Il vaut la peine de passer à Microsoft Copilot pour les tâches impliquant la recherche, la synthèse et la rédaction à partir de votre propre contenu Microsoft 365, comme rattraper de longs fils de discussion Teams ou transformer des notes de réunion en compte-rendu. Les outils traditionnels restent gagnants pour les calculs exacts, les rapports structurés et tout ce qui doit être reproductible et auditable, là où les formules, Power BI et les modèles sont plus fiables.
Microsoft utilise le nom Copilot pour plusieurs produits. L’application gratuite Copilot est un assistant de chat général. Microsoft 365 Copilot est le module complémentaire professionnel payant qui fonctionne dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams et peut puiser dans les e-mails, les fichiers et les réunions de votre organisation via Microsoft Graph, en respectant les autorisations dont chaque utilisateur dispose déjà. Cet article concerne principalement Microsoft 365 Copilot, car c’est celui qui remplace les habitudes de travail quotidiennes.
Que fait bien Microsoft 365 Copilot ?
Son avantage distinctif est l’accès au contexte de votre travail. Un chatbot général ne sait pas ce qui a été dit lors de l’appel client d’hier. Copilot dans Teams peut résumer la réunion si la transcription était activée, lister les points d’action et répondre aux questions sur qui a convenu de quoi.
- Teams : résumés de réunions, rattrapage des parties manquées d’un appel, synthèse de longs chats.
- Outlook : synthèse de fils d’e-mails et rédaction de réponses sur un ton choisi.
- Word : premiers brouillons basés sur des fichiers référencés, réécriture de sections, synthèse de longs documents.
- PowerPoint : création d’un jeu de diapositives à partir d’un document Word ou d’un plan.
- Microsoft 365 Copilot Chat : questions sur vos courriers, fichiers et réunions, telles que « qu’a dit le client à propos du budget du T3 ? »
Où les outils traditionnels restent-ils gagnants ?
Copilot génère du texte à partir de modèles ; il ne garantit pas le même résultat deux fois. Pour les travaux où la réponse exacte compte, les anciens outils sont meilleurs.
Les formules Excel et les tableaux croisés dynamiques donnent des chiffres exacts et auditables. Copilot dans Excel peut suggérer des formules, mettre en évidence des tendances et créer des graphiques, ce qui aide les personnes qui ne connaissent pas la syntaxe, mais le résultat doit être vérifié comme n’importe quelle formule écrite par un collègue. Power BI reste l’endroit idéal pour les tableaux de bord récurrents avec des données gouvernées. Un modèle Word bien conçu surpasse un brouillon généré pour les contrats et les propositions avec une formulation juridique fixe.
Quand ne devriez-vous pas changer ?
- Lorsque les fichiers sous-jacents sont désorganisés. Copilot trouve ce à quoi les utilisateurs peuvent accéder ; si la bonne version d’un document est enterrée parmi cinq brouillons, il peut citer la mauvaise.
- Lorsque les autorisations sont trop larges. Parce que Copilot respecte l’accès existant, le partage excessif dans SharePoint devient très rapidement visible.
- Pour les livrables clients qui nécessitent des chiffres exacts, à moins que quelqu’un ne vérifie chaque chiffre.
- Pour les tâches effectuées une fois par trimestre, où l’apprentissage d’une nouvelle habitude coûte plus cher qu’il n’économise.
- Lorsque les réunions ne sont pas enregistrées ou transcrites, ce qui supprime une grande partie de la valeur de Teams.
Comment tester Copilot équitablement ?
Les licences sont par utilisateur, alors testez avec un petit groupe avant d’acheter largement. Choisissez cinq à dix personnes avec des rôles différents, par exemple un responsable de compte, un analyste, un chef de projet et un chef d’équipe.
Demandez à chaque personne de choisir trois tâches récurrentes et de les chronométrer pendant deux semaines sans Copilot, puis deux semaines avec. Collectez le temps, la qualité du résultat et la quantité d’édition nécessaire. Microsoft fournit des rapports d’utilisation dans le centre d’administration et un tableau de bord Copilot dans Viva Insights, selon vos licences, ce qui aide à montrer l’adoption, mais les journaux de temps des utilisateurs sont ce qui prouve la valeur.
Bonnes tâches de test
Les e-mails de statut client hebdomadaires, les résumés de réunions, les premiers brouillons de comptes-rendus à partir de notes et les résumés de longs fils d’e-mails sont de bons tests car tout le monde les fait et la qualité est facile à juger.
Que doit-il se passer avant le déploiement ?
Le travail le plus important est la gouvernance de l’information. Examinez le partage SharePoint et OneDrive, en particulier les liens « tout le monde dans l’organisation ». Appliquez des étiquettes de sensibilité là où votre licence les prend en charge. Archivez les anciens sites de projet dont personne n’a besoin.
Ensuite, formez les gens à l’invite avec contexte : référencer un fichier spécifique, demander un format, spécifier l’audience et la longueur. Les exemples internes courts fonctionnent mieux que la formation générique, car les gens voient leur propre type de travail.
À quoi ressemble une courbe d’adoption réaliste ?
Attendez-vous à une utilisation inégale. Dans la plupart des pilotes, quelques personnes utilisent Copilot tous les jours, beaucoup l’utilisent pour une ou deux habitudes, et certains le touchent à peine. Ce modèle est normal et en dit plus sur l’adéquation des tâches que sur l’outil.
Interrogez séparément les utilisateurs intensifs et légers. Les utilisateurs intensifs révèlent les tâches qui valent la peine d’être étendues au reste de l’équipe. Les utilisateurs légers révèlent généralement une pièce manquante, comme des réunions non transcrites ou des fichiers vivant en dehors de SharePoint, qui bloque la valeur pour tout le monde.
Décidez des licences plus larges seulement après cet examen. Acheter pour toute l’entreprise parce que quelques personnes l’aiment laisse souvent de nombreux sièges inutilisés.
Comment Alien Road applique Microsoft Copilot
Beaucoup de nos clients fonctionnent sur Microsoft 365, et dans un engagement typique, notre rôle est le flux de travail marketing plutôt que l’administration informatique. Nous commençons par cartographier quelles tâches marketing récurrentes vivent dans Teams, Outlook et Word : briefs de campagne, mises à jour de statut d’agence, suivis de réunions.
Nous exécutons ensuite le pilote chronométré décrit ci-dessus avec l’équipe marketing du client, écrivons des exemples d’invites pour leurs tâches réelles et rapportons le temps économisé et l’édition nécessaire par type de tâche. Là où Copilot ne bat pas le modèle ou le rapport existant, nous le disons et conservons l’ancienne méthode.
Par où commencer cette semaine
Avant toute décision de licence, demandez à votre équipe informatique un rapport sur les fichiers partagés avec toute l’organisation. Corriger le partage excessif est utile avec ou sans Copilot, et c’est le risque principal à aborder en premier.
Ensuite, listez les trois tâches dont votre équipe se plaint le plus. Si deux d’entre elles impliquent de résumer des réunions ou de longs fils de discussion, Copilot mérite un pilote. Si elles impliquent des chiffres exacts, regardez plutôt une meilleure formation Excel ou Power BI.
Quoi que vous décidiez, enregistrez le raisonnement et les preuves. Lorsque le renouvellement de la licence arrivera l’année prochaine, cette note évitera un long débat et vous permettra de comparer les nouveaux chiffres avec les anciens.
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