Yapılandırılmış içerik. Bir veritabanının veya kod deposunun içeriği gibi içerilen ve tanımlanan veriler. Çoğu zaman bu içerik, düzenli insan ilgisine ihtiyaç duymadan amacına hizmet eder.
Yarı yapılandırılmış içerik. Bu ikisinin bir karışımı. Bilgisayarda işlenmiş veya işlenecek olan verileri içerir ancak insanların hâlâ tanımlaması ve sınıflandırması gereken formatlarda gelir (örneğin, otomatik olarak oluşturulmuş ancak manuel olarak e-postayla gönderilen bir fatura).
2. Yönetin. Bu bilgilerle ne yapacağınıza karar vermek: onu nasıl kullanacağınız ve kimin erişime ihtiyacı olduğu. Örneğin, dahili içerik ekibinin kullanımına sunulması gereken gelecekteki içerik oluşturmayı desteklemek için seçilen görsellerin kullanılması.
3. Mağaza. Bilginin nereye yerleştirileceğini seçme. İçerik yönergelerini depolamak veya müşteri ayrıntılarını bulut tabanlı bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) aracına eklemek için şirket içi sabit diskleri kullanabilirsiniz.
Bu ekstra adımlar özellikle veri koruma kanunlarına tabi şirketler için önemlidir. Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) ve Kaliforniya Tüketici Gizliliği Yasası (CCPA) gibi gizlilik mevzuatı, şirketlerin belirli türdeki bilgileri ne kadar süreyle tutabileceğini belirler.
Personel, görevler üzerinde çalışmak için ihtiyaç duydukları bilgiyi nerede ve nasıl bulacaklarını bilir. Diğer departmanları kovalamaya, farklı kontrol etmeye gerek yok depolama konumları veya dosya sahibi izinleri isteyin.
ECM süreç otomasyonu, tekrarlanan içerik yönetimi görevlerini yerine getirerek kullanıcıların daha kısa sürede daha fazlasını başarmasına olanak tanır. Örneğin, ECM teknolojisini paydaşları içerik düzenlemeleri konusunda uyaracak şekilde yapılandırabilir, yazarları ve editörleri güncellemeleri e-posta yoluyla paylaşmak zorunda kalmaktan kurtarabilirsiniz.
Kağıt içeriğinin dijitalleştirilmesi aynı zamanda fiziksel depolama gereksinimlerini de azaltarak maliyetleri daha da düşürür. Dosyalama alanı, sabit diskler veya bunları yönetecek yönetici personel için daha az ödeme yapmanız gerekir.
Güvenilir bir denetim izi olduğunda merkezi veriler hakkında rapor vermek çok daha kolaydır. Bazı ECM araçları, raporlamayı sizin yerinize gerçekleştirmek için makine öğrenimini bile kullanır.
İçerik tekrarını azaltır, böylece personel tek bir gerçek bilgi kaynağına sahip olur. Benzersiz, onaylanmış ve yetkili bilgilere kolay erişim, daha az hatayla daha hızlı çalışmaya olanak tanır.
Çok sayıda ECM sistemi mevcut olduğundan seçim yapmak zor olabilir. Bu makalenin ilerleyen kısımlarında bazı spesifik sistemlere bakacağız. Şimdilik, sistemleri karşılaştırırken aranacak en kullanışlı özellikler ve yetenekler şunlardır:
Bazı ECM araçları, belgeleri dosyalamak ve kategorilere ayırmak için makine öğrenimini kullanarak size zaman kazandırır ve insan hatasını azaltır. Örneğin Microsoft’un SharePoint sistemi, verilerinizi sınıflandırmanıza ve arama sonuçlarını iyileştirmenize yardımcı olacak bir otomatik etiketleme özelliğine sahiptir.
Örneğin, çalışan sözleşmelerini ECM sisteminizde saklayabilir ve her kullanıcıya kendi sözleşmelerine erişim izni verebilirsiniz. Ayrıca insan kaynakları (İK) personelinin tüm çalışan sözleşmelerine erişmesine de izin verebilirsiniz.
Kolaylaştırılmış erişim, kullanıcıların müşterilerden, iş arkadaşlarından, paydaşlardan ve denetçilerden gelen taleplere anında yanıt vermesini sağlar. Sonuç olarak daha az üretkenlik darboğazları ve daha iyi müşteri ve çalışan deneyimleri elde edilir.
Bu otomasyonlar birlikte daha hızlı, hatasız ve uygun maliyetli iş süreçleri yaratır. Bir Deloitte anketinde, yapay zekayı benimseyen iş liderlerinin neredeyse üçte ikisi (%62) otomasyonun şirketlerinin başarısı için “çok” veya “kritik” önemli olduğunu söyledi. 5. Entegrasyonlar
Entegrasyonlar, içeriğin teknoloji ekosisteminizde aynı olmasını sağlar. Ekip üyeleri nereye bakarlarsa baksınlar doğru ve güncel bilgileri bulacaklar. Bu tutarlılık, kullanıcıların daha bilinçli kararlar almasını sağlar.
Bazı ECM sistemleri uygulama programlama arayüzlerini (API’ler) kullanılabilir hale getirir. Bu, kullanıcıların özel entegrasyonlar oluşturmasına olanak tanır. Örneğin Laserfiche, sisteminizi özelleştirmenize yardımcı olacak kullanışlı bir kaynak panosu sunar.
Sistemin çeşitli kullanıcı tabanı, sistemin ne kadar çok yönlü ve erişilebilir olduğunu gösteriyor. Hizmet olarak yazılım (SaaS) sağlayıcısının hükümet, varlık yönetimi, eğitim, üretim ve sağlık hizmetleri dahil olmak üzere çeşitli sektörlerden müşterileri vardır.
Laserfiche’in düşük kodlu tasarım araçları, başlıca satış noktaları arasındadır. Kullanıcıların zamandan tasarruf etmek, çalıştırma maliyetlerini azaltmak ve insan hatasını en aza indirmek için 100’den fazla içerik yönetimi sürecini otomatikleştirmesine olanak tanır.
Ayrıca, kullanıcı tarafından oluşturulan entegrasyonlardan oluşan büyüyen bir kitaplık da var. Dolayısıyla, bir şeyi başarmaya çalışıyorsanız ancak geliştirme bilgisine sahip değilseniz Alfresco topluluğu size yardımcı olabilir.
Microsoft’un SharePoint’i bir web sitesi oluşturma aracıdır. İşletmeler bunu intranet siteleri oluşturmak için kullanır: yetkili kullanıcıların standart bir web tarayıcısı aracılığıyla her yerden erişebileceği güvenli, dijitalleştirilmiş içerikten oluşan dahili ağlar.
Örneğin, bir SaaS işletmesini yönetiyorsanız, uygulamadan önceki ve sonraki aylarda bir satışı tamamlamak için geçen ortalama süreyi kaydedebilirsiniz. Daha kolay içeriğe erişim sayesinde satış temsilcileri anlaşmaları daha hızlı tamamlayabilmelidir.
Değerli araçların tümü, kağıt kullanımını azaltmak ve iş süreçlerini hızlandırmak gibi temel ECM sonuçlarına ulaşmanıza yardımcı olacaktır. Ancak çoğunun kendine özgü güçlü ve zayıf yönleri de var.
Daha sonra küçük bir örnek ekibi gerçek iş içeriğiyle işlevselliğini stres testine tabi tutmaya davet edin. Sistemin hazır olduğundan emin olmak için çeşitli içerik türleri kullanın.
Çoğu belge yönetim sistemi aynı zamanda diğer kullanıcılardan ilk elden bilgiler bulabileceğiniz topluluklara da sahiptir. Bunlar, özellikle bir ürünü kullanmanın ilk aşamalarında destek açısından faydalıdır.
Son olarak, sisteminizden en iyi şekilde yararlandığınızdan emin olmak için sağlayıcınızın güncellemelerini takip edin. En iyi araçlar değişen iş ihtiyaçlarına uygun olarak gelişir; bu nedenle yeni özelliklerden en iyi şekilde yararlanın.
Related Posts alper koçer Ocak 22, 2024 Google SEO Update 2023 August 19 / 100 Ağustos 2023 Google SEO ofis saatleri bookmark_border Bu doküman, Google SEO Ofis S ..
alper koçer Kasım 4, 2023 LinkedIn’de Öne Çıkmanızı Sağlayacak Şeyler: Görmeniz Gereken Uzman Görüşleri 10 / 100 LinkedIn’de Öne Çıkmanızı Sağlayacak Şeyler: Görmeniz Gereken Uzman Gör ..