На Microsoft Copilot стоит переходить для задач, связанных с поиском, обобщением и составлением черновиков на основе вашего собственного контента Microsoft 365, например, для того чтобы быть в курсе длинных веток в Teams или превращать заметки с встреч в краткий отчет. Традиционные инструменты по-прежнему выигрывают в точных расчетах, структурированной отчетности и во всем, что должно быть повторяемым и проверяемым, где формулы, Power BI и шаблоны более надежны.
Microsoft использует название Copilot для нескольких продуктов. Бесплатное приложение Copilot — это общий чат-ассистент. Microsoft 365 Copilot — это платное бизнес-дополнение, которое работает внутри Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Teams и может использовать электронные письма, файлы и встречи вашей организации через Microsoft Graph, соблюдая разрешения, которые уже есть у каждого пользователя. Эта статья в основном посвящена Microsoft 365 Copilot, потому что именно он меняет повседневные рабочие привычки.
Что Microsoft 365 Copilot делает хорошо?
Его отличительное преимущество — доступ к контексту вашей работы. Обычный чат-бот не знает, что обсуждалось на вчерашнем звонке с клиентом. Copilot в Teams может резюмировать встречу, если была включена транскрипция, перечислить задачи и ответить на вопросы о том, кто о чем договорился.
- Teams: резюме встреч, наверстывание пропущенных частей звонка, обобщение длинных чатов.
- Outlook: обобщение цепочек писем и составление ответов в выбранном тоне.
- Word: первые черновики на основе ссылочных файлов, переписывание разделов, обобщение длинных документов.
- PowerPoint: создание черновика презентации из документа Word или плана.
- Microsoft 365 Copilot Chat: вопросы по вашей почте, файлам и встречам, например: «что клиент сказал о бюджете на 3-й квартал?»
Где традиционные инструменты все еще выигрывают?
Copilot генерирует текст на основе шаблонов; он не гарантирует одинаковый результат дважды. Для работы, где важен точный ответ, старые инструменты лучше.
Формулы Excel и сводные таблицы дают точные, проверяемые цифры. Copilot в Excel может предлагать формулы, выделять тренды и строить графики, что помогает людям, не знающим синтаксис, но результат нужно проверять, как и любую формулу, написанную коллегой. Power BI остается правильным местом для повторяющихся дашбордов с управляемыми данными. Хорошо сделанный шаблон Word лучше сгенерированного черновика для контрактов и предложений с фиксированной юридической формулировкой.
Когда не стоит переходить?
- Когда исходные файлы не организованы. Copilot находит то, к чему пользователи имеют доступ; если правильная версия документа затеряна среди пяти черновиков, он может процитировать не ту.
- Когда разрешения слишком широкие. Поскольку Copilot соблюдает существующий доступ, чрезмерный общий доступ в SharePoint становится очень быстро заметен.
- Для клиентских результатов, требующих точных цифр, если только кто-то не проверяет каждую цифру.
- Для задач, выполняемых раз в квартал, где обучение новой привычке стоит дороже, чем экономит.
- Когда встречи не записываются и не транскрибируются, что лишает Teams большей части ценности.
Как справедливо протестировать Copilot?
Лицензии выдаются на пользователя, поэтому протестируйте с небольшой группой, прежде чем покупать массово. Выберите от пяти до десяти человек с разными ролями, например, аккаунт-менеджера, аналитика, менеджера проекта и тимлида.
Попросите каждого человека выбрать три повторяющиеся задачи и засечь время на их выполнение в течение двух недель без Copilot, а затем две недели с ним. Соберите данные о времени, качестве результата и о том, сколько правок потребовалось. Microsoft предоставляет отчеты об использовании в центре администрирования и дашборд Copilot в Viva Insights, в зависимости от ваших лицензий, что помогает показать внедрение, но журналы времени от пользователей — это то, что доказывает ценность.
Хорошие тестовые задачи
Еженедельные письма о статусе клиента, резюме встреч, первые черновики брифов из заметок и обобщения длинных цепочек писем — хорошие тесты, потому что их делают все, и качество легко оценить.
Что должно произойти перед внедрением?
Самая важная работа — это управление информацией. Проверьте общий доступ в SharePoint и OneDrive, особенно ссылки «все в организации». Примените метки конфиденциальности, где ваша лицензия их поддерживает. Архивируйте старые проектные сайты, которые никому не нужны.
Затем обучите людей промптингу с контекстом: ссылаться на конкретный файл, запрашивать формат, указывать аудиторию и длину. Короткие внутренние примеры работают лучше, чем общее обучение, потому что люди видят свой собственный тип работы.
Как выглядит реалистичная кривая внедрения?
Ожидайте неравномерного использования. В большинстве пилотов несколько человек используют Copilot каждый день, многие используют его для одной или двух привычек, а некоторые почти не прикасаются к нему. Этот паттерн нормален и говорит больше о соответствии задачам, чем об инструменте.
Интервьюируйте активных и пассивных пользователей отдельно. Активные пользователи раскрывают задачи, которые стоит распространить на остальную часть команды. Пассивные пользователи обычно раскрывают недостающее звено, например, отсутствие транскрипции встреч или файлы, живущие вне SharePoint, что блокирует ценность для всех.
Решайте о более широких лицензиях только после этого обзора. Покупка для всей компании только потому, что нескольким людям это нравится, часто оставляет много мест неиспользованными.
Как Alien Road применяет Microsoft Copilot
Многие наши клиенты работают на Microsoft 365, и в типичном взаимодействии наша часть — это маркетинговый рабочий процесс, а не ИТ-администрирование. Мы начинаем с картирования того, какие повторяющиеся маркетинговые задачи живут в Teams, Outlook и Word: брифы кампаний, обновления статуса агентства, последующие действия после встреч.
Затем мы проводим пилотный проект с замером времени, описанный выше, с маркетинговой командой клиента, пишем примеры промптов для их реальных задач и отчитываемся об сэкономленном времени и необходимых правках по типу задачи. Там, где Copilot не превосходит существующий шаблон или отчет, мы говорим об этом и сохраняем старый метод.
С чего начать на этой неделе
Перед любым решением о лицензии попросите вашу ИТ-команду предоставить отчет о файлах, которыми поделились со всей организацией. Исправление чрезмерного общего доступа полезно с Copilot или без него, и это основной риск, который нужно устранить в первую очередь.
Затем перечислите три задачи, на которые ваша команда жалуется больше всего. Если две из них включают обобщение встреч или длинных цепочек писем, Copilot стоит пилотного проекта. Если они включают точные цифры, посмотрите вместо этого на лучшее обучение Excel или Power BI.
Что бы вы ни решили, запишите обоснование и доказательства. Когда в следующем году придет время продления лицензии, эта заметка сэкономит долгие дебаты и позволит сравнить новые цифры со старыми.
Читайте далее: ИИ-маркетинговое агентство · AI Marketing