Microsoft Copilot ist die KI-Assistenten-Familie von Microsoft, und Microsoft 365 Copilot ist die kostenpflichtige Version, die in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams unter Verwendung der eigenen Dateien und E-Mails eines Unternehmens arbeitet. Den Wert zu beweisen bedeutet, die aktive Nutzung pro Arbeitsplatz, die bei bestimmten Aufgaben eingesparte Zeit, die Qualität der Ergebnisse und die Frage, ob dies die Lizenzkosten rechtfertigt, zu verfolgen. Die eigenen Nutzungsberichte von Microsoft bieten einen Ausgangspunkt, messen aber den Wert nicht von sich aus.
Welchen Copilot messen Sie?
Der Name deckt mehrere Produkte ab. Copilot in Windows und die kostenlose Copilot-App sind allgemeine Assistenten. Microsoft 365 Copilot wird pro Benutzer lizenziert und basiert auf Microsoft Graph, was bedeutet, dass er die E-Mails, Chats, Besprechungen und Dokumente des Benutzers lesen kann, für die er bereits eine Zugriffsberechtigung hat. Copilot Studio ermöglicht es Unternehmen, ihre eigenen Agenten zu erstellen, und es gibt rollenbasierte Versionen für Vertrieb und Service.
Für ein Marketing-Team sind die messbaren Investitionen in der Regel Microsoft 365 Copilot-Arbeitsplätze. Der Rest dieses Artikels konzentriert sich darauf.
Warum sind Arbeitsplatzlizenzen ohne Daten schwer zu rechtfertigen?
Copilot-Arbeitsplätze sind wiederkehrende Kosten zusätzlich zum bestehenden Microsoft 365-Abonnement. Finanzteams fordern zunehmend Nachweise vor einer Verlängerung. Anekdoten wie “es hat ein Meeting gut zusammengefasst” überstehen keine Budgetprüfung.
Die andere Schwierigkeit ist, dass die Nutzung ungleichmäßig ist. Manche Leute nutzen Copilot mehrmals am Tag, andere öffnen es zweimal und vergessen es. Durchschnittswerte verbergen beide Gruppen, daher muss die Messung auf der Ebene von Personen und Aufgaben funktionieren.
Was zeigen die integrierten Berichte von Microsoft?
Administratoren können die Copilot-Nutzung im Microsoft 365 Admin Center unter den Nutzungsberichten sehen, die aktive Benutzer und Aktivitäten nach App anzeigen. Das Copilot Dashboard in Viva Insights fügt Ansichten zu Bereitschaft, Akzeptanz und Auswirkungen hinzu, einschließlich der geschätzten Stunden an Copilot-unterstützter Arbeit, für Unternehmen, die die Lizenzanforderungen erfüllen.
Diese Tools beantworten “wer nutzt es und wo”. Sie beantworten nicht “wurde die Arbeit besser oder billiger”. Dafür benötigen Sie Ihre eigenen aufgabenbezogenen Messgrößen.
Welche KPIs beweisen den Wert?
Ein nützliches Set mischt Akzeptanz, Effizienz und Qualität:
- Aktive Benutzer pro Woche als Anteil der lizenzierten Arbeitsplätze.
- Aktionen pro aktivem Benutzer nach App: Teams-Meeting-Zusammenfassungen, Outlook-Entwürfe, Word-Entwürfe, Excel-Analysen, PowerPoint-Erstellung.
- Zeit pro Aufgabe vor und nachher für drei bis fünf definierte Aufgaben.
- Qualitätsbewertung durch einen Prüfer anhand einer Stichprobe von Copilot-unterstützten Ergebnissen.
- Fehlervorfälle: falsche Fakten, falsche Empfänger, vertrauliche Inhalte, die der falschen Person angezeigt wurden.
- Kosten pro aktivem Arbeitsplatz und Kosten pro eingesparter Stunde.
Kosten pro aktivem Arbeitsplatz ist die Zahl, die das Finanzwesen interessiert. Wenn die Hälfte der Arbeitsplätze ungenutzt ist, verdoppelt sich der effektive Preis pro echtem Benutzer.
Wie misst man die eingesparte Zeit ehrlich?
Wählen Sie Aufgaben, die sich oft wiederholen und einen klaren Anfang und ein klares Ende haben. Im Marketing sind gute Kandidaten das Schreiben eines Kampagnenbriefings aus Besprechungsnotizen, das Erstellen einer wöchentlichen Leistungszusammenfassung aus einem Excel-Export, das Entwerfen einer E-Mail-Aktualisierung für Kunden und das Erstellen eines ersten Folienentwurfs aus einem Word-Dokument.
Messen Sie eine Stichprobe jeder Aufgabe ohne Copilot und dann mit Copilot, durchgeführt von denselben Personen. Beziehen Sie die Überprüfungs- und Korrekturzeit in die “mit”-Zahl ein. Ein kurzes Selbstprotokollierungsformular in Microsoft Forms, das direkt nach der Aufgabe ausgefüllt wird, reicht für einen Pilotversuch aus. Es ist weniger präzise als Beobachtung, aber weitaus besser als eine Umfrage Monate später.
Wie sollte das Dashboard aussehen?
Eine Power BI- oder Excel-Seite, die monatlich aktualisiert wird, deckt die meisten Bedürfnisse ab:
- Arbeitsplatzauslastung: lizenziert, aktiv und inaktiv für 30 Tage.
- Nutzung nach App und nach Team.
- Zeit pro Aufgabe, vorher und nachher, für die ausgewählten Aufgaben.
- Qualitätsbewertungen aus Stichproben.
- Vorfälle und ihre Ursachen.
- Kosten pro aktivem Arbeitsplatz und geschätzte eingesparte Stunden.
Fügen Sie jeden Monat eine kurze Notiz hinzu, was sich geändert hat, wie z. B. Schulungen oder neue geteilte Prompts. Dies erklärt Sprünge in den Linien.
Welche Risiken sollten die Metriken aufdecken?
Copilot kann nur sehen, was der Benutzer sehen kann, was bedeutet, dass Probleme mit übermäßiger Freigabe in SharePoint und Teams schnell sichtbar werden. Ein Benutzer, der nach Gehältern fragt, findet möglicherweise eine Tabelle, die vor Jahren zu weit geteilt wurde. Verfolgen Sie diese Ergebnisse als Vorfälle und behandeln Sie sie als Grund, Berechtigungen mit Tools wie Microsoft Purview-Vertraulichkeitsbezeichnungen zu korrigieren, nicht als Grund, dem Assistenten die Schuld zu geben.
Genauigkeit ist das andere Risiko. Meeting-Zusammenfassungen können Aussagen der falschen Person zuschreiben, und Finanzzusammenfassungen können eine Spalte falsch lesen. Qualitätsbewertungen durch Stichproben fangen dies ab, bevor es die Kunden erreicht.
Wie Alien Road die Microsoft Copilot-Messung anwendet
Bei einem typischen Engagement beginnt die Entdeckung mit den Daten des Admin Centers: wie viele Arbeitsplätze existieren, wie viele aktiv sind und welche Apps genutzt werden. Interviews mit einigen intensiven und gelegentlichen Benutzern identifizieren dann die Aufgaben, bei denen Copilot hilft und wo nicht.
Die Einrichtung konzentriert sich auf drei bis fünf wiederholbare Marketingaufgaben. Das Team schreibt geteilte Prompt-Vorlagen dafür, führt eine kurze Schulung durch und richtet das Selbstprotokollierungsformular für die Zeitmessung ein. Berechtigungen auf den Haupt-SharePoint-Seiten werden vor dem Rollout überprüft, um Überraschungen durch übermäßige Freigaben zu reduzieren.
Die Messung verwendet das oben genannte Dashboard. Zum Beispiel könnte ein monatlicher Bericht die Arbeitsplatzauslastung, die mittlere Zeit für die wöchentliche Berichtsaufgabe vorher und nachher sowie Qualitätsbewertungen eines Prüfers zeigen. Wenn Arbeitsplätze zwei Monate lang ungenutzt bleiben, empfiehlt der Bericht, sie neu zuzuweisen, was oft die Rendite mehr verbessert als jeder Prompt-Tipp.
Wie steigert man die Akzeptanz, ohne sie zu erzwingen?
Die Nutzung wächst, wenn die Leute sehen, dass Copilot ihnen Zeit bei ihrer eigenen Arbeit spart. Kurze Sitzungen, die eine Aufgabe zeigen, wie z. B. das Umwandeln eines Teams-Meetings in Aktionspunkte, funktionieren besser als allgemeine Schulungen. Teilen Sie Prompts, die in einem Teams-Kanal funktioniert haben, damit andere sie kopieren können.
Fragen Sie gelegentliche Benutzer, was sie aufgehalten hat. Häufige Antworten sind nicht zu wissen, was man fragen soll, schlechte Ergebnisse beim ersten Versuch oder Sorgen um die Genauigkeit. Jedes hat eine praktische Lösung: Vorlagen, Beispiele und eine Überprüfungsgewohnheit.
Wo man diese Woche anfangen sollte
Öffnen Sie den Copilot-Nutzungsbericht im Microsoft 365 Admin Center und listen Sie inaktive Arbeitsplätze auf. Wählen Sie dann drei Aufgaben aus, die Ihr Marketing-Team wöchentlich wiederholt, und bitten Sie fünf Personen, diese in den nächsten zwei Wochen mit und ohne Copilot zu messen. Diese Zahlen, plus die Arbeitsplatzauslastung, reichen für eine erste Wertprüfung und eine fundierte Entscheidung über Verlängerungen.
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