Microsoft Copilot Studio Workflows: Zeit sparen

Ein Agent kombiniert drei Teile. Wissensquellen geben ihm Informationen, wie SharePoint-Seiten, hochgeladene Dateien oder öffentliche Websites. Themen definieren Gesprächspfade für spezifische Anfragen. Aktionen ermöglichen es ihm, Dinge zu tun, wie einen Datensatz in Dynamics 365 zu erstellen, in Teams zu posten oder einen externen API über einen Konnektor aufzurufen.

Agenten können in Microsoft Teams, auf einer Website, in Microsoft 365 Copilot und anderen Kanälen veröffentlicht werden. Sie können auch autonom ausgeführt werden, wenn sie durch ein Ereignis ausgelöst werden, wie eine neue E-Mail oder eine Formularübermittlung. Die Lizenzierung basiert auf Kapazität und Nachrichten; überprüfen Sie den aktuellen Lizenzierungsleitfaden von Microsoft, da sich die Bedingungen mehr als einmal geändert haben.

Beginnen Sie mit Aufgaben, die häufig, regelbasiert und lästig sind. Wenn eine Person dieselbe Frage zehnmal pro Woche beantwortet oder Daten manuell zwischen Systemen kopiert, ist dies ein Kandidat. Kreative Urteilsbildung und Kundenverhandlungen sind es nicht.

• Kampagnen-Briefing-Aufnahme: Vertrieb oder Kunden beschreiben eine Anfrage, der Agent stellt die fehlenden Fragen und legt ein strukturiertes Briefing an
• Markenrichtlinien-Helpdesk: Mitarbeiter fragen nach Logo-Verwendung, Tonfall oder genehmigten Aussagen und erhalten Antworten mit Links
• Lead-Triage: neue Webformular-Leads werden zusammengefasst, nach einfachen Regeln bewertet und an den richtigen Besitzer weitergeleitet
• Wöchentliche Berichtsübersicht: der Agent zieht Zahlen aus einer freigegebenen Excel-Datei und postet eine Zusammenfassung in Teams
• Event-Logistik FAQ: Antworten für Delegierte zu Agenda, Veranstaltungsort und Registrierung

Dies ist ein gutes erstes Projekt, da der Wert leicht zu erkennen ist. Briefings kommen oft unvollständig an, und das Hin und Her kostet Tage. Ein Agent, der die richtigen Fragen im Voraus stellt, spart diese Zeit.

• Schritt 1: Schreiben Sie die Felder auf, die ein vollständiges Briefing benötigt, wie Ziel, Zielgruppe, Budgetrahmen, Frist, Kanäle und Genehmigungen
• Schritt 2: Erstellen Sie in Copilot Studio einen neuen Agenten und beschreiben Sie seinen Zweck in einfacher Sprache
• Schritt 3: Fügen Sie Ihre Briefing-Vorlage und vergangene gute Briefings aus SharePoint als Wissen hinzu
• Schritt 4: Erstellen Sie ein Thema, das jedes Feld mit Fragen sammelt, wobei Variablen zum Speichern von Antworten verwendet werden
• Schritt 5: Fügen Sie eine Aktion hinzu, die das Briefing über Power Automate in einer SharePoint-Liste oder einem Planner-Task speichert
• Schritt 6: Fügen Sie eine Bestätigungsnachricht mit einer Zusammenfassung hinzu, die der Anfragende korrigieren kann
• Schritt 7: Testen Sie mit fünf echten vergangenen Anfragen, einschließlich unordentlicher
• Schritt 8: Veröffentlichen Sie für eine Pilotgruppe in Teams und sammeln Sie zwei Wochen lang Feedback

Regeln, die vor dem Start festgelegt werden müssen

Entscheiden Sie, was der Agent niemals versprechen darf, wie Liefertermine oder Preise. Fügen Sie eine Übergabe an einen Menschen hinzu, wenn die Anfrage ungewöhnlich ist. Halten Sie die Anweisungen kurz und spezifisch; lange, vage Anweisungen führen zu unvorhersehbaren Antworten.

Ein Agent ist nur so genau wie seine Quellen. Wenn die SharePoint-Seite drei Versionen des Markenleitfadens enthält, werden die Antworten sie vermischen. Generative Antworten können auch Dinge selbstbewusst behaupten, die nicht in der Quelle stehen, also testen Sie mit kniffligen Fragen und überprüfen Sie Gesprächstranskripte im Analysebereich.

• Veraltete oder doppelte Wissensdateien führen zu falschen Antworten
• Berechtigungen: Agenten können Inhalte für Benutzer freigeben, die sie nicht sehen sollten, wenn die Freigabe locker eingestellt ist
• Konnektorkosten: einige Premium-Konnektoren benötigen zusätzliche Power Platform-Lizenzierung
• Wartung: jemand muss Themen aktualisieren, wenn sich Prozesse ändern
• Sprache: testen Sie Türkisch und andere Sprachen separat, da die Qualität unterschiedlich sein kann

Copilot Studio enthält Analysen zu Sitzungen, Lösungsraten und Eskalationen. Diese Zahlen zeigen die Nutzung, nicht den Wert. Für den Wert messen Sie den Prozess: wie lange dauerte ein Briefing von der ersten Anfrage bis zur genehmigten Version vor dem Agenten und wie lange danach. Zählen Sie auch die Anzahl der Folge-E-Mails pro Briefing.

Halten Sie den Messzeitraum mindestens einen Monat lang und vergleichen Sie ähnliche Anfragen. Ein komplexes Rebranding-Briefing dauert immer länger als eine Anfrage für einen Social-Media-Post, mit oder ohne Agent.

Nicht jeder Workflow benötigt einen Agenten. Eine Microsoft Forms-Umfrage, die einen Power Automate-Flow speist, kann eine feste Briefing-Vorlage ohne jede AI handhaben. Wählen Sie einen Agenten, wenn die Eingabe unordentlich, konversationell ist oder Folgefragen benötigt. Wählen Sie ein Formular, wenn die Eingabe vorhersehbar ist.

Agenten driften ab, wenn sich das Geschäft ändert und der Inhalt nicht. Eine neue Preisseite, ein umbenannter Dienst oder eine geänderte Genehmigungsregel machen alte Antworten falsch. Weisen Sie jedem Agenten einen Besitzer zu und geben Sie ihm eine monatliche Checkliste: Überprüfen Sie eine Stichprobe von Transkripten, prüfen Sie unbeantwortete Fragen in der Analytik und aktualisieren Sie Wissensdateien.

Unbeantwortete Fragen sind das wertvollste Signal. Wenn zehn Leute nach einem neuen Produkt gefragt haben, über das der Agent nichts weiß, ist das eine inhaltliche Lücke und oft auch eine Lücke in Ihrer internen Dokumentation. Das Beheben verbessert den Agenten und das eigene Referenzmaterial des Teams gleichzeitig.

• Überprüfen Sie zwanzig Transkripte pro Monat
• Aktualisieren oder entfernen Sie veraltete Wissensdateien
• Fügen Sie Themen für Fragen hinzu, die häufig vorkommen
• Testen Sie den Agenten nach jeder Änderung mit dem ursprünglichen Testset erneut