Gestionar el crecimiento de la agencia

Gestionar el crecimiento de la agencia
Lo que amo y odio al mismo tiempo del marketing digital es su incertidumbre. En nuestra agencia corremos el chiste de que la respuesta a cualquier pregunta seria de marketing comienza inevitablemente con «Depende».
Como agencia de marketing de contenidos, todos los días gestionas la incertidumbre a nivel operativo. Modificas los titulares de tus publicaciones en las redes sociales, cambias los nichos a los que te diriges o ejecutas multitud de experimentos de SEO. Tienes una idea de lo que debería funcionar, pero no lo sabes.
La pandemia realmente no cambió la forma en que hacemos las cosas en el día a día. Sin embargo, trajo una capa adicional de incertidumbre a nivel estratégico: nuevos riesgos y nuevas oportunidades a las que prestar atención.
Esta es una historia de cómo gestionamos con éxito lo primero mientras conseguimos lo segundo.
Satisfacer la demanda y adaptarse a las condiciones del mercado
Antes de la COVID, el futuro era brillante. Estábamos creciendo lentamente y teníamos un puesto de trabajo vacante que finalmente llevaría nuestro número de empleados a dos dígitos.
Y entonces se produjo el primer confinamiento. Nadie sabía qué esperar ni cuánto duraría. Era hora de sentarse y hacer un plan.
Primer punto de orden: retención de clientes
En los primeros días de la pandemia, publicamos un resumen sobre cómo ajustar una estrategia de marketing durante una crisis. Uno de los consejos incluidos hablaba de la importancia de la retención de clientes.
En ese momento, estábamos ejecutando principalmente campañas de construcción de enlaces con algunos proyectos de marketing de contenidos en el medio. Nuestro enfoque personalizado, flexible y transparente es difícil de replicar y no teníamos miedo de que los clientes cambiaran a alternativas más económicas. El temor era que si tenían que recortar su presupuesto de marketing, la construcción de enlaces terminaría en la tabla de cortar.
A continuación se muestran algunas contramedidas que implementamos para ayudar a los clientes existentes:
Ofreció descuentos a clientes cuyas industrias se han visto más afectadas.
los mantuvo informados sobre posibles cambios en el flujo de trabajo
les aseguró que los entregables se realizarán según lo planeado (y cumplió esa promesa)
sugirió proactivamente ajustar su estrategia de marketing (en qué centrarse con el contenido, a qué nichos/personas dirigirse, canales en los que centrarse, etc.)
Reiteró la gama completa de servicios que ofrecemos y las formas en que podemos ayudarlos.
¿El resultado? Sólo perdimos un cliente. Y algunas campañas se detuvieron durante uno o dos meses.
Segunda cuestión de orden: girar hacia nichos en crecimiento
Si bien algunos nichos fueron demolidos durante los confinamientos, otros crecieron.
Fuera los viajes, la industria de servicios alimentarios y la industria de organización de eventos: hola a la atención médica, las herramientas SaaS para gestionar el trabajo remoto y la industria de atención al cliente. Entiendes la esencia.
El objetivo era anticipar qué industrias están preparadas para crecer e impulsar nuestros esfuerzos de adquisición de clientes en esa dirección.
Ya sea que estuvieras usando las redes sociales, enviando correos electrónicos fríos, tuvieras un embudo de PPC desarrollado o estuvieras enfocado en convertir tráfico orgánico, no te tomó mucho tiempo descubrir en qué canasta debías poner tus huevos.
Tercer punto de orden: ser lo suficientemente valiente para crecer
Al principio de la pandemia, detuvimos cualquier nueva contratación. Sin embargo, poco después estábamos en negociaciones con nuevos clientes potenciales y algunos de nuestros clientes existentes querían aumentar significativamente sus presupuestos.
Estábamos en una encrucijada. ¿Es este el momento de ampliar la agencia o deberíamos simplemente ir a lo seguro hasta que las cosas se calmen?
Tenga en cuenta que contratar personal adicional conlleva muchos gastos generales: hardware, mayores costos de suscripción para las herramientas que utiliza, tiempo dentro de la organización dedicado a la incorporación, etc.
El título de este artículo delata cualquier suspenso sobre nuestra decisión y sus consecuencias.
Todo se redujo a esto: creíamos que éramos ágiles (una ventaja que tiene toda agencia pequeña) y lo suficientemente organizados para adaptarnos rápidamente a las necesidades actuales y futuras del mercado. Y que el riesgo valió la pena.
Si bien todo salió bien, el crecimiento estuvo acompañado de una serie de desafíos. Así es como los superamos.
Medidas que debe tomar para gestionar el crecimiento de su agencia digital
El resto de este artículo se centrará en consejos prácticos que puede utilizar para gestionar el crecimiento de su agencia digital, independientemente de lo que esté sucediendo en el mercado.
Si está en condiciones de crecer como una pequeña agencia digital en un mar lleno de peces más grandes, algo está haciendo bien. Es probable que cuente con miembros de equipo capacitados y creativos. El desafío es cómo transferir esas habilidades y conocimientos a los nuevos empleados. Su expansión seguramente se topará con un muro si su crecimiento compromete la calidad de sus servicios.
Desarrolla tus procesos de incorporación
Point Visible es una agencia de marketing de contenidos con oficinas en Croacia. No hay universidades que enseñen lo que hacemos. Sólo hay un puñado de agencias que incursionan en la misma área. En traducción, a la mayoría de las personas que contratamos hay que enseñarles desde cero.
Es por eso que desarrollamos un sólido proceso de incorporación. Por suerte para nosotros, resultó que tener ~10 personas es una masa crítica que

impulsa el crecimiento futuro. Sólo en ese momento tuvimos el lujo de dedicar a una persona a desarrollar el flujo de trabajo de incorporación y dedicar un tercio o más de su tiempo a asesorar a nuevos especialistas en marketing de Internet.
Por supuesto, nada de eso importaría si no eligiéramos personas que mostraran creatividad, demostraran la capacidad de aprender rápidamente y tuvieran un interés genuino en el marketing digital.
Construya su biblioteca de conocimientos
Varias investigaciones informan que los empleados dedican entre el 10 y el 20 % de su tiempo a buscar el documento o la información correctos. Si bien podemos debatir la calidad de esos hallazgos, sólo necesita revisar su última semana laboral para darse cuenta de que es cierto hasta cierto punto.
Una solución a ese problema es crear una base de conocimientos interna. Puede contener de todo, desde cómo crear un nuevo espacio de trabajo en Slack hasta formas de encontrar información de contacto al presentar una publicación de invitado y pautas para escribir para la web.
Es bastante tedioso construir uno, pero es inmensamente útil una vez terminado. Cuando esté en funcionamiento, asegúrese de incluirlo en su proceso de incorporación.
Dos consejos para quienes decidan retomar este proyecto:
Tener una persona encargada de crearlo y mantenerlo. Nunca es una prioridad, por lo que necesita a alguien que se asegure de que se respeten las fechas de vencimiento.
Tómate tu tiempo para delinear la estructura de tu base de conocimientos. Según la herramienta que esté utilizando, puede resultar complicado reorganizar diferentes páginas y secciones.
Cree listas de verificación y SOP fáciles de seguir
Cada empresa tiene un flujo de trabajo único. Incluso si tiene dos agencias que siguen las mejores prácticas de la industria, la lista exacta y el orden de los pasos para ejecutar un proceso específico (es decir, auditoría de contenido, investigación de palabras clave) serán diferentes.
Además de la capacitación, los procedimientos operativos estándar y las listas de verificación son la forma más sencilla de mantener la calidad de su producción como agencia consistente y en el nivel deseado.
Identifique quiénes son las personas más capacitadas de su organización en procesos específicos. Pídales que describan su flujo de trabajo en forma de lista de verificación o diagrama. Si es necesario, pueden incluir capturas de pantalla o incluso grabar un vídeo.
Tenga en cuenta que estas listas de verificación sirven más como un recordatorio: las personas aún necesitan realizar talleres y capacitación adecuados.
Configure una estructura jerárquica clara (con suficiente flexibilidad)
Cuando la contratación se aceleró, rápidamente nos dimos cuenta de que necesitábamos construir una jerarquía más clara. Hasta ese momento, teníamos a todos haciendo de todo.
Cada uno tenía su propio proyecto. Tenían que investigar nichos y audiencias objetivo, intercambiar ideas sobre temas, escribir y enviar propuestas, gestionar escritores, etc. Si bien eso funcionó, no fue un buen enfoque a largo plazo.
Las personas tienen diferentes conjuntos de habilidades. Algunos escribirán 10 títulos de temas interesantes en 15 minutos, otros necesitarán una hora para hacer lo mismo.
Decidimos dividir a las personas en diferentes equipos según sus habilidades e intereses. Cada equipo acabó teniendo su propio líder. En esencia, se trataba de semillas que ya estaban dando lugar a departamentos de pleno derecho.
Inicialmente, intentamos mantener todo suelto para evitar crear un ambiente corporativo. Sin embargo, a partir de cierto tamaño, te das cuenta de que crear departamentos oficiales es una necesidad. Es la manera más eficiente de avanzar. Además, la mayoría de las personas se sienten más cómodas sabiendo exactamente cuáles son sus deberes y responsabilidades.
Descubrimos que incluso a las personas muy creativas no les importa encajar en una jerarquía, siempre y cuando se les dé suficiente libertad a nivel operativo.
Utilice incentivos específicos para impulsar la mejora continua
A medida que crece, se vuelve cada vez más difícil comunicar los valores de la empresa y asegurarse de que estén representados a nivel operativo.
Esto suele reflejarse en la calidad de sus servicios. Una forma muy eficaz de abordar los problemas de calidad es utilizar incentivos específicos.
Por ejemplo, cuando queríamos aumentar la calidad promedio de nuestro contenido, organizamos un concurso en el que, cada mes, los miembros del equipo presentaban dos piezas de contenido en las que habían trabajado. En este caso, la recompensa fue un bono en su sueldo.
Unos meses más tarde, tuvimos que cambiar a un proceso diferente porque todos seguían las mejores prácticas y era difícil decidir sobre un ganador claro.
Hoy en día, los incentivos están dirigidos a personas que pueden encontrar una mejor manera de ejecutar un proceso existente (o que simplemente son tremendamente productivas). Por ahora, parece una forma decente de trabajar en la mejora continua.
¿A dónde vamos desde aquí?
Hacer crecer una agencia digital conlleva muchos desafíos. Es necesario contratar a las personas adecuadas, establecer un buen proceso de incorporación, brindarles las herramientas adecuadas y crear un entorno enriquecedor con una estructura clara a nivel estratégico y suficiente flexibilidad a nivel operativo.
En retrospectiva, lo que creo que funcionó increíblemente bien para nosotros es que dejamos que el crecimiento se produjera de forma orgánica.
La estructura organizacional era flexible hasta que se volvió problemática, por lo que se cambió. Contratamos intencionalmente a un ritmo más lento, lo que nos permitió transferir de manera efectiva dentro de la organización.

conocimientos organizacionales a los nuevos empleados. A medida que esas capacidades crecieron, también creció nuestra velocidad de contratación.
¡Espero que encuentres el éxito siguiendo nuestro enfoque! Pero no demasiado, seguimos siendo competidores 😉
Tags:

Leave A Comment