Microsoft 365 Copilot est l’assistant IA intégré à Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams et d’autres applications Microsoft 365, travaillant avec les documents, e-mails et chats qu’un utilisateur a déjà l’autorisation de voir. Passer du pilote à la production signifie nettoyer les autorisations de fichiers, choisir un groupe pilote avec des tâches claires, former les personnes aux prompts et mesurer l’adoption et le temps gagné avant d’accorder des licences à toute l’entreprise.
Copilot, Copilot Chat et Copilot Studio : lequel est lequel ?
Microsoft utilise le nom Copilot pour plusieurs produits, ce qui prête à confusion lors des réunions de planification.
- Microsoft 365 Copilot : le module complémentaire payant qui fonctionne dans les applications Microsoft 365 et base les réponses sur les données de votre organisation via Microsoft Graph.
- Microsoft 365 Copilot Chat : une expérience de chat basée sur le Web disponible pour de nombreux utilisateurs professionnels, avec une protection des données d’entreprise, mais sans accès complet aux données de travail sans licence.
- Copilot Studio : la plateforme pour créer des agents personnalisés, traitée séparément.
- Copilot dans Windows et Copilot grand public : expériences personnelles ou au niveau de l’appareil, pas le sujet ici.
Cette liste de contrôle couvre Microsoft 365 Copilot. Les conditions de licence et les prix changent, alors confirmez les détails actuels dans le centre d’administration Microsoft 365 ou avec votre partenaire.
Étape 1 : vérifier la préparation
Copilot n’est aussi sûr que vos autorisations. Comme il peut trouver n’importe quel fichier auquel un utilisateur peut accéder, le partage excessif qui était caché par l’obscurité devient visible.
- Examinez les sites SharePoint et les équipes avec accès pour « Tout le monde » ou « Tout le monde sauf les utilisateurs externes ».
- Trouvez les fichiers sensibles, tels que les feuilles de salaire ou les contrats, partagés trop largement.
- Appliquez des étiquettes de sensibilité avec Microsoft Purview là où vous en avez.
- Vérifiez que les utilisateurs disposent de OneDrive et d’une boîte aux lettres Exchange Online, dont Copilot a besoin.
- Assurez-vous que les applications Microsoft 365 sont sur des canaux de mise à jour pris en charge.
Outils utiles
Les fonctionnalités de gestion avancée de SharePoint et les rapports de gouvernance de l’accès aux données montrent le partage excessif. Microsoft publie également un plan de déploiement de Copilot et des rapports de préparation dans le centre d’administration. Utilisez-les avant le pilote, pas après la première découverte gênante.
Étape 2 : choisir un groupe pilote
Choisissez 20 à 50 personnes parmi toutes les fonctions, avec des tâches où Copilot est susceptible d’aider.
- Marketing : rédaction de briefs dans Word, résumé de rapports de campagne, transformation de documents en brouillons PowerPoint.
- Ventes : préparation aux réunions clients à partir de l’historique des e-mails, rédaction de suivis dans Outlook.
- Gestion de compte : résumé de longs fils de discussion Teams et d’enregistrements de réunions.
- Finance ou opérations : analyse de tableaux dans Excel et explication de formules.
Incluez les sceptiques autant que les fans. Leurs retours permettent de trouver les limites réelles plus rapidement.
Étape 3 : former aux tâches, pas aux fonctionnalités
Les sessions de formation génériques s’effacent rapidement. Les sessions courtes basées sur les tâches restent.
- Montrez trois prompts par rôle qui résolvent une tâche hebdomadaire réelle.
- Enseignez la forme de base du prompt : objectif, contexte, fichiers sources, format attendu.
- Expliquez que les réponses peuvent être fausses et doivent être vérifiées, surtout les chiffres.
- Créez une bibliothèque de prompts partagée dans Teams ou SharePoint.
- Nommez un champion dans chaque équipe qui collecte les conseils et les questions.
Exemples de prompts
- « Résume les deux dernières semaines d’e-mails du projet Acme, liste les décisions ouvertes et qui est responsable de chacune. »
- « Crée un plan de dix diapositives à partir du rapport de campagne du T3, une diapositive par canal, avec les chiffres clés. »
- « Dans ce tableau Excel, montre quelle catégorie de produit a connu le plus grand changement d’un mois à l’autre et explique pourquoi cela a pu se produire. »
Étape 4 : mesurer le pilote
Exécutez le pilote pendant six à huit semaines et mesurez dès le début.
- Utilisation : utilisateurs actifs et actions par application, à partir des rapports d’utilisation de Copilot dans le centre d’administration ou Copilot Analytics.
- Temps gagné : une courte enquête toutes les deux semaines demandant quelles tâches ont été plus rapides et de combien.
- Qualité : les managers évaluent un échantillon de documents assistés par Copilot par rapport au travail précédent.
- Problèmes : problèmes d’autorisations trouvés, mauvaises réponses signalées, fonctionnalités manquantes.
Les économies de temps autodéclarées sont approximatives, mais les tendances sur plusieurs enquêtes sont utiles. Combinez-les avec les données d’utilisation pour savoir qui utilise réellement l’outil.
Étape 5 : passer à la production
Décidez qui obtient des licences en fonction des données du pilote, pas de l’ancienneté.
- Accordez des licences aux rôles où les utilisateurs pilotes ont signalé des gains de temps clairs.
- Corrigez les problèmes d’autorisations trouvés pendant le pilote avant de vous étendre.
- Publiez une politique d’utilisation acceptable : quoi vérifier, quoi ne pas coller, comment signaler les erreurs.
- Déployez par vagues, avec une formation avant chaque vague.
- Examinez l’utilisation trimestriellement et déplacez les licences inutilisées vers les personnes qui en ont besoin.
Quels problèmes surviennent le plus souvent ?
- Les utilisateurs attendent des réponses parfaites et s’arrêtent après un mauvais résultat.
- Les anciens documents dupliqués amènent Copilot à citer des informations obsolètes.
- Les résumés de réunions sont faibles lorsque les enregistrements ou la transcription sont désactivés.
- L’analyse Excel a du mal avec les feuilles désordonnées qui ne sont pas formatées en tableaux.
- Le mélange de langues, comme des fichiers en turc avec des prompts en anglais, peut produire des résultats mitigés ; définissez les attentes.
Comment Alien Road applique Microsoft Copilot
Alien Road travaille avec Microsoft 365 Copilot de deux manières : au sein de nos propres équipes de compte et lors du conseil aux clients sur les flux de travail marketing. Dans un engagement client typique, la découverte signifie cartographier les tâches hebdomadaires de l’équipe marketing et repérer où les documents, e-mails et rapports consomment le plus de temps.
La configuration comprend la création d’une bibliothèque de prompts pour ces tâches, telles que les briefs de campagne, les résumés de rapports et les brouillons de présentation, et la réalisation de courtes sessions de formation par rôle. Là où les autorisations sont désordonnées, nous le signalons à l’équipe informatique du client plutôt que de modifier les paramètres nous-mêmes.
La mesure suit les étapes du pilote : données d’utilisation, une courte enquête toutes les deux semaines et un examen de qualité des sorties d’échantillons. Le rapport au client montre quelles tâches ont bénéficié et lesquelles n’ont pas, afin que les licences aillent là où elles sont rentables.
À quoi ressemble un calendrier réaliste ?
Pour une entreprise de quelques centaines de personnes, un plan sensé s’étend sur environ un trimestre. Les deux à quatre premières semaines sont consacrées à la préparation et aux correctifs d’autorisations. Le pilote prend ensuite six à huit semaines, incluant la formation et les enquêtes. Les vagues de production suivent, souvent un département par quinzaine. Précipiter l’étape de préparation est la raison la plus courante pour laquelle un déploiement s’arrête à mi-chemin.
Par où commencer cette semaine
Exécutez un rapport de partage excessif SharePoint, ou demandez à l’informatique de le faire, et listez les sites partagés avec tout le monde. Corrigez les plus sensibles avant d’attribuer une licence Copilot.
Ensuite, choisissez 20 utilisateurs pilotes, demandez à chacun trois tâches qu’ils répètent chaque semaine et écrivez un prompt pour chaque tâche. Vous avez maintenant un plan pilote avec un moyen clair de mesurer s’il a fonctionné.
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