Microsoft Copilot es la familia de asistentes de IA de Microsoft, y Microsoft 365 Copilot es la versión de pago que funciona dentro de Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams utilizando los propios archivos y correos electrónicos de una organización. Demostrar su valor significa realizar un seguimiento del uso activo por puesto, el tiempo ahorrado en tareas específicas, la calidad de lo que produce y si eso justifica el coste de la licencia. Los propios informes de uso de Microsoft ofrecen un punto de partida, pero no miden el valor por sí mismos.
¿Qué Copilot está midiendo?
El nombre abarca varios productos. Copilot en Windows y la aplicación gratuita Copilot son asistentes generales. Microsoft 365 Copilot tiene licencia por usuario y se basa en Microsoft Graph, lo que significa que puede leer los correos electrónicos, chats, reuniones y documentos del usuario que ya tiene permiso para ver. Copilot Studio permite a las organizaciones crear sus propios agentes, y existen versiones basadas en roles para ventas y servicios.
Para un equipo de marketing, la inversión medible suele ser los puestos de Microsoft 365 Copilot. El resto de este artículo se centra en eso.
¿Por qué las licencias de puesto son difíciles de justificar sin datos?
Los puestos de Copilot son un coste recurrente además de la suscripción existente a Microsoft 365. Los equipos financieros piden cada vez más pruebas antes de renovar. Las anécdotas como “resumió bien una reunión” no sobreviven a una revisión presupuestaria.
La otra dificultad es que el uso es desigual. Algunas personas usan Copilot muchas veces al día, otras lo abren dos veces y se olvidan. Los promedios ocultan a ambos grupos, por lo que la medición debe funcionar a nivel de personas y tareas.
¿Qué muestran los informes integrados de Microsoft?
Los administradores pueden ver el uso de Copilot en el centro de administración de Microsoft 365 en los informes de uso, que muestran los usuarios activos y la actividad por aplicación. El panel de Copilot en Viva Insights añade vistas de preparación, adopción e impacto, incluidas las horas estimadas de trabajo asistido por Copilot, para las organizaciones que cumplen con sus requisitos de licencia.
Estas herramientas responden a “quién lo usa y dónde”. No responden a “¿el trabajo fue mejor o más barato?”. Para eso necesita sus propias medidas a nivel de tarea.
¿Qué KPI demuestran el valor?
Un conjunto útil mezcla adopción, eficiencia y calidad:
- Usuarios activos por semana como porcentaje de los puestos con licencia.
- Acciones por usuario activo por aplicación: resúmenes de reuniones de Teams, borradores de Outlook, borradores de Word, análisis de Excel, creación de PowerPoint.
- Tiempo por tarea antes y después para tres a cinco tareas definidas.
- Puntuación de calidad de un revisor en una muestra de resultados asistidos por Copilot.
- Incidentes de error: hechos incorrectos, destinatarios incorrectos, contenido confidencial expuesto a la persona equivocada.
- Coste por puesto activo y coste por hora ahorrada.
El coste por puesto activo es la cifra que le importa a finanzas. Si la mitad de los puestos están inactivos, el precio efectivo por usuario real se duplica.
¿Cómo medir el tiempo ahorrado honestamente?
Elija tareas que se repitan a menudo y tengan un inicio y un final claros. En marketing, buenos candidatos son escribir un resumen de campaña a partir de notas de reuniones, producir un resumen de rendimiento semanal a partir de una exportación de Excel, redactar un correo electrónico de actualización para el cliente y crear una primera versión de una presentación de diapositivas a partir de un documento de Word.
Mida una muestra de cada tarea sin Copilot, y luego con él, realizada por las mismas personas. Incluya el tiempo de revisión y corrección en la cifra “con”. Un formulario breve de autorregistro en Microsoft Forms, completado justo después de la tarea, es suficiente para una prueba piloto. Es menos preciso que la observación, pero mucho mejor que una encuesta meses después.
¿Cómo debería ser el panel?
Una página de Power BI o Excel, actualizada mensualmente, cubre la mayoría de las necesidades:
- Utilización de puestos: con licencia, activos e inactivos durante 30 días.
- Uso por aplicación y por equipo.
- Tiempo por tarea, antes y después, para las tareas seleccionadas.
- Puntuaciones de calidad de controles puntuales.
- Incidentes y sus causas.
- Coste por puesto activo y horas estimadas ahorradas.
Añada una breve nota cada mes sobre lo que cambió, como sesiones de formación o nuevos prompts compartidos. Esto explica los saltos en las líneas.
¿Qué riesgos deberían revelar las métricas?
Copilot solo puede ver lo que el usuario puede ver, lo que significa que los problemas de uso compartido excesivo en SharePoint y Teams se vuelven visibles rápidamente. Un usuario que pregunta sobre salarios puede encontrar una hoja de cálculo que se compartió demasiado ampliamente hace años. Realice un seguimiento de estos hallazgos como incidentes y trátelos como una razón para corregir los permisos con herramientas como las etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview, no como una razón para culpar al asistente.
La precisión es el otro riesgo. Los resúmenes de reuniones pueden atribuir declaraciones a la persona equivocada, y los resúmenes financieros pueden leer mal una columna. Las puntuaciones de calidad de los controles puntuales detectan esto antes de que llegue a los clientes.
Cómo aplica Alien Road la medición de Microsoft Copilot
En un compromiso típico, el descubrimiento comienza con los datos del centro de administración: cuántos puestos existen, cuántos están activos y qué aplicaciones se utilizan. Las entrevistas con algunos usuarios intensivos y ligeros identifican entonces las tareas en las que Copilot ayuda y en las que no.
La configuración se centra en tres a cinco tareas de marketing repetibles. El equipo escribe plantillas de prompts compartidas para ellas, realiza una breve sesión de formación y configura el formulario de autorregistro para la medición del tiempo. Los permisos en los sitios principales de SharePoint se revisan antes del lanzamiento para reducir las sorpresas por uso compartido excesivo.
La medición utiliza el panel anterior. Por ejemplo, un informe mensual podría mostrar la utilización de puestos, el tiempo medio para la tarea de informes semanales antes y después, y las puntuaciones de calidad de un revisor. Cuando los puestos permanecen inactivos durante dos meses, el informe recomienda reasignarlos, lo que a menudo mejora el retorno más que cualquier consejo de prompt.
¿Cómo aumentar la adopción sin forzarla?
El uso crece cuando las personas ven que Copilot les ahorra tiempo en su propio trabajo. Las sesiones breves que muestran una tarea, como convertir una reunión de Teams en elementos de acción, funcionan mejor que la formación general. Comparta prompts que funcionaron dentro de un canal de Teams para que otros puedan copiarlos.
Pregunte a los usuarios ligeros qué los detuvo. Las respuestas comunes son no saber qué preguntar, malos resultados en el primer intento o preocupaciones sobre la precisión. Cada uno tiene una solución práctica: plantillas, ejemplos y un hábito de revisión.
Por dónde empezar esta semana
Abra el informe de uso de Copilot en el centro de administración de Microsoft 365 y enumere los puestos inactivos. Luego elija tres tareas que su equipo de marketing repite semanalmente y pida a cinco personas que las midan, con y sin Copilot, durante las próximas dos semanas. Esas cifras, más la utilización de puestos, son suficientes para una primera revisión de valor y una decisión informada sobre las renovaciones.
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