L’agence numérique peut économiser de l’argent en 2024
Il est facile pour votre service marketing d’accumuler rapidement des coûts. Divers outils et services que vous croyez nécessaires au fonctionnement global peuvent rapidement s’additionner. Avez-vous déjà oublié ce à quoi vous vous étiez inscrit en premier lieu ? Nous connaissons ce sentiment !
À mesure que vous achetez cet outil et ce service, vous remarquerez peut-être que votre budget commence à diminuer. Maintenant, les fonds apparemment illimités que vous aviez autrefois vous obligent à réduire les coûts. Mais avec chaque outil et service désormais essentiel à votre agence, par où commencer ?
Selon la façon dont vous le voyez, réduire les coûts dans votre agence numérique peut être ou non un processus agréable. Il peut s’avérer facile de supprimer certains services, mais pas si facile d’en supprimer d’autres.
Cependant, savoir où économiser de l’argent pour votre agence vous servira de manière positive si vous le faites correctement. Abordons certaines des façons dont vous pouvez commencer à réduire les coûts et à économiser davantage en 2022.
1. Effectuez un audit des dépenses à l’échelle de l’entreprise
Au début, cela ressemblera à un travail de titan, mais un audit approfondi de l’entreprise pourrait bien servir votre agence s’il signifie réduire les coûts inutiles.
Vous pouvez presque toujours trouver 15 % à 20 % des dépenses qui n’ont pas été gérées de près.
Pour commencer, passez une semaine, ou plusieurs, à examiner les dépenses des trois dernières années de votre agence pour évaluer combien vous dépensez. Investissez du temps réel pour faire une évaluation appropriée, puis répondez à ces trois questions :
- Qu’avez-vous remarqué ?
- Combien de services, outils, fournitures ou programmes avez-vous achetés mais pas entièrement utilisés ?
- Y en a-t-il que vous pouvez arrêter d’utiliser demain ?
Cet audit simple aide à débarrasser votre agence des services mensuels inutiles que vous avez accumulés de manière réactive.
Conseil de pro : Lors de la réalisation de votre audit, regardez uniquement le coût des services et outils que votre entreprise utilise avant de regarder les coûts des inclusions « amusantes » à l’échelle de l’entreprise (par exemple, avantages sociaux, fêtes de fin d’année, événements d’entreprise, avantages pour les employés et incitations). Envisagez de conserver ces dépenses d’agence qui améliorent le bien-être et l’engagement des employés pour montrer que vous appréciez vos employés et leur travail acharné.
2. Interrogez vos employés
Demandez à vos employés quels outils ou services leur sont actuellement les plus bénéfiques.
Voyez s’ils ont découvert une alternative moins coûteuse, plus productive ou prometteuse pour consolider plusieurs outils en un seul.
Interroger vos employés sur leur utilisation actuelle des produits peut servir deux objectifs : ils se sentent écoutés et valorisés pour leurs opinions, et vous découvrez quels outils affectent positivement ou négativement leur productivité.
Grâce à cette enquête, vous pourriez découvrir que certains des produits que vous pensiez bien fonctionner pour vos employés ne fonctionnaient pas du tout.
3. Revisitez les considérations passées pour des améliorations
Dans le passé, votre équipe marketing a peut-être trouvé des solutions aux tensions du département qui n’étaient pas réalisables à l’époque. Elles étaient probablement trop coûteuses ou auraient pris beaucoup trop de temps à mettre en œuvre. Envisagez de mettre en œuvre ces suggestions maintenant si vous avez actuellement le temps, les fonds et la capacité de le faire.
Certaines de ces idées pourraient inclure :
- Rationaliser le processus de création de campagne en donnant à votre équipe plus de temps pour travailler sur des projets
- Créer de nouvelles limites avec les clients ou d’autres départements qui font que votre équipe se sent pressée ou dépassée
Voyez si vous pouvez revisiter ces idées et les faire fonctionner si c’est le bon moment.
4. Auditez la productivité de votre équipe
Les employés qui sont trop dispersés ne produiront pas un travail de qualité et n’auront pas une solide éthique de travail. Et si vous cherchez à réduire les coûts, vous pouvez probablement le faire simplement en changeant la façon dont votre équipe travaille chaque jour.
Voici quelques suggestions pour effectuer ces changements :
- Changez la façon dont vous rapportez
- Réduisez votre temps de réunion
- Enquêtez sur la façon dont les projets sont gérés (c’est-à-dire les projets urgents qui repoussent d’autres éléments au second plan en raison d’une mauvaise planification)
- Installez des outils et des processus pour mieux gérer le temps
- Concentrez-vous davantage sur la qualité que sur la quantité
- Faites en sorte que les employés suivent le temps, afin que vous sachiez sur quoi ils se concentrent le plus
Auditer la productivité de vos employés peut leur causer du stress, mais cela peut aussi aider à leur fournir de meilleurs moyens de gérer leur temps. Cela peut également aider à établir une bonne relation et à comprendre les forces et les faiblesses de l’équipe. Et au pire, vous pourriez découvrir que vos employés ne sont pas aussi productifs que vous l’espériez.
5. Résolution proactive des problèmes
Acquérir des services et des outils pour aider votre agence à travailler plus efficacement peut ne pas toujours être proactif. Dans de nombreux cas, cette action peut être considérée comme réactive 𑁋 généralement dans le but de résoudre rapidement un problème temporaire ou urgent.
Il est facile de paniquer lorsque quelque chose d’urgent arrive dans le pipeline et que vous n’êtes pas équipé d’une solution. Une agence a de nombreuses pièces mobiles, il est donc facile d’oublier le pansement que vous avez mis sur cette plaie. Il ne faut pas longtemps avant que vous ayez payé des centaines ou des milliers pour un service dont vous n’avez plus besoin sans vous en rendre compte.
Quel est le remède pour éviter la prise de décision réactive ? Soyez plus proactif dans la façon dont vous résolvez les problèmes de productivité de votre agence.
Comment faites-vous cela ?
Tout d’abord, demandez-vous : y a-t-il quelque chose que vous remettez actuellement à plus tard parce que c’est coûteux (même si c’est nécessaire) ou que cela résoudrait des problèmes majeurs au sein de votre agence mais prend du temps à intégrer dans votre routine ?
Si vous avez répondu oui, travaillez à apporter ces changements nécessaires en sachant que le coût pourrait être élevé au départ, mais qu’il produira des avantages positifs à l’avenir.
6. Annulez ou vendez tout ce que vous n’utilisez pas actuellement
Cela vous aidera non seulement à tirer le meilleur parti de votre espace, mais vendre tout ce que vous n’utilisez pas actuellement peut ajouter des fonds supplémentaires à votre budget. Vous pouvez utiliser ces fonds dans d’autres coins de vos départements.
Certains articles que vous pouvez annuler ou vendre incluent :
- Meubles anciens ou peu utilisés
- Équipement informatique obsolète ou cassé
- Véhicules d’entreprise
- Abonnements mensuels à des outils ou services que vous n’utilisez pas
Façons dont vous pourriez utiliser les fonds supplémentaires :
- Acheter de l’équipement neuf ou mis à jour pour votre équipe
- Ajouter quelque chose d’amusant à votre département qui remonterait le moral (par exemple, table de ping-pong, fauteuil de massage ou envoi d’une carte-cadeau de vacances)
- Investir dans la formation des employés pour faire progresser leurs compétences
Purger les articles et services dont vous n’avez pas besoin peut vous donner un nouveau départ tant dans votre espace de travail physique que financièrement.
7. Recouvrez les comptes clients
En général, lorsque vous travaillez avec des clients, vous avez un système d’honneur qui ne les oblige pas à payer vos produits ou services immédiatement. Essayez de ne pas trop retarder ce processus.
Si vous avez des paiements impayés que vos clients ou d’autres départements vous doivent pour le travail précieux que vous avez effectué, c’est le meilleur moment pour les recouvrer. Assurez-vous de recouvrer ce qu’ils doivent dès que possible.
Franchement, nous savons que demander aux clients de payer leurs cotisations n’est pas la tâche préférée de tout le monde. Cependant, recouvrer les comptes clients peut vous aider à revenir à un budget sain ou à le maintenir.
Certains clients peuvent également faire défaut sur leurs paiements. Si vous n’avez pas reçu de paiement pendant de longues périodes, sachez quand cesser de travailler avec eux. Cela vous permettra également, à vous et à votre équipe, de concentrer votre temps et vos efforts sur d’autres clients fidèles et payants.
Si le recouvrement des paiements auprès des clients est une tâche difficile, envisagez l’affacturage de factures, qui vous permet de vendre vos factures à prix réduit à un tiers. Grâce à ce processus, la société d’affacturage vous paie le montant de la facture dû par le client et procède au recouvrement du paiement auprès du client afin que vous n’ayez pas à le faire.
8. Envisagez le travail à distance
Déplacer votre département du bureau vers le travail à distance est un changement énorme qui peut sembler intimidant pour les entreprises. Même si les coûts de la technologie virtuelle augmenteront, le montant économisé en passant au travail à distance augmente considérablement. Selon
ru Forbes, « Oui, vous dépensez peut-être plus pour le cloud, mais vous économisez de l’argent ailleurs. Avant la pandémie, les employeurs économisaient en moyenne 11 000 $ par employé travaillant à distance à temps partiel. Extrapolez cela sur une année complète, et chaque travailleur à distance réduit les coûts de l’entreprise de 22 000 $. »
Non seulement les entreprises économiseront de l’argent, mais les employés aussi. Dans ce même article, Forbes indique que les employés peuvent économiser environ 4 000 $ par an en travaillant à domicile. Cela signifie qu’ils dépensent moins en essence, en café, en déjeuners et en vêtements adaptés au travail.
Tout le monde n’appréciera pas le travail à distance. Si tel est le cas, envisagez un modèle hybride dans lequel les employés qui ont besoin d’un espace de travail physique pour se sentir productifs peuvent travailler partiellement à distance. Les entreprises qui adoptent ce modèle peuvent tout de même économiser de l’argent.
Le travail à distance profite également aux entreprises de diverses autres manières auxquelles elles n’auraient peut-être pas pensé, notamment :
- Accès à un plus grand vivier de talents
- Rétention des employés
- Plus d’autonomie pour les employés
- Environnements de travail plus confortables et productifs
- Amélioration de l’équilibre travail-vie personnelle
Avant de vous lancer dans le travail à distance, menez une enquête auprès des employés pour voir qui est favorable à l’idée et qui ne l’est pas. À partir de là, vous pourrez mieux calculer ce que vous avez à gagner dans le processus.
9. Les meilleurs outils pour la productivité
Si vous cherchez à améliorer la façon dont votre équipe travaille, voici quelques outils précieux pour augmenter la productivité et améliorer la gestion globale des projets.
Gestion de projet
Nous savons tous que la gestion de projets peut être l’un des aspects les plus chronophages pour toute agence. Si vos projets semblent être dans tous les sens, il est probable que vous perdiez un temps précieux à essayer de les suivre ou d’évaluer leur progression actuelle.
C’est pourquoi les logiciels de gestion de projet comme Monday, Asana ou ClickUp peuvent améliorer la productivité de votre équipe. Les logiciels de gestion de projet offrent également une vue d’ensemble de qui travaille sur quoi, du temps nécessaire pour terminer les projets et de l’état d’avancement du projet.
Communications
Vous avez l’impression de passer trop de temps en réunions ou de perdre du temps lors de visites impromptues aux bureaux de vos collègues pour poser une question simple ?
Que vous soyez au bureau ou en télétravail, disposer d’un logiciel de communication par chat comme Slack ou Discord peut faire gagner du temps à toute l’équipe. Ils organisent également les conversations plus efficacement, vous permettant de vous référer aux informations discutées par le passé et de gérer les tâches et les demandes de vos collègues.
Gestion des actifs
Les logiciels de gestion des actifs comme Google Drive ou Basecamp peuvent aider à garder tous les projets, conceptions et autres actifs numériques mieux organisés. Disposer de ce logiciel peut réduire le temps nécessaire pour localiser les actifs à réutiliser et il aide à organiser tous les fichiers utilisés pour les campagnes marketing.
Marketing et gestion des données
Un logiciel de marketing et de gestion des données tout-en-un comme Semrush est une puissante boîte à outils basée sur le Web avec des dizaines d’outils de marketing et de gestion d’agence qui assurent le succès d’un client. Certains des outils que vous utiliserez le plus incluent un CRM, un portail client, des rapports d’agence, la recherche de mots-clés, la collecte de données et l’analyse.
L’utilisation d’un seul ou de quelques-uns de ces outils ensemble a le potentiel de permettre à votre équipe de mieux travailler, vous faisant ainsi économiser du temps et des coûts au final.
Conclusion : La valeur doit dépasser le coût
En guise de dernier conseil pour les agences cherchant à réduire leurs coûts en 2022, la Harvard Business Review le dit le mieux :
Vous devez vous efforcer d’éliminer tout travail dont le coût dépasse la valeur (en gardant à l’esprit qu’il a sûrement une certaine valeur et que sa suppression causera une certaine gêne).
Qu’il s’agisse de vendre de vieux meubles, de retrouver des clients qui n’ont pas payé leurs cotisations, d’effectuer un simple audit ou de trouver un nouvel outil qui améliore le fonctionnement de l’équipe, ces méthodes d’économie d’argent vous aideront certainement en 2022.
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