La agencia digital puede ahorrar dinero en 2024
Es fácil para su departamento de marketing acumular costos rápidamente. Varias herramientas y servicios que usted cree que son necesarios para el funcionamiento general pueden acumularse rápidamente. ¿Alguna vez olvidó para qué se registró en primer lugar? ¡Conocemos la sensación!
A medida que compra esta herramienta y ese servicio, puede notar que su presupuesto comienza a reducirse. Ahora, los fondos aparentemente ilimitados que alguna vez tuvo lo obligan a reducir costos. Pero con cada herramienta y servicio ahora esencial para su agencia, ¿por dónde empezar?
Dependiendo de cómo lo mire, reducir costos en su agencia digital puede ser o no un proceso agradable. Puede resultar fácil recortar algunos servicios, pero no tan fácil recortar otros.
Sin embargo, saber dónde ahorrar dinero para su agencia le servirá de manera positiva si lo hace correctamente. Entremos en algunas de las formas en que puede comenzar a reducir costos y ahorrar más en 2022.
1. Realice una auditoría de gastos en toda la empresa
Al principio, esto se sentirá como un gran esfuerzo, pero una auditoría profunda de la empresa podría servir bien a su agencia si significa reducir costos innecesarios.
Casi siempre puede encontrar del 15% al 20% de los gastos que no se han gestionado de cerca.
Para empezar, pase una semana, o varias, examinando los gastos de los últimos tres años de su agencia para evaluar cuánto está gastando. Invierta tiempo real para hacer una evaluación adecuada, luego responda estas tres preguntas:
- ¿Qué ha notado?
- ¿Cuántos servicios, herramientas, suministros o programas compró pero no utilizó por completo?
- ¿Hay alguno que pueda dejar de usar mañana?
Esta simple auditoría ayuda a librar a su agencia de servicios mensuales innecesarios que ha acumulado de forma reactiva.
Consejo profesional: Mientras realiza su auditoría, mire solo el costo de los servicios y herramientas que su empresa está utilizando antes de mirar los costos de las inclusiones “divertidas” en toda la empresa (por ejemplo, beneficios, fiestas navideñas, eventos de la empresa, beneficios para empleados e incentivos). Considere mantener estos gastos de agencia que mejoran el bienestar y el compromiso de los empleados para mostrar que valora a sus empleados y su arduo trabajo.
2. Encueste a sus empleados
Pregunte a sus empleados qué herramientas o servicios son actualmente más beneficiosos para ellos.
Vea si han descubierto una alternativa que sea menos costosa, que induzca más productividad o que sea prometedora para consolidar múltiples herramientas en una sola.
Encuestar a sus empleados sobre su uso actual del producto puede servir para dos propósitos: se sienten escuchados y valorados por sus opiniones, y usted descubre qué herramientas afectan positiva o negativamente su productividad.
A través de esta encuesta, puede encontrar que algunos de los productos que creía que funcionaban bien para sus empleados no funcionaban bien en absoluto.
3. Revise las consideraciones pasadas para mejoras
En el pasado, su equipo de marketing puede haber encontrado soluciones a las tensiones del departamento que no eran factibles en ese momento. Probablemente eran demasiado costosas o habrían tardado demasiado en implementarse. Considere implementar estas sugerencias ahora si actualmente tiene el tiempo, los fondos y la capacidad para hacerlo.
Algunas de estas ideas podrían incluir:
- Agilizar el proceso de creación de campañas dando a su equipo más tiempo para trabajar en proyectos
- Crear nuevos límites con clientes u otros departamentos que hacen que su equipo se sienta apresurado o abrumado
Vea si puede revisar estas ideas y hacer que funcionen si ahora es el momento adecuado.
4. Audite la productividad de su equipo
Los empleados que están demasiado dispersos no producirán un trabajo de calidad ni tendrán una ética de trabajo sólida. Y si busca reducir costos, probablemente pueda hacerlo simplemente cambiando la forma en que su equipo trabaja cada día.
Aquí hay algunas sugerencias para hacer estos cambios:
- Cambie cómo informa
- Reduzca su tiempo de reunión
- Investigue cómo se gestionan los proyectos (es decir, proyectos urgentes que empujan otros elementos a un segundo plano debido a una mala planificación)
- Instale herramientas y procesos para gestionar mejor el tiempo
- Concéntrese más en la calidad que en la cantidad
- Haga que los empleados rastreen el tiempo, para que sepa en qué se están enfocando más
Auditar la productividad de sus empleados puede causarles estrés, pero también puede ayudar a proporcionarles mejores formas de gestionar su tiempo. También puede ayudar a construir una buena relación y ayudar a comprender las fortalezas y debilidades del equipo. Y en el peor de los casos, puede descubrir que sus empleados no son tan productivos como esperaba.
5. Resolución proactiva de problemas
Adquirir servicios y herramientas para ayudar a su agencia a trabajar de manera más eficiente puede no ser siempre proactivo. En muchos casos, esta acción puede verse como reactiva 𑁋 generalmente en un intento de resolver un problema temporal o urgente rápidamente.
Es fácil entrar en pánico cuando algo urgente aparece en el proceso y no está equipado con una solución. Una agencia tiene muchas partes móviles, por lo que es fácil olvidar la curita que puso en esa herida. No pasa mucho tiempo antes de que haya pagado cientos o miles en un servicio que ya no necesita sin darse cuenta.
¿Cuál es el remedio para evitar la toma de decisiones reactiva? Sea más proactivo con la forma en que resuelve los problemas de productividad de su agencia.
¿Cómo hace esto?
Primero, pregúntese: ¿Hay algo que actualmente está posponiendo porque es costoso (aunque es necesario) o resolverá problemas importantes dentro de su agencia pero requiere tiempo para incorporarlo a su rutina?
Si respondió que sí, trabaje para realizar esos cambios necesarios sabiendo que el costo podría ser elevado por adelantado, pero producirá beneficios positivos en el futuro.
6. Cancele o venda cualquier cosa que no esté usando actualmente
Esto no solo le ayudará a aprovechar al máximo su espacio, vender cualquier cosa que no esté usando actualmente puede agregar algunos fondos adicionales a su presupuesto. Puede hacer uso de esos fondos en otros rincones de sus departamentos.
Algunos artículos que puede cancelar o vender incluyen:
- Muebles viejos o poco utilizados
- Equipo informático obsoleto o roto
- Vehículos de la empresa
- Suscripciones mensuales a herramientas o servicios que no está utilizando
Formas en las que podría usar los fondos adicionales:
- Comprar equipo nuevo o actualizado para su equipo
- Agregar algo divertido a su departamento que aumentaría la moral (por ejemplo, mesa de ping pong, silla de masaje o enviar una tarjeta de regalo navideña)
- Invertir en capacitación de empleados para avanzar en sus habilidades
Purgar artículos y servicios que no necesita puede darle un nuevo comienzo tanto en su espacio de trabajo físico como financieramente.
7. Cobrar las cuentas por cobrar
Por lo general, al trabajar con clientes, tiene un sistema de honor que no requiere que paguen por sus productos o servicios de inmediato. Trate de no retrasar este proceso demasiado tiempo.
Si tiene pagos pendientes que sus clientes u otros departamentos le deben por el valioso trabajo que ha realizado, ahora sería el mejor momento para cobrarlos. Asegúrese de cobrar lo que deben lo antes posible.
Francamente, sabemos que pedir a los clientes que paguen sus cuotas no es la tarea favorita de todos. Sin embargo, cobrar las cuentas por cobrar puede ayudarlo a volver a un presupuesto saludable o mantenerlo.
Algunos clientes también pueden incumplir sus pagos. Si no ha recibido el pago durante largos períodos, sepa cuándo dejar de trabajar con ellos. Esto también le permitirá a usted y a su equipo concentrar su tiempo y esfuerzos en otros clientes leales y que pagan.
Si cobrar pagos de los clientes es una hazaña difícil, considere el factoraje de facturas, que le permite vender sus facturas con un descuento a un tercero. A través de este proceso, la empresa de factoraje le paga el monto de la factura adeudado por el cliente y procede a cobrar el pago del cliente para que usted no tenga que hacerlo.
8. Considere el trabajo remoto
Mover su departamento de la oficina al trabajo remoto es un gran cambio que puede parecer intimidante para las empresas. Aunque los costos de la tecnología virtual aumentarán, la cantidad ahorrada al cambiar al trabajo remoto aumenta significativamente. Según
fr Forbes, “Sí, puede que estés gastando más en la nube, pero estás ahorrando dinero en otros lugares. Antes de la pandemia, los empleadores ahorraban un promedio de 11.000 dólares por cada empleado remoto a tiempo parcial. Si extrapolamos eso a un año completo, cada trabajador remoto reduce los costos de la empresa en 22.000 dólares”.
Las empresas no solo ahorrarán dinero, sino que los empleados también lo harán. En este mismo artículo, Forbes dice que los empleados pueden ahorrar un estimado de 4.000 dólares al año trabajando desde casa. Hacerlo significa que gastan menos en gasolina, café, almuerzos y ropa adecuada para el trabajo.
No todo el mundo disfrutará trabajando de forma remota. Si ese es el caso, considera un modelo híbrido en el que los empleados que necesitan un espacio de trabajo físico para sentirse productivos puedan trabajar parcialmente de forma remota. Las empresas que adopten este modelo aún pueden ahorrar dinero.
Trabajar de forma remota también beneficia a las empresas de otras maneras que quizás no consideren, incluyendo:
- Acceso a un grupo de talentos más grande
- Retención de empleados
- Más autonomía para los empleados
- Entornos de trabajo más cómodos y productivos
- Mejor equilibrio entre la vida laboral y personal
Antes de arriesgarte a trabajar de forma remota, realiza una encuesta a los empleados para ver quién es partidario de la idea y quién no. A partir de ahí, podrás calcular mejor lo que tienes que ganar en el proceso.
9. Las mejores herramientas para la productividad
Si buscas mejorar la forma en que trabaja tu equipo, aquí tienes algunas herramientas valiosas para aumentar la productividad y mejorar la gestión general de proyectos.
Gestión de proyectos
Todos sabemos que gestionar proyectos puede ser uno de los aspectos que más tiempo consume para cualquier agencia. Si tus proyectos parecen estar por todas partes, es probable que estés perdiendo un tiempo precioso tratando de rastrearlos o evaluar su progreso actual.
Es por eso que el software de gestión de proyectos como Monday, Asana o ClickUp puede mejorar la productividad de tu equipo. El software de gestión de proyectos también ofrece una visión general de quién está trabajando en qué, cuánto tiempo tardan en completarse los proyectos y el estado del proyecto.
Comunicaciones
¿Sientes que pasas demasiado tiempo en reuniones o perdiendo el tiempo en visitas improvisadas a los escritorios de tus colegas para hacer una pregunta sencilla?
Ya sea que estés en una oficina o trabajando de forma remota, tener un software de comunicación por chat como Slack o Discord puede ahorrar tiempo a todo el equipo. También organizan las conversaciones de manera más efectiva, lo que te permite consultar información discutida en el pasado y gestionar tareas y solicitudes de tus compañeros de trabajo.
Gestión de activos
El software de gestión de activos como Google Drive o Basecamp puede ayudar a mantener todos los proyectos, diseños y otros activos digitales más organizados. Tener este software puede reducir el tiempo que lleva localizar activos para reutilizarlos y ayuda a organizar todos los archivos utilizados para campañas de marketing.
Marketing y gestión de datos
Un software de marketing y gestión de datos todo en uno como Semrush es un potente conjunto de herramientas basado en la web con docenas de herramientas de marketing y gestión de agencias que garantizan el éxito del cliente. Algunas de las herramientas que más utilizarás incluyen un CRM, portal del cliente, informes de agencia, investigación de palabras clave, recopilación de datos y análisis.
Utilizar solo una o algunas de estas juntas tiene el potencial de capacitar a tu equipo para trabajar mejor, ahorrándote tiempo y costos al final.
Conclusión: El valor debe exceder el costo
Como nuestro último consejo para las agencias que buscan reducir costos en 2022, la Harvard Business Review lo dice mejor:
Debes esforzarte por eliminar cualquier trabajo cuyo costo exceda el valor (teniendo en cuenta que seguramente tiene algún valor y que eliminarlo causará cierta cantidad de incomodidad).
Ya sea vendiendo muebles viejos, rastreando clientes que no han pagado sus cuotas, realizando una auditoría simple o encontrando una nueva herramienta que mejore la función del equipo, estos métodos para ahorrar dinero seguramente te ayudarán en 2022.
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