sağladığını ve hangilerinin sağlamadığını vurgular, böylece lisans kararları kanıta dayalı olur.
Bu hafta nereden başlamalı
En hassas SharePoint kütüphanelerinizde bir paylaşım raporu çalıştırın ve organizasyon genelindeki tüm bağlantıları kapatın. Ardından üç tekrarlayan görev seçin ve dosyaları ve formatı adlandırarak her biri için belirli bir istem yazın.
Bunları iki veya üç meslektaşınızla deneyin ve işin süresini ölçün. Bu kısa pilot uygulama size genişleyip genişlemeyeceğinizi, neyi eğitmeniz gerektiğini ve hangi izinlerin hala dikkat gerektirdiğini gösterecektir.
Okumaya devam edin: AI Pazarlama Ajansı · AI Pazarlaması