In diesem Artikel lernen Sie verschiedene Arten des geschäftlichen Schreibens kennen und erfahren, wie Sie diese nutzen, um Ihr Publikum anzusprechen. Außerdem erhalten Sie eine kostenlose 22-Punkte-Checkliste, mit der Sie Ihre Inhalte vor der Veröffentlichung überprüfen können.
Geschäftliches Schreiben ist ein Schreibstil, der darauf ausgelegt ist, eine Nachricht an ein professionelles Publikum zu übermitteln. Es informiert die Leser mit klarer, effektiver Sprache über Geschäftsideen und Konzepte.
Gut geschriebene, professionelle Kommunikation positioniert Sie als glaubwürdige und sachkundige Quelle und stärkt das Vertrauen und den Respekt der Menschen Ihnen und/oder Ihrem Unternehmen gegenüber.
E-Mails Vorschläge Berichte Geschäftsbriefe Memos Unternehmenshandbücher Whitepapers Richtlinien Marketingmaterialien (z. B. Produktseiten auf Websites, Pressemitteilungen, Artikel usw.)
Sie nutzen geschäftliches Schreiben innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens, um Stakeholder, Mitarbeiter, Kunden und Klienten einzubinden.
Publikum. Es erfüllt die Bedürfnisse und Erwartungen der richtigen Leute durch die Verwendung angemessener Überschriften, Formatierung, Sprache und Tonalität. Ziel. Es priorisiert Klarheit und Präzision, um ein Hauptziel zu erreichen (z. B. informieren, anleiten, erklären oder zu einer Handlung auffordern).
Geschäftliches Schreiben konzentriert sich auf das Wesentliche. Und es vermittelt dies klar und prägnant. Gute Geschäftskommunikation sollte die Leser informieren und verdeutlichen, was als Nächstes zu tun ist.
Wenn Sie ihnen lediglich beibringen, wie man diese Handlung ausführt, benötigen Sie instruktives geschäftliches Schreiben.
Instruktives Schreiben zielt darauf ab, dem Leser beizubringen, wie eine Aufgabe zu erledigen ist (z. B. wie man Ihr Produkt verwendet oder ein allgemeines Problem löst).
Nehmen Sie den Shopify-Leitfaden für den Start einer E-Commerce-Website. So hilft er den Lesern, ihre ersten Produkte hinzuzufügen:
Berücksichtigen Sie das Erfahrungsniveau des Publikums. Unterteilen Sie Anweisungen in klare, einfache Schritte. Stellen Sie ein Video-Tutorial bereit, um Menschen zu helfen, die visuelles Lernen bevorzugen.
Benutzer kommen mit der Absicht auf diese Seite, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Shopify hilft ihnen dabei, dies effektiv zu tun.
Wie instruktives Schreiben hilft auch informatives Schreiben den Lesern, etwas Neues zu lernen. Der Unterschied liegt im Endziel.
Informatives Schreiben lehrt das Publikum, indem es Wissen oder Erkenntnisse vermittelt, anstatt ihnen bei der Erledigung einer bestimmten Aufgabe zu helfen.
Informatives Schreiben eignet sich gut für interne Geschäftsdokumente (z. B. Finanzberichte oder Mitarbeiterhandbücher) und Bildungsmaterialien (z. B. Whitepapers und Sitzungsprotokolle).
Facebook vermeidet es, Meinungen zu präsentieren, und organisiert Informationen klar und durchdacht. Der Beitrag konzentriert sich auf das Was und Warum, was das Verständnis erleichtert.
Überzeugendes Schreiben überzeugt den Leser, eine bestimmte Handlung auszuführen, wie z. B. ein Produkt zu kaufen oder sich für eine Demo anzumelden. Es übernimmt viel vom Copywriting, dessen Ziel es ist, den Wert Ihrer Marke zu verkaufen und potenzielle Kunden davon zu überzeugen, Ihr Produkt zu wählen.
Überzeugendes Schreiben hat oft einen informelleren Ton. Wie beim informativen Schreiben stützt es jedoch alle Argumente mit Beweisen.
Diese E-Mail von Barnes & Noble über die „Must-Have-Kreditkarte für Buchliebhaber“ ist ein gutes Beispiel für überzeugendes Schreiben in Aktion:
Barnes & Noble spricht sofort seine Zielgruppe an – Buchliebhaber – und listet dann die Vorteile der Kreditkarte auf:
„Erhalten Sie eine 25-Dollar-Geschenkkarte von Barnes & Noble nach dem ersten Einkauf oder der ersten Guthabenübertragung“ „Erhalten Sie 5 % zurück auf alle Einkäufe bei Barnes & Noble“ „Verdienen Sie 2x Punkte für jeden ausgegebenen Dollar in Restaurants“
Dies schafft eine überzeugende Situation, um auf die Schaltfläche „Jetzt beantragen“ zu klicken. Die Landingpage des Produkts erzielt ähnliche Ergebnisse, indem sie weitere Vorteile wie „0 US-Dollar Jahresgebühr“ hervorhebt:
Senden von E-Mails an Kollegen Erstellen von Memos für bevorstehende Besprechungen oder Fristen Erstellen von Rechnungen Schreiben von Empfehlungs- oder Beschwerdebriefen
Jede geschäftliche Interaktion ist ein Spiegelbild Ihres Unternehmens. Egal wie kurz der Text ist, Sie sollten bei transaktionalem Schreiben, genau wie bei anderen geschäftlichen Schreibstilen, Ihr Publikum berücksichtigen.
Egal, ob Sie anleiten, informieren, überzeugen oder transagieren möchten, alle geschäftlichen Texte sollten dieselben Qualitäten aufweisen:
Klarheit. Das Schreiben ist leicht zu verfolgen und zu verstehen. Glaubwürdige Argumente. Es stützt sich auf Beweise (z. B. Forschung, Anwendungsfälle, Aussagen usw.). Spezifität. Konzentriert auf ein Ziel oder eine Idee. Konsistenter Fluss. Der Schreibstil ist konsistent und klar. Einfachheit. Das Schreiben verwendet eine Sprache, die dem Publikum angemessen ist.
Wir empfehlen die Verwendung des Alien Road SEO Writing Assistant, um Ihre Texte konsistent zu halten. Er prüft unter anderem die Lesbarkeit, Originalität und den Tonfall Ihrer Inhalte.
Das Abschweifen von Ihren Gedanken kann zu unnötigen Nebensächlichkeiten, schlechter Struktur und wiederholten Inhalten führen. Wenn Sie jedoch von Anfang an genau wissen, was Sie sagen wollen, ist es einfacher, beim Thema zu bleiben und Ihre Botschaft zu vermitteln.
Wenn Sie Ihr Ziel nicht schnell klären können, treten Sie einen Schritt zurück. Nehmen Sie sich etwas Zeit zum Nachdenken, bevor Sie fortfahren. Das Ergebnis wird wirkungsvoller sein.
Sobald Sie Ihren Grund zum Schreiben festgelegt haben, führen Sie damit. Sagen Sie den Lesern, was sie von Ihrem Inhalt haben – und halten Sie dann dieses Versprechen.
Dies hilft Ihrem Publikum zu verstehen, was es liest und warum es wichtig ist. Es verhindert auch, dass Menschen Zeit damit verschwenden, eine Nachricht zu lesen, die für sie nicht relevant ist.
Was? Umfrage unter Entscheidungsträgern für Business Intelligence und Analytik zum aktuellen Stand der Analytik in ihren Organisationen. Warum? Die Vorteile, Herausforderungen und Fortschritte der Datenanalytik verstehen.
Nachdem Sie Ihren ersten Entwurf fertiggestellt haben, sehen Sie sich den Eröffnungsabsatz noch einmal an. Definiert er das Ziel? Wenn das Was und Warum nicht klar sind, überarbeiten Sie Ihre Einleitung, damit die Leser den Kontext kennen und entscheiden können, ob sie weiterlesen möchten.
Es gibt zwei grammatikalische Stimmen beim Schreiben: Aktiv und Passiv. Wenn Sie keinen guten Grund haben, das Passiv zu verwenden, bleiben Sie beim Aktiv.
Das Passiv kann Sätze auch lang und ermüdend machen. Es kann Ihren Text auch unpersönlich wirken lassen.
Machen Sie beim Schreiben deutlich, wer die Handlung ausführt. Und stellen Sie sicher, dass das Subjekt eine aktive Beziehung zum Verb hat.
Passiv Aktiv Der Bericht wurde vom Manager gelesen und um Feedback vom Team gebeten. Der Manager las den Bericht und bat das Team um Feedback. Die Überprüfung wird von Jessica durchgeführt. Jessica wird die Überprüfung durchführen.
Sie können das Passiv verwenden, wenn Sie vermeiden möchten, sich auf individuelle Perspektiven zu konzentrieren, und stattdessen die durchgeführten Maßnahmen und Ergebnisse betrachten möchten.
Die Verwendung des Passivs ist häufiger in akademischen und wissenschaftlichen Berichten, in denen die Autoren möglicherweise Objektivität wahren müssen. Einige Beispiele aus dem Leitfaden zum akademischen Schreiben des Dublin City University:
Verwenden Sie in der Regel das Aktiv, wenn Sie den Fokus auf denjenigen legen möchten, der die Handlung ausführt (dies ist bei geschäftlichem Schreiben oft der Fall).
Jargon ist jedes Wort oder jeder Ausdruck, der in einer Branche oder Gruppe üblich ist, aber außerhalb davon ungewöhnlich. Für diejenigen, die mit dem Thema nicht bereits vertraut sind, ist Jargon schwer zu verstehen.
Jargon ist in der Geschäftswelt weit verbreitet. Er kann die Kommunikation zwischen Kollegen, die dasselbe Wissen teilen, erleichtern. Aus diesem Grund schleicht sich Jargon leicht in Ihre Arbeit ein.
Nehmen wir an, eine Marketingfirma möchte einen Leitfaden für digitales Marketing für kleine Unternehmen erstellen. Und sie möchten einige Marketingkanäle teilen, die Menschen nutzen können, um ihre Dienstleistungen zu bewerben.
Sie können SEO verwenden, um das Ranking Ihrer Website in den SERPs zu verbessern. Oder Sie können PPC und Zielgruppenansprache verwenden, mit der Absicht, den Umsatz bei einer niedrigen CPC-Rate zu steigern.
Für diese Marketingfirma ergibt das Sinn. Aber es könnte das Publikum abschrecken, das seine ersten Schritte in diesem Bereich macht. Was sind Rankings? Was sind SERPs?
Suchmaschinenoptimierung (SEO). Dies beinhaltet die Erstellung hochwertiger Inhalte und die Bereitstellung einer hervorragenden Benutzererfahrung, um die Sichtbarkeit Ihrer Website in Suchmaschinen zu verbessern. Pay-per-Click (PPC)-Werbung. Dies beinhaltet das Schalten von Anzeigen auf einer Plattform wie Google Ads. Sie können für Menschen werben, die an Ihren Dienstleistungen interessiert sind, und Sie zahlen eine Gebühr, jedes Mal, wenn jemand auf Ihre Anzeige klickt.”
Aber wie bereits erwähnt, ist es leicht, Jargon in Ihrem Text zu übersehen. Verwenden Sie daher ein Tool wie den SEO Writing Assistant, um komplexe Wörter in Ihren Inhalten zu identifizieren.
Das soll nicht heißen, dass jeder Jargon schlecht ist. Betrachten Sie dieses Abstract über den Wert der Glukokortikoid-Co-Therapie, das von der National Library of Medicine veröffentlicht wurde:
Ihr Publikum bestimmt, wie Sie schreiben. Wenn Zweifel bestehen, ob ein Wort oder Ausdruck Verwirrung stiften könnte, wählen Sie die einfachste, am weitesten verständliche Version.
Wenn Sie Akronyme verwenden müssen, schreiben Sie beim ersten Mal deren volle Bedeutung aus. Wählen Sie immer eine Alternative, die von jedem verstanden wird, anstatt Jargon-Wörter.
Beim geschäftlichen Schreiben ist es oft besser, den Ansatz „weniger ist mehr“ zu wählen. Gutes geschäftliches Schreiben besteht darin, Ihre Botschaft klar zu vermitteln.
Das bedeutet, alles zu löschen, was Ihrer Botschaft nicht hilft. Mit anderen Worten: Verwenden Sie nicht 50 Wörter, wenn Sie 10 verwenden können.
„Es gibt keine harten und schnellen Regeln für das Schreiben für das Ohr, aber nach über fünfzig Jahren Arbeit glaube ich an einige grobe Regeln. Zwei davon: kurz ist normalerweise besser als lang, und verschwenden Sie keine Wörter.“
Einfachheit erhöht das, was Wissenschaftler „Verarbeitungsflüssigkeit“ nennen. Unsere Gefühle gegenüber Informationen werden davon beeinflusst, wie einfach es ist, etwas zu verstehen. Einfache Wörter und kurze Sätze helfen uns, Informationen schnell zu verarbeiten und positiver darüber zu denken.
Wenn es andererseits schwierig ist, mit etwas zu interagieren, erleben wir eine „geringe Verarbeitungsflüssigkeit“, was zu negativen Gefühlen und Assoziationen führt.
Füllwörter verwässern Ihre Botschaft. Versuchen Sie, Ihren Text zu kürzen, um nur die Wörter einzufügen, die zur Vermittlung Ihrer Botschaft erforderlich sind. Sie werden ein stärkeres Schreiben erzielen.
Das Tool verfügt auch über AI-Technologie, die Ihnen hilft, schwer lesbare Sätze zu vereinfachen. Klicken Sie auf einen der hervorgehobenen Sätze und dann auf die erscheinende Schaltfläche.
Eine Studie von Paul Zak an der University of California, Berkeley, ergab, dass das Gehirn Oxytocin freisetzt, wenn Menschen mit einer guten Geschichte beschäftigt sind. Wenn dies geschieht, werden die Menschen vertrauensvoller, großzügiger, wohltätiger und mitfühlender:
„Geschichten, die persönlich und emotional ansprechend sind, beschäftigen das Gehirn stärker und sind daher besser in Erinnerung als das bloße Auflisten einer Reihe von Fakten.“
Anstatt nur eine Liste mit Anlagetipps zu erstellen, erzählt Wealthsimple jeden Donnerstag eine Geschichte darüber, wie Unternehmer vor dem Ali-Laden Schlange stehen:
und eine Lektion darüber, wie sie ihre Wiederverkaufsgewinne investieren. Es lehrt sein junges Publikum, wie man für den Ruhestand spart, indem es ein Thema verwendet, das bei ihnen Anklang findet.
Um eine Geschichte in Ihre geschäftlichen Texte einzubinden, bilden Sie die Reise des Helden ab. Dieser Storytelling-Rahmen bindet die Leser ein, indem er eine nachvollziehbare Situation und ein Problem schafft. Dann führt er sie zur Lösung (z. B. Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung) und dazu, wie ihr Leben dadurch besser wird.
Wer ist der Held der Geschichte? Was sind ihre Bedürfnisse und Ziele? Was ist ihr Problem? Wie lösen sie dieses Problem? Wie können Sie helfen? Welche Lösung bieten Sie an? Wie sieht eine bessere Zukunft aus?
Leser treffen schnelle Entscheidungen darüber, wo sie ihre Zeit verbringen möchten. Wenn es ihnen schwerfällt, schnell zu verstehen, was sie von Ihrem Inhalt haben, werden sie weiterziehen.
Verwenden Sie kurze Absätze. Begrenzen Sie Absätze auf drei Sätze. Ein-Satz-Absätze sind in Ordnung, aber verwenden Sie sie sparsam, um den Fluss nicht zu unterbrechen. Variieren Sie die Satzlänge. Sehr lange Sätze können schwer zu verfolgen sein. Verwenden Sie sie sparsam neben kürzeren Sätzen. Variation hilft, den Fluss aufrechtzuerhalten. Verwenden Sie Aufzählungszeichen. Verwenden Sie für Listen mit drei oder mehr Elementen (z. B. Statistiken, Fakten oder Beispiele) Aufzählungszeichen (wie diese). Aufzählungszeichen erleichtern die Verarbeitung von Informationen. Schreiben Sie in einer Standardschriftart. Wählen Sie eine Schriftart, die leicht zu lesen und für Screenreader zugänglich ist. Arial und Helvetica sind eine gute Wahl. Und 12 oder 14 wäre eine gute Punktgröße. Fügen Sie Überschriften und Unterüberschriften ein. Unterteilen Sie Abschnitte mit Unterüberschriften. Sie machen das Schreiben leicht scannbar und verständlich. Verwenden Sie Weißraum. Erstellen Sie Lücken zwischen großen Textblöcken, um den Augen eine Pause zu gönnen. Weißraum trägt viel dazu bei, Ihren Text visuell ansprechender zu machen. Fügen Sie Bilder, Grafiken und Screenshots ein. Fügen Sie visuelle Inhalte ein, um große Textblöcke aufzubrechen und Kontext hinzuzufügen. Visuelle Inhalte können den Lesern auch helfen, komplexe Ideen zu visualisieren.
Überschriften, Aufzählungslisten und kurze Absätze mit viel Weißraum machen Inhalte scannbar. Unsere Formatierung basiert auf jahrelanger Analyse, wie Menschen unsere Inhalte lesen.
Ein Call-to-Action (CTA) teilt den Lesern mit, was Sie als Nächstes von ihnen erwarten, und ermutigt sie, den Anweisungen zu folgen.
In dieser E-Mail von Passion Planner gibt ein klarer CTA den Lesern beispielsweise genau die Möglichkeit, zu wissen, wie sie mit den Informationen in der Nachricht umgehen sollen:
Die E-Mail informiert die Leser über einen kostenlosen Habit-Tracker. Die große, leicht zu findende Schaltfläche unten zeigt ihnen mit der Anweisung „Jetzt herunterladen“, wie sie ihn erhalten können.
Im Allgemeinen sollten Sie sich an ein oder zwei CTAs pro Nachricht halten, damit Sie Ihr Publikum nicht überfordern. Halten Sie es einfach, um ihnen zu helfen, Maßnahmen zu ergreifen.
Sie sollten auch jeden CTA spezifisch und handlungsorientiert gestalten. Vermeiden Sie vage oder abstrakte Sprache.
Sagen Sie beispielsweise in einer E-Mail-Anfrage an einen Kollegen nicht einfach „Bitte senden Sie den Bericht bald“. Geben Sie klare Anweisungen, damit kein Zweifel darüber besteht, was (und wann) Sie möchten: „Bitte senden Sie den Fortschrittsbericht für das Projekt bis Donnerstag.“
Veröffentlichen Sie nicht, bevor Sie den Text noch einmal gelesen haben. Auch wenn Tippfehler und kleine Grammatikfehler unbedeutend erscheinen, beeinflussen sie die Meinung.
97,2 % der Menschen sagen, dass Grammatik ihre allgemeine Wahrnehmung des Unternehmens beeinflusst. 51,8 % der Menschen sagen, dass Grammatik ihre Wahrnehmung der Professionalität des Unternehmens beeinflusst. 34,9 % der Menschen sagen, dass Grammatik ihre Wahrnehmung der Glaubwürdigkeit des Unternehmens beeinflusst.
Schreibfehler lassen Menschen an Ihrer Erfahrung, Autorität und Eignung zweifeln. Überprüfen und überarbeiten Sie daher Ihre Arbeit, bevor Sie auf Senden klicken:
Legen Sie die Arbeit beiseite. Entfernen Sie sich 24-48 Stunden von Ihren Texten. Wenn Sie mit frischen Augen darauf zurückkommen, erhalten Sie eine neue Perspektive und können Fehler leichter erkennen. Lesen Sie Ihre Arbeit laut vor. Fragen Sie sich: Klingt es nach mir? Ist der Ton angemessen? Sind die Sätze klar? Verwenden Sie eine Rechtschreibprüfung. Die in Google Docs und Microsoft Word integrierten Rechtschreibprüfungen oder ein Tool wie Grammarly können helfen, einfache Fehler zu erkennen. Bitten Sie jemanden anderen, Korrektur zu lesen. Ein zweites Paar Augen und eine zusätzliche Perspektive können Ihnen helfen, Fehler zu finden, die Ihr Gehirn nicht berechnet hat. Stellen Sie einen professionellen Korrektor ein. Wenn Sie Texte für ein wichtiges Publikum (z. B. Investoren oder potenzielle Kunden) veröffentlichen, stellt ein erfahrener Korrektor sicher, dass die Leute Ihre beste Arbeit sehen. Tools und Kurse für geschäftliches Schreiben, die Ihnen helfen, wie ein Profi zu schreiben
und Tipps werden Ihre geschäftlichen Schreibfähigkeiten verbessern. Aber eine helfende Hand ist immer willkommen. Die folgenden Tools und Kurse helfen Ihnen, Ihre Arbeit auf die nächste Stufe zu heben:
Tools für geschäftliches Schreiben Grammarly. Fügen Sie Ihren Text in den kostenlosen Editor von Grammarly ein, um Rechtschreibfehler und über 250 grammatikalische Fehler zu scannen. Ein kostenpflichtiges Upgrade kann auch Tonfall und Wortschatz analysieren. Hemingway App. Verwenden Sie Hemingway, um die Lesbarkeit zu verbessern, das Passiv zu erkennen und unnötige Adverbien zu entfernen. Alien Road SEO Writing Assistant. Wenn Sie Inhalte online veröffentlichen, verwenden Sie unseren intelligenten Editor, um das Schreiben für Suchmaschinen zu optimieren, das Engagement zu verbessern und einen konsistenten Ton beizubehalten. Readable. Fügen Sie Ihren Text in dieses Textberechnungstool ein, um herauszufinden, wie einfach Ihr Text zu verstehen ist, und Tipps zur Verbesserung der Lesbarkeit zu erhalten. Schreiben für Geschäftsvorlagen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie schreiben sollen, verwenden Sie die Google Doc-Vorlagen für Briefe, Memos und Formulare für Unternehmen, um zu beginnen. Kurse für geschäftliches Schreiben Coursera. Der Kurs der University of Colorado Boulder zeigt Ihnen, wie Sie grundlegende Prinzipien in Schreiben, Organisation und Struktur anwenden, um ein besserer Geschäftsschreiber zu werden. LinkedIn Learning. Der Kurs „Business Writing Principles“ von LinkedIn zeigt Ihnen, wie Sie Ihr Schreiben klar, prägnant und fehlerfrei gestalten. Er enthält auch Vorher-Nachher-Beispiele, um Ihnen bei der Anwendung der Prinzipien zu helfen. University of Sydney. Dieser kurze Online-Kurs lehrt Sie Rahmenbedingungen und Schreibstrukturen, um Ihre Geschäftskommunikation zu verbessern. HBR Guide to Better Business Writing. Kein Kurs, sondern ein wertvolles Buch, das Sie auf Ihrem Schreibtisch aufbewahren sollten. Dieses Buch enthält Tipps, die Ihnen helfen, Schreibblockaden zu überwinden, Aufmerksamkeit zu erregen und Glaubwürdigkeit zu gewinnen. Überprüfen Sie diese 22-Punkte-Checkliste für geschäftliches Schreiben, bevor Sie veröffentlichen
Klares, prägnantes und zielgerichtetes geschäftliches Schreiben führt zu effektiver Kommunikation. Es ist leicht zu verstehen und umzusetzen. Gehen Sie aus der Perspektive Ihres Publikums an Ihre Texte heran. Fragen Sie sich: „Was müssen sie lernen oder erreichen?“
Definieren Sie dann Ihr Ziel und leiten Sie Ihren Schreibstil und Ihre Botschaft. Und stellen Sie sicher, dass Sie die besten Geschäftspraktiken von der Wortwahl bis zur Satzlänge im Hinterkopf behalten.
Bemühen Sie sich, sicherzustellen, dass Ihr Text nützlich und lesbar ist, damit Sie Ihre Botschaft jedes Mal an jeden Leser vermitteln.
Wie man Inhaltszusammenfassungen erstellt [Schritt-für-Schritt-Anleitung + Vorlage]
B2B-Content-Marketing: Was ist das und wie macht man das
B2B-Content-Marketing: Was ist das und wie macht man das Was ist B2B-Content-Marketing? B2B ..
Passende Leistung: KI-Marketingagentur