Microsoft Copilot est la famille d’assistants IA de Microsoft, et Microsoft 365 Copilot est la version payante qui fonctionne dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams en utilisant les propres fichiers et e-mails d’une organisation. Prouver sa valeur signifie suivre l’utilisation active par siège, le temps gagné sur des tâches spécifiques, la qualité de ce qu’il produit et si cela justifie le coût de la licence. Les rapports d’utilisation de Microsoft offrent un point de départ, mais ils ne mesurent pas la valeur par eux-mêmes.
Quel Copilot mesurez-vous ?
Le nom couvre plusieurs produits. Copilot dans Windows et l’application gratuite Copilot sont des assistants généraux. Microsoft 365 Copilot est sous licence par utilisateur et est basé sur Microsoft Graph, ce qui signifie qu’il peut lire les e-mails, les chats, les réunions et les documents de l’utilisateur qu’il a déjà la permission de voir. Copilot Studio permet aux organisations de créer leurs propres agents, et il existe des versions basées sur les rôles pour les ventes et le service.
Pour une équipe marketing, l’investissement mesurable est généralement les sièges Microsoft 365 Copilot. Le reste de cet article se concentre sur cela.
Pourquoi les licences de siège sont-elles difficiles à justifier sans données ?
Les sièges Copilot sont un coût récurrent en plus de l’abonnement Microsoft 365 existant. Les équipes financières demandent de plus en plus de preuves avant de renouveler. Les anecdotes telles que “il a bien résumé une réunion” ne survivent pas à une revue budgétaire.
L’autre difficulté est que l’utilisation est inégale. Certaines personnes utilisent Copilot plusieurs fois par jour, d’autres l’ouvrent deux fois et oublient. Les moyennes cachent les deux groupes, donc la mesure doit fonctionner au niveau des personnes et des tâches.
Que montrent les rapports intégrés de Microsoft ?
Les administrateurs peuvent voir l’utilisation de Copilot dans le centre d’administration Microsoft 365 sous les rapports d’utilisation, montrant les utilisateurs actifs et l’activité par application. Le tableau de bord Copilot dans Viva Insights ajoute des vues de préparation, d’adoption et d’impact, y compris les heures estimées de travail assisté par Copilot, pour les organisations qui répondent à ses exigences de licence.
Ces outils répondent à “qui l’utilise et où”. Ils ne répondent pas à “le travail est-il devenu meilleur ou moins cher”. Pour cela, vous avez besoin de vos propres mesures au niveau de la tâche.
Quels KPI prouvent la valeur ?
Un ensemble utile mélange adoption, efficacité et qualité :
- Utilisateurs actifs par semaine en tant que part des sièges sous licence.
- Actions par utilisateur actif par application : résumés de réunions Teams, brouillons Outlook, brouillons Word, analyses Excel, création PowerPoint.
- Temps par tâche avant et après pour trois à cinq tâches définies.
- Score de qualité d’un réviseur sur un échantillon de résultats assistés par Copilot.
- Incidents d’erreur : faits erronés, mauvais destinataires, contenu confidentiel exposé à la mauvaise personne.
- Coût par siège actif et coût par heure gagnée.
Le coût par siège actif est le chiffre qui intéresse la finance. Si la moitié des sièges sont inactifs, le prix effectif par utilisateur réel double.
Comment mesurer honnêtement le temps gagné ?
Choisissez des tâches qui se répètent souvent et qui ont un début et une fin clairs. En marketing, de bons candidats sont l’écriture d’un brief de campagne à partir de notes de réunion, la production d’un résumé de performance hebdomadaire à partir d’une exportation Excel, la rédaction d’un e-mail de mise à jour client et la création d’un premier brouillon de présentation à partir d’un document Word.
Mesurez un échantillon de chaque tâche sans Copilot, puis avec, effectué par les mêmes personnes. Incluez le temps de révision et de correction dans le chiffre “avec”. Un court formulaire d’auto-enregistrement dans Microsoft Forms, rempli juste après la tâche, suffit pour un projet pilote. C’est moins précis que l’observation, mais bien meilleur qu’une enquête des mois plus tard.
À quoi devrait ressembler le tableau de bord ?
Une page Power BI ou Excel, mise à jour mensuellement, couvre la plupart des besoins :
- Utilisation des sièges : sous licence, actifs et inactifs pendant 30 jours.
- Utilisation par application et par équipe.
- Temps par tâche, avant et après, pour les tâches sélectionnées.
- Scores de qualité issus de contrôles ponctuels.
- Incidents et leurs causes.
- Coût par siège actif et heures estimées gagnées.
Ajoutez une courte note chaque mois sur ce qui a changé, comme des sessions de formation ou de nouveaux prompts partagés. Cela explique les sauts dans les lignes.
Quels risques les métriques devraient-elles révéler ?
Copilot ne peut voir que ce que l’utilisateur peut voir, ce qui signifie que les problèmes de partage excessif dans SharePoint et Teams deviennent rapidement visibles. Un utilisateur qui pose des questions sur les salaires peut trouver une feuille de calcul qui a été partagée trop largement il y a des années. Suivez ces découvertes comme des incidents et traitez-les comme une raison de corriger les autorisations avec des outils tels que les étiquettes de sensibilité Microsoft Purview, et non comme une raison de blâmer l’assistant.
La précision est l’autre risque. Les résumés de réunions peuvent attribuer des déclarations à la mauvaise personne, et les résumés financiers peuvent mal lire une colonne. Les scores de qualité des contrôles ponctuels détectent cela avant que cela n’atteigne les clients.
Comment Alien Road applique la mesure de Microsoft Copilot
Dans un engagement typique, la découverte commence par les données du centre d’administration : combien de sièges existent, combien sont actifs et quelles applications sont utilisées. Des entretiens avec quelques utilisateurs intensifs et légers identifient ensuite les tâches où Copilot aide et où il ne le fait pas.
La configuration se concentre sur trois à cinq tâches marketing répétables. L’équipe écrit des modèles de prompts partagés pour elles, organise une courte session de formation et configure le formulaire d’auto-enregistrement pour le chronométrage. Les autorisations sur les principaux sites SharePoint sont examinées avant le déploiement pour réduire les surprises liées au partage excessif.
La mesure utilise le tableau de bord ci-dessus. Par exemple, un rapport mensuel pourrait montrer l’utilisation des sièges, le temps médian pour la tâche de rapport hebdomadaire avant et après, et les scores de qualité d’un réviseur. Lorsque les sièges restent inactifs pendant deux mois, le rapport recommande de les réaffecter, ce qui améliore souvent le rendement plus que n’importe quel conseil de prompt.
Comment augmenter l’adoption sans la forcer ?
L’utilisation augmente lorsque les gens voient que Copilot leur fait gagner du temps sur leur propre travail. Les sessions courtes qui montrent une tâche, comme transformer une réunion Teams en éléments d’action, fonctionnent mieux que la formation générale. Partagez les prompts qui ont fonctionné dans un canal Teams afin que d’autres puissent les copier.
Demandez aux utilisateurs légers ce qui les a arrêtés. Les réponses courantes sont de ne pas savoir quoi demander, de mauvais résultats lors du premier essai ou des inquiétudes concernant la précision. Chacun a une solution pratique : modèles, exemples et habitude de révision.
Par où commencer cette semaine
Ouvrez le rapport d’utilisation de Copilot dans le centre d’administration Microsoft 365 et listez les sièges inactifs. Choisissez ensuite trois tâches que votre équipe marketing répète chaque semaine et demandez à cinq personnes de les chronométrer, avec et sans Copilot, au cours des deux prochaines semaines. Ces chiffres, plus l’utilisation des sièges, suffisent pour une première revue de valeur et une décision éclairée sur les renouvellements.
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