Microsoft Copilot, kendi Microsoft 365 içeriğiniz genelinde arama yapma, özetleme ve taslak hazırlama gibi görevler için geçiş yapmaya değer; örneğin, uzun Teams yazışmalarını takip etmek veya toplantı notlarını bir özete dönüştürmek. Geleneksel araçlar, formüllerin, Power BI’ın ve şablonların daha güvenilir olduğu kesin hesaplamalar, yapılandırılmış raporlama ve tekrarlanabilir ve denetlenebilir olması gereken her şey için hala kazanmaktadır.
Microsoft, Copilot adını birkaç ürün için kullanır. Ücretsiz Copilot uygulaması genel bir sohbet asistanıdır. Microsoft 365 Copilot ise Word, Excel, PowerPoint, Outlook ve Teams içinde çalışan ve her kullanıcının zaten sahip olduğu izinlere saygı duyarak Microsoft Graph aracılığıyla kuruluşunuzun e-postalarına, dosyalarına ve toplantılarına erişebilen ücretli iş eklentisidir. Bu makale esas olarak Microsoft 365 Copilot hakkındadır, çünkü günlük iş alışkanlıklarını değiştiren budur.
Microsoft 365 Copilot neyi iyi yapar?
Ayırt edici avantajı, iş bağlamınıza erişimidir. Genel bir sohbet botu, dünkü müşteri görüşmesinde ne söylendiğini bilmez. Teams’deki Copilot, transkripsiyon açıksa toplantıyı özetleyebilir, yapılacak işleri listeleyebilir ve kimin neyi kabul ettiğiyle ilgili soruları yanıtlayabilir.
- Teams: toplantı özetleri, bir görüşmenin kaçırılan kısımlarını yakalama, uzun sohbetleri özetleme.
- Outlook: e-posta yazışmalarını özetleme ve seçilen bir tonda yanıtlar hazırlama.
- Word: referans verilen dosyalara dayalı ilk taslaklar, bölümleri yeniden yazma, uzun belgeleri özetleme.
- PowerPoint: bir Word belgesinden veya taslaktan taslak sunum oluşturma.
- Microsoft 365 Copilot Chat: postalarınız, dosyalarınız ve toplantılarınız genelinde sorular, örneğin “müşteri 3. çeyrek bütçesi hakkında ne dedi?”
Geleneksel araçlar hala nerede kazanıyor?
Copilot metni kalıplardan üretir; aynı çıktıyı iki kez vereceğini garanti etmez. Kesin cevabın önemli olduğu işler için eski araçlar daha iyidir.
Excel formülleri ve Pivot Tablolar kesin, denetlenebilir rakamlar verir. Excel’deki Copilot formüller önerebilir, trendleri vurgulayabilir ve grafikler oluşturabilir, bu da sözdizimini bilmeyen insanlara yardımcı olur, ancak sonuç bir meslektaşın yazdığı herhangi bir formül gibi kontrol edilmelidir. Power BI, yönetilen verilerle tekrarlayan panolar için doğru yer olmaya devam ediyor. İyi yapılmış bir Word şablonu, sabit yasal ifadeler içeren sözleşmeler ve teklifler için oluşturulmuş bir taslaktan daha üstündür.
Ne zaman geçiş yapmamalısınız?
- Temel dosyalar düzensiz olduğunda. Copilot, kullanıcıların erişebileceği şeyleri bulur; bir belgenin doğru sürümü beş taslak arasında gömülüyse, yanlış olanı alıntılayabilir.
- İzinler çok geniş olduğunda. Copilot mevcut erişime saygı duyduğundan, SharePoint’teki aşırı paylaşım çok hızlı bir şekilde görünür hale gelir.
- Biri her rakamı doğrulamadığı sürece, kesin rakamlara ihtiyaç duyan müşteri teslimatları için.
- Yeni bir alışkanlık öğrenmenin tasarruf ettiğinden daha fazlasına mal olduğu, çeyrekte bir yapılan görevler için.
- Toplantılar kaydedilmediğinde veya transkribe edilmediğinde, bu Teams değerinin çoğunu ortadan kaldırır.
Copilot’u nasıl adil bir şekilde test edersiniz?
Lisanslar kullanıcı başınadır, bu yüzden geniş çapta satın almadan önce küçük bir grupla test edin. Örneğin bir hesap yöneticisi, analist, proje yöneticisi ve ekip lideri gibi farklı rollere sahip beş ila on kişi seçin.
Her kişiden üç tekrarlayan görev seçmesini ve bunları iki hafta Copilot olmadan, ardından iki hafta onunla süre tutmasını isteyin. Süreyi, sonucun kalitesini ve ne kadar düzenleme gerektiğini toplayın. Microsoft, lisanslarınıza bağlı olarak yönetim merkezinde kullanım raporlaması ve Viva Insights’ta bir Copilot panosu sağlar, bu da benimsemeyi göstermeye yardımcı olur, ancak kullanıcıların zaman kayıtları değeri kanıtlayan şeydir.
İyi test görevleri
Haftalık müşteri durum e-postaları, toplantı özetleri, notlardan ilk taslaklar ve uzun e-posta yazışmalarının özetleri iyi testlerdir çünkü herkes bunları yapar ve kaliteyi yargılamak kolaydır.
Yayından önce ne olması gerekiyor?
En önemli iş bilgi yönetişimidir. SharePoint ve OneDrive paylaşımını, özellikle “kuruluştaki herkes” bağlantılarını gözden geçirin. Lisansınız destekliyorsa hassasiyet etiketleri uygulayın. Kimsenin ihtiyaç duymadığı eski proje sitelerini arşivleyin.
Ardından insanları bağlamla istemde bulunma konusunda eğitin: belirli bir dosyaya referans verme, format isteme, hedef kitleyi ve uzunluğu belirtme. Kısa iç örnekler genel eğitimden daha iyi çalışır, çünkü insanlar kendi iş türlerini görürler.
Gerçekçi bir benimseme eğrisi nasıl görünür?
Düzensiz kullanım bekleyin. Çoğu pilot çalışmada birkaç kişi Copilot’u her gün kullanır, birçoğu bir veya iki alışkanlık için kullanır ve bazıları neredeyse hiç dokunmaz. Bu model normaldir ve araçtan çok görev uyumu hakkında daha fazla şey söyler.
Ağır ve hafif kullanıcılarla ayrı ayrı görüşün. Ağır kullanıcılar, ekibin geri kalanına yaymaya değer görevleri ortaya çıkarır. Hafif kullanıcılar genellikle toplantıların transkribe edilmemesi veya dosyaların SharePoint dışında yaşaması gibi herkes için değeri engelleyen eksik bir parçayı ortaya çıkarır.
Daha geniş lisanslara ancak bu incelemeden sonra karar verin. Birkaç kişi sevdiği için tüm şirket için satın almak genellikle birçok koltuğu kullanılmadan bırakır.
Alien Road Microsoft Copilot’u nasıl uyguluyor
Müşterilerimizin çoğu Microsoft 365 üzerinde çalışıyor ve tipik bir etkileşimde bizim kısmımız BT yönetiminden ziyade pazarlama iş akışıdır. Teams, Outlook ve Word’de hangi tekrarlayan pazarlama görevlerinin yaşadığını haritalayarak başlıyoruz: kampanya özetleri, ajans durum güncellemeleri, toplantı takipleri.
Ardından, yukarıda açıklanan süreli pilot çalışmayı müşterinin pazarlama ekibiyle yürütüyor, gerçek görevleri için istem örnekleri yazıyor ve görev türü başına tasarruf edilen süreyi ve gereken düzenlemeyi raporluyoruz. Copilot’un mevcut şablonu veya raporu geçemediği yerde, bunu söylüyor ve eski yöntemi koruyoruz.
Bu hafta nereden başlamalı
Herhangi bir lisans kararından önce, BT ekibinizden tüm kuruluşla paylaşılan dosyaların bir raporunu isteyin. Aşırı paylaşımı düzeltmek Copilot ile veya Copilot olmadan yararlıdır ve ilk önce ele alınması gereken ana risktir.
Ardından ekibinizin en çok şikayet ettiği üç görevi listeleyin. Bunlardan ikisi toplantıları veya uzun yazışmaları özetlemeyi içeriyorsa, Copilot bir pilot çalışmaya değer. Kesin rakamları içeriyorlarsa, bunun yerine daha iyi Excel veya Power BI eğitimine bakın.
Ne karar verirseniz verin, gerekçeyi ve kanıtları kaydedin. Gelecek yıl lisans yenileme zamanı geldiğinde, bu not uzun bir tartışmadan tasarruf edecek ve yeni rakamları eskileriyle karşılaştırmanıza olanak tanıyacaktır.
Okumaya devam edin: Yapay Zekâ Pazarlama Ajansı · AI Marketing