Microsoft Copilot Studio est la plateforme low-code de Microsoft pour créer des agents d’IA personnalisés qui fonctionnent avec vos propres données dans Microsoft 365, Dynamics 365, SharePoint et les systèmes connectés. Pour les équipes marketing B2B, il convient aux assistants internes tels qu’un agent de connaissances sur le contenu, un agent d’aide à la vente et un assistant d’acheminement des leads. Un bon manuel commence par un agent, une source de connaissances propre, des autorisations claires et des mesures d’utilisation simples.
Qu’est-ce que Copilot Studio et en quoi est-il différent de Microsoft 365 Copilot ?
Microsoft 365 Copilot est l’assistant intégré à Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams. Il aide les individus avec leurs propres documents et e-mails. Copilot Studio est le constructeur : il permet aux équipes de créer des agents avec des instructions, des sources de connaissances, des actions et des canaux spécifiques. Ces agents peuvent apparaître dans Teams, au sein de Microsoft 365 Copilot, sur un site Web ou dans d’autres canaux.
Les agents peuvent utiliser les connaissances des sites SharePoint, des fichiers téléchargés, des sites Web publics et de Dataverse. Ils peuvent effectuer des actions via des flux Power Automate et des centaines de connecteurs, notamment Dynamics 365, Salesforce et HubSpot. La licence combine la capacité de Copilot Studio avec les droits Microsoft 365 et change au fil du temps, alors confirmez les conditions actuelles avec votre partenaire ou administrateur Microsoft.
Quels cas d’utilisation marketing B2B conviennent le mieux ?
Les meilleurs cas d’utilisation initiaux répondent aux questions internes répétées ou automatisent les transferts de routine.
Agent de connaissances sur le contenu
Les commerciaux posent les mêmes questions au marketing chaque semaine : où se trouve la dernière étude de cas pour la fabrication, quelle présentation couvre la tarification, quel est le texte standard approuvé. Un agent basé sur la bibliothèque SharePoint marketing répond à ces questions dans Teams et renvoie au fichier source.
Agent d’aide à la vente
Un agent qui connaît les fiches produits, les comparaisons avec les concurrents et les notes sur le traitement des objections aide les commerciaux à se préparer aux appels. Il peut rédiger un e-mail de suivi dans la voix de la marque, en utilisant uniquement des affirmations approuvées.
Assistant d’acheminement et d’enrichissement des leads
Avec Power Automate, un agent peut prendre une nouvelle soumission de formulaire, rechercher le compte dans Dynamics 365, suggérer le bon propriétaire par territoire et publier un résumé dans le canal de vente.
Assistant d’événement et de webinaire
Un agent peut répondre aux questions des participants sur une page d’inscription en utilisant la FAQ de l’événement et transmettre les questions complexes à une personne.
Comment configurer le premier agent ?
Gardez le premier agent restreint. Un agent ciblé qui répond bien gagne la confiance ; un agent large qui répond vaguement la perd.
- Définissez l’audience et les dix questions les plus courantes auxquelles il doit répondre.
- Préparez une source de connaissances propre, telle qu’un site SharePoint dédié contenant uniquement des fichiers actuels et approuvés.
- Rédigez les instructions : rôle, ton, que faire en cas de doute et sujets à refuser.
- Ajoutez des sources de connaissances et testez avec les dix questions.
- Ajoutez au maximum une action, telle que “trouver une étude de cas par secteur”, via un flux Power Automate.
- Publiez dans un petit groupe Teams pour deux semaines de feedback.
Pourquoi la source de connaissances est-elle si importante ?
L’agent répète ce qu’il trouve. Si la bibliothèque SharePoint contient trois versions de la présentation tarifaire, l’agent peut citer l’ancienne. Si les paramètres d’autorisation sont lâches, l’agent peut afficher des fichiers à des personnes qui ne devraient pas les voir, car il fonctionne dans le cadre de l’accès existant de l’utilisateur.
Avant de publier, archivez les fichiers obsolètes, marquez un fichier comme version actuelle pour chaque sujet et examinez les autorisations de partage sur le site. Ce nettoyage apporte souvent des avantages au-delà de l’agent lui-même.
Quelle gouvernance doit être mise en place ?
- Stratégie d’environnement dans le centre d’administration Power Platform : séparez les environnements de développement et de production.
- Politiques de prévention de la perte de données qui contrôlent quels connecteurs un agent peut utiliser ensemble.
- Propriétaires nommés pour chaque agent, responsables des mises à jour des connaissances et de l’examen des analyses.
- Une étape d’examen avant qu’un agent ne soit partagé au-delà de son groupe pilote.
- Règles claires sur les données client : ce qui peut être utilisé et combien de temps les transcriptions sont conservées.
Microsoft propose des contrôles d’administration via le centre d’administration Power Platform et Microsoft Purview ; l’équipe informatique doit faire partie du projet dès le premier jour.
Comment mesurer si l’agent aide ?
Copilot Studio inclut des analyses sur les sessions, l’engagement, la résolution et l’escalade. Combinez-les avec des mesures commerciales simples.
- Sessions par semaine et utilisateurs récurrents.
- Part des questions répondues sans escalade.
- Sujets avec une faible satisfaction ou des réponses fréquentes “Je ne sais pas”.
- Temps gagné pour le personnel marketing qui répondait auparavant aux mêmes questions.
- Pour les agents d’aide à la vente, feedback des commerciaux et utilisation avant les appels clés.
Examinez les analyses chaque semaine au début. Les questions sans réponse montrent exactement quels documents manquent.
Comment Alien Road applique Copilot Studio pour les clients B2B
Dans un engagement typique, la découverte cartographie les questions que les ventes et les partenaires envoient au marketing, et les documents qui y répondent. L’équipe propose ensuite un agent avec une portée étroite, ainsi que le nettoyage des connaissances nécessaire pour le soutenir.
La configuration est effectuée avec l’équipe informatique du client : environnements, politiques de données, nettoyage SharePoint, instructions de l’agent, un ensemble de test de questions réelles et publication dans un groupe pilote dans Teams. Là où c’est utile, une action Power Automate est ajoutée, telle que la recherche d’études de cas ou la publication de résumés de leads.
La mesure utilise les analyses de Copilot Studio et une courte enquête mensuelle auprès des utilisateurs. Le rapport montre l’utilisation, la résolution, les lacunes dans les connaissances et la prochaine amélioration à apporter.
Un court scénario : un fournisseur de logiciels industriels
Imaginez une entreprise de logiciels B2B vendant à des fabricants dans plusieurs pays. Son équipe marketing reçoit des dizaines de messages par semaine de la part des ventes et des partenaires demandant la dernière étude de cas dans un secteur donné, le livre blanc de sécurité actuel ou le libellé approuvé pour une proposition. Les réponses dépendent de qui est en ligne.
L’équipe archive les fichiers obsolètes dans sa bibliothèque SharePoint, étiquette les versions actuelles et construit un agent Copilot Studio dans Teams qui répond à ces questions avec des liens. Après deux semaines d’utilisation pilote, les analyses montrent quelles questions l’agent ne peut pas répondre, et les lacunes s’avèrent être des documents manquants, pas des échecs de l’agent. Le marketing les écrit et l’agent s’améliore sans aucun changement dans sa configuration.
Par où commencer cette semaine
Demandez à trois commerciaux quelles questions ils envoient le plus souvent au marketing et notez-les. Ensuite, ouvrez la bibliothèque SharePoint marketing et vérifiez si chaque question a une réponse actuelle et clairement nommée. Corrigez les lacunes avant de construire quoi que ce soit ; l’agent ne sera aussi bon que cette bibliothèque.
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