Microsoft 365 Copilot es el asistente de IA integrado en Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams y otras aplicaciones de Microsoft 365, que trabaja con los documentos, correos electrónicos y chats que un usuario ya tiene permiso para ver. Llevarlo del piloto a la producción significa limpiar los permisos de archivos, elegir un grupo piloto con tareas claras, capacitar a las personas en los prompts y medir la adopción y el tiempo ahorrado antes de licenciar a toda la empresa.
Copilot, Copilot Chat y Copilot Studio: ¿cuál es cuál?
Microsoft utiliza el nombre Copilot para varios productos, lo que causa confusión en las reuniones de planificación.
- Microsoft 365 Copilot: el complemento de pago que funciona dentro de las aplicaciones de Microsoft 365 y fundamenta las respuestas en los datos de su organización a través de Microsoft Graph.
- Microsoft 365 Copilot Chat: una experiencia de chat basada en la web disponible para muchos usuarios empresariales, con protección de datos empresariales, pero sin acceso completo a los datos de trabajo a menos que tengan licencia.
- Copilot Studio: la plataforma para crear agentes personalizados, cubierta por separado.
- Copilot en Windows y Copilot para consumidores: experiencias personales o a nivel de dispositivo, no son el foco aquí.
Esta lista de verificación cubre Microsoft 365 Copilot. Los términos de licencia y los precios cambian, así que confirme los detalles actuales en el centro de administración de Microsoft 365 o con su socio.
Paso 1: comprobar la preparación
Copilot es tan seguro como sus permisos. Debido a que puede encontrar cualquier archivo al que un usuario pueda acceder, el uso compartido excesivo que estaba oculto por la oscuridad se vuelve visible.
- Revise los sitios de SharePoint y los equipos con acceso para “Todos” o “Todos excepto usuarios externos”.
- Encuentre archivos confidenciales, como hojas de salario o contratos, compartidos de manera demasiado amplia.
- Aplique etiquetas de confidencialidad con Microsoft Purview donde las tenga.
- Compruebe que los usuarios tengan OneDrive y un buzón de Exchange Online, que Copilot necesita.
- Asegúrese de que las aplicaciones de Microsoft 365 estén en canales de actualización compatibles.
Herramientas que ayudan
Las funciones de administración avanzada de SharePoint y los informes de gobernanza de acceso a datos muestran el uso compartido excesivo. Microsoft también publica un plan de implementación de Copilot e informes de preparación en el centro de administración. Úselos antes del piloto, no después del primer descubrimiento incómodo.
Paso 2: elegir un grupo piloto
Elija de 20 a 50 personas de todas las funciones, con tareas en las que es probable que Copilot ayude.
- Marketing: redacción de resúmenes en Word, resumen de informes de campaña, conversión de documentos en borradores de PowerPoint.
- Ventas: preparación para reuniones con clientes a partir del historial de correo electrónico, redacción de seguimientos en Outlook.
- Gestión de cuentas: resumen de hilos largos de Teams y grabaciones de reuniones.
- Finanzas u operaciones: análisis de tablas en Excel y explicación de fórmulas.
Incluya tanto a escépticos como a fanáticos. Sus comentarios encuentran límites reales más rápido.
Paso 3: capacitar para tareas, no para funciones
Las sesiones de capacitación genéricas se desvanecen rápidamente. Las sesiones cortas basadas en tareas se quedan.
- Muestre tres prompts por rol que resuelvan una tarea semanal real.
- Enseñe la forma básica del prompt: objetivo, contexto, archivos fuente, formato esperado.
- Explique que las respuestas pueden ser incorrectas y deben verificarse, especialmente los números.
- Cree una biblioteca de prompts compartida en Teams o SharePoint.
- Nombre un campeón en cada equipo que recopile consejos y preguntas.
Ejemplos de prompts
- “Resume las últimas dos semanas de correos electrónicos del proyecto Acme, enumera las decisiones abiertas y quién es responsable de cada una.”
- “Crea un esquema de diez diapositivas a partir del informe de campaña del tercer trimestre, una diapositiva por canal, con cifras clave.”
- “En esta tabla de Excel, muestra qué categoría de producto tuvo el mayor cambio mes a mes y explica por qué podría haber sucedido.”
Paso 4: medir el piloto
Ejecute el piloto durante seis a ocho semanas y mida desde el principio.
- Uso: usuarios activos y acciones por aplicación, a partir de los informes de uso de Copilot en el centro de administración o Copilot Analytics.
- Tiempo ahorrado: una encuesta corta cada dos semanas preguntando qué tareas fueron más rápidas y en qué medida.
- Calidad: los gerentes califican una muestra de documentos asistidos por Copilot frente al trabajo anterior.
- Problemas: problemas de permisos encontrados, respuestas incorrectas reportadas, funciones faltantes.
Los ahorros de tiempo autoinformados son aproximados, pero las tendencias en varias encuestas son útiles. Combínelos con datos de uso para saber quién usa realmente la herramienta.
Paso 5: pasar a la producción
Decida quién obtiene licencias según los datos del piloto, no por antigüedad.
- Licencie los roles donde los usuarios piloto informaron ahorros de tiempo claros.
- Solucione los problemas de permisos encontrados durante el piloto antes de expandirse.
- Publique una política de uso aceptable: qué verificar, qué no pegar, cómo reportar errores.
- Implemente en oleadas, con capacitación antes de cada oleada.
- Revise el uso trimestralmente y mueva las licencias no utilizadas a las personas que las necesitan.
¿Qué problemas surgen con más frecuencia?
- Los usuarios esperan respuestas perfectas y se detienen después de un mal resultado.
- Los documentos antiguos y duplicados llevan a Copilot a citar información desactualizada.
- Los resúmenes de reuniones son débiles cuando las grabaciones o la transcripción están desactivadas.
- El análisis de Excel tiene dificultades con hojas desordenadas que no están formateadas como tablas.
- La mezcla de idiomas, como archivos en turco con prompts en inglés, puede producir resultados mixtos; establezca expectativas.
Cómo aplica Alien Road Microsoft Copilot
Alien Road trabaja con Microsoft 365 Copilot de dos maneras: dentro de nuestros propios equipos de cuenta y al asesorar a los clientes sobre flujos de trabajo de marketing. En un compromiso típico con el cliente, el descubrimiento significa mapear las tareas semanales del equipo de marketing y detectar dónde los documentos, correos electrónicos e informes consumen más tiempo.
La configuración incluye la creación de una biblioteca de prompts para esas tareas, como resúmenes de campañas, resúmenes de informes y borradores de presentaciones, y la realización de sesiones de capacitación cortas por rol. Donde los permisos son confusos, lo marcamos al equipo de TI del cliente en lugar de cambiar la configuración nosotros mismos.
La medición sigue los pasos del piloto: datos de uso, una encuesta corta cada dos semanas y una revisión de calidad de las salidas de muestra. El informe al cliente muestra qué tareas se beneficiaron y cuáles no, por lo que las licencias van a donde dan resultados.
¿Cómo es un cronograma realista?
Para una empresa de unos pocos cientos de personas, un plan sensato se ejecuta durante aproximadamente un trimestre. Las primeras dos a cuatro semanas se destinan a la preparación y las correcciones de permisos. El piloto luego toma de seis a ocho semanas, incluyendo capacitación y encuestas. Siguen las oleadas de producción, a menudo un departamento cada quince días. Apresurar el paso de preparación es la razón más común por la que un despliegue se detiene a mitad de camino.
Dónde empezar esta semana
Ejecute un informe de uso compartido excesivo de SharePoint, o pídale a TI que lo haga, y enumere los sitios compartidos con todos. Corrija los más sensibles antes de asignar cualquier licencia de Copilot.
Luego elija 20 usuarios piloto, pídale a cada uno tres tareas que repitan semanalmente y escriba un prompt para cada tarea. Ahora tiene un plan piloto con una forma clara de medir si funcionó.
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