Microsoft 365 Copilot ist der KI-Assistent, der in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und andere Microsoft 365-Apps integriert ist und mit den Dokumenten, E-Mails und Chats arbeitet, auf die ein Benutzer bereits Zugriff hat. Der Übergang vom Pilotprojekt zur Produktion bedeutet, Dateiberechtigungen zu bereinigen, eine Pilotgruppe mit klaren Aufgaben auszuwählen, Mitarbeiter in der Verwendung von Prompts zu schulen und die Akzeptanz sowie die Zeitersparnis zu messen, bevor das gesamte Unternehmen lizenziert wird.
Copilot, Copilot Chat und Copilot Studio: Was ist was?
Microsoft verwendet den Namen Copilot für mehrere Produkte, was in Planungsbesprechungen für Verwirrung sorgt.
- Microsoft 365 Copilot: Das kostenpflichtige Add-on, das innerhalb von Microsoft 365-Apps funktioniert und Antworten durch Microsoft Graph auf Basis Ihrer Unternehmensdaten liefert.
- Microsoft 365 Copilot Chat: Ein webbasiertes Chat-Erlebnis, das vielen Geschäftsanwendern mit Datenschutz für Unternehmen zur Verfügung steht, jedoch ohne vollständigen Zugriff auf Arbeitsdaten, sofern keine Lizenz vorliegt.
- Copilot Studio: Die Plattform zum Erstellen benutzerdefinierter Agenten, die separat behandelt wird.
- Copilot in Windows und Consumer Copilot: Persönliche oder gerätebasierte Erfahrungen, die hier nicht im Fokus stehen.
Diese Checkliste behandelt Microsoft 365 Copilot. Lizenzbedingungen und Preise ändern sich; bestätigen Sie daher aktuelle Details im Microsoft 365 Admin Center oder bei Ihrem Partner.
Schritt 1: Bereitschaft prüfen
Copilot ist nur so sicher wie Ihre Berechtigungen. Da es jede Datei finden kann, auf die ein Benutzer zugreifen kann, wird eine Überfreigabe, die durch Unübersichtlichkeit verborgen war, sichtbar.
- Überprüfen Sie SharePoint-Websites und Teams mit Zugriff für “Jeder” oder “Jeder außer externen Benutzern”.
- Finden Sie sensible Dateien, wie Gehaltslisten oder Verträge, die zu weitläufig freigegeben wurden.
- Wenden Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen mit Microsoft Purview an, wo Sie diese haben.
- Stellen Sie sicher, dass Benutzer über OneDrive und ein Exchange Online-Postfach verfügen, die Copilot benötigt.
- Stellen Sie sicher, dass sich Microsoft 365-Apps auf unterstützten Update-Kanälen befinden.
Hilfreiche Tools
Die erweiterten Verwaltungsfunktionen von SharePoint und Berichte zur Datenzugriffs-Governance zeigen Überfreigaben auf. Microsoft veröffentlicht auch einen Copilot-Bereitstellungsplan und Bereitschaftsberichte im Admin Center. Nutzen Sie diese vor dem Pilotprojekt, nicht erst nach der ersten unangenehmen Entdeckung.
Schritt 2: Pilotgruppe auswählen
Wählen Sie 20 bis 50 Personen aus verschiedenen Funktionen aus, bei denen Copilot wahrscheinlich helfen kann.
- Marketing: Entwürfe für Briefings in Word, Zusammenfassung von Kampagnenberichten, Umwandlung von Dokumenten in PowerPoint-Entwürfe.
- Vertrieb: Vorbereitung auf Kundengespräche anhand des E-Mail-Verlaufs, Schreiben von Follow-ups in Outlook.
- Account Management: Zusammenfassung langer Teams-Threads und Besprechungsaufzeichnungen.
- Finanzen oder Betrieb: Analyse von Tabellen in Excel und Erläuterung von Formeln.
Beziehen Sie sowohl Skeptiker als auch Fans ein. Ihr Feedback deckt echte Grenzen schneller auf.
Schritt 3: Schulung für Aufgaben, nicht für Funktionen
Allgemeine Schulungen verblassen schnell. Kurze, aufgabenbasierte Sitzungen bleiben im Gedächtnis.
- Zeigen Sie drei Prompts pro Rolle, die eine echte wöchentliche Aufgabe lösen.
- Vermitteln Sie die grundlegende Prompt-Struktur: Ziel, Kontext, Quelldateien, erwartetes Format.
- Erklären Sie, dass Antworten falsch sein können und überprüft werden müssen, insbesondere bei Zahlen.
- Erstellen Sie eine gemeinsame Prompt-Bibliothek in Teams oder SharePoint.
- Benennen Sie einen Champion in jedem Team, der Tipps und Fragen sammelt.
Beispiel-Prompts
- “Fasse die E-Mails der letzten zwei Wochen zum Acme-Projekt zusammen, liste offene Entscheidungen auf und wer für welche verantwortlich ist.”
- “Erstelle eine Gliederung mit zehn Folien aus dem Q3-Kampagnenbericht, eine Folie pro Kanal, mit den wichtigsten Zahlen.”
- “Zeige in dieser Excel-Tabelle, welche Produktkategorie die größte Veränderung gegenüber dem Vormonat aufwies, und erkläre, warum das passiert sein könnte.”
Schritt 4: Pilotprojekt messen
Führen Sie das Pilotprojekt sechs bis acht Wochen lang durch und messen Sie von Anfang an.
- Nutzung: Aktive Benutzer und Aktionen pro App, aus den Copilot-Nutzungsberichten im Admin Center oder Copilot Analytics.
- Zeitersparnis: Eine kurze Umfrage alle zwei Wochen, in der gefragt wird, welche Aufgaben schneller erledigt wurden und um wie viel.
- Qualität: Manager bewerten eine Stichprobe von Copilot-unterstützten Dokumenten im Vergleich zu früheren Arbeiten.
- Probleme: Gefundene Berechtigungsprobleme, gemeldete falsche Antworten, fehlende Funktionen.
Selbst gemeldete Zeitersparnisse sind grob, aber Trends über mehrere Umfragen hinweg sind nützlich. Kombinieren Sie diese mit Nutzungsdaten, damit Sie wissen, wer das Tool tatsächlich verwendet.
Schritt 5: Übergang zur Produktion
Entscheiden Sie, wer Lizenzen erhält, basierend auf Pilotdaten, nicht nach Dienstalter.
- Lizenzieren Sie Rollen, bei denen Pilotbenutzer klare Zeitersparnisse gemeldet haben.
- Beheben Sie die während des Pilotprojekts gefundenen Berechtigungsprobleme, bevor Sie expandieren.
- Veröffentlichen Sie eine Richtlinie zur akzeptablen Nutzung: Was ist zu prüfen, was sollte nicht eingefügt werden, wie werden Fehler gemeldet.
- Führen Sie die Einführung in Wellen durch, mit Schulungen vor jeder Welle.
- Überprüfen Sie die Nutzung vierteljährlich und übertragen Sie ungenutzte Lizenzen an Personen, die sie benötigen.
Welche Probleme treten am häufigsten auf?
- Benutzer erwarten perfekte Antworten und hören nach einem schlechten Ergebnis auf.
- Alte, duplizierte Dokumente führen dazu, dass Copilot veraltete Informationen zitiert.
- Besprechungszusammenfassungen sind schwach, wenn Aufzeichnungen oder Transkriptionen ausgeschaltet sind.
- Excel-Analysen haben Probleme mit unordentlichen Tabellen, die nicht als Tabellen formatiert sind.
- Sprachmischungen, wie türkische Dateien mit englischen Prompts, können gemischte Ausgaben erzeugen; setzen Sie Erwartungen.
Wie Alien Road Microsoft Copilot anwendet
Alien Road arbeitet auf zwei Arten mit Microsoft 365 Copilot: innerhalb unserer eigenen Account-Teams und bei der Beratung von Kunden zu Marketing-Workflows. Bei einem typischen Kundenengagement bedeutet Discovery, die wöchentlichen Aufgaben des Marketingteams abzubilden und zu erkennen, wo Dokumente, E-Mails und Berichte die meiste Zeit beanspruchen.
Die Einrichtung umfasst den Aufbau einer Prompt-Bibliothek für diese Aufgaben, wie Kampagnenbriefings, Berichtszusammenfassungen und Präsentationsentwürfe, sowie die Durchführung kurzer Schulungen pro Rolle. Wo Berechtigungen unordentlich sind, weisen wir das IT-Team des Kunden darauf hin, anstatt die Einstellungen selbst zu ändern.
Die Messung folgt den Pilot-Schritten: Nutzungsdaten, eine kurze Umfrage alle zwei Wochen und eine Qualitätsprüfung von Beispielausgaben. Der Bericht an den Kunden zeigt, welche Aufgaben profitiert haben und welche nicht, sodass Lizenzen dorthin fließen, wo sie sich auszahlen.
Wie sieht ein realistischer Zeitplan aus?
Für ein Unternehmen mit einigen hundert Mitarbeitern läuft ein sinnvoller Plan über etwa ein Quartal. Die ersten zwei bis vier Wochen entfallen auf Bereitschaft und Berechtigungsbehebungen. Das Pilotprojekt dauert dann sechs bis acht Wochen, einschließlich Schulungen und Umfragen. Es folgen Produktionswellen, oft eine Abteilung pro zwei Wochen. Die Eile beim Bereitschaftsschritt ist der häufigste Grund, warum eine Einführung auf halbem Weg pausiert.
Wo man diese Woche anfangen sollte
Führen Sie einen SharePoint-Bericht zur Überfreigabe aus oder bitten Sie die IT darum, und listen Sie die Websites auf, die für jeden freigegeben sind. Beheben Sie die sensibelsten, bevor eine Copilot-Lizenz zugewiesen wird.
Wählen Sie dann 20 Pilotbenutzer aus, fragen Sie jeden nach drei Aufgaben, die sie wöchentlich wiederholen, und schreiben Sie einen Prompt für jede Aufgabe. Sie haben jetzt einen Pilotplan mit einer klaren Methode, um zu messen, ob er funktioniert hat.
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