Contenido estructurado. Datos contenidos y definidos, como el contenido de una base de datos o un repositorio de código. A menudo, este contenido cumple su propósito sin necesidad de atención humana regular.
Contenido semiestructurado. Una mezcla de ambos. Contiene datos que han sido procesados por computadora o que van a ser procesados, pero vienen en formatos que los humanos aún necesitan definir y clasificar (por ejemplo, una factura generada automáticamente pero enviada manualmente por correo electrónico).
2. Gestionar. Decidir qué hacer con esta información: cómo usarla y quién necesita acceso. Por ejemplo, el uso de imágenes seleccionadas para respaldar la creación de contenido futuro que debe ponerse a disposición del equipo de contenido interno.
3. Almacenar. Elegir dónde colocar la información. Puede utilizar discos duros internos para almacenar directrices de contenido o agregar detalles del cliente a una herramienta de gestión de relaciones con el cliente (CRM) basada en la nube.
Estos pasos adicionales son especialmente importantes para las empresas sujetas a leyes de protección de datos. La legislación de privacidad, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), determina cuánto tiempo las empresas pueden conservar ciertos tipos de información.
El personal sabe dónde y cómo encontrar la información que necesita para trabajar en las tareas. No hay necesidad de perseguir a otros departamentos, verificar diferentes ubicaciones de almacenamiento o solicitar permisos de propietario de archivos.
La automatización de procesos ECM realiza tareas repetitivas de gestión de contenido, lo que permite a los usuarios lograr más en menos tiempo. Por ejemplo, puede configurar la tecnología ECM para alertar a las partes interesadas sobre cambios de contenido, ahorrando a los autores y editores tener que compartir actualizaciones por correo electrónico.
La digitalización del contenido en papel también reduce los requisitos de almacenamiento físico, lo que reduce aún más los costos. Tiene que pagar menos por el espacio de archivo, los discos duros o el personal administrativo para gestionarlos.
Es mucho más fácil informar sobre datos centralizados cuando existe una pista de auditoría confiable. Algunas herramientas de ECM incluso utilizan el aprendizaje automático para realizar informes por usted.
Reduce la duplicación de contenido, por lo que el personal tiene una única fuente de verdad. El acceso fácil a información única, aprobada y autorizada permite trabajar más rápido con menos errores.
Dado que existen muchos sistemas ECM, elegir puede ser difícil. Más adelante en este artículo veremos algunos sistemas específicos. Por ahora, estas son las características y capacidades más útiles que debe buscar al comparar sistemas:
Algunas herramientas de ECM utilizan el aprendizaje automático para archivar y categorizar documentos, lo que le ahorra tiempo y reduce el error humano. Por ejemplo, el sistema SharePoint de Microsoft tiene una función de etiquetado automático que le ayuda a clasificar sus datos y mejorar los resultados de búsqueda.
Por ejemplo, puede almacenar contratos de empleados en su sistema ECM y otorgar a cada usuario acceso a sus propios contratos. También puede permitir que el personal de recursos humanos (RR.HH.) acceda a todos los contratos de los empleados.
El acceso simplificado permite a los usuarios responder instantáneamente a las solicitudes de clientes, colegas, partes interesadas y auditores. El resultado son menos cuellos de botella en la productividad y mejores experiencias para clientes y empleados.
Estas automatizaciones juntas crean procesos de negocio más rápidos, sin errores y rentables. En una encuesta de Deloitte, casi dos tercios (62%) de los líderes empresariales que adoptan la IA dijeron que la automatización era “muy” o “críticamente” importante para el éxito de su empresa. 5. Integraciones
Las integraciones aseguran que el contenido sea el mismo en todo su ecosistema tecnológico. No importa dónde miren los miembros del equipo, encontrarán información correcta y actualizada. Esta consistencia permite a los usuarios tomar decisiones más informadas.
Algunos sistemas ECM ponen a disposición interfaces de programación de aplicaciones (API). Esto permite a los usuarios crear integraciones personalizadas. Por ejemplo, Laserfiche ofrece un panel de recursos útil para ayudarle a personalizar su sistema.
La diversa base de usuarios del sistema demuestra lo versátil y accesible que es. El proveedor de software como servicio (SaaS) tiene clientes de diversos sectores, incluidos el gobierno, la gestión de activos, la educación, la fabricación y la atención médica.
Las herramientas de diseño de código bajo de Laserfiche se encuentran entre sus principales puntos de venta. Permiten a los usuarios automatizar más de 100 procesos de gestión de contenido para ahorrar tiempo, reducir los costos operativos y minimizar el error humano.
También hay una biblioteca creciente de integraciones creadas por los usuarios. Entonces, si está tratando de lograr algo pero no tiene conocimientos de desarrollo, la comunidad de Alfresco puede ayudarlo.
SharePoint de Microsoft es una herramienta de creación de sitios web. Las empresas lo utilizan para crear sitios de intranet: redes internas de contenido seguro y digitalizado al que los usuarios autorizados pueden acceder desde cualquier lugar a través de un navegador web estándar.
Por ejemplo, si dirige un negocio SaaS, puede registrar el tiempo promedio que toma completar una venta en los meses anteriores y posteriores a la implementación. Gracias a un acceso más fácil al contenido, los representantes de ventas deberían poder cerrar tratos más rápido.
Todas las herramientas valiosas le ayudarán a lograr los resultados básicos de ECM, como reducir el uso de papel y acelerar los procesos de negocio. Sin embargo, la mayoría también tiene sus propias fortalezas y debilidades únicas.
Luego, invite a un pequeño equipo de muestra a realizar una prueba de estrés de la funcionalidad con contenido comercial real. Utilice una variedad de tipos de contenido para asegurarse de que el sistema esté listo.
La mayoría de los sistemas de gestión de documentos también tienen comunidades donde puede encontrar información de primera mano de otros usuarios. Estos son útiles para obtener soporte, especialmente en las primeras etapas de uso de un producto.
Finalmente, siga las actualizaciones de su proveedor para asegurarse de aprovechar al máximo su sistema. Las mejores herramientas evolucionan de acuerdo con las necesidades comerciales cambiantes; así que aproveche al máximo las nuevas funciones.
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