Microsoft Copilot Studio, Teams, web siteleri ve Microsoft 365 genelinde soruları yanıtlayan, eylemleri çalıştıran ve iş verilerine bağlanan özel AI temsilcileri oluşturmak için Microsoft’un düşük kodlu platformudur. Bir temsilciyi pilottan üretime geçirmek, kapsamını daraltmak, onaylanmış bilgilere dayandırmak, veri erişimini kilitlemek, gerçek sorularla test etmek ve daha fazla kişi ona güvenmeden önce izleme kurmak anlamına gelir.
Copilot Studio pazarlama ekiplerinde ne için kullanılır?
Copilot Studio, Power Virtual Agents’tan doğdu ve şimdi Power Platform içinde yer alıyor. Oluşturucular, temsilcileri konular, üretken yanıtlar, Power Automate akışları ve bağlayıcılar üzerine kurulu eylemler ve SharePoint siteleri, halka açık web siteleri, Dataverse tabloları veya yüklenen dosyalar gibi bilgi kaynaklarıyla tasarlarlar.
Pazarlama ve satışta yaygın kullanım alanları şunlardır:
- SharePoint’teki marka kılavuzundan “koyu arka planlar için hangi logo dosyasını kullanmalıyım” sorusunu yanıtlayan bir dahili marka asistanı;
- satış öncesi soruları ele alan ve demo randevuları oluşturan bir web sitesi temsilcisi;
- Dataverse tablosundan veya Dynamics 365’ten rakamları çeken Teams’deki bir kampanya yardımcısı;
- süreç belgeleri üzerinde eğitilmiş, yeni ajans personeli için bir işe alım temsilcisi.
Lisanslama ve mesaj kapasitesi zaman zaman değişir, bu nedenle bütçe yapmadan önce mevcut şartları Microsoft iş ortağınızla veya yönetim merkezinizle doğrulayın.
1. Aşama: dar bir pilot tanımlayın
Geniş kapsamlı temsilciler başarısız olur. Bir pilot, bir grup insan için bir işi yapmalıdır.
- Temsilcinin amacını tek bir cümleyle yazın.
- Pilot kullanıcıları, ideal olarak geri bildirim verecek 10 ila 30 kişiyi adlandırın.
- Temsilcinin yanıtlaması gereken en iyi 20 soruyu bu kullanıcılardan toplayarak listeleyin.
- Temsilcinin asla yapmaması gereken şeylere karar verin, örneğin fiyat teklif etmek veya hukuki tavsiye vermek.
- Önce bir kanal seçin: Teams genellikle dahili temsilciler için en kolayıdır.
Bilgi kaynaklarını dikkatlice seçin
Üretken yanıtlar, arkalarındaki belgeler kadar iyidir. Temsilciyi tüm bir kiracı yerine küratörlü bir SharePoint kitaplığına yönlendirin. Eski sürümleri kaldırın, çünkü temsilci “Brand Guide v2 FINAL”ın v3 ile değiştirildiğini anlayamaz.
2. Aşama: güvenlik ve yönetişim kontrolleri
Bu aşama pilotların genellikle tıkandığı yerdir, bu yüzden BT ile erken başlayın.
- Temsilcinin hangi ortamda yaşadığını ve kimin oluşturucu haklarına sahip olduğunu doğrulayın.
- Bağlayıcıların verileri olmaması gereken yerlere taşıyamaması için Power Platform yönetim merkezindeki Veri Kaybını Önleme politikalarını gözden geçirin.
- Kimlik doğrulamaya karar verin: dahili temsilciler, yanıtların her kullanıcının izinlerine saygı duyması için Microsoft Entra ID oturum açma bilgilerini kullanmalıdır.
- Üretken yanıtların genel web’de arama yapıp yapamayacağını kontrol edin ve temsilci dahili kaynaklarda kalmalıysa bunu kapatın.
- Temsilcinin hangi verileri okuyabileceğini ve hangi eylemleri çalıştırabileceğini belgeleyin.
Eylemler ekstra özen gerektirir
Sadece soruları yanıtlayan temsilciler, eylem yapan temsilcilerden daha az risk taşır. CRM potansiyel müşterisi oluşturan veya e-posta gönderen bir akış, kullanıcıdan net bir onay gerektirmeli ve ne yaptığını günlüğe kaydetmelidir. Pilotta sadece okuma amaçlı eylemlerle başlayın.
3. Aşama: daha geniş sürümden önce test
Oluşturma sırasında test bölmesini, lansmandan önce ise yapılandırılmış testleri kullanın.
- 20 pilot sorunun tamamını çalıştırın ve her yanıtı puanlayın: doğru, kısmen doğru, yanlış veya reddedildi.
- Zor varyantlar ekleyin: yazım hataları, karışık Türkçe ve İngilizce, belirsiz ifadeler.
- Temsilcinin reddetmesi gereken soruları test ederek bunu yaptığını doğrulayın.
- Alıntıların doğru belgelere işaret ettiğini kontrol edin.
- Pilot kullanıcıların iki hafta boyunca denemesine izin verin ve beğenmeme geri bildirimlerini toplayın.
Yanlış yanıtları önce kaynakta düzeltin. Eksik veya kafa karıştırıcı bir belge, herhangi bir ayardan daha yaygın bir nedendir.
4. Aşama: üretim yayını
Pilot doğruluğu işletme sahibi için kabul edilebilir olduğunda, daha geniş lansmanı planlayın.
- Temsilciyi yeniden oluşturarak değil, çözümleri kullanarak geliştirme, test ve üretim ortamları arasında taşıyın.
- Her hafta analizleri ve geri bildirimleri gözden geçiren bir sahip atayın.
- Anlaşılan kanallarda yayınlayın ve temsilcinin ne yapıp ne yapamayacağını duyurun.
- Bir yedek plan tutun: temsilci yardımcı olamadığında bir insan iletişimine veya bilet formuna bağlantı.
- Bilgi kaynakları için başlangıçta aylık olarak bir içerik incelemesi planlayın.
Hangi metrikleri izlemelisiniz?
Copilot Studio, oturumlar, etkileşim, çözüm ve memnuniyet için analizler içerir. Bunları kendi ölçümlerinizle eşleştirin.
- Konu başına çözüm oranı ve tırmandırma oranı.
- Üretken yanıtlar tarafından yanıtlanan soruların yazılmış konulara oranı.
- Yorumların haftalık olarak okunduğu beğenme ve beğenmeme oranı.
- Daha önce bir kişiye giden soru hacminden tahmin edilen tasarruf edilen zaman.
- Sürpriz maliyetlerden kaçınmak için kapasitenize karşı mesaj tüketimi.
Alien Road, Microsoft Copilot Studio’yu nasıl uyguluyor
Zaten Microsoft 365 üzerinde çalışan müşteriler için Alien Road genellikle bir keşif atölyesi ile başlar: pazarlama veya satış ekibine hangi sorular tekrar tekrar ulaşıyor ve yanıtlar zaten nerede yaşıyor? Bu genellikle bir dahili temsilciye ve daha sonra müşteri odaklı bir temsilciye işaret eder.
Kurulum yukarıdaki aşamaları izler. Müşteriyle SharePoint bilgi kitaplığını temizliyoruz, tam ifade gerektiren sorular için konular oluşturuyoruz, sadece okuma amaçlı Power Automate akışlarını CRM verilerine bağlıyoruz ve BT ile DLP kurallarını kabul ediyoruz. Web sitesi temsilcileri için demo rezervasyonunu müşterinin takvimine bağlıyoruz ve potansiyel müşterileri kaynak etiketleriyle CRM’e aktarıyoruz.
Ölçüm ve raporlama aylık olarak yapılır: sabit bir test setinde yanıt doğruluğu, çözüm oranı, geri bildirim temaları ve mesaj kullanımı. Yanıtlar bozulduğunda, rapor sorunu bir belge veya konuyla ilişkilendirir, böylece doğru kişi tarafından düzeltilebilir.
Hangi yaygın sorunlar bir yayını yavaşlatır?
Çoğu projede üç sorun ortaya çıkar. Birincisi dağınık bilgidir: yinelenen dosyalar, eski sürümler ve kimsenin sahip olmadığı belgeler. İkincisi izinlerdir; kullanıcı oturum açma bilgilerini kullanan bir temsilci, farklı çalışanlara farklı yanıtlar döndürür, bu da açıklanana kadar test edenlerin kafasını karıştırır. Üçüncüsü, ilk iş iyi çalışmadan önce her departmanın kendi özelliğini istediği kapsam kaymasıdır.
Her birinin basit bir karşı önlemi vardır. Her bilgi kitaplığına bir sahip atayın, eğitim sırasında izin tabanlı yanıtları açıklayın ve isteklerin yazılı bir geçmişini tutun, böylece pilot kapsamı lansmana kadar sabit kalır.
Bu hafta nereden başlamalı
On meslektaşınıza en sık yanıtladıkları soruları sorun ve her yanıtın nerede yazılı olduğunu bulun. Yarısının net bir kaynak belgesi yoksa, önce bu belgeleri yazın; bir temsilci eksik bilgiyi düzeltemez.
Ardından bu temiz kitaplıkta küçük bir Teams temsilcisi oluşturun, aynı on kişiyle iki hafta boyunca test edin ve her yanıtı puanlayın. Bu puanlar size üretime hazır olup olmadığını söyleyecektir.
Okumaya devam edin: AI Pazarlama Ajansı · AI Pazarlama