Microsoft Copilot, Microsoft’un yapay zeka asistanları ailesidir ve Microsoft 365 Copilot, kuruluşunuzun verilerini kullanarak Word, Excel, PowerPoint, Outlook ve Teams içinde çalışan ücretli eklentidir. Bunun için bütçe ayırmak, kullanıcı başına lisans ücretlerinin yanı sıra kurulum, veri temizleme ve eğitim maliyetleri anlamına gelir. Getiri, tanımlanmış görevlerde tasarruf edilen saatler ve çıktı kalitesi üzerinden ölçülür ve önce bir pilot grupta test edilir.
Hangi Copilot’tan bahsediyoruz?
İsim birkaç ürünü kapsıyor, bu da bütçeleri karıştırıyor. Ücretsiz tüketici asistanı olan Microsoft Copilot, web’de ve Windows’ta çalışır. Microsoft 365 Copilot, kullanıcının e-postalarını, dosyalarını, sohbetlerini ve toplantılarını Microsoft Graph aracılığıyla okuyan ve mevcut izinlere saygı duyan kullanıcı başına bir iş lisansıdır. Copilot Studio, özel ajanlar oluşturmak için bir araçtır. GitHub Copilot ise ayrı bir kodlama asistanıdır.
Bir pazarlama departmanı için karar genellikle Microsoft 365 Copilot lisansları ve muhtemelen Copilot Studio ajanları hakkındadır. Bölgeniz ve sözleşme türünüz için Microsoft’un güncel fiyatlandırma sayfasını kontrol edin, çünkü liste fiyatları, paketler ve dahil edilen özellikler birkaç kez değişti.
Copilot pazarlamacılar için neyi iyi yapar?
İşinizin halihazırda Microsoft 365’te yaşadığı yerlerde en güçlüsüdür.
- Eylem maddeleri dahil olmak üzere uzun e-posta dizilerini ve Teams toplantılarını özetlemek.
- Mevcut dosyalardan Word’de özetlerin, raporların ve tekliflerin ilk sürümlerini hazırlamak.
- Bir belgeden PowerPoint’te slayt taslakları oluşturmak.
- Veriler tablo olarak biçimlendirildiğinde, doğal dilde sorularla Excel’deki tabloları analiz etmek.
- Nereye kaydedildiğini bilmeden SharePoint ve OneDrive genelinde bilgi bulmak.
Nihai yaratıcı metinlerde, rehberlik olmadan marka sesinde ve bağlayıcılar yapılandırılmadıkça Microsoft 365 dışındaki verileri gerektiren herhangi bir şeyde daha zayıftır.
Gizli maliyetler nelerdir?
Lisans görünen kalemdir. Diğer maliyetler kullanıma sunulduktan sonra ortaya çıkar.
Veri hazırlığı
Copilot yalnızca kullanıcıların halihazırda erişiminin olduğu şeyleri bulabilir. SharePoint izinleri dağınıksa, insanların görmemesi gereken dosyaları ortaya çıkarabilir veya dosyalar dağınık olduğu için yararlı hiçbir şey bulamayabilir. Birçok kuruluş, geniş çaplı kullanıma sunmadan önce Microsoft Purview’da izin incelemelerine ve duyarlılık etiketlerine zaman harcar.
Eğitim ve benimseme
Personelin kendi görevleri için iyi istem (prompt) örneklerine ihtiyacı vardır. Eğitim olmadan, kullanım ilk haftalardan sonra düşme eğilimindedir. Kişi başına birkaç saat ve kısa bir dahili istem kütüphanesi için bütçe ayırın.
Yönetici zamanı
BT, lisansları yönetecek, Microsoft 365 yönetim merkezindeki kullanım raporlarını inceleyecek ve politikaları güncelleyecektir. Bu mütevazı ama gerçektir.
ROI nasıl adil bir şekilde ölçülür?
Sadece “daha üretken hissediyor musunuz” diye soran anketlerden kaçının. Belirli görevleri ölçün.
- Ekibin haftalık olarak tekrarladığı aylık performans raporları, toplantı özetleri, müşteri özetleri, rakip özetleri ve e-posta triyajı gibi beş görev seçin.
- Basit bir günlükle Copilot’tan önce her görevi iki hafta boyunca süre tutun.
- Bir pilot gruba lisans verin ve aynı görevleri dört ila altı hafta boyunca süre tutun.
- Bir yöneticinin, hangi sürümün Copilot kullandığını bilmeden, çıktı kalitesini körlemesine değerlendirmesini sağlayın.
- Tasarruf edilen saatleri, yüklenen saatlik maliyetle çarpıp lisans artı genel giderlerle karşılaştırın.
Microsoft, Viva Insights’ta kullanım ve benimseme metrikleri içeren bir Copilot Paneli sağlar. Aracı kimin kullandığını görmek için kullanın, ancak kullanımı değer olarak görmeyin. Biri Copilot’u günlük olarak açıp hiçbir şeyden tasarruf etmeyebilir.
Örnek bir bütçe nasıl görünür?
Örneğin, 12 kişilik bir pazarlama ekibi üç ay boyunca beş kişi için lisansları pilot olarak uygular. Maliyetler: beş lisans, yarım günlük bir eğitim oturumu, pazarlama SharePoint sitesinin izin incelemesi ve çıktıları değerlendirmek için yöneticinin birkaç saatlik zamanı. Günlükler, her pilot kullanıcının raporlama ve özetlerde haftada birkaç saat tasarruf ettiğini ve kabul edilebilir kalitede olduğunu gösteriyorsa, tüm ekibe genişletmek kolayca gerekçelendirilebilir. Tasarruf küçükse, pilot maliyeti sınırlıdır.
Alien Road Microsoft Copilot’u nasıl uygular
Halihazırda Microsoft 365 üzerinde çalışan müşteriler için tipik bir etkileşim, bir görev envanteri ile başlar: pazarlama ekibi her hafta ne üretir, ne kadar sürer ve hangi dosyalardan yararlanır. Copilot’un nerede yardımcı olabileceğini ve özel bir aracın nerede daha iyi uyduğunu belirliyoruz.
Kurulum, müşterinin gerçek belgeleri için yazılmış bir istem kütüphanesini, Copilot’un takip edebileceği Word ve PowerPoint şablonlarını ve yararlı olduğu yerlerde marka yönergelerinden veya kampanya geçmişinden gelen soruları yanıtlayan bir Copilot Studio ajanını içerir. İzinleri kendimiz değiştirmek yerine müşterinin BT departmanıyla koordine oluyoruz.
Ölçüm, yukarıdaki görev günlüğü yöntemini izler. Pilotun sonundaki rapor, görev başına tasarruf edilen saatleri, kalite puanlarını, lisans maliyetini ve net bir tavsiyeyi gösterir: genişletin, sadece bazı roller için tutun veya durdurun.
Copilot ne zaman buna değmez?
Ekibiniz ağırlıklı olarak Google Workspace, Figma, reklam platformları ve ayrı bir CRM’de çalışıyorsa, Microsoft 365 Copilot’un çalışabileceği verilerinizin çoğu yoktur. Benzer şekilde, ağırlıklı olarak kısa sosyal medya metinleri yazan bir ekip, marka rehberi olan ChatGPT veya Claude gibi genel bir asistandan daha fazla fayda sağlayabilir. Aracı, işin gerçekten gerçekleştiği yere göre eşleştirin.
- Düşük değer: veriler Microsoft 365 dışında dağınık, belirsiz izinler, eğitim için zaman yok.
- Yüksek değer: yoğun e-posta ve toplantı yükü, Office formatlarında çok sayıda rapor, düzenli SharePoint.
Pilot uygulamadan sonra nasıl kullanıma sunmalısınız?
Rakamlar genişlemeyi destekliyorsa, departmana göre değil, role göre kullanıma sunun. Lisanslar ilk olarak, kaydedilen görevleri en net tasarrufu gösteren kişilere, genellikle yoğun e-posta, toplantı ve raporlama ile uğraşanlara gider. Diğerleri, görevleri tam bir lisansı hak edene kadar ücretsiz Copilot Chat’i kullanabilir.
Lisans kullanımını her çeyrekte yönetim merkezinde inceleyin. Kullanılmayan koltukları otomatik olarak yenilemek yerine yeniden atayın. Pilot kullanıcıların kendileri için neyin işe yaradığını eklemelerini isteyerek istem kütüphanesini canlı tutun ve kimsenin kullanmadığı istemleri emekli edin.
Son olarak, Copilot’u personelinizin halihazırda kullandığı alternatiflerle karşılaştırın. Bazı ekip üyeleri daha ucuz bir planda genel bir asistandan aynı sonuçları alıyorsa, bunu pilot raporuna kaydedin. Adil bir karşılaştırma, nihai tavsiyeyi savunmayı kolaylaştırır.
Bu hafta nereden başlamalı
Üç ekip üyesinden en tekrarlayan beş haftalık görevlerinin ne kadar sürdüğünü kaydetmelerini isteyin. Aynı zamanda, BT’den pazarlama SharePoint sitelerine kimlerin erişebileceğine dair hızlı bir inceleme isteyin. Bu temel ve net bir izin resmi ile, küçük bir Copilot pilotu size bir his yerine savunabileceğiniz saat başına tasarruf maliyeti rakamı verecektir.
Okumaya devam edin: AI Pazarlama Ajansı · AI Pazarlama