Strukturierte Inhalte. Daten, die in einer Datenbank oder einem Code-Repository enthalten und definiert sind. Oft erfüllt dieser Inhalt seinen Zweck, ohne dass regelmäßige menschliche Aufmerksamkeit erforderlich ist.
Halbstrukturierte Inhalte. Eine Mischung aus beidem. Es enthält Daten, die computerverarbeitet sind oder verarbeitet werden sollen, kommt jedoch in Formaten, die von Menschen noch definiert und klassifiziert werden müssen (z. B. eine automatisch erstellte, aber manuell per E-Mail versendete Rechnung).
2. Verwalten. Entscheiden, was mit diesen Informationen zu tun ist: wie man sie verwendet und wer Zugriff benötigt. Zum Beispiel die Verwendung ausgewählter Bilder zur Unterstützung der zukünftigen Inhaltserstellung, die dem internen Content-Team zur Verfügung gestellt werden müssen.
3. Speichern. Auswählen, wo die Informationen abgelegt werden sollen. Sie können interne Festplatten verwenden, um Inhaltsrichtlinien zu speichern oder Kundendetails in einem cloudbasierten Customer Relationship Management (CRM)-Tool hinzuzufügen.
Diese zusätzlichen Schritte sind besonders wichtig für Unternehmen, die Datenschutzgesetzen unterliegen. Datenschutzgesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der California Consumer Privacy Act (CCPA) legen fest, wie lange Unternehmen bestimmte Arten von Informationen aufbewahren dürfen.
Das Personal weiß, wo und wie es die Informationen findet, die es für die Arbeit an Aufgaben benötigt. Es ist nicht nötig, andere Abteilungen zu jagen, verschiedene Speicherorte zu überprüfen oder Dateiberechtigungen anzufordern.
Die ECM-Prozessautomatisierung übernimmt wiederkehrende Content-Management-Aufgaben und ermöglicht es Benutzern, in kürzerer Zeit mehr zu erreichen. Sie können beispielsweise die ECM-Technologie so konfigurieren, dass Stakeholder über Inhaltsänderungen benachrichtigt werden, wodurch Autoren und Redakteure davon befreit werden, Aktualisierungen per E-Mail teilen zu müssen.
Die Digitalisierung von Papierinhalten reduziert zudem den physischen Speicherbedarf und senkt so die Kosten weiter. Sie müssen weniger für Ablageflächen, Festplatten oder Verwaltungspersonal bezahlen, das diese verwaltet.
Wenn ein zuverlässiger Audit-Trail vorhanden ist, ist die Berichterstattung über zentralisierte Daten viel einfacher. Einige ECM-Tools nutzen sogar maschinelles Lernen, um die Berichterstattung für Sie zu übernehmen.
Es reduziert Inhaltsduplikate, sodass das Personal über eine einzige Quelle der Wahrheit verfügt. Der einfache Zugriff auf eindeutige, genehmigte und autoritative Informationen ermöglicht ein schnelleres Arbeiten mit weniger Fehlern.
Da es viele ECM-Systeme gibt, kann die Auswahl schwierig sein. Im weiteren Verlauf dieses Artikels werden wir uns einige spezifische Systeme ansehen. Hier sind vorerst die nützlichsten Funktionen und Fähigkeiten, auf die Sie beim Vergleich von Systemen achten sollten:
Einige ECM-Tools nutzen maschinelles Lernen, um Dokumente abzulegen und zu kategorisieren, was Ihnen Zeit spart und menschliche Fehler reduziert. Das SharePoint-System von Microsoft verfügt beispielsweise über eine automatische Tagging-Funktion, die Ihnen hilft, Ihre Daten zu klassifizieren und Suchergebnisse zu verbessern.
Sie können beispielsweise Arbeitsverträge in Ihrem ECM-System speichern und jedem Benutzer Zugriff auf seine eigenen Verträge gewähren. Sie können auch dem Personal der Personalabteilung (HR) Zugriff auf alle Arbeitsverträge gewähren.
Ein optimierter Zugriff ermöglicht es Benutzern, sofort auf Anfragen von Kunden, Kollegen, Stakeholdern und Prüfern zu reagieren. Das Ergebnis sind weniger Produktivitätsengpässe und bessere Kunden- und Mitarbeitererlebnisse.
Diese Automatisierungen zusammen schaffen schnellere, fehlerfreie und kostengünstige Geschäftsprozesse. In einer Deloitte-Umfrage gaben fast zwei Drittel (62 %) der Führungskräfte, die AI einsetzen, an, dass Automatisierung für den Erfolg ihres Unternehmens „sehr“ oder „kritisch“ wichtig sei. 5. Integrationen
Integrationen stellen sicher, dass Inhalte in Ihrem Technologie-Ökosystem konsistent sind. Egal, wo die Teammitglieder suchen, sie werden korrekte und aktuelle Informationen finden. Diese Konsistenz ermöglicht es Benutzern, fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Einige ECM-Systeme stellen Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) zur Verfügung. Dies ermöglicht es Benutzern, benutzerdefinierte Integrationen zu erstellen. Laserfiche bietet beispielsweise ein nützliches Ressourcen-Dashboard, das Ihnen bei der Anpassung Ihres Systems hilft.
Die vielfältige Benutzerbasis des Systems zeigt, wie vielseitig und zugänglich es ist. Der Software-as-a-Service (SaaS)-Anbieter hat Kunden aus verschiedenen Branchen, darunter Regierung, Vermögensverwaltung, Bildung, Fertigung und Gesundheitswesen.
Die Low-Code-Design-Tools von Laserfiche gehören zu seinen wichtigsten Verkaufsargumenten. Sie ermöglichen es Benutzern, über 100 Content-Management-Prozesse zu automatisieren, um Zeit zu sparen, Betriebskosten zu senken und menschliche Fehler zu minimieren.
Es gibt auch eine wachsende Bibliothek von benutzergenerierten Integrationen. Wenn Sie also versuchen, etwas zu erreichen, aber keine Entwicklungskenntnisse haben, kann Ihnen die Alfresco-Community helfen.
SharePoint von Microsoft ist ein Tool zum Erstellen von Websites. Unternehmen nutzen es, um Intranet-Websites zu erstellen: interne Netzwerke aus sicheren, digitalisierten Inhalten, auf die autorisierte Benutzer von überall über einen Standard-Webbrowser zugreifen können.
Wenn Sie beispielsweise ein SaaS-Unternehmen leiten, können Sie die durchschnittliche Zeit erfassen, die für den Abschluss eines Verkaufs in den Monaten vor und nach der Implementierung benötigt wird. Dank des einfacheren Zugriffs auf Inhalte sollten Vertriebsmitarbeiter in der Lage sein, Geschäfte schneller abzuschließen.
Alle wertvollen Tools helfen Ihnen dabei, die grundlegenden ECM-Ergebnisse zu erzielen, wie z. B. die Reduzierung des Papierverbrauchs und die Beschleunigung von Geschäftsprozessen. Die meisten haben jedoch auch ihre eigenen Stärken und Schwächen.
Laden Sie dann ein kleines Beispielteam ein, die Funktionalität mit echten Geschäftsinhalten einem Stresstest zu unterziehen. Verwenden Sie eine Vielzahl von Inhaltstypen, um sicherzustellen, dass das System bereit ist.
Die meisten Dokumentenmanagementsysteme verfügen auch über Communities, in denen Sie Informationen aus erster Hand von anderen Benutzern finden können. Diese sind besonders in den frühen Phasen der Produktnutzung hilfreich für den Support.
Verfolgen Sie schließlich die Updates Ihres Anbieters, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrem System herausholen. Die besten Tools entwickeln sich entsprechend den sich verändernden Geschäftsanforderungen weiter; nutzen Sie also die neuen Funktionen optimal.
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