Microsoft 365 Copilot — это ИИ-помощник, встроенный в Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams и другие приложения Microsoft 365, работающий с документами, электронными письмами и чатами, которые пользователь уже имеет право видеть. Переход от пилотного проекта к производству означает очистку разрешений на файлы, выбор пилотной группы с четкими задачами, обучение людей работе с промптами, а также измерение внедрения и сэкономленного времени перед лицензированием всей компании.
Copilot, Copilot Chat и Copilot Studio: что есть что?
Microsoft использует название Copilot для нескольких продуктов, что вызывает путаницу на совещаниях по планированию.
- Microsoft 365 Copilot: платное дополнение, которое работает внутри приложений Microsoft 365 и основывает ответы на данных вашей организации через Microsoft Graph.
- Microsoft 365 Copilot Chat: веб-ориентированный чат, доступный многим бизнес-пользователям, с защитой корпоративных данных, но без полного доступа к рабочим данным без лицензии.
- Copilot Studio: платформа для создания пользовательских агентов, рассматривается отдельно.
- Copilot в Windows и потребительский Copilot: личные или устройства-ориентированные возможности, здесь не рассматриваются.
Этот контрольный список охватывает Microsoft 365 Copilot. Условия лицензирования и цены меняются, поэтому уточняйте текущие детали в центре администрирования Microsoft 365 или у вашего партнера.
Шаг 1: проверьте готовность
Copilot настолько безопасен, насколько безопасны ваши разрешения. Поскольку он может найти любой файл, к которому пользователь имеет доступ, чрезмерный общий доступ, скрытый из-за неразберихи, становится видимым.
- Проверьте сайты SharePoint и Teams с доступом для «Всех» или «Всех, кроме внешних пользователей».
- Найдите конфиденциальные файлы, такие как ведомости зарплаты или контракты, к которым предоставлен слишком широкий доступ.
- Примените метки конфиденциальности с помощью Microsoft Purview, где они у вас есть.
- Убедитесь, что у пользователей есть OneDrive и почтовый ящик Exchange Online, которые необходимы для Copilot.
- Убедитесь, что приложения Microsoft 365 находятся на поддерживаемых каналах обновлений.
Полезные инструменты
Функции расширенного управления SharePoint и отчеты об управлении доступом к данным показывают чрезмерный общий доступ. Microsoft также публикует план развертывания Copilot и отчеты о готовности в центре администрирования. Используйте их до пилотного проекта, а не после первого неловкого обнаружения.
Шаг 2: выберите пилотную группу
Выберите от 20 до 50 человек из разных функций, с задачами, в которых Copilot, вероятно, поможет.
- Маркетинг: составление брифов в Word, обобщение отчетов о кампаниях, превращение документов в черновики PowerPoint.
- Продажи: подготовка к встречам с клиентами на основе истории электронной почты, написание последующих действий в Outlook.
- Управление аккаунтами: обобщение длинных веток Teams и записей встреч.
- Финансы или операции: анализ таблиц в Excel и объяснение формул.
Включите как скептиков, так и фанатов. Их отзывы быстрее находят реальные ограничения.
Шаг 3: обучайте задачам, а не функциям
Общие тренинги быстро забываются. Короткие, основанные на задачах сессии запоминаются лучше.
- Покажите три промпта для каждой роли, которые решают реальную еженедельную задачу.
- Обучите базовой форме промпта: цель, контекст, исходные файлы, ожидаемый формат.
- Объясните, что ответы могут быть неверными и их нужно проверять, особенно цифры.
- Создайте общую библиотеку промптов в Teams или SharePoint.
- Назначьте чемпиона в каждой команде, который собирает советы и вопросы.
Примеры промптов
- «Обобщи электронные письма за последние две недели по проекту Acme, перечисли открытые решения и кто за каждое отвечает».
- «Создай план из десяти слайдов на основе отчета о кампании за 3 квартал, по одному слайду на канал, с ключевыми цифрами».
- «В этой таблице Excel покажи, какая категория продуктов имела наибольшее изменение по сравнению с предыдущим месяцем, и объясни, почему это могло произойти».
Шаг 4: измерьте пилотный проект
Проводите пилотный проект от шести до восьми недель и измеряйте с самого начала.
- Использование: активные пользователи и действия на приложение, из отчетов об использовании Copilot в центре администрирования или Copilot Analytics.
- Сэкономленное время: короткий опрос каждые две недели с вопросом, какие задачи стали быстрее и насколько.
- Качество: менеджеры оценивают выборку документов, созданных с помощью Copilot, по сравнению с предыдущей работой.
- Проблемы: найденные проблемы с разрешениями, сообщенные неверные ответы, отсутствующие функции.
Самостоятельно сообщаемая экономия времени приблизительна, но тенденции по нескольким опросам полезны. Объедините их с данными об использовании, чтобы знать, кто действительно использует инструмент.
Шаг 5: переходите к производству
Решайте, кто получит лицензии, основываясь на данных пилотного проекта, а не на стаже.
- Лицензируйте роли, где пилотные пользователи сообщили о явной экономии времени.
- Исправьте проблемы с разрешениями, найденные во время пилотного проекта, перед расширением.
- Опубликуйте политику допустимого использования: что проверять, что не вставлять, как сообщать об ошибках.
- Развертывайте волнами, с обучением перед каждой волной.
- Проверяйте использование ежеквартально и передавайте неиспользованные лицензии тем, кто в них нуждается.
Какие проблемы возникают чаще всего?
- Пользователи ожидают идеальных ответов и останавливаются после одного плохого результата.
- Старые, дублированные документы заставляют Copilot цитировать устаревшую информацию.
- Обобщения встреч слабы, когда записи или транскрипция выключены.
- Анализ Excel испытывает трудности с беспорядочными листами, которые не отформатированы как таблицы.
- Смешение языков, например, турецкие файлы с английскими промптами, может привести к смешанным результатам; установите ожидания.
Как Alien Road применяет Microsoft Copilot
Alien Road работает с Microsoft 365 Copilot двумя способами: внутри наших собственных команд по работе с клиентами и при консультировании клиентов по маркетинговым рабочим процессам. В типичном взаимодействии с клиентом обнаружение означает картирование еженедельных задач маркетинговой команды и выявление того, где документы, электронные письма и отчеты отнимают больше всего времени.
Настройка включает создание библиотеки промптов для этих задач, таких как брифы кампаний, обобщения отчетов и черновики презентаций, а также проведение коротких тренингов по ролям. Там, где разрешения беспорядочны, мы указываем на это ИТ-команде клиента, а не меняем настройки сами.
Измерение следует шагам пилотного проекта: данные об использовании, короткий опрос каждые две недели и проверка качества выборочных результатов. Отчет для клиента показывает, какие задачи получили выгоду, а какие нет, поэтому лицензии идут туда, где они окупаются.
Как выглядит реалистичный график?
Для компании из нескольких сотен человек разумный план выполняется в течение примерно квартала. Первые две-четыре недели уходят на готовность и исправление разрешений. Затем пилотный проект занимает от шести до восьми недель, включая обучение и опросы. Далее следуют производственные волны, часто по одному отделу каждые две недели. Спешка на этапе готовности — самая частая причина, по которой развертывание останавливается на полпути.
С чего начать на этой неделе
Запустите отчет о чрезмерном общем доступе SharePoint или попросите ИТ сделать это, и перечислите сайты, к которым предоставлен доступ всем. Исправьте самые конфиденциальные до назначения любой лицензии Copilot.
Затем выберите 20 пилотных пользователей, попросите каждого назвать три задачи, которые они повторяют еженедельно, и напишите промпт для каждой задачи. Теперь у вас есть пилотный план с четким способом измерения того, сработал ли он.
Продолжайте читать: Агентство ИИ-маркетинга · ИИ-маркетинг