B2B pazarlama ekipleri için AI yönetişimi, hangi AI araçlarının onaylandığına, her bir aracın hangi verileri alabileceğine, AI çıktılarının bir alıcıya ulaşmadan önce kim tarafından inceleneceğine ve hataların nasıl kaydedilip düzeltileceğine karar veren kısa bir yazılı kurallar bütünüdür. Bu, arşive kaldırılmış bir yasal belge değildir. Bu, insanların bir istemin, veri kümesinin veya taslağın kullanım için güvenli olup olmadığından emin olmadıklarında açtıkları bir çalışma kılavuzudur.
B2B ekiplerinin buna çoğu ekipten daha fazla ihtiyacı var. İçerikleri satın alma personeli, yasal incelemeciler ve yanlış bir iddiayı fark eden teknik alıcılar tarafından okunur. Verileri genellikle başkasına ait sözleşme değerlerini, hesap adlarını ve işlem notlarını içerir. Ve satış döngüleri uzundur, bu nedenle dikkatsiz bir e-posta bir anlaşmayı aylarca takip edebilir.
B2B pazarlama ekipleri neden şimdi AI yönetişimine ihtiyaç duyuyor?
Çoğu ekip AI’yı kasıtlı olarak seçmedi. Özellikler aracılığıyla geldi: CRM içinde bir yazma asistanı, toplantı aracında bir özetleyici, tasarım uygulamasında bir görüntü oluşturucu ve bireysel pazarlamacılar tarafından açılan kişisel ChatGPT veya Claude hesapları. Her biri kendi başına mantıklıdır. Birlikte, kimsenin hangi müşteri verisinin hangi sisteme yapıştırıldığını söyleyemediği bir durum yaratırlar.
Düzenleme baskıyı artırıyor. AB AI Yasası, belirli AI kullanımları için şeffaflık görevleri getiriyor, GDPR hala istemlerdeki her türlü kişisel veriyi yönetiyor ve Türkiye’nin KVKK’sı aynı mantığı Türk veri sahiplerine uyguluyor. Büyük B2B alıcıları, güvenlik anketlerinde satıcılara giderek daha fazla AI kullanımı hakkında soru soruyor. Bir kılavuza sahip olmak, bu soruları iki hafta yerine bir öğleden sonra yanıtlamak anlamına gelir.
Kılavuz aslında ne içermelidir?
İlk sürümü birkaç sayfada tutun. Kimsenin okumadığı uzun bir politika, insanların uyduğu kısa bir politikadan daha kötüdür. Tipik bir orta ölçekli B2B ekibinde, bu bölümler çoğu gerçek durumu kapsar:
- Her biri için hesap türü (kurumsal çalışma alanı, ekip planı veya yasaklanmış kişisel hesap) içeren onaylı bir araç listesi.
- Bir veri sınıflandırma tablosu: kendi işletmenizden örneklerle herkese açık, dahili, gizli ve kısıtlı.
- Veri sınıflarını araçlarla eşleştiren bir kural, örneğin yalnızca imzalı bir veri işleme sözleşmesi olan ve eğitimi devre dışı bırakılmış araçlarda gizli veriler.
- İçerik türüne göre inceleme kuralları: yayınlamadan, göndermeden veya yüklemeden önce bir insanın neleri kontrol etmesi gerektiği.
- AI tarafından oluşturulan görseller, sesler ve referanslar için açıklama kuralları.
- Bir olay yolu: bir şeyler ters gittiğinde kime haber verileceği ve ne kadar hızlı.
Veri tablosu işin çoğunu yapar. Pazarlamacılar verileri nadiren kötü niyetle sızdırırlar. Bunu sızdırırlar çünkü kimse onlara isimli kişileri içeren bir işlem dışa aktarımının kısıtlı sayıldığını, yayınlanmış bir vaka çalışmasının ise herkese açık sayıldığını söylememiştir.
Bir pazarlama departmanında AI kararlarına kim sahiptir?
Mülkiyet bölünmeli, aşırı yüklenmiş tek bir kişide merkezileştirilmemelidir. Pratik bir model, pazarlama operasyonları liderine araç listesi ve entegrasyonlar üzerinde mülkiyet, içerik liderine inceleme standartları üzerinde mülkiyet ve hukuk veya BT’deki adlandırılmış bir kişiye veri kuralları üzerinde mülkiyet verir. Her sahibin kendi kısmı üzerinde net bir veto hakkı vardır.
Yeni araçlar için basit bir onay akışı
Birisi yeni bir AI aracı istediğinde, kısa bir form doldurur: araç ne yapar, hangi verilere dokunur, satıcı müşteri girdileri üzerinde eğitim yapar mı, veriler nerede saklanır ve maliyeti nedir. Pazarlama operasyonları uygunluğu ve entegrasyonları kontrol eder. Hukuk veya BT, veri işleme şartlarını kontrol eder. On iş günü içinde verilen bir karar, insanların süreci atlamasını engeller.
Reddetmeler de dahil olmak üzere her kararı paylaşılan bir sayfada kaydedin. Altı ay sonra, bir satıcı şartlarını değiştirdiğinde, hangi ekiplerin etkilendiğini bir bakışta görebilirsiniz.
AI çıktıları alıcılara ulaşmadan önce nasıl incelenmelidir?
İnceleme yoğunluğu alışkanlığa değil, riske göre olmalıdır. Dahili bir beyin fırtınasının ilk taslağı resmi bir kontrol gerektirmez. Rakipleri adlandıran bir ürün karşılaştırma sayfası, gerçek kontrolleri, yasal bir bakış ve konu uzmanı incelemesi gerektirir. Bunu yazmak iki başarısızlık modunu durdurur: her şeyi onaylamak ve düşük riskli işleri yavaşlatmak.
- Düşük risk (dahili notlar, fikir oluşturma, kaba taslaklar): yazarın kendi yargısı.
- Orta risk (blog yazıları, sosyal gönderiler, besleme e-postaları): iddialar, ton ve kaynaklar için editör incelemesi.
- Yüksek risk (fiyatlandırma, karşılaştırmalar, güvenlik iddiaları, vaka çalışmaları, düzenlenen sektörler): konu uzmanı artı yasal veya uyumluluk onayı.
- İstatistik içeren herhangi bir çıktı: her sayı, inceleyicinin açabileceği bir kaynağa kadar izlenir.
Son kural en önemlisidir. Dil modelleri güvenle makul rakamlar üretir. B2B’de, bir teknik incelemedeki uydurma bir benimseme oranı, bir alıcının dahili sunumunda ortaya çıkabilir ve kampanya bittikten çok sonra güvenilirliğe zarar verebilir.
Günlük araçlar içinde yönetişim nasıl görünür?
Politika yalnızca insanların zaten kullandığı araçlara yerleştirildiğinde işe yarar. HubSpot veya Salesforce’ta, hangi kullanıcıların AI özelliklerini etkinleştirebileceğini kısıtlayın ve bu özelliklerin kayıt verilerini üçüncü taraf bir modele gönderip göndermediğini kontrol edin. Google Workspace veya Microsoft 365’te, hangi Gemini veya Copilot özelliklerinin hangi gruplar için açık olduğunu kontrol etmek için yönetici konsolunu kullanın. Genel asistanlar için kurumsal bir çalışma alanı sağlayın, böylece kimsenin kişisel bir hesaba ihtiyacı kalmasın.
İstem kütüphaneleri de yardımcı olur. Yaygın görevler için test edilmiş istemlerden oluşan paylaşılan bir klasör, her biri beklediği veriler hakkında notlarla, hem riski hem de boşa harcanan zamanı azaltır. İnsanlar müşteri dışa aktarımıyla doğaçlama yapmak yerine bilinen iyi bir istemi kopyalarlar.
Gözetimsiz günlük tutma
Her istemi okumanıza gerek yok. Hangi iş akışlarının gizli verilere dokunduğunu ve düzgün davranıp davranmadıklarını bilmeniz gerekir. Otomatik AI iş akışlarını adım düzeyinde kaydedin, çıktıları aylık olarak örnekleyin ve kısa bir olay kaydı tutun. Bu, personelin izlendiğini hissettirmeden kalıpları tespit etmek için yeterlidir.
Alien Road, pazarlama ekipleri için AI yönetişimini nasıl uygular
Tipik bir çalışmada, ajans keşifle başlar: müşterinin pazarlama yığınında kullanılan her AI özelliğinin ve hesabının iki haftalık envanteri, kimsenin etkinleştirdiğini hatırlamadığı özellikler de dahil. Sonuç, hangi araçların hangi veri sınıfına dokunduğunu ve bir satıcının şartlarının girdiler üzerinde eğitime nerede izin verdiğini gösteren bir haritadır.
Kurulum takip eder. Ekip, veri tablosundaki müşterinin kendi örnekleriyle kılavuzu tasarlar, CRM ve çalışma alanı paketindeki yönetici ayarlarını yapılandırır ve ekibin en çok tekrarladığı beş veya altı görev için bir istem kütüphanesi oluşturur. İnceleme kademeleri içerik takvimine yazılır, böylece her öğe en başından itibaren risk seviyesini taşır.
Ölçüm ve raporlama döngüyü kapatır. Aylık bir rapor, yeni araç isteklerini, alınan kararları, incelemeden geçemeyen örneklenmiş çıktıları ve nedenini ve herhangi bir olayı listeler. Bir çeyrek boyunca, bu kayıt kuralların çok gevşek, çok katı veya sadece göz ardı edilip edilmediğini gösterir ve kılavuz buna göre revize edilir.
Bu hafta nereden başlamalı
Mükemmel bir politika için beklemeyin. Ekibin kullandığı her AI aracını, kişisel hesaplar da dahil olmak üzere listelemek için bir saat harcayın ve her kişiye içine hangi verileri yapıştırdıklarını sorun. Ardından, kendi işletmenizden gerçek örneklerle veri sınıflandırma tablosunu yazın.
- 1. Gün: araçları ve hesapları envanterleyin.
- 2. Gün: dört seviyeli veri tablosunu taslak haline getirin.
- 3. Gün: her aracı alabileceği veri sınıflarıyla eşleştirin.
- 4. Gün: ana içerik türleriniz için inceleme kademeleri yazın.
- 5. Gün: taslağı paylaşın, itirazları toplayın ve kafa karıştırıcı kısımları düzeltin.
Cuma gününe kadar insanların elinde olan bir sayfalık bir taslak, gelecek çeyrekte gelecek cilalı bir politikadan daha fazla sorunu önleyecektir. Her üç ayda bir revize edin, çünkü araçlar ilkelerden daha hızlı değişecektir.
Okumaya devam edin: Stratejik Planlama · Stratejik Planlama