Flux de travail Microsoft Copilot Studio

Un agent combine trois parties. Les sources de connaissances lui donnent des informations, telles que des sites SharePoint, des fichiers téléchargés ou des sites web publics. Les sujets définissent des chemins de conversation pour des demandes spécifiques. Les actions lui permettent de faire des choses, comme créer un enregistrement dans Dynamics 365, publier dans Teams ou appeler une API externe via un connecteur.

Les agents peuvent être publiés sur Microsoft Teams, un site web, Microsoft 365 Copilot et d’autres canaux. Ils peuvent également s’exécuter de manière autonome lorsqu’ils sont déclenchés par un événement, tel qu’un nouvel e-mail ou une soumission de formulaire. La licence est basée sur la capacité et les messages ; consultez le guide de licence actuel de Microsoft, car les conditions ont changé plus d’une fois.

Commencez par des tâches fréquentes, basées sur des règles et ennuyeuses. Si une personne répond à la même question dix fois par semaine ou copie manuellement des données entre les systèmes, c’est un candidat. Le jugement créatif et la négociation avec le client ne le sont pas.

• Réception de briefs de campagne : les ventes ou les clients décrivent une demande, l’agent pose les questions manquantes et archive un brief structuré
• Helpdesk des directives de marque : le personnel pose des questions sur l’utilisation du logo, le ton ou les affirmations approuvées et obtient des réponses avec des liens
• Tri des leads : les nouveaux leads de formulaires web sont résumés, notés selon des règles simples et routés vers le bon propriétaire
• Résumé des rapports hebdomadaires : l’agent extrait des chiffres d’un fichier Excel partagé et publie un résumé dans Teams
• FAQ sur la logistique événementielle : réponses aux délégués concernant l’agenda, le lieu et l’inscription

C’est un bon premier projet car la valeur est facile à voir. Les briefs arrivent souvent incomplets, et les allers-retours coûtent des jours. Un agent qui pose les bonnes questions dès le départ fait gagner ce temps.

• Étape 1 : Notez les champs dont un brief complet a besoin, tels que l’objectif, l’audience, la fourchette budgétaire, la date limite, les canaux et les approbations
• Étape 2 : Dans Copilot Studio, créez un nouvel agent et décrivez son objectif en langage simple
• Étape 3 : Ajoutez votre modèle de brief et les bons briefs passés de SharePoint comme connaissances
• Étape 4 : Créez un sujet qui collecte chaque champ avec des questions, en utilisant des variables pour stocker les réponses
• Étape 5 : Ajoutez une action qui enregistre le brief dans une liste SharePoint ou une tâche Planner via Power Automate
• Étape 6 : Ajoutez un message de confirmation avec un résumé que le demandeur peut corriger
• Étape 7 : Testez avec cinq demandes réelles passées, y compris les plus désordonnées
• Étape 8 : Publiez sur Teams pour un groupe pilote et recueillez les commentaires pendant deux semaines

Règles à définir avant le lancement

Décidez de ce que l’agent ne doit jamais promettre, comme les dates de livraison ou les prix. Ajoutez un transfert à un humain lorsque la demande est inhabituelle. Gardez les instructions courtes et spécifiques ; les instructions longues et vagues conduisent à des réponses imprévisibles.

Un agent n’est aussi précis que ses sources. Si le site SharePoint contient trois versions du guide de marque, les réponses les mélangeront. Les réponses génératives peuvent également affirmer avec assurance des choses qui ne sont pas dans la source, alors testez avec des questions délicates et examinez les transcriptions de conversation dans la zone d’analyse.

• Les fichiers de connaissances obsolètes ou en double conduisent à de mauvaises réponses
• Autorisations : les agents peuvent exposer du contenu à des utilisateurs qui ne devraient pas le voir si le partage est configuré de manière lâche
• Coûts des connecteurs : certains connecteurs premium nécessitent une licence Power Platform supplémentaire
• Maintenance : quelqu’un doit mettre à jour les sujets lorsque les processus changent
• Langue : testez le turc et les autres langues séparément, car la qualité peut différer

Copilot Studio inclut des analyses sur les sessions, les taux de résolution et les escalades. Ces chiffres montrent l’utilisation, pas la valeur. Pour la valeur, mesurez le processus : combien de temps un brief a pris de la première demande à la version approuvée avant l’agent, et combien de temps après. Comptez également le nombre d’e-mails de suivi par brief.

Gardez la période de mesure au moins un mois et comparez des demandes similaires. Un brief de changement de marque complexe prendra toujours plus de temps qu’une demande de publication sociale, avec ou sans agent.

Tous les flux de travail n’ont pas besoin d’un agent. Une enquête Microsoft Forms alimentant un flux Power Automate peut gérer un modèle de brief fixe sans aucune AI. Choisissez un agent lorsque l’entrée est désordonnée, conversationnelle ou nécessite des questions de suivi. Choisissez un formulaire lorsque l’entrée est prévisible.

Les agents dérivent lorsque l’entreprise change et que le contenu ne change pas. Une nouvelle page de prix, un service renommé ou une règle d’approbation modifiée rendent les anciennes réponses fausses. Attribuez un propriétaire par agent et donnez-lui une liste de contrôle mensuelle : examinez un échantillon de transcriptions, vérifiez les questions sans réponse dans l’analyse et mettez à jour les fichiers de connaissances.

Les questions sans réponse sont le signal le plus précieux. Si dix personnes ont posé des questions sur un nouveau produit dont l’agent ne sait rien, c’est une lacune de contenu, et souvent une lacune dans votre documentation interne aussi. La corriger améliore l’agent et le matériel de référence de l’équipe en même temps.

• Examinez vingt transcriptions par mois
• Mettez à jour ou supprimez les fichiers de connaissances obsolètes
• Ajoutez des sujets pour les questions qui reviennent souvent
• Retestez l’agent après chaque changement avec le jeu de test original