Contenu structuré. Données contenues et définies, comme le contenu d’une base de données ou d’un référentiel de code. Souvent, ce contenu remplit son objectif sans nécessiter d’attention humaine régulière.
Contenu semi-structuré. Un mélange des deux. Il contient des données qui ont été traitées par ordinateur ou qui doivent l’être, mais qui se présentent sous des formats que les humains doivent encore définir et classer (par exemple, une facture générée automatiquement mais envoyée manuellement par e-mail).
2. Gérer. Décider quoi faire de ces informations : comment les utiliser et qui a besoin d’y accéder. Par exemple, l’utilisation d’images sélectionnées pour soutenir la création de contenu futur qui doit être mis à la disposition de l’équipe de contenu interne.
3. Stocker. Choisir où placer les informations. Vous pouvez utiliser des disques durs internes pour stocker des directives de contenu ou ajouter des détails sur les clients à un outil de gestion de la relation client (CRM) basé sur le cloud.
Ces étapes supplémentaires sont particulièrement importantes pour les entreprises soumises aux lois sur la protection des données. La législation sur la confidentialité, telle que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et le California Consumer Privacy Act (CCPA), détermine combien de temps les entreprises peuvent conserver certains types d’informations.
Le personnel sait où et comment trouver les informations dont il a besoin pour travailler sur ses tâches. Il n’est pas nécessaire de courir après d’autres départements, de vérifier différents emplacements de stockage ou de demander des autorisations de propriétaire de fichier.
L’automatisation des processus ECM effectue des tâches répétitives de gestion de contenu, permettant aux utilisateurs d’en faire plus en moins de temps. Par exemple, vous pouvez configurer la technologie ECM pour alerter les parties prenantes des modifications de contenu, évitant ainsi aux auteurs et aux éditeurs de devoir partager les mises à jour par e-mail.
La numérisation du contenu papier réduit également les besoins en stockage physique, ce qui réduit encore les coûts. Vous payez moins pour l’espace de classement, les disques durs ou le personnel administratif chargé de les gérer.
Il est beaucoup plus facile de générer des rapports sur des données centralisées lorsqu’il existe une piste d’audit fiable. Certains outils ECM utilisent même l’apprentissage automatique pour effectuer les rapports à votre place.
Il réduit la duplication de contenu, de sorte que le personnel dispose d’une source unique de vérité. Un accès facile à des informations uniques, approuvées et faisant autorité permet de travailler plus rapidement avec moins d’erreurs.
Comme il existe de nombreux systèmes ECM, le choix peut être difficile. Plus loin dans cet article, nous examinerons certains systèmes spécifiques. Pour l’instant, voici les fonctionnalités et capacités les plus utiles à rechercher lors de la comparaison des systèmes :
Certains outils ECM utilisent l’apprentissage automatique pour archiver et classer les documents, ce qui vous fait gagner du temps et réduit les erreurs humaines. Par exemple, le système SharePoint de Microsoft dispose d’une fonction de marquage automatique qui vous aide à classer vos données et à améliorer les résultats de recherche.
Par exemple, vous pouvez stocker les contrats des employés dans votre système ECM et accorder à chaque utilisateur l’accès à ses propres contrats. Vous pouvez également autoriser le personnel des ressources humaines (RH) à accéder à tous les contrats des employés.
Un accès simplifié permet aux utilisateurs de répondre instantanément aux demandes des clients, des collègues, des parties prenantes et des auditeurs. Le résultat est moins de goulots d’étranglement en termes de productivité et une meilleure expérience pour les clients et les employés.
Ces automatisations créent ensemble des processus métier plus rapides, sans erreur et rentables. Dans une enquête Deloitte, près des deux tiers (62 %) des dirigeants d’entreprise adoptant l’IA ont déclaré que l’automatisation était « très » ou « extrêmement » importante pour le succès de leur entreprise. 5. Intégrations
Les intégrations garantissent que le contenu est identique dans tout votre écosystème technologique. Peu importe où les membres de l’équipe regardent, ils trouveront des informations correctes et à jour. Cette cohérence permet aux utilisateurs de prendre des décisions plus éclairées.
Certains systèmes ECM mettent à disposition des interfaces de programmation d’applications (API). Cela permet aux utilisateurs de créer des intégrations personnalisées. Par exemple, Laserfiche propose un tableau de bord de ressources utile pour vous aider à personnaliser votre système.
La base d’utilisateurs diversifiée du système montre à quel point il est polyvalent et accessible. Le fournisseur de logiciel en tant que service (SaaS) compte des clients issus de divers secteurs, notamment le gouvernement, la gestion d’actifs, l’éducation, la fabrication et la santé.
Les outils de conception low-code de Laserfiche figurent parmi ses principaux arguments de vente. Ils permettent aux utilisateurs d’automatiser plus de 100 processus de gestion de contenu pour gagner du temps, réduire les coûts d’exploitation et minimiser les erreurs humaines.
Il existe également une bibliothèque croissante d’intégrations créées par les utilisateurs. Donc, si vous essayez d’accomplir quelque chose mais que vous n’avez pas de connaissances en développement, la communauté Alfresco peut vous aider.
SharePoint de Microsoft est un outil de création de sites Web. Les entreprises l’utilisent pour créer des sites intranet : des réseaux internes de contenu sécurisé et numérisé auxquels les utilisateurs autorisés peuvent accéder de n’importe où via un navigateur Web standard.
Par exemple, si vous gérez une entreprise SaaS, vous pouvez enregistrer le temps moyen nécessaire pour conclure une vente au cours des mois précédant et suivant la mise en œuvre. Grâce à un accès plus facile au contenu, les représentants commerciaux devraient être en mesure de conclure des transactions plus rapidement.
Tous les outils précieux vous aideront à atteindre les résultats ECM de base, tels que la réduction de l’utilisation du papier et l’accélération des processus métier. Cependant, la plupart ont également leurs propres forces et faiblesses uniques.
Ensuite, invitez une petite équipe échantillon à tester la fonctionnalité avec du contenu professionnel réel. Utilisez une variété de types de contenu pour vous assurer que le système est prêt.
La plupart des systèmes de gestion de documents disposent également de communautés où vous pouvez trouver des informations de première main auprès d’autres utilisateurs. Celles-ci sont utiles pour obtenir de l’aide, surtout au début de l’utilisation d’un produit.
Enfin, suivez les mises à jour de votre fournisseur pour vous assurer de tirer le meilleur parti de votre système. Les meilleurs outils évoluent en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise ; profitez donc au maximum des nouvelles fonctionnalités.
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