Цифровое агентство может сэкономить деньги в 2024 году
Вашему отделу маркетинга легко быстро накопить расходы. Различные инструменты и услуги, которые вы считаете необходимыми для общего функционирования, могут быстро сложиться в большую сумму. Вы когда-нибудь забывали, на что вы вообще подписались в первую очередь? Мы знаем это чувство!
Покупая этот инструмент и ту услугу, вы можете заметить, что ваш бюджет начинает сокращаться. Теперь кажущиеся безграничными средства, которые у вас когда-то были, заставляют вас сокращать расходы. Но когда каждый инструмент и услуга теперь необходимы вашему агентству, с чего вообще начать?
В зависимости от того, как вы на это смотрите, сокращение расходов в вашем цифровом агентстве может быть или не быть приятным процессом. Может оказаться легко сократить одни услуги, но не так легко сократить другие.
Тем не менее, знание того, где сэкономить деньги для вашего агентства, послужит вам положительным образом, если вы сделаете это правильно. Давайте перейдем к некоторым способам, которыми вы можете начать сокращать расходы и экономить больше в 2022 году.
1. Проведите аудит расходов по всей компании
Сначала это покажется тяжелой работой, но глубокий аудит компании может хорошо послужить вашему агентству, если это означает сокращение ненужных расходов.
Вы почти всегда можете найти от 15% до 20% расходов, которые не контролировались должным образом.
Для начала потратьте неделю или несколько, изучая расходы вашего агентства за последние три года, чтобы оценить, сколько вы тратите. Инвестируйте реальное время, чтобы провести надлежащую оценку, а затем ответьте на эти три вопроса:
- Что вы заметили?
- Сколько услуг, инструментов, расходных материалов или программ вы купили, но не использовали полностью?
- Есть ли такие, которые вы можете перестать использовать завтра?
Этот простой аудит помогает избавить ваше агентство от ненужных ежемесячных услуг, которые вы накопили реактивно.
Совет профессионала: При проведении аудита смотрите только на стоимость услуг и инструментов, которые использует ваша компания, прежде чем смотреть на расходы на «веселые» корпоративные включения (например, льготы, праздничные вечеринки, корпоративные мероприятия, бонусы для сотрудников и поощрения). Подумайте о сохранении этих расходов агентства, которые улучшают благополучие и вовлеченность сотрудников, чтобы показать, что вы цените своих сотрудников и их тяжелую работу.
2. Опросите своих сотрудников
Спросите своих сотрудников, какие инструменты или услуги в настоящее время наиболее полезны для них.
Посмотрите, нашли ли они альтернативу, которая менее дорога, более продуктивна или обещает консолидировать несколько инструментов в один.
Опрос ваших сотрудников об их текущем использовании продуктов может служить двум целям: они чувствуют, что их слышат и ценят их мнение, а вы обнаруживаете, какие инструменты положительно или отрицательно влияют на их продуктивность.
С помощью этого опроса вы можете обнаружить, что некоторые продукты, которые, как вы думали, хорошо работают для ваших сотрудников, вообще не работали хорошо.
3. Пересмотрите прошлые соображения по улучшениям
В прошлом ваша маркетинговая команда могла придумать решения для проблем отдела, которые не были осуществимы в то время. Они, вероятно, были слишком дорогими или их внедрение заняло бы слишком много времени. Подумайте о реализации этих предложений сейчас, если у вас есть время, средства и возможности для этого.
Некоторые из этих идей могут включать:
- Оптимизация процесса создания кампаний путем предоставления вашей команде большего времени для работы над проектами
- Создание новых границ с клиентами или другими отделами, из-за которых ваша команда чувствует себя в спешке или перегруженной
Посмотрите, можете ли вы пересмотреть эти идеи и заставить их работать, если сейчас самое подходящее время.
4. Проверьте продуктивность вашей команды
Сотрудники, которые слишком перегружены, не будут производить качественную работу или иметь сильную трудовую этику. И если вы хотите сократить расходы, вы, вероятно, можете сделать это, просто изменив то, как ваша команда работает каждый день.
Вот несколько предложений для внесения этих изменений:
- Измените то, как вы отчитываетесь
- Сократите время встреч
- Исследуйте, как управляются проекты (т.е. горячие проекты, которые отодвигают другие элементы на второй план из-за плохого планирования)
- Установите инструменты и процессы для лучшего управления временем
- Сосредоточьтесь больше на качестве, чем на количестве
- Заставьте сотрудников отслеживать время, чтобы вы знали, на чем они сосредоточены больше всего
Аудит продуктивности ваших сотрудников может вызвать у них стресс, но это также может помочь предоставить им лучшие способы управления своим временем. Это также может помочь построить хорошие отношения и помочь понять сильные и слабые стороны команды. И в худшем случае вы можете обнаружить, что ваши сотрудники не так продуктивны, как вы ожидали.
5. Проактивное решение проблем
Приобретение услуг и инструментов для помощи вашему агентству работать более эффективно может не всегда быть проактивным. Во многих случаях это действие может рассматриваться как реактивное 𑁋 обычно в попытке быстро решить временную или срочную проблему.
Легко запаниковать, когда что-то срочное появляется в процессе, а вы не оснащены решением. У агентства много движущихся частей, поэтому легко забыть пластырь, который вы наложили на эту рану. Проходит немного времени, прежде чем вы заплатили сотни или тысячи за услугу, которая вам больше не нужна, не осознавая этого.
Какое средство от реактивного принятия решений? Будьте более проактивны в том, как вы решаете проблемы продуктивности вашего агентства.
Как вы это делаете?
Сначала спросите себя: есть ли что-то, что вы сейчас откладываете, потому что это либо дорого (хотя это необходимо), либо решит серьезные проблемы внутри вашего агентства, но требует времени для включения в вашу рутину?
Если вы ответили «да», работайте над внесением этих необходимых изменений, зная, что стоимость может быть высокой заранее, но принесет положительные выгоды в будущем.
6. Отмените или продайте все, что вы сейчас не используете
Это не только поможет вам максимально использовать свое пространство, продажа всего, что вы сейчас не используете, может добавить дополнительные средства в ваш бюджет. Вы можете использовать эти средства в других углах ваших отделов.
Некоторые предметы, которые вы можете отменить или продать, включают:
- Старая или малоиспользуемая мебель
- Устаревшее или сломанное компьютерное оборудование
- Корпоративные автомобили
- Ежемесячные подписки на инструменты или услуги, которые вы не используете
Способы, которыми вы могли бы использовать дополнительные средства:
- Покупка нового или обновленного оборудования для вашей команды
- Добавление чего-то веселого в ваш отдел, что повысило бы моральный дух (например, стол для пинг-понга, массажное кресло или отправка праздничной подарочной карты)
- Инвестирование в обучение сотрудников для повышения их навыков
Очистка предметов и услуг, которые вам не нужны, может дать вам новый старт как в вашем физическом рабочем пространстве, так и финансово.
7. Собирайте дебиторскую задолженность
Обычно при работе с клиентами у вас есть система чести, которая не требует от них немедленной оплаты ваших продуктов или услуг. Старайтесь не затягивать этот процесс слишком долго.
Если у вас есть непогашенные платежи, которые ваши клиенты или другие отделы должны вам за ценную работу, которую вы проделали, сейчас самое время их собрать. Убедитесь, что вы собрали то, что они должны, как можно скорее.
Честно говоря, мы знаем, что просить клиентов оплатить свои долги — не самая любимая задача каждого. Однако сбор дебиторской задолженности может помочь вам вернуться к здоровому бюджету или поддерживать его.
Некоторые клиенты также могут не платить по своим счетам. Если вы не получали оплату в течение длительного времени, знайте, когда прекратить работу с ними. Это также позволит вам и вашей команде сосредоточить свое время и усилия на других лояльных и платящих клиентах.
Если сбор платежей с клиентов — сложная задача, рассмотрите факторинг счетов, который позволяет вам продавать свои счета со скидкой третьей стороне. В рамках этого процесса факторинговая компания выплачивает вам сумму счета, причитающуюся клиенту, и приступает к сбору платежа с клиента, чтобы вам не пришлось этого делать.
8. Рассмотрите удаленную работу
Перевод вашего отдела из офиса на удаленную работу — это огромное изменение, которое может показаться пугающим для компаний. Хотя расходы на виртуальные технологии вырастут, сумма, сэкономленная при переходе на удаленную работу, значительно увеличивается. Согласно
ru Forbes, « Да, возможно, вы тратите больше на облачные технологии, но вы экономите деньги в других местах. До пандемии работодатели экономили в среднем 11 000 долларов на каждом удаленном сотруднике, работающем неполный рабочий день. Если экстраполировать это на полный год, то каждый удаленный работник сокращает расходы компании на 22 000 долларов».
Компании не только сэкономят деньги, но и сотрудники тоже. В той же статье Forbes говорится, что сотрудники могут сэкономить около 4 000 долларов в год, работая из дома. Это означает, что они тратят меньше на бензин, кофе, обеды и рабочую одежду.
Не всем понравится работать удаленно. Если это так, рассмотрите гибридную модель, при которой сотрудники, которым для продуктивной работы необходимо физическое рабочее пространство, могут работать частично удаленно. Компании, принявшие эту модель, все равно могут сэкономить деньги.
Удаленная работа также приносит компаниям различные другие преимущества, о которых они, возможно, не задумываются, в том числе:
- Доступ к более широкому кадровому резерву
- Удержание сотрудников
- Больше автономии для сотрудников
- Более комфортные и продуктивные условия труда
- Улучшение баланса между работой и личной жизнью
Прежде чем рисковать с удаленной работой, проведите опрос сотрудников, чтобы узнать, кто поддерживает эту идею, а кто нет. Исходя из этого, вы сможете лучше рассчитать, что вы можете выиграть в процессе.
9. Лучшие инструменты для продуктивности
Если вы хотите улучшить работу своей команды, вот несколько ценных инструментов для повышения продуктивности и улучшения общего управления проектами.
Управление проектами
Мы все знаем, что управление проектами может быть одним из самых трудоемких аспектов для любого агентства. Если ваши проекты кажутся хаотичными, скорее всего, вы тратите драгоценное время, пытаясь отследить их или оценить их текущий прогресс.
Вот почему программное обеспечение для управления проектами, такое как Monday, Asana или ClickUp, может повысить продуктивность вашей команды. Программное обеспечение для управления проектами также дает общее представление о том, кто над чем работает, сколько времени занимает выполнение проектов и каков статус проекта.
Коммуникации
Чувствуете, что проводите слишком много времени на совещаниях или тратите время на спонтанные визиты к столам коллег, чтобы задать простой вопрос?
Независимо от того, находитесь ли вы в офисе или работаете удаленно, наличие программного обеспечения для чат-общения, такого как Slack или Discord, может сэкономить время всей команде. Они также более эффективно организуют общение, позволяя вам ссылаться на информацию, обсуждавшуюся в прошлом, и управлять задачами и запросами от ваших коллег.
Управление активами
Программное обеспечение для управления активами, такое как Google Drive или Basecamp, может помочь лучше организовать все проекты, дизайны и другие цифровые активы. Наличие этого программного обеспечения может сократить время, необходимое для поиска активов для повторного использования, и помогает организовать все файлы, используемые для маркетинговых кампаний.
Маркетинг и управление данными
Универсальное программное обеспечение для маркетинга и управления данными, такое как Semrush — это мощный веб-инструментарий с десятками инструментов маркетинга и управления агентством, которые обеспечивают успех клиента. Некоторые из инструментов, которые вы будете использовать чаще всего, включают CRM, клиентский портал, отчетность агентства, исследование ключевых слов, сбор данных и аналитику.
Использование только одного или нескольких из них вместе может дать вашей команде возможность работать лучше, тем самым экономя ваше время и затраты в конечном итоге.
Заключение: Ценность должна превышать стоимость
В качестве нашего последнего совета агентствам, стремящимся сократить расходы в 2022 году, Harvard Business Review Harvard Business Review говорит лучше всего:
Вы должны стремиться исключить любую работу, стоимость которой превышает ценность (имея в виду, что она, безусловно, имеет некоторую ценность и что ее сокращение вызовет определенный дискомфорт).
Будь то продажа старой мебели, поиск клиентов, которые не оплатили взносы, проведение простого аудита или поиск нового инструмента, который улучшает работу команды, эти методы экономии денег обязательно помогут вам в 2022 году.
Узнайте больше об экономичном маркетинговом инструменте, которым мы не можем не гордиться! Semrush содержит более 50 инструментов, которые помогают агентствам оптимизировать свою маркетинговую стратегию, сокращать расходы, а также лучше отчитываться и управлять данными.