Microsoft 365 Copilot, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams ve diğer Microsoft 365 uygulamalarına yerleşik, kullanıcının görme iznine sahip olduğu belgeler, e-postalar ve sohbetlerle çalışan yapay zeka asistanıdır. Onu pilottan üretime geçirmek; dosya izinlerini temizlemek, net görevleri olan bir pilot grup seçmek, insanları istemler (prompts) konusunda eğitmek ve tüm şirkete lisans vermeden önce benimsenmeyi ve kazanılan zamanı ölçmek anlamına gelir.
Copilot, Copilot Chat ve Copilot Studio: hangisi hangisi?
Microsoft, Copilot adını birkaç ürün için kullanıyor, bu da planlama toplantılarında kafa karışıklığına neden oluyor.
- Microsoft 365 Copilot: Microsoft 365 uygulamaları içinde çalışan ve yanıtları Microsoft Graph aracılığıyla kuruluşunuzun verilerine dayandıran ücretli eklenti.
- Microsoft 365 Copilot Chat: Birçok iş kullanıcısı için erişilebilir, kurumsal veri korumalı ancak lisanssız iş verilerine tam erişimi olmayan web tabanlı sohbet deneyimi.
- Copilot Studio: özel ajanlar oluşturmak için platform, ayrı olarak ele alınır.
- Windows’ta Copilot ve tüketici Copilot: kişisel veya cihaz düzeyinde deneyimler, burada odak noktası değil.
Bu kontrol listesi Microsoft 365 Copilot’ı kapsar. Lisans koşulları ve fiyatlar değişir, bu nedenle güncel ayrıntıları Microsoft 365 yönetim merkezinde veya iş ortağınızla doğrulayın.
1. Adım: hazırlığı kontrol edin
Copilot, izinleriniz kadar güvenlidir. Bir kullanıcının erişebileceği herhangi bir dosyayı bulabildiği için, belirsizlikle gizlenmiş aşırı paylaşım görünür hale gelir.
- “Herkes” veya “Dış kullanıcılar hariç herkes” erişimine sahip SharePoint sitelerini ve Teams’i gözden geçirin.
- Maaş çizelgeleri veya sözleşmeler gibi çok geniş paylaşılan hassas dosyaları bulun.
- Varsa Microsoft Purview ile duyarlılık etiketleri uygulayın.
- Kullanıcıların Copilot’ın ihtiyaç duyduğu OneDrive ve Exchange Online posta kutusuna sahip olduklarını kontrol edin.
- Microsoft 365 uygulamalarının desteklenen güncelleme kanallarında olduğundan emin olun.
Yardımcı araçlar
SharePoint’in gelişmiş yönetim özellikleri ve veri erişim yönetişim raporları aşırı paylaşımı gösterir. Microsoft ayrıca yönetim merkezinde bir Copilot dağıtım planı ve hazırlık raporları yayınlar. Bunları ilk garip keşiften sonra değil, pilottan önce kullanın.
2. Adım: bir pilot grup seçin
Copilot’ın yardımcı olabileceği görevleri olan, farklı işlevlerden 20 ila 50 kişi seçin.
- Pazarlama: Word’de özet taslakları hazırlama, kampanya raporlarını özetleme, belgeleri PowerPoint taslaklarına dönüştürme.
- Satış: e-posta geçmişinden müşteri toplantılarına hazırlanma, Outlook’ta takip yazıları yazma.
- Hesap yönetimi: uzun Teams yazışmalarını ve toplantı kayıtlarını özetleme.
- Finans veya operasyonlar: Excel’de tabloları analiz etme ve formülleri açıklama.
Fanlar kadar şüphecileri de dahil edin. Onların geri bildirimi gerçek sınırları daha hızlı bulur.
3. Adım: özellikler için değil, görevler için eğitim verin
Genel eğitim oturumları çabuk unutulur. Kısa, görev tabanlı oturumlar akılda kalır.
- Her rol için gerçek bir haftalık görevi çözen üç istem (prompt) gösterin.
- Temel istem şeklini öğretin: hedef, bağlam, kaynak dosyalar, beklenen format.
- Yanıtların yanlış olabileceğini ve özellikle sayıların kontrol edilmesi gerektiğini açıklayın.
- Teams veya SharePoint’te paylaşılan bir istem kütüphanesi oluşturun.
- Her ekipte ipuçlarını ve soruları toplayan bir şampiyon belirleyin.
İstem örnekleri
- “Acme projesinden son iki haftanın e-postalarını özetleyin, açık kararları ve her birinden kimin sorumlu olduğunu listeleyin.”
- “3. çeyrek kampanya raporundan on slaytlık bir taslak oluşturun, kanal başına bir slayt, anahtar rakamlarla.”
- “Bu Excel tablosunda, hangi ürün kategorisinin aydan aya en büyük değişime sahip olduğunu gösterin ve bunun neden olmuş olabileceğini açıklayın.”
4. Adım: pilotu ölçün
Pilotu altı ila sekiz hafta boyunca çalıştırın ve baştan itibaren ölçün.
- Kullanım: yönetim merkezindeki Copilot kullanım raporlarından veya Copilot Analytics’ten uygulama başına aktif kullanıcılar ve eylemler.
- Kazanılan zaman: her iki haftada bir hangi görevlerin daha hızlı olduğunu ve ne kadar hızlı olduğunu soran kısa bir anket.
- Kalite: yöneticiler, Copilot destekli belgelerden oluşan bir örneği önceki çalışmalarla karşılaştırarak puanlar.
- Sorunlar: bulunan izin sorunları, bildirilen yanlış yanıtlar, eksik özellikler.
Kendi kendine bildirilen zaman tasarrufu kabataslaktır, ancak birkaç anket genelindeki eğilimler yararlıdır. Bunları kullanım verileriyle birleştirin, böylece aracı kimin gerçekten kullandığını bilirsiniz.
5. Adım: üretime geçin
Lisansları kıdeme göre değil, pilot verilerine göre kimin alacağına karar verin.
- Pilot kullanıcıların net zaman tasarrufu bildirdiği rolleri lisanslayın.
- Genişlemeden önce pilot sırasında bulunan izin sorunlarını düzeltin.
- Kabul edilebilir kullanım politikası yayınlayın: neyi kontrol etmeli, neyi yapıştırmamalı, hataları nasıl bildirmeli.
- Her dalgadan önce eğitim vererek dalgalar halinde dağıtın.
- Kullanımı üç ayda bir gözden geçirin ve kullanılmayan lisansları ihtiyacı olan kişilere aktarın.
En sık hangi sorunlar ortaya çıkar?
- Kullanıcılar mükemmel yanıtlar bekler ve bir kötü sonuçtan sonra dururlar.
- Eski, kopyalanmış belgeler Copilot’ın güncel olmayan bilgileri alıntılamasına yol açar.
- Toplantı özetleri, kayıtlar veya transkripsiyon kapalıyken zayıftır.
- Excel analizi, tablo olarak biçimlendirilmemiş düzensiz sayfalarla zorlanır.
- İngilizce istemlerle Türkçe dosyalar gibi dil karışımı, karışık çıktı üretebilir; beklentileri belirleyin.
Alien Road Microsoft Copilot’ı nasıl uygular
Alien Road, Microsoft 365 Copilot ile iki şekilde çalışır: kendi hesap ekiplerimiz içinde ve müşterilere pazarlama iş akışları konusunda danışmanlık yaparken. Tipik bir müşteri etkileşiminde keşif, pazarlama ekibinin haftalık görevlerini haritalamak ve belgelerin, e-postaların ve raporların en çok zamanı nerede harcadığını tespit etmek anlamına gelir.
Kurulum, kampanya özetleri, rapor özetleri ve sunum taslakları gibi görevler için bir istem kütüphanesi oluşturmayı ve rol başına kısa eğitim oturumları yürütmeyi içerir. İzinlerin düzensiz olduğu yerlerde, ayarları kendimiz değiştirmek yerine bunu müşterinin BT ekibine bildiririz.
Ölçüm, pilot adımlarını izler: kullanım verileri, iki haftada bir kısa bir anket ve örnek çıktıların kalite incelemesi. Müşteriye verilen rapor, hangi görevlerin fayda sağladığını ve hangilerinin sağlamadığını gösterir, böylece lisanslar karşılığını aldıkları yerlere gider.
Gerçekçi bir zaman çizelgesi nasıl görünür?
Birkaç yüz kişilik bir şirket için mantıklı bir plan yaklaşık bir çeyrek boyunca yürür. İlk iki ila dört hafta hazırlık ve izin düzeltmelerine gider. Pilot daha sonra eğitim ve anketler dahil altı ila sekiz hafta sürer. Üretim dalgaları izler, genellikle iki haftada bir departman. Hazırlık adımını aceleye getirmek, bir dağıtımın yarı yolda durmasının en yaygın nedenidir.
Bu hafta nereden başlamalı
Bir SharePoint aşırı paylaşım raporu çalıştırın veya BT’den bunu yapmasını isteyin ve herkesle paylaşılan siteleri listeleyin. Herhangi bir Copilot lisansı atanmadan önce en hassas olanları düzeltin.
Ardından 20 pilot kullanıcı seçin, her birinden haftalık tekrarladıkları üç görev isteyin ve her görev için bir istem yazın. Artık işe yarayıp yaramadığını ölçmek için net bir yolu olan bir pilot planınız var.
Okumaya devam edin: Yapay Zeka Pazarlama Ajansı · Yapay Zeka Pazarlama