Amazon Vendor Central Eksik Teslimat İddiaları (Shortage Claims) Nasıl Denetlenir?

Eksik teslimat iddiaları temel olarak bir ASN’deki beklenen miktar ile Amazon’un lojistik merkezlerinde taradığı gerçek miktar arasındaki uyuşmazlıktan kaynaklanır. Bir sevkiyat geldiğinde, Amazon çalışanları ürünleri tarar ve sayı ASN’den düşükse sistem sevkiyatı otomatik olarak eksik teslimat (shortage) olarak etiketler. Bu tutarsızlık paketleme sırasındaki insan hatasından, belirli kolilerdeki eksik etiketlerden veya rıhtımdaki tarama sürecindeki gecikmelerden kaynaklanabilir. Tipik bir hesapta bu iddialar sıkça görülür ve denetim yapılmadığında çözümsüz kalarak gelir kaybına yol açar.

Satıcılar bu iddiaları bir anomali olarak değil, platformla ilişkinin standart bir parçası olarak görmelidir. Otomatik sistem verimli olsa da mükemmel değildir. Hatalar her iki yönde de meydana gelir, ancak ispat yükü tamamen satıcıya aittir. Sevkiyatlarınızı deponuzdan çıktığı andan alındı olarak işaretlenene kadar takip etmezseniz, bu mali kesintileri tersine çevirmek için gerekli kanıtları sağlamakta zorlanırsınız. Düzenli bir evrak izi bulundurmak uzun vadeli sağlık için esastır.

Bir eksik teslimat iddiasına başarıyla itiraz etmek için geçerli bir teslimat kanıtı ve doğru nakliye kayıtları sunmalısınız. Amazon, gönderilen tam birim sayısını doğrulayan belirli belgeler gerektirir. Bunlar olmadan, davanız ilk inceleme sırasında muhtemelen reddedilecektir. Taşıyıcı yola çıkmadan önce depo ekibinizin her palet ve koli sayısını kaydetmede titiz davranmasını sağlayarak başlayın. Bu alışkanlık, imza veya takip günlükleri aramak yerine dosyalara anında ulaşabileceğiniz için denetim sürecinde önemli ölçüde zaman kazandırır.

• Bir Amazon taşıyıcısı veya depo temsilcisi tarafından imzalanan Teslimat Kanıtı (POD).
• Koli veya palet sayısını belirten net bir Konşimento (BOL).
• Gönderilen her sevkiyat için ASN ile tam olarak eşleşen paketleme listeleri.
• Takip numaraları veya taşıyıcıya özel teslimat onay raporları.
• Tesisinizden ayrılmadan önce palet durumunun fotoğraflı kanıtı.

Eksik teslimat iddialarını denetlemek, dahili nakliye kayıtlarınızı Vendor Central’da bulunan verilerle karşılaştırmak için sistematik bir yaklaşım gerektirir. Kontrol panelinizdeki ‘Ödemeler’ sekmesine gidin ve açık ile kapalı itirazların tam listesini görmek için ‘İddialar’ı (Claims) seçin. Tarih aralığına veya SKU’ya göre daha kolay filtreleme sağlamak için raporları elektronik tablo formatında indirin. Belirli bir alım yeri ile ilgili yinelenen bir soruna işaret edebileceği için tutarlı bir şekilde eksik bildiren belirli lojistik merkezleri gibi verilerdeki kalıpları arayın.

Bunları incelerken, sevkiyat ID’lerini dahili BOL’lerinizle çapraz referanslayın. Eksikliğin, doğru miktarı onaylayan imzalanmış bir BOL’e sahip olduğunuz bir sevkiyatta bildirildiğini fark ederseniz, itiraz için güçlü bir temeliniz var demektir. Her iddiaya aynı anda itiraz etmeye çalışmayın. Bunun yerine, ekibinizin önce en kritik kayıplara odaklanmasını sağlamak için en yüksek finansal etkiye sahip olanlara öncelik verin. Zaman içinde itiraz başvurularınızın başarı oranını takip edebilmeniz için sürecin her adımını belgelendirin.

Alien Road olarak, talep yönetimi için standart bir operasyonel prosedür oluşturarak satıcılara yardımcı oluyoruz. Yanlış etiketlenmiş koliler veya koli düzeyindeki ASN’lerdeki tutarsızlıklar gibi yinelenen eksikliklerin kök nedenini belirleyerek başlıyoruz. Tipik bir hesap için, her bekleyen iddiayı dahili nakliye kayıtlarıyla mutabık kıldığımız haftalık bir inceleme döngüsü uyguluyoruz. İtiraz gerektiğinde tüm POD ve BOL’lerin arşivlenmesini ve derhal alınmaya hazır olmasını sağlamak için merkezi bir takip sistemi kullanıyoruz. Bu yaklaşım süreçteki tahmin yürütmeyi ortadan kaldırır.

Süreçlerimiz ayrıca müşterinin lojistik ekibine, otomatize bir iddiayı tetikleme olasılığını en aza indirmek için sevkiyatları nasıl hazırlayacakları konusunda eğitim vermeyi de içerir. Deponun paletleri nasıl etiketlediğini ve ASN’leri nasıl ilettiğini inceleyerek verilerin fiziksel mallarla tam olarak eşleşmesini sağlıyoruz. Lojistiğin önleyici yönüne odaklanarak gerekli itiraz hacmini azaltıyoruz. İtirazlar gerektiğinde ekibimiz, müşterilerimiz için kurtarma oranını en üst düzeye çıkarmak için gereken özel kanıtları sağlayarak her iddianın zamanında ele alınmasını sağlar.

Talep iş akışının bazı bölümlerini otomatikleştirmek, Vendor Central ile entegre olan harici yazılım araçlarının kullanımıyla mümkündür. Bu araçlar talep verilerini otomatik olarak çekebilir ve dahili kayıtlarınızla eşleştirerek yüksek başarı olasılığına sahip potansiyel itirazları işaretleyebilir. Bu zamandan tasarruf sağlasa da, depo düzeyinde doğru veri girişi ihtiyacının yerini almaz. Kaynak verileriniz yanlışsa, otomatize sistem basitçe hatalı itiraz başvuruları üretecek ve bu da hesap uyarılarına veya kalıcı reddedilmelere yol açabilecektir.

Bu araçları yalnızca sağlam bir manuel süreç oluşturduktan sonra kullanmayı düşünün. Ekibiniz belgeleme gereksinimleri ve Amazon itiraz sisteminin mantığı konusunda rahat olduğunda, mutabakatı hızlandırmak için teknoloji katmanı ekleyebilirsiniz. Kullandığınız herhangi bir üçüncü taraf aracının Amazon’un veri paylaşım politikalarına uygun olduğundan emin olun. Portalınızdan veri kazımak (scrape) için doğrulanmamış bir yazılım kullanmak, hesabın askıya alınmasına yol açabilecek önemli bir riskdir, bu nedenle API erişimi vermeden önce herhangi bir sağlayıcının kimlik bilgilerini doğrulayın.

Önleme, eksiklikleri yönetmek için en iyi stratejidir. ASN’lerinizin doğru bir şekilde ve sevkiyat rıhtıma varmadan çok önce iletildiğinden emin olun. Tarayıcıların hatalı okuyabilmesini sağlamak için her koliye net, yüksek kaliteli etiketler kullanın. Birden fazla ürün gönderirken, her bir kolinin içeriğinin ASN ayrıntılarıyla tam olarak eşleştiğinden emin olun. Depo bir kutuya çeşitli ürünler paketliyorsa, her bir birimi açıkça tanımlayan bir paketleme listesi kullanın, çünkü bu alma sırasında tarama hatası olasılığını azaltır.

• Tutarlılık için depo paketleme prosedürlerini denetleyin.
• Tüm koli etiketlerinin dış tarafa yerleştirildiğini ve okunabilir olduğunu doğrulayın.
• ASN’nin teslimattan önce gereken zaman penceresi içinde gönderildiğinden emin olun.
• Sevkiyat rıhtımındaki palet durumunu belgelendirmek için yüksek kaliteli görüntüler kullanın.
• Her sevkiyat için tüm taşıyıcı teslim alma zamanlarının ve imzalarının bir günlüğünü tutun.

Bu hafta Vendor Central’da oturum açıp son 90 günün iddia raporunu çekerek denetiminize başlayın. En büyük maruz kalma durumunuzu belirlemek için sonuçları en yüksek finansal değerlere göre filtreleyin. Bu yüksek öncelikli ürünler için BOL ve POD’ları toplayın ve ilk itirazlarınızı hazırlayın. Bunlar gönderildikten sonra, yanıtları kontrol etmek ve kayıtlarınızı güncellemek için yinelenen bir takvim randevusu ayarlayın. Bu ritmi şimdi kurmak, gelecekte bir iddia birikiminin idari personelinizi ezmesini önleyecektir.

Amazon genellikle iddialara itiraz etmek için, genellikle ücret tarihinden itibaren 90 gün içinde bir zaman sınırı uygular. Tam pencereyi doğrulamak için özel satıcı sözleşmenizi ve en son portal yönergelerinizi kontrol edin. Bu zaman çerçevesi içinde başvurmak tersine çevrilme için değerlendirilmek üzere gereklidir, bu nedenle bu fonları geri alma hakkını kaybetmemek için son kullanma sınırına yaklaşan eski iddialara öncelik verin.

Reddedilen bir iddia her zaman yolun sonu anlamına gelmez. Dahil edilmeyen güçlü kanıtlarınız varsa veya ilk inceleme yanlış yorumlandıysa, bir bilet açabilir veya ek belgelerle yeniden başvurabilirsiniz. İkincil başvurunuzun, aynı dosyaları tekrar göndermek yerine, önceki reddin nedenini ele alan net, yeni kanıtlar sağladığından emin olun.

Evet, taşıyıcılar taşıma sırasında kolileri kaybeder veya hasar verirse bazen eksikliklerden sorumlu olabilirler. Bir taşıyıcı sorunundan şüpheleniyorsanız, bir hasar raporu veya teslimat kanıtı ayrıntıları almak için derhal onlarla iletişime geçin. Eksikliğin depolama tesisinizdeki bir hatadan kaynaklanmadığını kanıtladığı için bu bilgiyi genellikle Amazon ile yapacağınız itirazı desteklemek için kullanabilirsiniz.

İş yükünü yönetilebilir tutmak ve gerekli itiraz pencereleri içinde kalmanızı sağlamak için çoğu satıcıya haftalık denetim önerilir. Haftalık denetim yaparak yinelenen sorunları erken yakalayabilir ve küçük bir hata devasa bir finansal kayba dönüşmeden önce depo süreçlerinizi ayarlayabilirsiniz. Tutarlı izleme, marjlarınızı uzun vadede korumanın en etkili yoludur.

Okumaya devam edin: Amazon Ads · Amazon