Google Gemini est la famille de modèles d’IA de Google et l’assistant qui en est issu, disponible dans l’application Gemini, au sein de Google Workspace et via l’API Gemini et Vertex AI. Avant qu’une équipe marketing ne l’utilise largement, elle doit régler cinq points : quels types de comptes sont autorisés, quelles données peuvent être partagées, comment les résultats sont vérifiés, qui est propriétaire du contenu publié et comment l’utilisation est surveillée. Des règles établies tôt sont bien plus faciles à gérer que des règles ajoutées après un incident.
Que déployez-vous exactement ?
Gemini n’est pas un produit unique et les risques diffèrent selon le point d’entrée. L’application Gemini grand public est liée à des comptes Google personnels et possède ses propres paramètres de confidentialité. Gemini pour Google Workspace apparaît dans Gmail, Docs, Sheets, Slides, Meet et Drive pour les comptes professionnels, avec des protections de données d’entreprise décrites dans les conditions d’utilisation de Workspace de Google. Les développeurs accèdent aux modèles via Google AI Studio, l’API Gemini ou Vertex AI sur Google Cloud, chacun avec des conditions distinctes.
Selon les conditions commerciales de Workspace et Cloud, Google déclare que les données des clients ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles sans autorisation. Les niveaux API grand public et gratuits ont des conditions différentes, y compris la possibilité d’une révision humaine des conversations dans certains cas. Cette différence seule est une raison suffisante pour la première règle de gouvernance.
Quels sont les principaux risques ?
La plupart des problèmes entrent dans quelques catégories.
- Exposition des données : le personnel collant des données clients, des contrats ou des plans non publiés dans un compte Gemini personnel.
- Erreurs factuelles : Gemini, comme tout modèle de langage, peut affirmer des faits erronés, inventer des sources ou mal lire une feuille de calcul.
- Fichiers Drive trop partagés : Workspace Gemini peut puiser dans les fichiers auxquels un utilisateur a accès, donc des paramètres de partage trop lâches lui permettent de faire apparaître du contenu dont les gens ne savaient pas qu’il était visible.
- Risque juridique et de marque : copies publiées qui copient la revendication d’un concurrent, font des promesses de produits non étayées ou enfreignent les règles publicitaires.
- Risques liés à la génération d’images : images générées impliquant des personnes réelles, des marques déposées ou des scènes trompeuses.
- Coûts et prolifération : projets API créés par des individus sans limites budgétaires ni propriétaire.
Quelles sont ses limites connues ?
La longue fenêtre de contexte de Gemini est une force, lui permettant de lire de gros documents et de longs fichiers vidéo ou audio. Mais une longue entrée ne garantit pas un rappel précis de chaque détail ; les chiffres importants doivent toujours être vérifiés par rapport à la source.
La base de recherche, où Gemini cite des résultats Web, réduit mais n’élimine pas les erreurs. Les sources peuvent être de mauvaise qualité ou mal lues. Les performances varient également selon la langue, et les fonctionnalités sont déployées dans les régions et les types de comptes à des moments différents, de sorte que ce qu’un collègue voit peut ne pas être disponible pour un autre.
Gemini peut se tromper sur ses propres capacités. Ne vous fiez pas à l’assistant pour vous dire à quelles données il peut accéder ; consultez la documentation d’administration.
Quelles règles de gouvernance devraient être prioritaires ?
Notez-les avant un déploiement large. Elles tiennent sur une page.
Règle un : comptes approuvés uniquement
Les tâches professionnelles utilisent Gemini via le compte Workspace de l’entreprise ou des projets Cloud approuvés. Les comptes personnels ne sont pas utilisés pour les informations clients ou de l’entreprise.
Règle deux : catégories de données
Définissez ce qui ne doit jamais être saisi : données personnelles des clients, mots de passe et clés, résultats financiers non annoncés, données sous NDA à moins que le contrat ne l’autorise. Tout le reste suit les règles de confidentialité normales.
Règle trois : révision humaine avant publication
Tout résultat Gemini publié, envoyé à un client ou utilisé dans une décision est vérifié par une personne nommée. Les faits, chiffres et citations sont vérifiés par rapport aux sources.
Règle quatre : corriger le partage avant d’activer
Auditez le partage Drive afin que les paramètres “toute personne dans l’organisation” ou “toute personne disposant du lien” n’exposent pas de dossiers sensibles. Gemini respecte les autorisations, donc les autorisations doivent être correctes.
Règle cinq : propriétaires et budgets pour l’utilisation de l’API
Chaque projet Gemini API ou Vertex AI a un propriétaire nommé, une alerte de budget de facturation et des clés stockées dans un gestionnaire de secrets, jamais dans des documents partagés ou des référentiels de code.
Comment les administrateurs appliquent-ils cela ?
Les administrateurs Workspace peuvent contrôler l’accès à Gemini par unité organisationnelle dans la console d’administration, en activant les fonctionnalités pour un groupe pilote en premier. Ils peuvent également gérer si les utilisateurs peuvent accéder à l’application Gemini grand public avec des comptes professionnels et consulter les journaux d’audit disponibles.
Sur Google Cloud, utilisez les rôles IAM pour restreindre qui peut créer des clés API, définir des alertes budgétaires dans la facturation et appliquer des politiques d’organisation. Les règles de prévention des pertes de données dans Workspace peuvent aider à détecter les données sensibles dans les documents et les e-mails.
Que devrait inclure une politique d’utilisation ?
Une courte politique écrite rend les règles plus faciles à suivre.
- Objectif : pour quoi Gemini est approuvé, comme la rédaction, la synthèse, l’analyse et la recherche.
- Utilisations interdites : saisie de données restreintes, génération d’images de personnes réelles, usurpation d’identité.
- Exigence de révision et qui signe le contenu publié.
- Divulgation : quand l’implication de l’IA doit être signalée aux clients ou aux publics.
- Signalement d’incident : à qui dire si des données sensibles ont été partagées par erreur.
- Date de révision : au moins deux fois par an, car les fonctionnalités et les conditions changent.
Comment Alien Road applique Google Gemini
Dans un engagement typique, nous commençons par une courte découverte : quels comptes Google l’équipe utilise, comment Drive est partagé et pour quelles tâches les gens utilisent déjà l’IA. Nous aidons ensuite l’administrateur Workspace du client à activer Gemini pour un groupe pilote, à corriger les paramètres de partage risqués et à publier une politique d’utilisation d’une page basée sur les règles ci-dessus. Notre équipe crée des modèles de prompts pour les tâches marketing courantes telles que les résumés de campagne dans Sheets, les briefs dans Docs et les notes de réunion dans Meet.
Pour le travail API, comme les pipelines de contenu ou l’analyse, nous mettons en place des projets avec des propriétaires, des alertes budgétaires et un stockage sécurisé des clés. Le reporting couvre l’adoption dans le groupe pilote, le temps gagné sur les tâches modélisées et tout incident de politique. Par exemple, une équipe marketing pourrait utiliser Gemini dans Sheets pour résumer les données de campagne hebdomadaires, avec un analyste vérifiant chaque résumé avant qu’il n’atteigne la direction.
Par où commencer cette semaine
Demandez à votre administrateur Workspace de lister qui a actuellement les fonctionnalités Gemini activées et exécutez un rapport rapide de partage Drive pour les dossiers partagés avec toute l’organisation. Rédigez les cinq règles ci-dessus sur une seule page, adaptées à vos données, et partagez-les avec le groupe pilote avant que quiconque d’autre n’obtienne l’accès. Corriger les autorisations et écrire les règles maintenant coûte une journée ; nettoyer après une fuite de données coûte beaucoup plus cher.
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