Google Gemini es la familia de modelos de IA de Google y el asistente basado en ellos, disponible en la aplicación Gemini, dentro de Google Workspace y a través de la API de Gemini y Vertex AI. Antes de que un equipo de marketing lo utilice ampliamente, debe resolver cinco cosas: qué tipos de cuenta están permitidos, qué datos se pueden compartir, cómo se verifican los resultados, quién es el propietario del contenido publicado y cómo se supervisa el uso. Las reglas establecidas desde el principio son mucho más fáciles que las reglas añadidas después de un incidente.
¿Qué es exactamente lo que está implementando?
Gemini no es un solo producto y los riesgos difieren según el punto de entrada. La aplicación Gemini para consumidores está vinculada a cuentas personales de Google y tiene sus propias configuraciones de privacidad. Gemini para Google Workspace aparece dentro de Gmail, Docs, Sheets, Slides, Meet y Drive para cuentas empresariales, con protecciones de datos empresariales descritas en los términos de Workspace de Google. Los desarrolladores acceden a los modelos a través de Google AI Studio, la API de Gemini o Vertex AI en Google Cloud, cada uno con términos separados.
Según los términos comerciales de Workspace y Cloud, Google declara que los datos del cliente no se utilizan para entrenar sus modelos sin permiso. Los niveles de API gratuitos y de consumo tienen condiciones diferentes, incluida la posibilidad de revisión humana de las conversaciones en algunos casos. Esa diferencia por sí sola es razón suficiente para la primera regla de gobernanza.
¿Cuáles son los principales riesgos?
La mayoría de los problemas se dividen en un puñado de categorías.
- Exposición de datos: personal que pega datos de clientes, contratos o planes no publicados en una cuenta personal de Gemini.
- Errores fácticos: Gemini, como cualquier modelo de lenguaje, puede afirmar hechos incorrectos, inventar fuentes o leer mal una hoja de cálculo.
- Archivos de Drive compartidos en exceso: Workspace Gemini puede recurrir a archivos a los que un usuario puede acceder, por lo que la configuración de uso compartido flexible permite que aparezca contenido que la gente no sabía que era visible.
- Riesgo legal y de marca: copias publicadas que copian la afirmación de un competidor, hacen promesas de productos sin respaldo o infringen las reglas de publicidad.
- Riesgos de generación de imágenes: imágenes generadas que involucran a personas reales, marcas registradas o escenas engañosas.
- Costos y expansión: proyectos de API creados por individuos sin límites de presupuesto ni propietario.
¿Cuáles son sus límites conocidos?
La ventana de contexto larga de Gemini es una fortaleza, ya que le permite leer documentos grandes y archivos de video o audio largos. Pero una entrada larga no garantiza un recuerdo preciso de cada detalle; las cifras importantes deben verificarse con la fuente.
La base de búsqueda, donde Gemini cita resultados web, reduce pero no elimina los errores. Las fuentes pueden ser de baja calidad o estar mal leídas. El rendimiento también varía según el idioma, y las funciones se implementan en regiones y tipos de cuenta en diferentes momentos, por lo que lo que ve un colega puede no estar disponible para otro.
Gemini puede equivocarse acerca de sus propias capacidades. No confíe en que el asistente le diga a qué datos puede acceder; consulte la documentación de administración.
¿Qué reglas de gobernanza deberían ser las primeras?
Escríbalas antes de una implementación amplia. Caben en una página.
Regla uno: solo cuentas aprobadas
Las tareas de trabajo utilizan Gemini a través de la cuenta de Workspace de la empresa o proyectos de Cloud aprobados. Las cuentas personales no se utilizan para información del cliente o de la empresa.
Regla dos: categorías de datos
Defina lo que nunca se debe ingresar: datos personales del cliente, contraseñas y claves, resultados financieros no anunciados, datos bajo NDA a menos que el contrato lo permita. Todo lo demás sigue las reglas normales de confidencialidad.
Regla tres: revisión humana antes de publicar
Cualquier resultado de Gemini que se publique, envíe a un cliente o utilice en una decisión es verificado por una persona designada. Los hechos, cifras y citas se verifican con las fuentes.
Regla cuatro: corregir el uso compartido antes de encender
Audite el uso compartido de Drive para que la configuración de “cualquiera en la organización” o “cualquiera con el enlace” no exponga carpetas confidenciales. Gemini respeta los permisos, por lo que los permisos deben ser correctos.
Regla cinco: propietarios y presupuestos para el uso de la API
Cada proyecto de Gemini API o Vertex AI tiene un propietario designado, una alerta de presupuesto de facturación y claves almacenadas en un administrador de secretos, nunca en documentos compartidos o repositorios de código.
¿Cómo hacen cumplir esto los administradores?
Los administradores de Workspace pueden controlar el acceso a Gemini por unidad organizativa en la consola de administración, activando funciones para un grupo piloto primero. También pueden administrar si los usuarios pueden acceder a la aplicación Gemini para consumidores con cuentas de trabajo y revisar los registros de auditoría disponibles.
En Google Cloud, utilice roles de IAM para restringir quién puede crear claves de API, establecer alertas de presupuesto en Facturación y aplicar políticas de organización. Las reglas de prevención de pérdida de datos en Workspace pueden ayudar a detectar datos confidenciales en documentos y correos electrónicos.
¿Qué debe incluir una política de uso?
Una política escrita breve hace que las reglas sean más fáciles de seguir.
- Propósito: para qué está aprobado Gemini, como redacción, resumen, análisis e investigación.
- Usos prohibidos: ingresar datos restringidos, generar imágenes de personas reales, suplantación de identidad.
- Requisito de revisión y quién firma el contenido publicado.
- Divulgación: cuándo se debe informar la participación de la IA a los clientes o audiencias.
- Informes de incidentes: a quién avisar si se compartieron datos confidenciales por error.
- Fecha de revisión: al menos dos veces al año, porque las funciones y los términos cambian.
Cómo aplica Alien Road Google Gemini
En un compromiso típico, comenzamos con un breve descubrimiento: qué cuentas de Google utiliza el equipo, cómo se comparte Drive y para qué tareas la gente ya utiliza la IA. Luego ayudamos al administrador de Workspace del cliente a habilitar Gemini para un grupo piloto, corregir la configuración de uso compartido arriesgada y publicar una política de uso de una página basada en las reglas anteriores. Nuestro equipo crea plantillas de avisos para tareas de marketing comunes, como resúmenes de campañas en Sheets, resúmenes en Docs y notas de reuniones en Meet.
Para el trabajo de API, como canales de contenido o análisis, configuramos proyectos con propietarios, alertas de presupuesto y almacenamiento seguro de claves. Los informes cubren la adopción en el grupo piloto, el tiempo ahorrado en tareas con plantillas y cualquier incidente de política. Por ejemplo, un equipo de marketing podría usar Gemini en Sheets para resumir los datos de la campaña semanal, con un analista verificando cada resumen antes de que llegue al liderazgo.
Por dónde empezar esta semana
Pídale a su administrador de Workspace que enumere quién tiene habilitadas las funciones de Gemini actualmente y ejecute un informe rápido de uso compartido de Drive para las carpetas compartidas con toda la organización. Redacte las cinco reglas anteriores en una sola página, adaptadas a sus datos, y compártalas con el grupo piloto antes de que nadie más obtenga acceso. Corregir los permisos y escribir las reglas ahora cuesta un día; limpiar después de una filtración de datos cuesta mucho más.
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