Структурированный контент. Данные, которые содержатся и определены, например, содержимое базы данных или репозитория кода. Часто этот контент выполняет свою задачу без необходимости постоянного внимания со стороны человека.
Полуструктурированный контент. Смесь того и другого. Он содержит данные, которые были обработаны компьютером или должны быть обработаны, но представлены в форматах, которые людям все еще нужно определять и классифицировать (например, счет, созданный автоматически, но отправленный вручную по электронной почте).
2. Управление. Решение о том, что делать с этой информацией: как ее использовать и кому нужен доступ. Например, использование выбранных изображений для поддержки будущего создания контента, который должен быть доступен внутренней команде по контенту.
3. Хранение. Выбор места для размещения информации. Вы можете использовать внутренние жесткие диски для хранения руководств по контенту или добавлять данные о клиентах в облачный инструмент управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).
Эти дополнительные шаги особенно важны для компаний, подпадающих под действие законов о защите данных. Законодательство о конфиденциальности, такое как Общий регламент по защите данных (GDPR) и Закон штата Калифорния о конфиденциальности потребителей (CCPA), определяет, как долго компании могут хранить определенные типы информации.
Персонал знает, где и как найти информацию, необходимую для выполнения задач. Нет необходимости бегать по другим отделам, проверять разные места хранения или запрашивать разрешения владельца файла.
Автоматизация процессов ECM выполняет повторяющиеся задачи по управлению контентом, позволяя пользователям достигать большего за меньшее время. Например, вы можете настроить технологию ECM для оповещения заинтересованных сторон об изменениях контента, избавляя авторов и редакторов от необходимости делиться обновлениями по электронной почте.
Оцифровка бумажного контента также снижает требования к физическому хранению, что еще больше сокращает расходы. Вам нужно меньше платить за место для архивации, жесткие диски или административный персонал для управления ими.
Отчитываться по централизованным данным гораздо проще, когда есть надежный контрольный журнал. Некоторые инструменты ECM даже используют машинное обучение для составления отчетов за вас.
Это уменьшает дублирование контента, поэтому у персонала есть единый источник истины. Легкий доступ к уникальной, утвержденной и авторитетной информации позволяет работать быстрее и с меньшим количеством ошибок.
Поскольку существует множество систем ECM, выбор может быть затруднительным. Далее в этой статье мы рассмотрим некоторые конкретные системы. А пока вот наиболее полезные функции и возможности, которые следует искать при сравнении систем:
Некоторые инструменты ECM используют машинное обучение для архивирования и классификации документов, что экономит ваше время и снижает количество человеческих ошибок. Например, система SharePoint от Microsoft имеет функцию автоматического тегирования, которая помогает классифицировать данные и улучшать результаты поиска.
Например, вы можете хранить трудовые договоры в своей системе ECM и предоставить каждому пользователю доступ к его собственным договорам. Вы также можете разрешить персоналу отдела кадров (HR) доступ ко всем трудовым договорам сотрудников.
Упрощенный доступ позволяет пользователям мгновенно отвечать на запросы клиентов, коллег, заинтересованных сторон и аудиторов. Результатом является уменьшение узких мест в производительности и улучшение качества обслуживания клиентов и сотрудников.
Эти автоматизации вместе создают более быстрые, безошибочные и экономически эффективные бизнес-процессы. В опросе Deloitte почти две трети (62%) бизнес-лидеров, внедряющих ИИ, заявили, что автоматизация «очень» или «критически» важна для успеха их компании. 5. Интеграции
Интеграции гарантируют, что контент будет одинаковым во всей вашей технологической экосистеме. Где бы ни искали члены команды, они найдут правильную и актуальную информацию. Эта согласованность позволяет пользователям принимать более обоснованные решения.
Некоторые системы ECM предоставляют интерфейсы прикладного программирования (API). Это позволяет пользователям создавать пользовательские интеграции. Например, Laserfiche предлагает полезную панель ресурсов, которая поможет вам настроить систему.
Разнообразная база пользователей системы показывает, насколько она универсальна и доступна. Поставщик программного обеспечения как услуги (SaaS) имеет клиентов из различных секторов, включая правительство, управление активами, образование, производство и здравоохранение.
Инструменты проектирования с низким кодом от Laserfiche являются одними из его главных преимуществ. Они позволяют пользователям автоматизировать более 100 процессов управления контентом, чтобы сэкономить время, сократить операционные расходы и минимизировать человеческие ошибки.
Существует также растущая библиотека интеграций, созданных пользователями. Поэтому, если вы пытаетесь чего-то достичь, но не обладаете знаниями в области разработки, сообщество Alfresco может вам помочь.
SharePoint от Microsoft — это инструмент для создания веб-сайтов. Компании используют его для создания интранет-сайтов: внутренних сетей из безопасного, оцифрованного контента, к которому авторизованные пользователи могут получить доступ из любого места через стандартный веб-браузер.
Например, если вы управляете SaaS-бизнесом, вы можете записывать среднее время, затрачиваемое на завершение продажи в месяцы до и после внедрения. Благодаря более легкому доступу к контенту торговые представители должны быстрее закрывать сделки.
Все ценные инструменты помогут вам достичь основных результатов ECM, таких как сокращение использования бумаги и ускорение бизнес-процессов. Однако у большинства из них есть и свои уникальные сильные и слабые стороны.
Затем пригласите небольшую тестовую группу провести стресс-тестирование функциональности с реальным бизнес-контентом. Используйте различные типы контента, чтобы убедиться, что система готова.
Большинство систем управления документами также имеют сообщества, где можно найти информацию из первых рук от других пользователей. Они полезны для получения поддержки, особенно на ранних этапах использования продукта.
Наконец, следите за обновлениями вашего провайдера, чтобы убедиться, что вы получаете максимум от своей системы. Лучшие инструменты развиваются в соответствии с меняющимися потребностями бизнеса; поэтому максимально используйте новые функции.
Related Posts alper koçer 22 января 2024 Google SEO Update 2023 Август 19 / 100 Август 2023 Часы работы Google SEO bookmark_border Этот документ, Google SEO Офис S ..
alper koçer 4 ноября 2023 Вещи, которые помогут вам выделиться в LinkedIn: мнения экспертов, которые стоит увидеть 10 / 100 Вещи, которые помогут вам выделиться в LinkedIn: мнения экспертов, которые стоит увидеть ..
Связанная услуга: Маркетинговое агентство с ИИ