CRM miqrasiya siyahısı əsas əlaqə məlumatlarını və ya qarşılıqlı əlaqə tarixçəsini itirmədən müştəri məlumatlarını köhnə platformadan yeni sistemə keçirmək üçün lazımi strukturu təmin edir. B2B komandaları Salesforce, HubSpot və ya Pipedrive kimi platformalar arasında keçid edərkən tez-tez çətinliklərlə qarşılaşırlar, çünki sahələrin uyğunlaşdırılması və məlumatların formatlanması tələbləri təminatçılar arasında dəyişir. Bu bələdçi mənbə məlumatlarınızı hazırlamaq, qeydlərinizi yoxlamaq və komandanızın birinci gündən yeni mühitdə işə başlaya bilməsini təmin etmək üçün standart prosedurları izah edir.
Başlamazdan əvvəl cari məlumatlarınızı necə qiymətləndirmək olar
Hər hansı qeydi ixrac etməzdən əvvəl mövcud məlumat bazanızın hərtərəfli auditi həyata keçirin. Bir çox B2B şirkətləri miqrasiya prosesini çətinləşdirən təkrarlanan liderləri, aktiv olmayan hesabları və ya natamam qeydləri saxlayır. Cari CRM-də bütün aktiv əlaqələri, onların əlaqəli şirkətlərini və son qarşılıqlı əlaqə tarixini sadalayan hesabat yaratmaqla başlayın. Bu mərhələ yalnız məlumatların hərəkəti üçün deyil, həm də onların təmizlənməsi üçündür. İki ildən artıq müddətdə toxunulmamış və ya e-poçt ünvanları çatışmayan qeydləri silin. Ümumi qeydlərinizin sayını azaltmaqla məlumatların idxalı prosesi ilə əlaqədar vaxt və xərcləri azaldırsınız. Təmiz məlumat bazası uyğunlaşdırma mərhələsini xeyli asanlaşdırır.
Hansı məlumat sahələri xəritələşdirilməlidir?
Sahələrin dəqiq uyğunlaşdırılması CRM miqrasiyasının ən texniki hissəsidir. Köhnə platformanızdakı mənbə sahəsinin yeni platformadakı hədəf sahə ilə mükəmməl uyğunlaşmasını təmin etməlisiniz. Məsələn, köhnə sisteminizdəki “Müştəri Namizədinin Mənbəyi” (Lead Source) açılan menyusu yeni platformadakı defolt sahələrdən fərqli terminologiyadan istifadə edə bilər. Hər bir köhnə sahəni yeni CRM-də müvafiq sahə ilə uyğunlaşdıran cədvəl yaratmağa vaxt ayırın. Əgər sahənin birbaşa uyğunluğu yoxdursa, xüsusi xüsusiyyət yaratmalı olacaqsınız. Bu iş idxal zamanı məlumatların kimsəsiz qalmasının və ya səhv yerdə bitməsinin qarşısını alır.
| Sahə Kateqoriyası | Tələb olunan Fəaliyyət | Ümumi Problem |
|---|---|---|
| Əlaqə Məlumatları | E-poçtları unikal ID ilə uyğunlaşdırın | Birləşdirmə xətalarına səbəb olan təkrar qeydlər |
| Şirkət Məlumatları | Əlaqələri şirkət ID-ləri ilə əlaqələndirin | Çatışmayan əlaqə linkləri |
| Satış Mərhələləri | Xüsusi mərhələləri müəyyənləşdirin | Satış metodologiyasında uyğunsuzluq |
Miqrasiya prosesi zamanı ümumi risklər hansılardır?
Miqrasiya layihələrində ümumi nümunə məlumat əlaqələrini nəzərə almamaqdır. Qeydləri köçürərkən siz sadəcə mətn köçürmürsünüz; şirkətlər, sövdələşmələr və fəaliyyətlər arasındakı əlaqələri hərəkət etdirirsiniz. Bu əlaqələr qırılarsa, satış qrupunuz əvvəlki söhbətlərinin kontekstini itirir. Digər əsas risk idxal prosesi zamanı API limitləri ilə bağlıdır. Əksər müasir CRM platformalarının API vasitəsilə saatda və ya gündə neçə qeydin idxal oluna biləcəyi ilə bağlı sürət məhdudiyyətləri var. Komandanız üçün gözlənilməz maneələrin və ya xidmət fasilələrinin qarşısını almaq üçün miqrasiya gününü təyin etməzdən əvvəl bu limitləri yoxlayın.
Alien Road CRM miqrasiya standartlarını necə tətbiq edir
Alien Road olaraq biz müştərilərə platformalar arasında keçid etməyə kömək etmək üçün standartlaşdırılmış yanaşmaya əməl edirik. Biz mənbə sisteminin ixrac formatını və təyinat sisteminin idxal tələblərini qiymətləndirdiyimiz kəşfiyyat mərhələsi ilə başlayırıq. Komandamız bütün verilənlər bazası köçürülməzdən əvvəl potensial uyğunlaşdırma xətalarını müəyyən etmək üçün məlumatların alt dəstindən – adətən ümumi qeydlərin 5%-dən istifadə edərək sınaq miqrasiyası həyata keçirir. Biz həmçinin məlumatlar yayımlandıqdan dərhal sonra komandanın satış fəaliyyətini bərpa edə bilməsini təmin etmək üçün istifadəçi icazələrinin və avtomatlaşdırma qaydalarının qurulmasına kömək edirik. Satış qruplarının qırılan əlaqə qeydlərini düzəltməkdənsə satışa vaxt sərf etməsi üçün məlumat bütövlüyünə üstünlük veririk.
Məlumatların miqrasiyası üçün texniki siyahı
- Bütün məlumatları təmiz CSV və ya JSON formatında ixrac edin.
- Bütün əlaqə e-poçtlarında təkrarların yoxlanılmasını həyata keçirin.
- Bütün xüsusi sahələrin təyinat CRM-də mövcud olduğunu yoxlayın.
- Bütün köhnə istifadəçiləri yeni sistem istifadəçi ID-ləri ilə uyğunlaşdırın.
- Kiçik məlumat dəsti ilə sınaq miqrasiyası həyata keçirin.
- Sistem tələblərinə cavab verdiyini yoxlamaq üçün tarix formatlarını yoxlayın.
- Fayl əlavələrinin qeydlərə düzgün bağlanmasını yoxlayın.
Miqrasiyadan sonra istifadəçinin sistemi mənimsəməsini necə təmin edirsiniz?
Texniki miqrasiya uğurlu olsa belə, komanda yeni sistemdən istifadə etməsə, layihə uğursuz ola bilər. Sahə adları və idarə paneli planları haqqında rəy almaq üçün əsas istifadəçiləri sınaq mərhələsinə cəlb etməklə başlayın. Zənglərin qeydə alınması və ya sövdələşmə mərhələlərinin yenilənməsi kimi gündəlik istifadə edəcəkləri xüsusi iş axınlarına yönəlmiş təlim sessiyaları keçirin. İstifadəçilərin özlərini rahat hiss etmələri üçün yeni proseslərlə bağlı aydın sənədlər lazımdır.
İstifadəçilər yeni platformanın gündəlik tapşırıqlarını necə asanlaşdırdığını başa düşdükdə, yeni alətlər dəstini tez bir zamanda mənimsəmə ehtimalı daha yüksəkdir.
- Məlumatların idxalından sonra görüləcək addımlar
- İxrac olunanlarla uyğunlaşmasını təmin etmək üçün yeni CRM-də qeydlərin sayını nəzərdən keçirin.
- Məlumatların dəqiqliyini yoxlamaq üçün təsadüfi qeydlərdə nöqtəvi yoxlamalar aparın.
- E-poçt inteqrasiyasını və təqvim sinxronizasiya parametrlərini sınayın.
- Bütün aktiv avtomatlaşdırma iş axınlarını və trigerləri yeniləyin.
- Sistemin istifadəyə hazır olduğunu satış qrupuna bildirin.
- Köhnə CRM-i yalnız 30 günlük bufer dövründən sonra ləğv edin.
Xam ixrac fayllarını təhlükəsiz yerdə arxivləşdirin.
Tez-tez Verilən Suallar
Tipik bir CRM miqrasiyası nə qədər vaxt aparır?
Müddət məlumat həcmindən və xüsusi sahələrinizin mürəkkəbliyindən asılıdır. Kiçik bir komanda miqrasiyanı iki həftəyə başa çatdıra bilər, mürəkkəb inteqrasiyaları olan daha böyük təşkilatların isə aylarla vaxtı ala bilər. Vaxtın çox hissəsi faktiki idxal prosesinə deyil, məlumatların təmizlənməsinə və xəritələrin sınaqdan keçirilməsinə sərf olunur.
Miqrasiya zamanı köhnə CRM-mi aktiv saxlamalıyam?
Bəli, köhnə CRM-inizi oxumaq üçün nəzərdə tutulmuş rejimdə ən azı 30 gün aktiv saxlamalısınız. Bu bufer dövrü miqrasiya zamanı heç bir kritik məlumatın itirilmədiyini və ya zədələnmədiyini yoxlamağa imkan verir. Yeni sistemin gözlənildiyi kimi işlədiyini təsdiqlədikdən sonra köhnə instansiyanı təhlükəsiz şəkildə arxivləşdirə bilərsiniz.
Dublikat kontaktları idarə etməyin ən yaxşı yolu nədir?
Toplu idxala başlamazdan əvvəl xüsusi məlumatların təmizlənməsi alətindən və ya yeni CRM-in daxili dublikatların aradan qaldırılması xüsusiyyətindən istifadə edin. Dublikatları idxal etsəniz, onların müxtəlif sövdələşmə tarixçələri ilə əlaqəli ola biləcəyi üçün onları sonradan birləşdirmək çətin ola bilər. Əsas CSV faylınızı e-poçt ünvanları və ya şirkət domenləri kimi unikal identifikatorlardan istifadə edərək təmizləyin.
Köçürmə zamanı xüsusi sahələri necə idarə edə bilərəm?
İdxal prosesinə başlamazdan əvvəl xüsusi sahələr yeni CRM mühitində müəyyən edilməlidir. Məlumatları təyinat platformasında mövcud olmayan sahəyə idxal etsəniz, sistem həmin xüsusi məlumat nöqtələrini rədd edəcək. Tam məlumatların saxlanmasını təmin etmək üçün hər bir xüsusi sahəni hədəf CRM-də təyin edilmiş xüsusiyyətlə uyğunlaşdırın.
Bu həftə haradan başlamaq lazımdır
Məlumatlarınızın əslində necə göründüyünü görmək üçün cari CRM-dən nümunə hesabatı ixrac etməklə bu həftə başlayın. Faylınız olduqdan onu cədvəl proqramında açın və müvafiq satış məlumatlarını ehtiva edən sütunların sayını hesablayın. Bu, xəritələşdirmə sənədi üçün təməlinizdir. Satış prosesiniz üçün hansı sahələrin həqiqətən zəruri olduğunu müəyyən etməklə, planlaşdırma prosesinə dərhal başlaya bilərsiniz. Miqrasiyanın qısa qrafikini bölüşməklə və yeni sistemin onların gündəlik iş axınını necə yaxşılaşdıracağını izah etməklə komandanızın dəstəyini təmin edin. Proaktiv başlanğıc məlumatların təmizlənməsi prosesinə daha sonra tələsməməyinizi təmin edir. Oxumağa davam edin: · CRM Sistemi