В этой статье вы узнаете о различных видах делового письма и о том, как использовать их для привлечения аудитории. Вы также получите бесплатный контрольный список из 22 пунктов для проверки вашего контента перед публикацией.
Деловое письмо — это стиль письма, предназначенный для передачи сообщения профессиональной аудитории. Оно информирует читателей о бизнес-идеях и концепциях ясным и эффективным языком.
Хорошо написанная, профессиональная коммуникация позиционирует вас как надежный и осведомленный источник, повышая доверие и уважение людей к вам и/или вашей компании.
Электронные письма Предложения Отчеты Деловые письма Заметки Руководства компании Белые книги Политики Маркетинговые материалы (например, страницы продуктов на веб-сайте, пресс-релизы, статьи и т. д.)
Вы используете деловое письмо внутри и за пределами вашей компании для привлечения заинтересованных сторон, сотрудников, клиентов и заказчиков.
Аудитория. Оно отвечает потребностям и ожиданиям нужных людей за счет использования соответствующих заголовков, форматирования, языка и тона. Цель. Оно отдает приоритет ясности и точности для достижения основной цели (например, информировать, направлять, объяснять или запрашивать действие).
Деловое письмо фокусируется на важном. И передает это ясно и лаконично. Хорошая деловая коммуникация должна информировать читателей и прояснять, что делать дальше.
Если вы просто учите их, как выполнить это действие, то вам нужно инструктивное деловое письмо.
Инструктивное письмо направлено на то, чтобы научить читателя выполнять задачу (например, как использовать ваш продукт или решить общую проблему).
Возьмите руководство Shopify по запуску веб-сайта электронной коммерции. Вот как оно помогает читателям добавлять свои первые продукты:
Учитывайте уровень опыта аудитории. Разбейте инструкции на четкие, простые шаги. Предоставьте видеоурок, чтобы помочь людям, которые предпочитают визуальное обучение.
Пользователи приходят на эту страницу с намерением выполнить конкретную задачу. Shopify помогает им сделать это эффективно.
Как и инструктивное письмо, информативное письмо также помогает читателям узнать что-то новое. Разница заключается в конечной цели.
Информативное письмо обучает аудиторию, предоставляя знания или идеи, а не помогая им выполнить конкретное действие.
Информативное письмо хорошо подходит для внутренних бизнес-документов (например, финансовых отчетов или руководств для сотрудников) и образовательных материалов (например, белых книг и протоколов собраний).
Facebook избегает представления мнений и организует информацию ясно и продуманно. Пост фокусируется на том, что и почему, что облегчает его понимание.
Убеждающее письмо убеждает читателя совершить конкретное действие, например, купить продукт или записаться на демонстрацию. Оно многое берет от копирайтинга, цель которого — продать ценность вашего бренда и убедить потенциальных клиентов выбрать ваш продукт.
Убеждающее письмо часто имеет более неформальный тон. Однако, как и в информативном письме, оно подкрепляет все аргументы доказательствами.
Это электронное письмо от Barnes & Noble о «Кредитной карте, обязательной для любителей книг» — хороший пример убеждающего письма в действии:
Barnes & Noble немедленно обращается к своей целевой аудитории — любителям книг, а затем перечисляет преимущества кредитной карты:
«Получите подарочную карту Barnes & Noble на 25 долларов после первой покупки или перевода баланса» «Получите 5% возврата на все покупки в Barnes & Noble» «Зарабатывайте 2x баллов за каждый $1, потраченный в ресторанах»
Это создает привлекательную ситуацию для нажатия кнопки «Применить сейчас». Целевая страница продукта достигает тех же результатов, подчеркивая больше преимуществ, таких как «$0 годовой платы»:
Отправка электронных писем коллегам Создание заметок для предстоящих встреч или сроков Создание счетов Написание рекомендательных писем или жалоб
Каждое деловое взаимодействие является отражением вашей компании. Каким бы коротким ни был текст, вы должны учитывать свою аудиторию в транзакционном письме, так же как и в других стилях делового письма.
Независимо от того, хотите ли вы проинструктировать, проинформировать, убедить или совершить транзакцию, все деловые письма должны демонстрировать одни и те же качества:
Ясность. Письмо легко читать и понимать. Достоверные аргументы. Оно опирается на доказательства (например, исследования, примеры использования, отзывы и т. д.). Специфичность. Сосредоточено на одной цели или идее. Постоянный поток. Стиль письма последовательный и ясный. Простота. Письмо использует язык, соответствующий аудитории.
Мы рекомендуем использовать Alien Road SEO Writing Assistant, чтобы ваши тексты были последовательными. Он проверяет читабельность, оригинальность и тон вашего контента, среди прочих факторов.
Отклонение от ваших мыслей может привести к ненужным отступлениям, плохой структуре и повторяющемуся контенту. Но если вы точно знаете, что хотите сказать с самого начала, легче придерживаться темы и донести свое сообщение.
Если вы не можете быстро прояснить свою цель, сделайте шаг назад. Уделите время размышлениям, прежде чем двигаться дальше. Результат будет более впечатляющим.
Как только вы определили свою причину для написания, ведите с ней. Скажите читателям, что они получают от вашего контента — а затем выполните это обещание.
Это помогает вашей аудитории понять, что они читают и почему это важно. Это также предотвращает трату времени людей на чтение сообщения, которое не имеет к ним отношения.
Что? Опрос лиц, принимающих решения в области бизнес-аналитики и аналитики, о текущем состоянии аналитики в их организациях. Почему? Понять преимущества, проблемы и достижения аналитики данных.
После завершения первого черновика пересмотрите вступительный абзац. Определяет ли он цель? Если «что» и «почему» не ясны, пересмотрите свое вступление, чтобы читатели знали контекст и решили, хотят ли они читать дальше.
В письме есть два грамматических залога: активный и пассивный. Если у вас нет веской причины использовать пассивный залог, придерживайтесь активного.
Пассивный залог также может сделать предложения длинными и утомительными. Он также может сделать ваше письмо безличным.
При написании проясните, кто выполняет действие. И убедитесь, что подлежащее имеет активную связь с глаголом.
Пассивный залог Активный залог Отчет был прочитан менеджером, и у команды попросили отзыв. Менеджер прочитал отчет и попросил отзыв у команды. Обзор будет проведен Джессикой. Джессика проведет обзор.
Вы можете использовать пассивный залог, когда хотите избежать фокусировки на индивидуальных перспективах и вместо этого посмотреть на выполненные действия и результаты.
Использование пассивного залога чаще встречается в академических и научных отчетах, где авторам может потребоваться сохранять объективность. Некоторые примеры из руководства по академическому письму Дублинского городского университета:
Как правило, используйте активный залог, когда хотите сосредоточиться на том, кто выполняет действие (это часто бывает в деловом письме).
Жаргон — это любое слово или фраза, которые распространены в отрасли или группе, но необычны за ее пределами. Для тех, кто еще не знаком с темой, жаргон трудно понять.
Жаргон распространен в деловом мире. Он может облегчить общение между коллегами, которые разделяют одни и те же знания. По этой причине жаргон легко проникает в вашу работу.
Допустим, маркетинговая компания хочет создать руководство по цифровому маркетингу для малого бизнеса. И они хотят поделиться некоторыми маркетинговыми каналами, которые люди могут использовать для продвижения своих услуг.
Вы можете использовать SEO для улучшения рейтинга вашего веб-сайта в SERP. Или вы можете использовать PPC и таргетинг на покупателей с намерением увеличить продажи при низкой ставке CPC.
Для этой маркетинговой компании это имеет смысл. Но это может оттолкнуть аудиторию, которая делает свои первые шаги в этой области. Что такое рейтинги? Что такое SERP?
Поисковая оптимизация (SEO). Это включает в себя создание высококачественного контента и обеспечение отличного пользовательского опыта для улучшения видимости вашего веб-сайта в поисковых системах. Реклама с оплатой за клик (PPC). Это включает в себя размещение рекламы на такой платформе, как Google Ads. Вы можете рекламировать людей, заинтересованных в ваших услугах, и вы платите комиссию каждый раз, когда кто-то нажимает на вашу рекламу.”
Но, как упоминалось ранее, жаргон легко пропустить в своем тексте. Поэтому используйте такой инструмент, как SEO Writing Assistant, чтобы помочь идентифицировать сложные слова в вашем контенте.
Это не значит, что весь жаргон плох. Рассмотрите этот реферат о ценности сопутствующей терапии глюкокортикоидами, опубликованный Национальной медицинской библиотекой:
Ваша аудитория определяет, как вы пишете. Если есть хоть малейшее сомнение в том, что слово или фраза могут вызвать путаницу, выбирайте самую простую, наиболее широко понятную версию.
Если вы должны использовать аббревиатуры, напишите их полное значение при первом упоминании. Всегда выбирайте альтернативу, понятную всем, вместо жаргонных слов.
При написании для бизнеса часто лучше выбрать подход «меньше — значит больше». Хорошее деловое письмо заключается в ясном донесении вашего сообщения.
Это означает удаление всего, что не помогает вашему сообщению. Другими словами, не использовать 50 слов, когда можно использовать 10.
«Нет жестких и быстрых правил для письма на слух, но после более чем пятидесяти лет работы я верю в некоторые общие правила. Два из них: короткое обычно лучше длинного, и не тратьте слова впустую».
Простота увеличивает то, что ученые называют «легкостью обработки». Наши чувства по поводу информации зависят от того, насколько легко что-то понять. Простые слова и короткие предложения помогают нам быстро обрабатывать информацию и чувствовать себя более позитивно по этому поводу.
С другой стороны, когда с чем-то трудно взаимодействовать, мы испытываем «низкую легкость обработки», что приводит к негативным чувствам и ассоциациям.
Слова-заполнители разбавляют ваше сообщение. Попробуйте сократить свой текст, чтобы включить только те слова, которые необходимы для передачи вашего сообщения. Вы получите более сильное письмо.
Инструмент также имеет технологию ИИ, которая поможет вам упростить трудночитаемые предложения. Нажмите на любое из выделенных предложений, а затем нажмите на появившуюся кнопку.
Исследование Пола Зака в Калифорнийском университете в Беркли показало, что когда люди вовлечены в хорошую историю, мозг высвобождает окситоцин. Когда это происходит, люди становятся более доверчивыми, щедрыми, благотворительными и сострадательными:
«Истории, которые являются лично и эмоционально привлекательными, больше вовлекают мозг и, следовательно, лучше запоминаются, чем просто изложение ряда фактов».
Вместо того чтобы просто создать список инвестиционных советов, Wealthsimple каждый четверг рассказывает историю о том, как предприниматели выстраиваются в очередь перед магазином Ali:
и урок о том, как инвестировать их прибыль от перепродажи. Он обучает свою молодую аудиторию, как экономить на пенсию, используя тему, которая находит у них отклик.
Чтобы включить историю в свое деловое письмо, нарисуйте путь героя. Этот фреймворк сторителлинга вовлекает читателей, создавая понятную ситуацию и проблему. Затем он ведет их к решению (например, вашему продукту или услуге) и к тому, как их жизнь становится лучше благодаря этому.
Кто герой истории? Каковы их потребности и цели? В чем их проблема? Как они решают эту проблему? Как вы можете помочь? Какое решение вы предлагаете? Как выглядит лучшее будущее?
Читатели быстро принимают решения о том, где они готовы проводить свое время. Если им трудно быстро понять, что они получат от вашего контента, они пойдут дальше.
Используйте короткие абзацы. Ограничьте абзацы тремя предложениями. Абзацы из одного предложения хороши, но используйте их экономно, чтобы не нарушить поток. Варьируйте длину предложений. Очень длинные предложения могут быть трудными для восприятия. Используйте их экономно вместе с более короткими предложениями. Вариация помогает поддерживать поток. Используйте маркированные списки. Для списков из трех или более элементов (например, статистики, фактов или примеров) используйте маркированные списки (как этот). Маркированные списки облегчают обработку информации. Пишите стандартным шрифтом. Выберите шрифт, который легко читать и который доступен для программ чтения с экрана. Arial и Helvetica — хороший выбор. И 12 или 14 будет хорошим размером шрифта. Включайте заголовки и подзаголовки. Разбивайте разделы подзаголовками. Они делают письмо легким для сканирования и понимания. Используйте пустое пространство. Создавайте пространство между большими блоками текста, чтобы дать глазам отдохнуть. Пустое пространство во многом делает ваше письмо визуально более приятным. Добавляйте изображения, графики и скриншоты. Включайте визуальный контент, чтобы разбить большие блоки текста и добавить контекст. Визуальный контент также может помочь читателям визуализировать сложные идеи.
Заголовки, маркированные списки и короткие абзацы с большим количеством пустого пространства делают контент сканируемым. Наше форматирование получено путем анализа в течение многих лет того, как люди читают наш контент.
Призыв к действию (CTA) говорит читателям, что вы хотите, чтобы они сделали дальше, и поощряет их следовать инструкциям.
В этом электронном письме от Passion Planner, например, четкий CTA позволяет читателям точно знать, как действовать с информацией в сообщении:
Электронное письмо информирует читателей о бесплатном трекере привычек. Большая, легко находимая кнопка внизу показывает им, как его получить, с инструкцией «Скачать сейчас».
В целом, вы захотите придерживаться одного или двух CTA на сообщение, чтобы не перегружать свою аудиторию. Держите его простым, чтобы помочь им принять меры.
Вы также должны сделать каждый CTA конкретным и действенным. Избегайте расплывчатого или абстрактного языка.
Например, в запросе по электронной почте коллеге не говорите просто «Пожалуйста, пришлите отчет в ближайшее время». Дайте четкие инструкции, чтобы не было сомнений в том, что (и когда) вы хотите: «Пожалуйста, пришлите отчет о ходе проекта до четверга».
Не публикуйте, пока не перечитаете текст. Хотя опечатки и мелкие грамматические ошибки кажутся незначительными, они влияют на мнение.
97,2% людей говорят, что грамматика влияет на их общее восприятие компании. 51,8% людей говорят, что грамматика влияет на их восприятие профессионализма компании. 34,9% людей говорят, что грамматика влияет на их восприятие надежности компании.
Ошибки в письме заставляют людей сомневаться в вашей экспертизе, авторитете и соответствии. Поэтому проверяйте и перепроверяйте свою работу перед нажатием кнопки отправки:
Отложите работу в сторону. Отдохните от своих текстов на 24-48 часов. Возвращение к ним со свежим взглядом даст вам новую перспективу и облегчит обнаружение ошибок. Читайте свою работу вслух. Спросите себя: звучит ли это как моя работа? Подходит ли тон? Ясны ли предложения? Используйте проверку орфографии. Встроенные в Google Docs и Microsoft Word средства проверки орфографии или такой инструмент, как Grammarly, могут помочь обнаружить простые ошибки. Попросите кого-нибудь другого отредактировать. Еще одна пара глаз и дополнительная перспектива могут помочь вам найти ошибки, которые ваш мозг не вычислил. Наймите профессионального корректора. Если вы публикуете тексты для важной аудитории (например, инвесторов или потенциальных клиентов), опытный корректор гарантирует, что люди увидят вашу лучшую работу. Инструменты и курсы делового письма, которые помогут вам писать как профессионал
и советы улучшат ваши навыки делового письма. Но всегда приятно иметь руку помощи. Следующие инструменты и курсы помогут вам вывести вашу работу на новый уровень:
Инструменты делового письма Grammarly. Вставьте свой текст в бесплатный редактор Grammarly для сканирования орфографических ошибок и более 250 грамматических ошибок. Платное обновление также может анализировать тон и словарный запас. Hemingway App. Используйте Hemingway для улучшения читабельности, обнаружения пассивного залога и удаления ненужных наречий. Alien Road SEO Writing Assistant. Если вы публикуете контент онлайн, используйте наш умный редактор для оптимизации письма для поисковых систем, улучшения вовлеченности и поддержания последовательного тона. Readable. Вставьте свой текст в этот инструмент для расчета текста, чтобы узнать, насколько легко понять ваше письмо, и получить советы по улучшению читабельности. Письмо для бизнес-шаблонов. Если вы не уверены, что писать, используйте шаблоны писем, заметок и форм Google Doc для бизнеса, чтобы начать. Курсы делового письма Coursera. Курс Университета Колорадо в Боулдере показывает вам, как применять основные принципы письма, организации и структуры, чтобы стать лучшим бизнес-писателем. LinkedIn Learning. Курс «Принципы делового письма» от LinkedIn показывает вам, как сделать ваше письмо ясным, кратким и безошибочным. Он также включает примеры до и после, чтобы помочь вам применить принципы. Сиднейский университет. Этот короткий онлайн-курс обучает вас фреймворкам и структурам письма для улучшения вашей деловой коммуникации. HBR Guide to Better Business Writing. Не курс, а ценная книга, которую стоит держать на рабочем столе. Эта книга включает советы, которые помогут вам преодолеть писательский блок, привлечь внимание и завоевать доверие. Проверьте этот контрольный список делового письма из 22 пунктов перед публикацией
Ясное, краткое и целенаправленное деловое письмо приводит к эффективной коммуникации. Его легко понять и выполнить. Подходите к своим текстам с точки зрения вашей аудитории. Спросите себя: «Что им нужно узнать или достичь?»
Затем определите свою цель и направьте свой стиль письма и сообщение. И убедитесь, что вы помните лучшие бизнес-практики, от выбора слов до длины предложений.
Старайтесь убедиться, что ваше письмо полезно и читабельно, чтобы вы могли донести свое сообщение до каждого читателя каждый раз.
Как создавать резюме контента [Пошаговое руководство + шаблон]
B2B контент-маркетинг: что это такое и как это делать
B2B контент-маркетинг: что это такое и как это делать Что такое B2B контент-маркетинг? B2B ..
Связанная услуга: Маркетинговое агентство с ИИ