Ein Umstieg auf Microsoft Copilot lohnt sich für Aufgaben, bei denen es darum geht, eigene Microsoft 365-Inhalte zu durchsuchen, zusammenzufassen und Entwürfe zu erstellen – etwa um lange Teams-Threads aufzuholen oder Besprechungsnotizen in ein Briefing zu verwandeln. Traditionelle Tools sind weiterhin überlegen bei exakten Berechnungen, strukturierten Berichten und allem, was wiederholbar und prüfbar sein muss, da Formeln, Power BI und Vorlagen zuverlässiger sind.
Microsoft verwendet den Namen Copilot für mehrere Produkte. Die kostenlose Copilot-App ist ein allgemeiner Chat-Assistent. Microsoft 365 Copilot ist das kostenpflichtige Business-Add-on, das in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams funktioniert und über Microsoft Graph auf die E-Mails, Dateien und Besprechungen Ihres Unternehmens zugreifen kann, wobei die bereits bestehenden Berechtigungen jedes Benutzers respektiert werden. Dieser Artikel befasst sich hauptsächlich mit Microsoft 365 Copilot, da dieses Tool die täglichen Arbeitsabläufe verändert.
Was kann Microsoft 365 Copilot gut?
Der entscheidende Vorteil ist der Zugriff auf Ihren Arbeitskontext. Ein allgemeiner Chatbot weiß nicht, was im gestrigen Kundengespräch gesagt wurde. Copilot in Teams kann die Besprechung zusammenfassen (sofern die Transkription aktiviert war), Aufgaben auflisten und Fragen dazu beantworten, wer was vereinbart hat.
- Teams: Besprechungszusammenfassungen, Aufholen verpasster Gesprächsteile, Zusammenfassen langer Chats.
- Outlook: Zusammenfassen von E-Mail-Threads und Entwerfen von Antworten in einem gewählten Tonfall.
- Word: Erste Entwürfe basierend auf referenzierten Dateien, Umschreiben von Abschnitten, Zusammenfassen langer Dokumente.
- PowerPoint: Erstellen eines Entwurfsdecks aus einem Word-Dokument oder einer Gliederung.
- Microsoft 365 Copilot Chat: Fragen zu Ihren E-Mails, Dateien und Besprechungen, wie zum Beispiel: „Was hat der Kunde zum Q3-Budget gesagt?“
Wo sind traditionelle Tools weiterhin überlegen?
Copilot generiert Text aus Mustern; es garantiert nicht zweimal das gleiche Ergebnis. Für Arbeiten, bei denen es auf die exakte Antwort ankommt, sind die älteren Tools besser.
Excel-Formeln und Pivot-Tabellen liefern exakte, prüfbare Zahlen. Copilot in Excel kann Formeln vorschlagen, Trends hervorheben und Diagramme erstellen, was Personen hilft, die die Syntax nicht kennen, aber das Ergebnis sollte wie jede von einem Kollegen geschriebene Formel überprüft werden. Power BI bleibt der richtige Ort für wiederkehrende Dashboards mit kontrollierten Daten. Eine gut erstellte Word-Vorlage schlägt einen generierten Entwurf bei Verträgen und Angeboten mit festen rechtlichen Formulierungen.
Wann sollten Sie nicht umsteigen?
- Wenn die zugrunde liegenden Dateien unorganisiert sind. Copilot findet, worauf Benutzer zugreifen können; wenn die richtige Version eines Dokuments zwischen fünf Entwürfen vergraben ist, zitiert es möglicherweise die falsche.
- Wenn Berechtigungen zu weit gefasst sind. Da Copilot bestehende Zugriffe respektiert, wird Over-Sharing in SharePoint sehr schnell sichtbar.
- Für Kunden-Deliverables, die exakte Zahlen erfordern, es sei denn, jemand verifiziert jede Zahl.
- Für Aufgaben, die nur einmal pro Quartal anfallen, bei denen das Erlernen einer neuen Gewohnheit mehr kostet, als es einspart.
- Wenn Besprechungen nicht aufgezeichnet oder transkribiert werden, was den Wert von Teams stark mindert.
Wie testet man Copilot fair?
Lizenzen sind pro Benutzer, also testen Sie mit einer kleinen Gruppe, bevor Sie breit einkaufen. Wählen Sie fünf bis zehn Personen mit unterschiedlichen Rollen, zum Beispiel einen Account Manager, einen Analysten, einen Projektmanager und einen Teamleiter.
Bitten Sie jede Person, drei wiederkehrende Aufgaben auszuwählen und diese zwei Wochen lang ohne Copilot und dann zwei Wochen mit Copilot zu stoppen. Erfassen Sie die Zeit, die Qualität des Ergebnisses und wie viel Nachbearbeitung erforderlich war. Microsoft bietet Nutzungsberichte im Admin Center und ein Copilot-Dashboard in Viva Insights, je nach Lizenz, was bei der Darstellung der Akzeptanz hilft, aber die Zeitprotokolle der Benutzer sind das, was den Wert beweist.
Gute Testaufgaben
Wöchentliche Kundenstatus-E-Mails, Besprechungszusammenfassungen, erste Entwürfe von Briefings aus Notizen und Zusammenfassungen langer E-Mail-Threads sind gute Tests, da jeder sie durchführt und die Qualität leicht zu beurteilen ist.
Was muss vor dem Rollout geschehen?
Die wichtigste Arbeit ist die Informations-Governance. Überprüfen Sie die Freigaben in SharePoint und OneDrive, insbesondere Links für „jeder in der Organisation“. Wenden Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen an, wo Ihre Lizenz dies unterstützt. Archivieren Sie alte Projektseiten, die niemand mehr benötigt.
Schulen Sie die Mitarbeiter dann im Prompting mit Kontext: Referenzieren einer bestimmten Datei, Anfordern eines Formats, Spezifizieren von Zielgruppe und Länge. Kurze interne Beispiele funktionieren besser als allgemeine Schulungen, weil die Leute ihre eigene Art von Arbeit sehen.
Wie sieht eine realistische Adoptionskurve aus?
Erwarten Sie eine ungleichmäßige Nutzung. In den meisten Pilotprojekten nutzen einige Leute Copilot jeden Tag, viele nutzen es für ein oder zwei Gewohnheiten und einige nutzen es kaum. Dieses Muster ist normal und sagt mehr über die Aufgabenpassung aus als über das Tool.
Interviewen Sie die Intensiv- und Gelegenheitsnutzer separat. Intensivnutzer zeigen die Aufgaben auf, die es wert sind, auf den Rest des Teams ausgeweitet zu werden. Gelegenheitsnutzer offenbaren meist ein fehlendes Teil, wie etwa nicht transkribierte Besprechungen oder Dateien, die außerhalb von SharePoint liegen, was den Wert für alle blockiert.
Entscheiden Sie sich erst nach dieser Überprüfung für breitere Lizenzen. Der Kauf für das ganze Unternehmen, nur weil ein paar Leute es lieben, lässt oft viele Plätze ungenutzt.
Wie Alien Road Microsoft Copilot einsetzt
Viele unserer Kunden arbeiten mit Microsoft 365, und bei einem typischen Engagement liegt unser Fokus eher auf dem Marketing-Workflow als auf der IT-Administration. Wir beginnen damit, abzubilden, welche wiederkehrenden Marketingaufgaben in Teams, Outlook und Word stattfinden: Kampagnenbriefings, Agentur-Status-Updates, Besprechungs-Follow-ups.
Wir führen dann den oben beschriebenen zeitgesteuerten Pilotversuch mit dem Marketingteam des Kunden durch, schreiben Prompt-Beispiele für deren reale Aufgaben und berichten über die eingesparte Zeit und den erforderlichen Bearbeitungsaufwand pro Aufgabentyp. Wo Copilot die bestehende Vorlage oder den Bericht nicht schlägt, sagen wir das und behalten die alte Methode bei.
Wo man diese Woche anfangen sollte
Fragen Sie vor jeder Lizenzentscheidung Ihr IT-Team nach einem Bericht über Dateien, die mit der gesamten Organisation geteilt werden. Das Beheben von Over-Sharing ist mit oder ohne Copilot nützlich und das Hauptrisiko, das zuerst angegangen werden muss.
Listen Sie dann die drei Aufgaben auf, über die sich Ihr Team am meisten beschwert. Wenn zwei davon das Zusammenfassen von Besprechungen oder langen Threads beinhalten, ist Copilot einen Pilotversuch wert. Wenn es um exakte Zahlen geht, schauen Sie sich stattdessen eine bessere Excel- oder Power BI-Schulung an.
Was auch immer Sie entscheiden, zeichnen Sie die Begründung und die Beweise auf. Wenn nächstes Jahr die Lizenzverlängerung ansteht, wird diese Notiz eine lange Debatte ersparen und es Ihnen ermöglichen, die neuen Zahlen mit den alten zu vergleichen.
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